Понятие, виды и сроки проведения инвентаризации

ВВЕДЕНИЕ

В данной курсовой работе рассматривается один из элементов метода бухгалтерского учета - инвентаризация. Данная тема очень  актуальна, так как инвентаризация является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате ее проведения.

Целью курсовой работы является изучение инвентаризации.

Для достижения цели были поставлены и решены следующие  задачи:

• изучить понятие инвентаризации;
• охарактеризовать виды и цели инвентаризации;
• рассмотреть порядок проведения и документальное оформление инвентаризации на примере Филиала АО «Союзшахтоосушение» в п.Бестобе.
• Предметом данной курсовой работы является инвентаризация, а объектом - порядок проведения инвентаризации

В курсовой работе используются следующие  методы: синтеза, анализа, индукции, дедукции, сравнения и расчетный метод.

 Инвентаризация  лежит в основе бухгалтерского  учета, и без нее очень трудно  представить работу бухгалтера. Да и в теории на протяжении  многих десятилетий бухгалтеры  спорят о ее месте в учете.

Инвентаризация как метод бухгалтерского учета насчитывает не менее шести тысяч лет, однако само слово "инвентаризация" появилось в 1931 г. в журнале "Вестник Академии наук" (№ 8). До этого пользовались другими терминами: проверка, пересчет, учет, переучет и т. п.

Инвентаризация (от лат. inventarium — опись имущества) — сверка фактического наличия имущества и кредиторской задолженности организации с данными бухгалтерского учета. К инвентаризации также относится уточнение оценки отдельных показателей бухгалтерского учета созданием оценочных резервов (резервы под снижение стоимости материальных ценностей, резервы под обесценение финансовых вложений, резервы по сомнительным долгам). Таким образом, в процессе проведения инвентаризации проверяется и документально подтверждается не только наличие имущества и обязательств, но также их состояние и оценка. Отсюда следует, что данные бухгалтерской отчетности должны быть адекватны фактическому положению дел.

Инвентаризация  — это не что иное, как средство установления истины в данных бухгалтерского учета. Первичные документы несут  информацию о произошедших фактах хозяйственной  жизни. Однако бухгалтер оказывается отделен от этих фактов барьером первичной документации. Поэтому инвентаризация позволяет бухгалтеру проверить правильность и полноту отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни.

Роль  инвентаризации менялась во времени. В  эпоху Древнего Рима инвентаризация применялась при оценке наследуемого имущества (по цене возможной продажи) для закрепления его за новым владельцем (наследником) и определения размера налогов (на наследство, а впоследствии — на имущество)

Идеи  Жака Савари о контрольной функции инвентаризации (обеспечение сохранности имущества собственника через обеспечение соответствия фактически наличного имущества данным бухгалтерского учета), изложенные в 1675 г. нашли преломление спустя многие годы в период динамической бухгалтерской практики, когда одновременно со сплошной перманентной инвентаризацией свершившихся фактов хозяйственной жизни периодически проводились физические сплошные или тематические инвентаризации.

Курсовая  работа состоит из двух глав. В первой главе рассматривается понятие, цели, виды и сроки инвентаризации, о порядке проведения и документальном оформлении инвентаризации. Во второй главе рассматривается проведение инвентаризации на примере Филиала АО «Союзшахтоосушение»

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ, ВИДЫ И СРОКИ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

1.1. Понятие и цели инвентаризации

Основным  способом бухгалтерского наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств является документация, что, однако, не исключает возможности расхождения учетных записей с фактическими остатками средств организации.

Количество  инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Обязательные  инвентаризации проводятся:

— при  передаче имущества организации  в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

— перед  составлением годовой бухгалтерской  отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фондов — раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

— при  смене материально ответственных  лиц (на день приемки-передачи дел);

— при  установлении фактов хищений или  злоупотреблений, а также порчи  ценностей;

— в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при  ликвидации (реорганизации) организации  перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Республики Казахстан или нормативными актами Министерства финансов Республики Казахстан;

— при  коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады). Основными целями инвентаризации являются:

1. Проверка  правильности данных текущего  учета и выявление допущенных  ошибок.

2. Отражение  неучтенных хозяйственных и финансовых  операций.

3. Контроль  сохранности имущества.

4. Контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов.

5. Проверка  условий и порядка хранения  товаров.

6. Выявление  залежавшихся, неходовых, устаревших  товаров.

7. Проверка  соблюдения принципа материальной  ответственности.

8. Проверка  состояния учета и организация  движения товарных запасов.

9. Проверка  отражения всех хозяйственных  операций в документах и в бухгалтерском учете и т. д.

Необходимость инвентаризации обусловлена рядом  причин, основными из которых являются:

1. Выявление  возможных ошибок в учете, которые  могут привести к серьезным  материальным потерям — штрафам  за сокрытие прибыли.

2. Изменение  физических свойств товарно-материальных  ценностей. Некоторые материальные ценности (например, продукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т. д.) или просто приходят в негодность. С помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается документально.

3. Стихийные  бедствия, пожар, авария и т.  д.

4. Кражи,  злоупотребления.

5. Недоверие  к материально ответственному  лицу.

6. Проведение  ревизий, аудиторских проверок.

7. В случае  смены бригадира при бригадной  материальной ответственности.

8. По  требованию судебно-следственных  органов.

