Понятие о счетах бухгалтерского учета и двойной записи

      Введение

      В процессе производства каждый день осуществляется большое число хозяйственных  операций, требующих текущего отражения, для чего используются специальные  формы-счета бухгалтерского учета, которые построены по принципу экономической  однородности. 
Бухгалтерский счет — основная единица хранения информации, которая после обобщения всей бухгалтерской информации необходима для принятия управленческих решений. Счета бухгалтерского учета — это способ текущего взаимосвязанного отражения и группировки имущества по составу и размещению, по источникам его образования, а также хозяйственных операций по качественно однородным признакам, выраженным в денежных, натуральных и трудовых измерителях.

      Хозяйственные операции текущего учета записываются на счета по мере их накопления. Каждую операцию можно записывать отдельно, но если однородных операций много, то на основе первичных документов правомерно сводить их в накопительные или группировочные ведомости. Это позволит сократить количество записей на счетах.

      Строение  активного и пассивного счетов и порядок записи операций в них регламентированы следующими правилами.

      Для активных счетов. В начале отчетного  периода открываются счета, на которых  имеются остатки С1д. Данные для  записи на счетах берут из активной части баланса и записывают на дебет счетов. Такой порядок означает: открыть счета и записать первоначальное сальдо. Увеличение и поступление отражают по дебету, а уменьшение, расход и выбытие — по кредиту счетов. В конце отчетного периода подводят итоги оборотов по всем счетам; в начале по дебету, а затем по кредиту. В итоги оборота по дебету счетов сумма первоначального остатка не включается.

      Таким образом, для активных счетов дебет  означает увеличение, а кредит —  уменьшение. Для пассивных счетов. Открываются счета, на которых по кредиту записывают первоначальное сальдо, которое берется из пассивной части баланса в разрезе статей, по которым имеются остатки. По кредиту счетов отражается увеличение, приход и поступление, а по дебету — уменьшение, расход и выбытие. В конце отчетного периода по каждому счету подводятся итоги оборотов, вначале по кредиту, а затем по дебету. При этом в итоги оборота по кредиту не включается первоначальный остаток, а учитываются только суммы операций, возникшие в отчетном периоде. Следовательно, для пассивных счетов дебет означает уменьшение, а кредит — увеличение.

      Понимание экономического содержания активных и  пассивных счетов очень важно  для усвоения приемов отражения  хозяйственных операций по счетам бухгалтерского учета и контроля за их совершением.

      Часть 1. Понятие о счетах бухгалтерского учета и двойной записи

      В балансе организации приводятся обобщенные данные об объектах бухгалтерского учета на определенную дату. Оперативное  управление организацией с целью  принятия соответствующих управленческих решений вызывает необходимость иметь непрерывную информацию о состоянии и движении активов и источников их образования. В связи с этим в бухгалтерском учете применяется система счетов.

      Система счетов – способ экономической группировки, текущего отражения и оперативного контроля за активами организации и хозяйственными операциями.

      План  счетов бухгалтерского учета - классификация  общей номенклатуры синтетических  показателей бухгалтерского учета. В Российской Федерации разработан и используется единый План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации утвержденный Министерством финансов РФ 31 октября 2000г. №94н., с изменениями от 7 мая 2003г.

      Количество  счетов, включенных в план, определяется потребностями составления отчетности. Исходя из объема информации, отражаемой на счетах, в единый План счетов включены только синтетические счета и субсчета. Количество применяемых на практике счетов аналитического учета Планом не регламентируется и зависит от потребностей финансово-хозяйственной деятельности каждой конкретной организации.

      Группа забалансовых счетов используется для учета имущества, не принадлежащего данному хозяйственному органу. Забалансовые счета нужны для отражения событий и операций, которые в данный момент не влияют на баланс данной организации, а также для учета активов, принятых на ответственное хранение, переработку, комиссию, в аренду. Забалансовым счетам присвоен трехзначный код. 

      Забалансове счета                                                                         

      На  основе Плана счетов бухгалтерского учета организация утверждает рабочий  план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета. Количество счетов, включенных в план, определяется потребностями составления отчетности. Количество применяемых на практике счетов аналитического учета Планом не регламентируется и зависит от потребностей финансово-хозяйственной деятельности каждой конкретной организации, исходя из объема информации, отражаемой на счетах. Это означает, что все организации независимо от их организационно-правовой формы обязаны для ведения учета использовать данный План счетов. Для удобства использования все счета сведены в 8 разделов, в соответствии с группировкой счетов по экономическому содержанию (схема№1).

