Понятие о документах

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЕ И  НАУКИ КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

«Джалал-Абадский Государственный Университет»

ЖАК

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине «Документационного обеспечения управления»

на тему:

«Понятие о документах»

Выполнила: студентка 

гр. УТК-1,12 Абдыкаарова Алия

Проверил:   Сайпидинов ,Б

Джалал-Абад 2013

Содержание

Введение

1. Документационное обеспечение  управления

1.1 Понятие документационного обеспечения управления и его роль

1.2 Понятие о документах

1.3 Функции документов

1.4 Классификация документов

1.5 Требования к оформлению и  реквизиты управленческих документов

1.6 Служба документационного обеспечения  управления

2. Документационное обеспечение  управления в ООО "ФОРЕСТАЙЛ"

Заключение

Список литературы

Введение

Успех любого предприятия  зависит от множества факторов, таких  как решение финансовых вопросов, организация производственного  процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится вся деятельность предприятия, потому что ни одна официальная организация не может существовать без документационного подкрепления.

В процессе деятельности в любой организации возникает  значительный объем разнообразных  управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями  организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Будучи носителями той  или иной информации, документы живут  своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в  архив, либо уничтожаются.

Сегодня в одной из самых консервативных сфер деятельности работе с официальными документами осуществляется технологический прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот.

Как бы разнообразна ни была деятельность учреждения, какую бы фактическую работу оно ни выполняло, составление бумаг и прочее делопроизводство занимает в нем существенное место. Правильное делопроизводство должно точно фиксировать все операции учреждения. Бумага должна совершать свой круговорот с максимальной скоростью и с минимальной затратой труда и времени. Хранение бумаг должно быть проведено по такой системе, чтобы всякая справка могла быть сделана с наибольшей быстротой. Наконец, система внутренней документации должна давать возможность быстрого контроля.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и в полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и не могут уже выполнять заранее предназначенную им роль, что порой очень усложняет работу того или иного предприятия. Система документационного обеспечения управления несовершенна ни на одном современном предприятии. В крупных организациях случаются сбои в делопроизводстве и документообороте, что уж говорить о малых предприятиях. Постоянно появляются какие-то новшества, которые с одной стороны может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией. Этим обуславливается актуальность данной темы.

Целью данной работы является изучить систему документационного  обеспечения, разобраться в принципах  и тонкостях документооборота, ознакомиться с основными видами документов и требованиями к их оформлению.

Задачами работы являются:

1. Ознакомиться с документационным  обеспечением управленческой деятельности.

2. Овладеть основами  правильного оформления документов  и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

3. Изучить документационное  обеспечение ООО "ФОРЕСТАЙЛ".

1. Документационное обеспечение  управления

1.1. Понятие документационного  обеспечения управления и его  роль

Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности – своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.

Информация – важнейший  товар. В условиях жесткой конкуренции  выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.

Необходимой составной  частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

В современных условиях значительного роста объемов  информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Документационное обеспечение  управленческой деятельности (управления) – сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с документами в органах  государственной власти, органах  местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Документационное обеспечение  управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение  руководства информацией о состоянии  дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так  и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Общеизвестно, что любое  управленческое решение основывается на информации, основными критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность  по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка.

Информация закрепляется в документах на различных носителях  с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы. Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления.

Неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям. Чрезвычайно  актуальной является и проблема обеспечения  сохранности документов. Обязательное сохранение определенных видов документов предписывается законодательными актами.

Любому органу управления для исполнения своих функций  необходимы эффективная система  документационного обеспечения  управления (ДОУ) и профессионально  подготовленные специалисты в этой области.

Основные задачи ДОУ:

1. Отражение управленческой, производственной и иной деятельности  предприятия в соответствующих  документах;

2. Обеспечение рационального  использования документов в деловой  практике предприятия.

Работа с документами  должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме  все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма  предусматривает рассредоточение  делопроизводственных операций между  структурными подразделениями.

При смешанной форме  операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).

1.2 Понятие о документах

Для нормального функционирования и развития любой организации  необходимо постоянно владеть как  оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.

Управленческий процесс по своей  сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.

Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и  др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.

Таким образом, документ или документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности  роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово "documentum" произошло от "doceo" – "учу" или "извещаю" и означало как раз "свидетельство", "доказательство". Важно заметить, что термин "документ" более старый, нежели термин "информация". К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

В России термин "документ" был  переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ" выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага".

Однако понятия постоянно изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются  новым содержанием. Почему? Прежде всего  потому, что углубляются представления  об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И.Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство".

