Федеральное государственное  бюджетное образовательное  учреждение высшего профессионального образования

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО  ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ  СЛУЖБЫ  при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» 

ПОВОЛЖСКИЙ  ИНСТИТУТ им. П.А. СТОЛЫПИНА

КАФЕДРА Документационного обеспечения управления

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

по  дисциплине:  Документоведение

на  тему: Понятие ценности документов.  
 
 

    Выполнил:

    Студент 1 курса, 106 группы,

    очной формы обучения,

    направления подготовки 034700.62

    Документоведение  и архивоведение.

    Костюк  Н.Д.

    Проверил:

    Дорошина  Г.В.

    (Не  полный Библиограф. Список) 

    Саратов 2011 г 

    Содержание

    Введение……….…………………………………………………………….3

Глава 1. Понятие экспертизы ценности документов…………………… 5

    Глава 2. Система экспертных органов……………………………………12

    Глава 3. Принципы и критерии ценности документов…………………..21

    Заключение…………………………………………………………………28

    Библиографический список……………………………………………….30 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

    Документы сопровождают нас с древних времен. Практически с того же момента  как люди начали осознавать себя как  личность. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как  средство закрепления каких либо торговых или же государственных  отношений, а затем, с развитием  письменности, стали средством передачи информации, общения. Документы являются одним из так называемым «хранилищем» человеческой памяти.

    Ценность  каждого документа различна. Большая  часть документов несет не значительную информацию, имеющую одноразовое  применение, после использования  которой мы больше к ним не возвращаемся. Другие содержат информацию, которая  может потребоваться по истечению  длительного периода времени. Яркий  тому пример зачетная книжка выдаваемая студентам. После окончания студентом  ВУЗа она храниться в его архивах  около 75 лет. Есть и другие примеры, но все сводится к одному эти типы документов хранятся практически всю  жизнь человека. Так же есть такие  типы документов информация которых  ценна в практических и научных  целях. Хранение таких документов производится очень долго.

    Но  с экономической точки зрения мы видим минусы хранения документов. Во-первых для сохранности потребуются  большие помещения, оборудование, штаты специальных работников и др. Во-вторых найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг довольно проблематично.  Именно поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов которая определяет экономический, социально-культурный, практический и иного значения документов с различными целями.

    Объект  нашего  изучения – экспертиза ценности.

    Предмет – рассмотрение понятия экспертиза ценности документов.

    Цель  работы – раскрыть понятие ценности документа и экспертизы ценности документа.

    Для реализации этой цели необходимо решить следующие задачи:

    - Раскрыть понятие «экспертиза  ценности документа».

    - Рассмотреть система экспертных органов

    - Раскрыть принципы и критерии ценности документов

    В работе будут указаны некоторое  нормативные акты. Они смогут помочь нам разобраться в понятии «Экспертиза ценности документов» и системы экспертных органов.

    Один  из них называется «Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.» в нем раскрываются работа архивов. По теме ЭЦД есть целый выделенный пункт. Ниже будут подробно рассматривать  ЭЦД и пункты из правил.

Так же здесь будет рассмотрено «Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия» В нем подробно раскрывается цель создания экспертных органов и их обязанности.

    В курсовой работе будут упоминаются другие нормативные акты и источники, но их рассмотрим подробнее чуть позже. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Понятие экспертизы ценности документа. 

    «Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение»¹.

    «Экспертиза ценности документов в организации  проводится:

• в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
• в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение»².

    Именно  так расшифровывается понятие ЭЦД  в Основных правилах работы архивов  организаций.  Но рассмотрим это  понятие подробнее.

    ЭЦД является важным предварительным этапом создания архива компании и передачи документов в уже существующий архив. Но при несоблюдении правил хранения документов (уничтожении, утере бумаг, подлежащих хранению), к административной ответственности привлекается руководитель компании. В этом случае штраф составляет мизерную сумму, 500 рублей. Однако куда серьёзнее ситуация может сложиться, например, при налоговой проверке, когда обнаружится отсутствие какого-либо первичного документа: в этом случае в действие вступает статья №126 Налогового Кодекса Российской Федерации. В случае неправильного архивного хранения документов, при их фактическом наличии налоговая служба также может наложить штраф до 30 МРОТ на соответствующих должностных лиц.