      При осуществлении хозяйственной деятельности происходят изменения в составе  хозяйственных средств и их источников. Все хозяйственные операции, оформляются документально.

      Каждый счет предназначен для отражения конкретного объекта учета. На основании первичных документов на счете накапливаются и систематизируются текущие данные по однородным хозяйственным операциям. Любой счет представляет собой таблицу двусторонней формы, счет имеет две противоположные стороны, обозначенные терминами "Дебет" (Д-т) и "Кредит" (К-т). Остаток средств или источников их образования на начало или конец периода называется "Сальдо". Сумма по операциям за отчетный период называется оборотом по счету. Счет может иметь два оборота - дебетовый оборот (Обд ) и кредитовый (Обк ). Счета бухгалтерского учета по отношению к балансу делятся на две группы: счета для учета активов и счета для учета источников образования активов.

      Все счета активов  - счета активные. Они имеют следующее строение: остаток по счету (может быть только дебетовым), оборот по дебету (означает поступление активов), оборот по кредиту. Операции по любому активному счету могут иметь сальдо конечное (Ск) больше 0 или равно 0, На активном счете сальдо конечное (Ск) меньше нуля быть не может, так как нельзя потратить активов больше, чем их было.

      Все счета источников образования активов  – пассивные. В пассивном счете  начальный остаток всегда отражается по кредиту (кредитовое сальдо), на этой же стороне счета отражаются и  увеличение источников. У уменьшение источников отражается по дебету счета. При отражении операций по пассивному счету два случая.

      К пассивным относятся счета «Уставный  капитал», «Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам», «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», и другие.

      Особую  группу составляют активно-пассивные счета, объединяющие в себе признаки активных и пассивных счетов. Примером может служить счет «Прочие доходы и расходы», по дебету которого отражаются прочие расходы, а по кредиту – прочие доходы.  Сравнивая обороты по счету, определяем сальдо, которое может быть либо по дебиту, либо по кредиту. Отдельные счета могут иметь два остатка сразу.

      Между счетами и балансом существует тесная взаимосвязь:

      - Каждой статье баланса, как  правило, соответствует счет, кроме  случаев, когда отдельные статьи  отражают данные нескольких счетов;

      - Счета подразделяются на активные  и пассивные аналогично статьям  баланса;

      - Остатки активов и источников  их образования показываются  на счетах на той же стороне,  что и в балансе;

      - Сумма остатков по всем активным  счетам равна итогу актива баланса, а по всем пассивным счетам – итогу пассива баланса;

      - Баланс составляется на основании  данных счетов бухгалтерского  учета, а счета открываются  на основании данных баланса.

      Все хозяйственные операции отражаются на счетах бухгалтерского учета способом двойной записи.

      О происхождении двойной записи,

      Открытие  Америки означало конец средневековья. Наступило великое новое время. В отношении бухгалтерского учета  оно было логическим продолжением старых традиций старой Римской империи, пронесенных  через средние века и великой научной революцией - рождением двойной бухгалтерии. Переворот произошел сразу за открытием Америки. Лука Пачоли в 1492 году издал книгу «Сумма арифметики, геометрии, учения о пропорциях и отношениях», в которой изложил правила двойной бухгалтерии. Хотя двойная бухгалтерия возникла раньше, а Пачоли только описал ее, тем не менее именно публикация книги сделала диграфизм всеобщим достоянием, великим инструментом исчисления финансовых результатов. В экономическую жизнь пришли абстрактные категории, которые стало возможно измерять различными способами. Пройдет много десятилетий, прежде чем люди поймут все значение происшедшего. И только в начале ХХ века, как бы подытоживая результату нового времени, которое уже становилось старым, немецкий философ и культуролог Освальд Шпенглер выделит в минувшей эпохе трех великих людей, сотворивших европейскую цивилизацию: Колумба, Коперника и Пачоли. Они изменили мир.

      Без бухгалтерии экономический подъем был бы невозможен, а бухгалтерия  была представлена счетоводством. Сами счета возникли очень давно. Они велись в первичном измерителе, т.е. материальные ценности - в натуральных единицах, расчеты, касса - в денежных. Одно не сводилось к другому. Результат хозяйствования выражался приростом богатства, а не косвенными категориями.