К середине 20 века получил определённость ещё один важнейший аспект документа  – исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы "Словаря современного русского литературного языка", изданного в 1954 г., выделили "исторические документы – летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.". В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия "информация", которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий "документ" и "информация". Однако незавершённость научных представлений и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия "информация" не могли не отразиться также и на определении понятия "документ". Каким образом?

Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в течение нескольких десятков лет идёт спор вокруг двух различных подходов к понятию "информация". Одни из них рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том числе и неорганической природе. Эта концепция информации получила название атрибутивной. Другие полагают, что информация появилась лишь с возникновением жизни и связывают её с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в неживой природе. В свою очередь, среди сторонников второго подхода есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и сознанию.

Результатом научных споров является отсутствие точного определения  понятия информация. Так, в Словаре  основных терминов в области информатики  представлено четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:

1. "Информация – это смысл  полученного сообщения, его интерпретация";

2. Информация – это "содержание  сообщений", а также "само  сообщение, данные";

3. "Информация – это третья  составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия и информация)";

4. "Информация – это то, что  уменьшает неопределённость события".

Однако в конечном счёте все  авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя  общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится  социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную. Именно социальная информация связывается с понятием документа.

Неоднозначное толкование понятия "информация" вызывает в ряде случаев необходимость более чёткого его определения и фиксации в отдельных нормативных актах. Так, в ст. 2 действующего с 1995 г. Федерального Закона РФ "Об информации, информатизации и защите информации" информация рассматривается как "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

Таким образом, к настоящему времени  понятие "документ" вобрало в  себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов. Вместе с тем определение понятия "документ" в различных науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как "материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде". В результате под это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике – одной из наук об информации – под документом понимается "любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе". Это определение значительно сужает понятие документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т.п.

Для общественных наук, в зависимости  от их предмета, целей и задач, в  определении понятия документа  характерно выделение каких-то отдельных  его сторон. Так, в юридических  науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений25. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации. В этой связи перед документоведением, изучающим в историческом развитии все категории, виды и разновидности документов, стоит важная задача – дать наиболее точное, обобщающее определение понятия "документ". Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и продолжающиеся дискуссии на эту тему. Ярким отражением трудного процесса выработки оптимального определения понятия документа являются отечественные Государственные стандарты на термины и определения.

1.3 Функции документов

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа  есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта  функция автором или нет. Любой  документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция  определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и  передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

- ретроспективную (относящуюся  к прошлому);

- оперативную (текущую);

- перспективную (относящуюся к будущему)

Существуют и другие классификации  информации. Например, разделение на первичную  и вторичную; по жанрам; видам; носителям  и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется  такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет  задачу передачи информации во времени  и пространстве, информационной связи  между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные в  одном направлении (законы, указы,  распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка,  договорные документы и т.д.).

Культурная функция – способность  документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется  официальными документами, которые  специально созданы для целей  и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения  правовых норм и правонарушений. Можно  выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а  также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Ко второй категории  относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия  и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может  быть доказательством и тем самым  временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического  источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его  на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными  процессами с целью их анализа  и контроля. Основные виды учета  – статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

1.4 Классификация документов

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации  документов является повышение оперативности  работы аппарата управления и ответственности  исполнителей. Первичная классификация  документов обеспечивает их быстрый  поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Классификация документов – необходимое условие для  проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного  обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов заключается  в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.

По содержанию документы  подразделяются на организационно –  распорядительные, финансово – отчетные, по личному составу и т.д.

По наименованию различают  большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

По видам документы  бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются  заранее вышестоящими органами для  подведомственных организаций и  носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

По степени сложности  различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления  документы делят на внутренние и  внешние. Внутренние – документы, создаваемые  в учреждении для решения своих  вопросов и не выходящие за пределы  учреждения. Внешние – входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные  и несрочные. Показателем этого  признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом  и соответствующими правовыми актами.

По происхождению документы бывают служебные и официально – личные. Первая группа – документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа – документы, касающиеся конкретных лиц.

По степени гласности  выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные  документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке  с соблюдением всех правил; подложными – документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.

По назначению документы  подразделяют на подлинники и копии. Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия –  точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом  заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск – это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа – это копия части документа, а дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.

1.5 Требования к оформлению  и реквизиты управленческих документов

В перечень реквизитов входят:

1. Государственный герб.

2. Эмблема предприятия.

3. Код организации  по общегосударственному классификатору  организаций.

4. Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации.

5. Наименование министерства.

6. Наименование организации.

7. Наименование структурного  подразделения.

8. Индекс предприятия  связи, почтовый и телеграфный  адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.