    Результатом ЭЦД является подробная опись, где указывается, сколько именно какой документ должен храниться.

    В задачи ЭЦД входят:

    •Отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на постоянное хранение так же определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

  •Определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

Первая: для долговременного хранения

   Вторая: для временного хранения.

•Обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

•отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

    Экспертиза проводится как самостоятельный вид работы при наличии в фонде архивных дел, не подлежащих хранению (не имеющих ценности). В архиве экспертиза проводится, как правило, по фондам вышестоящих и подведомственных учреждений одной системы, по фондам лиц, связанных служебными, родственными и иными отношениями и по фондам однородных учреждений, деятельность которых связана с определённой территорией. В этих целях составляется список фондов, подлежащих экспертизе с указанием очередности работ с ними.

    ЭЦД при описании и переработке описей архивных фондов целесообразно проводить:

• в процессе составления заголовков;
• в процессе систематизации по структурным частям и годам;
• при систематизации документов внутри структурной части или года.

    ЭЦД приводятся в полном соответствие с  нормативными  документами, утвержденными  президентом, Государственной архивной службой и непосредственно Правительством России. Типовыми перечнями определяется состав документов, подлежащих постоянному  хранению, а также длительность хранения остальных документов с указанием  сроков их хранения, утверждаемыми и составляемыми архивной службой, минимальные сроки хранения, указанные в перечнях, носят, как правило, нормативный характер и они не должны быть нарушены.

    Так на основе Типового перечня могут  создавать ведомственные или  отраслевые перечни, которые имеют  нормативный характер для организаций  данной отрасли после их утверждения  совместно с архивной службой  этой организации. Они создаются  для того чтоб расширить состав документов и для увеличения сроков хранения некоторых категорий. ЭЦД обязательно  проводится в случаях, например:

• при подготовке дел к последующему хранению в архиве;
• при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
• при составлении номенклатуры дел;
• при процессе подготовки дел к передаче из организации на хранение в государственный архив.

    Экспертиза  ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с Центрально экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации.³

    Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов в  службах архива и делопроизводства создаются постоянно действующие  ЭК. В ведомствах создаются ЦЭК, основные задачи которых дополняются рассмотрением  и согласованием результатов  работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.

    В состав ЭК (ЦЭК) включаются опытные  и квалифицированные работники  основных структурных подразделений  организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение, и ценность информации документов, создаваемых тем же структурным  подразделением, в котором они  работают. В обязательном порядке  в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения  управления и архива организации  или лицо, которое ответственное  за архив организации. В случае если организация передает свои документы  на хранение в государственный или  муниципальный архив, рекомендуется  включать в состав комиссии и его  представителя.

    За  частую председателем комиссии назначают  заместителя руководителя организации, курирующего вопросы архива и  делопроизводства. Секретарем комиссии является заведующий архивом или  ответственный за архив организации.

    Само  хранение документов в архивах организаций  осуществляется в соответствии с  методическими указаниями. Речь идет о хранении перфокарт, магнитных  материалов (дисков, лент). Учет, хранение и использование машиночитаемых документов на ВЦ в оперативном режиме реализует специальная служба хранения. Она принимает, учитывает и хранит машинограммы: создает поисковые системы, аннулирует машиночитаемую документацию, выдает ее пользователям, передает на архивное хранение.  

    На  каждый носитель заводится учетная  карточка, куда вносится данные по его  эксплуатации и следующие основные показатели: код по ОХДХ; регистрационный  номер; краткое содержание; дата создания документа; срок хранения; код регистрации, вид носителя; место хранения и  другие.  