      В настоящее время понятия "двойная  запись" и "бухгалтерский учет" абсолютно тождественны, пожалуй, для  каждого бухгалтера. Вот уже более  пятисот лет двойная запись является незыблемой основой бухгалтерской  методологии. И сегодня вся информация, предоставляемая пользователям бухгалтерской отчетности, базируется именно на методе двойной записи. Представить себе бухгалтерский учет в современных условиях без метода двойной записи, видится просто немыслимым. А попытки критики метода двойной записи, которые мы можем найти в истории бухгалтерского учета, кажутся нам сегодня не более чем забавными.

      Двойная запись – способ отражения каждой операции в дебете одного и кредете  другого взаимосвязь счетов в  одной и той же сумме.

      Применение  двойной записи имеет объективный характер и связано с двойственным характером отражения хозяйственных операций. Необходимость двойной записи выражается в четырех типах балансовых изменений.

      Двойная запись в процессе совершения хозяйственных  операций отражает двойственные изменения в составе активов или источников его образования, либо одновременно в составе активов источников в дебете одних и в кредите других взаимосвязанных счетов в одной и той же сумме.

      Двойная запись придает бухгалтерскому учету  системный характер, обеспечивает взаимосвязь между счетами, что позволяет объединить их в единую систему. Двойная запись имеет большое информационное значение, так как позволяет получать информацию о движении экономических ресурсов и источников их образования, способствует контролю за движением активов и источников их образования.

      Двойная запись дает возможность проверить экономическое содержание хозяйственных операций и правомерность их осуществления, начиная от отдельной операции и заканчивая отражением в балансе, обеспечивает выявление ошибок в счетных записях. Каждая сумма отражается по дебету и кредиту разных счетов, поэтому оборот по дебету всех счетов должен быть равен обороту по кредиту этих счетов. Нарушение равенства свидетельствует о допущении ошибок в записях, которые должны быть найдены и исправлены.

      Каждая  хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета способом двойной записи. При этом сумма по операции отражается в дебете одного и кредите другого счета, т.е. между счетами, на которых отражается операция, возникает взаимосвязь. 
            Взаимосвязь между дебетом одного и кредитом другого счета, возникшая в результате двойной записи на них хозяйственной операции, называется корреспонденцией счетов. Счета, между которыми такая взаимосвязь возникла, называются корреспондирущими. 
             Обозначение корреспонденции счетов, т.е. наименования дебетуемых и кредитуемых счетов с указанием суммы по данной операции называется бухгалтерской записью. Бухгалтерские записи по количеству затрагиваемых ими счетов, подразделяются на простые и сложные. Простыми принято называть такие бухгалтерские записи, в которых корреспондируют только два счета - один по дебету, а другой по кредиту. 
Сложными называются бухгалтерские записи, в которых один счет по дебету корреспондирует с несколькими счетами по кредиту или наоборот.

      При составлении сложных проводок следует иметь в виду, что правильной является только запись, в которой корреспонденция счетов выражена ясно, поэтому не следует составлять бухгалтерскую запись, где одновременно затрагивается несколько дебетуемых и кредитуемых счетов. Бухгалтерские записи осуществляются на основании документов, в которых зафиксировано содержание хозяйственной операции. Для контроля за полнотой отражения всех хозяйственных операций. Для определения показателей хозяйственной деятельности все хозяйственные операции группируют по экономически однородным признакам. Группировка счетов по экономическому содержанию осуществляется для определения перечня счетов и их однородных групп, необходимых для отражения хозяйственной деятельности отдельной организации.

      Заявки  хозяйственных операций по определенной системе называются систематическими. Хронологические и систематические  записи могут вестись раздельно  и вместе. 
             Для руководства хозяйственной деятельностью необходимо иметь информацию об объектах бухгалтерского учета различной степени детализации по объему информации. Поэтому для получения различных по степени детализации данных все счета в бухгалтерском учете делятся на две группы: синтетические и аналитические. Синтетические счета служат для укрупненной группировки и учета однородных объектов, а аналитические счета используются для подробной характеристики.

      Отражение имущества и процессов на синтетических счетах называется синтетическим учетом, а отражение их на аналитических счетах - аналитическим учетом.  
           Синтетический учет ведется в денежном выражении; аналитическом - используются три группы измерителей. В аналитических счетах отражающих товарно-материальные ценности, учет ведется в денежном и натуральных измерителях.

      На  аналитических счетах, отражающих источники  образования имущества, а также  расчеты учет ведется только в  денежном выражении. Построение таких  счетов более простое. Например, счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" ведется только в денежном выражении и показывает расчеты со всеми поставщиками (синтетический учет), а также с каждым из поставщиков в отдельности (аналитический учет).