    Информативно-поисковый  аппарат составляют журналы, картотеки, карточки учета документов, ручные справочные картотеки.  

    Выдача  машиночитаемых документов для использования  осуществляется по актам приема-выдачи с сопроводительным письмом.

    Но вернемся непосредственно к экспертной комиссии.

    Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация  ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно  действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного  приказом Росархива от 19.01.1995 № 2. 

    Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

    •проведение ЭЦД на стадии делопроизводства при составлении и формировании номенклатуры дел;

    •проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив;

• проведение ЭЦД на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

                Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

      •организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;

      •рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

      •подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

      •участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

    Итоги работы комиссии заносятся в протокол и хранятся длительный период времени.

    Протоколы экспертной комиссии об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных  действующими перечнями, об изменении  типовых сроков хранения документов, акты документов выделен к уничтожению. Номенклатуры дел утверждаются руководителем  организации только после их согласования с соответствующим органом Государственной  архивной службы.

    Организации, в процессе деятельности которых  не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляют акты о выделении к  уничтожению документов и уничтожают документы, включенные в эти акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу  за соответствующий период и их утверждения  руководителем организации.

    Дела  и документы, предназначенные для  уничтожения сдаются в конторы  вторсырья, дата сдачи документов, их вес и номер приема сдаточной  накладной указываются в акте о выделении документов к уничтожению. Акты подшиваются в дело после  внесения изменений в учетные  документы делопроизводной службы и ведомственного архива.

    Подшивка  вновь оформленных в процессе проведения экспертизы дел производится только после ее полного завершения⁴.

    Решения экспертной комиссии и требования о  необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и  документов доводятся до сотрудников, как правило, в форме приказов или указаний руководителя организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Система экспертных органов 

    Экспертная  комиссия - это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации.

    Именно  так определяется ЭК в одном из литературных источников. Но все же что такое ЭК и что она осуществляет?

    ЭК  определят  какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией. Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации.

     Задачи ЭК и ЭЦД которые состоят в следующем:

•Отборе документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы РФ;

•Отборе на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

•Выделением к уничтожению документов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение;

•Установлением или изменение сроков хранения документов.

    Во  время экспертизы можно так же узнать как относится к сохранности  документов то или иное предприятие. Сам же руководитель организации, согласно законодательству, несет непосредственную ответственность за сохранность документов.

    Объектами рассмотрения ЭК в организации, прежде всего являются:

    - пересоставляемая номенклатура  дел; 

    - описи дел постоянного и долговременного  (свыше 10 лет) хранения;

    - акты о выделении к уничтожению  и об аннулировании документов  и дел независимо от вида  носителя;

    - комплексы документов (номенклатуры  дел, бумажные дела, проекты, единицы  хранения на небумажных носителях  на предмет правильности их  оформления для постоянного и  долговременного хранения);

    - предложения об увеличении типовых  сроков хранения документов;

    - протоколы заседаний экспертной  комиссии,

    Описи и акты о выделении документов к уничтожению в государственных  учреждениях и других организациях, сдающих свои документы постоянных сроков хранения в государственные  архивы, утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующими органами Архивной службы РФ.

    При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

•отбор дел с временными сроками хранения(до 10 лет) , подлежащих хранению в структурных подразделениях;

•отбор дел временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

•выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

    Организационные документы ЭК систематизируются  по трем основным группам:

    - основная документация, наиболее  полно отражающая деятельность  учреждения по выполнению основных  функций (протоколы собраний и  совещаний, положения, приказы,  планы, отчеты, переписка с органами  власти и вышестоящими организациями  по вопросам деятельности, доклады,  обзоры). Эти документы в основном  подлежат постоянному хранению  в организации. На постоянное хранение отбираются подлинники документов; копии выделяются к уничтожению.

    - оперативная документация, содержащая  сведения, необходимые для текущей  практической деятельности (документы  по бухгалтерскому учету и  отчетности, снабжению и сбыту  и т.п.). Для этой категории документов  устанавливаются временные сроки  хранения;

    - документация по личному составу  (личные карточки рабочих и  служащих, приказы, лицевые счета  начисления заработной платы  и т.п.). Эта документация имеет  длительный срок хранения, к ней  часто обращаются для наведения  справок по заявлениям граждан  о трудовом стаже, заработной  плате и др.

    Так же в отдельную группу можно выделить дела требующие дополнительного  изучения, нестандартные  научно-практическая ценность которых определяется в  каждом конкретном случае индивидуально, после соответствующего их изучения сотрудниками Государственного архива с привлечением специалистов организации.

    После утверждения описей на дела постоянного  хранения архивное учреждение разрешает  учреждению уничтожить документы с  временными сроками хранения. Уничтожение  документов оформляется актами. Акт  о выделении к уничтожению  документов и дел подписывают  председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения

    Порядок уничтожения дел с истекающими  сроками хранения с грифом «ДСП»  определяется специальными инструкциями.

    Но все же вернемся к структуре экспертной службы.

    Экспертная  служба представляет собой систему  ЭК и экспертно-проверочных комиссий (ЭПК), на которые возлагается проведение работ по экспертизе ценности документов. ЭК и ЭПК – постоянно действующие  совещательные органы. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения, но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта в их работе.

    Экспертно-проверочные  комиссии (ЭПК) функционируют при  архивных управлениях – отделах  автономных республик, краев, областей, а также в федеральных государственных  архивах, комплектующихся современными документами. При других государственных  архивах и центрах документации действуют экспертно-методические комиссии (ЭМК).

    При Росархиве действует Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК).

    Таким образом, система экспертной службы состоит из звеньев которая «собирается» в следующую цепочку:

1. Архивные учреждения (ЦЭПК - ЭПК - ЭМК);
2. Прочие учреждения и организации (ЦЭК - ЭК);

    В 1977 г. Главный архив СССР разработал и опубликовал типовые положения о постоянно действующей ЦЭК и о постоянно действующей ЭК, эти положения действуют и сейчас. В них указаны правовые положения и функции комиссий, а также порядок их работы и взаимоотношения с ЦЭПК - ЭПК. Основное назначение этих комиссий - проведение практической и методической работы по ЭЦД и осуществление руководства и координации деятельности ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций.

    ЦЭК назначается приказом по министерству (ведомству) из числа квалифицированных  специалистов основных структурных  подразделений. Возглавляется одним  из руководящих работников. В состав ЦЭК обязательно входит заведующий центральным архивом министерства и представитель центрального государственного архива.

    ЭК  назначается руководителем учреждения (организации, предприятия и т.д.), а возглавляется руководителем  структурного подразделения. В состав комиссии включаются квалифицированные  специалисты основного профиля  деятельности учреждения (не менее  пяти человек).

В состав ЭК и ЦЭК входят:

• экономист  или работник бухгалтерии (учетно-финансовая документация составляет значительный процент всеобщей массе документов);

• работник делопроизводственной службы;

• руководитель архива организации или должностное  лицо, ответственное за архив;

• специалист по научной, производственной и другим видам документации;

• специалист по обеспечению защиты информации.

В состав ЦЭК целесообразно включить представителя  архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

В положениях об ЭК и ЦЭК изложены правовые аспекты, функции комиссий и порядок работы.

    Согласно  типовому положению в состав ЭК входят работник делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения. Обязательное включение в состав ЭК этих лиц объясняется тем, что  они в силу своих служебных  обязанностей должны знать всю документацию в совокупности. Кроме того, непосредственная работа по составлению номенклатур, отбору дел на государственное хранение, и т.п. проводится ими или под  их руководством. В состав ЭК ведущих  организаций ведомства входит представитель архивного учреждения: это одна из форм контроля и методической помощи. Для консультаций могут привлекаться специалисты из других организаций.