      Синтетические и аналитические счета тесно взаимосвязаны. Основой взаимосвязи является параллельность записей на счетах. Взаимосвязь между синтетическими и аналитическими счетами выражается в следующем:

      -аналитические  счета ведутся для детализации синтетических счетов; 
           -операция, записанная по синтетическому счету, должна быть обязательно отражена и на соответствующих аналитических счетах, открытых к данному синтетическому счету; 
           -на синтетическом счете операция записывается общей суммой, а на его аналитических счетах - частными суммами, дающими в итоге ту же общую сумму; 
          -запись в аналитические счета производится на ту же сторону, что и в синтетический счет. 
           Поэтому начальный и конечный остатки, а также обороты по дебету и кредиту синтетического счета должны быть равны общим суммам соответствующих остатков и оборотов его аналитических счетов, открытых в его развитие. При подведении итога за отчетный период данные синтетического и аналитических счетов должны сверяться и совпадать, что свидетельствует о правильности ведения учета.

      Промежуточное место  между синтетическими и аналитическими счетами занимают субсчета. Субсчет - способ группировки данных аналитических счетов.

      Количество  синтетических счетов и субсчетов  определяется потребностями составления  отчетности, а количество аналитических счетов - потребностями управления хозяйственным органом. Данные синтетических и аналитических счетов обобщаются в конце отчетного периода с целью получения сводной информации.

      Одним из способов обобщения  данных текущего бухгалтерского учета являются оборотные ведомости, представляет собой сводку оборотов и остатков по счетам за учетный период времени. Она является одним из важнейших средств проверки и контроля полноты и правильности записей по счетам. Контроль осуществляется на основе наличия в данном регистре трех пар равных итогов:

      Первая  пара равных итогов - общий итог начальных остатков по дебету всех счетов равен общему итогу начальных остатков по кредиту всех счетов. Это равенство вытекает из положения, что количество активов организации не может быть больше или меньше общего количества источников их образования (т.е. равенство итогов актива и пассива баланса); 
           Вторая пара равных итогов - общий итог оборотов всех счетов по дебету равен общему итогу оборотов всех счетов по кредиту. Это равенство обеспечивается двойной записью. Оно также должно соответствовать обороту в регистре хронологического учета (регистрационному журналу), что свидетельствует о полноте и правильности отражения хозяйственных операций в системе счетов способом двойной записи; 
            Третья пара итогов - общий итог конечных остатков по дебету всех счетов равен общему итогу конечных остатков по кредиту всех счетов. Это равенство обеспечивается равенством первых двух пар итогов. С целью контроля за полнотой отражения хозяйственных операций в системе счетов итоговые данные оборотной ведомости (оборотного баланса) должны сверяться с оборотами Главной книги. Данные о конечных остатках в оборотной ведомости должны соответствовать данным об остатках в Главной книге. 
           Оборотную ведомость по синтетическим счетам на практике называют оборотным балансом, так как она содержит почти все его показатели. В этом смысле оборотная ведомость приобретает новое качество. Фиксируя остатки и обороты по счетам, она выступает способом обобщенного отражения не только состояния, но и изменений в составе и величине активов и источников их образования.

      Сегодня бухгалтерское  сообщество переживает период конвергенции национальных и международных стандартов, вызванный процессом глобализации. Данное явление затронуло и Россию. Вместе с тем есть незыблемые принципы, на которых собственно и строится бухгалтерия. Эти принципы сформулировал еще Л. Пачоли. Такой интерес к основателю пропагандисту современной бухгалтерии не случаен: и во времена Средневековья, и в настоящее время человечество переживает что-то похожее: разрушает то, чему поклонялось, и поклоняется тому, что осуждало почти весь, теперь минувший, век. И те трудности, которые, создавая рыночную бухгалтерию, переживал Лука Пачоли, мы переживаем в значительной степени вновь. И чтобы лучше осознать проблемы перехода на новый учет, надо понять те старые заповеди-заветы, которые создал Лука Пачоли, когда описал двойную бухгалтерию. 
 

      Таблица 2 - журнал хозяйственных операций за октябрь 2010г.

      Таблица 3 - расчет отклонений в себестоимости материалов

1. Остаток на начало месяца по учетным ценам =

фактическая себестоимость материалов / 105% *  100%

376200 / 105 * 100 = 358286

2. Отклонение в себестоимости материалов на начало месяца =