Таким образом, чтобы обеспечить контроль за сохранностью хозяйственных средств и для  полного соответствия данных учета  фактическим остаткам, для обеспечения  реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухгалтерского учета — инвентаризация, т.е. установление фактического наличия средств и их источников, произведенных затрат и т. д. путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей.

1.2. Классификация инвентаризаций

Самая подробная  классификация инвентаризаций была дана в 1934 г. выдающимся итальянским бухгалтером Пьетро д'Альвизе. Он выделил восемь классификационных оснований: по объему (полные, частичные); по принадлежности (имущество в организации и вне ее); по цели (вступительные, последующие, при передаче ценностей, ликвидационные); по последовательности (от объекта к регистру, от регистра к объекту); по субъекту (ординарные — инициатива собственника; экстраординарные — инициатива внешних органов: судебных, финансовых и т.п.); по использованию данных (информативные и доказательные); по степени агрегирования (дифференцированные, интегрированные); по форме описи (устные, письменные, на механических носителях); по способу проведения.

Разберем  подробнее эти классификации.

 По  объему, разделить инвентаризации  очень трудно, ибо совершенно  не ясно, что такое полная инвентаризация. Объективный критерий тут один — тотальная проверка наличия всего имущества, имеющегося в стране, как в организациях, в учреждениях, так и у всех граждан. Совершенно очевидно, что такая инвентаризация невозможна. Поэтому любая инвентаризация, в сущности, носит частичный и одновременно полный характер. Отсюда вытекают два вывода первостепенной важности:

• степень  полноты инвентаризации задается субъектом  ее назначающим;

• частичной  инвентаризация может быть признана только по отношению к ранее заданной полной инвентаризации.

Допустим, директор организации решил проверить  все имущество фирмы — это  полная инвентаризация, но если он решил  проверить только имущество магазина №2 — это будет частичная инвентаризация по отношению к полной, но, предположим, что было решено проверить только наличие товаров в магазине №2 — это будет частичная инвентаризация по отношению к предыдущей, которая, в этом случае, автоматически становится полной. Более того, возможно, что принято решение проверить только определенные виды товаров. Такая проверка будет частичной по отношению к предыдущей, которая в этом случае рассматривается как полная.

 Каждая  отдельная, так называемая частичная  инвентаризация, по отношению к кругу проверяемых объектов, является полной.

Например, поставлена задача провести инвентаризацию товаров в магазине №2. Если она проводится сплошным методом, то необходимо пересчитать и перемерить всю товарную массу, но если речь идет о выборочном методе, то проверяют: или только дорогостоящие товары; или товары, пользующиеся повышенным спросом; или залежавшиеся товары; или самые модные товары; или делается механическая выборка. К последнему виду следует отнести перманентную инвентаризацию, когда ежедневно механически выбираются несколько наименований товаров и проводится их проверка.

В настоящее  время имеет место монетарная выборка, при которой проводится строгое разграничение между фундаментальными статистическими понятиями: единица наблюдения и единица совокупности. В данном случае, применительно к товарной массе, единицей наблюдения выступает наименование товаров, а единицами совокупности будут или стоимостные, или натуральные величины.

 По  принадлежности предполагается прежде всего установить место нахождения имущества: оно может быть сдано в аренду, числясь на балансе арендодателя; отгружено покупателю, но не известно, получил ли он это имущество и т.д.

Однако  гораздо важнее установить при инвентаризации, о каком имуществе идет речь: о том, которое находится во владении организации, или о том, которое находится в его собственности. Обычно инвентаризация преследует первую задачу — она достигается проще, но вторая задача важнее, особенно с позиций юридической мантии.

 По  цели, которую ставят администраторы, назначающие инвентаризацию выделяют:

а) вступительные (начинательные) инвентаризации необходимы в начале любой хозяйственной деятельности. (Некоторые специалисты считают, что такие инвентаризации обычно не проводятся, но ведь это не значит, что они не проводятся вообще. И даже, если бы они не проводились никогда, они заслуживают внимания как логически обоснованные.)

б) последующие, по более распространенной терминологии, текущие — те обычные инвентаризации, включая перманентные, которые проводятся ради того, чтобы и собственники, и администраторы могли убедиться в репрезентативности (точности) учетных данных.

Последующие — текущие инвентаризации проводятся при следующих обстоятельствах:

1) согласно  плановому графику;

2) по  сигналам, когда администрации сообщают  о неблагополучии в деле хранения и реализации товарно-материальных ценностей;

3) при  стихийных бедствиях (пожаре, наводнении) — цель инвентаризации зафиксировать  факт гибели ценностей. Сюда  же относят потери от краж;

4) при  переоценке ценностей;

в) при  передаче ценностей — обязательные инвентаризации, проводимые при смене  материально ответственных лиц  и дающие, как правило, очень высокий  результат в смысле точности данных. Однако парадоксальность заключается  в том, что большинство недостач выявляются не при этой инвентаризации, так как материально ответственные лица, заранее зная о предстоящей проверке, подготавливаются к сдаче имущества;

г) ликвидационные — связаны с закрытием организации  и имеют огромное значение в связи  с тем, что у ликвидируемой  организации, как правило, возникает  необходимость оплатить очень большие  долги. (Д'Альвизе не упомянул еще одну очень важную разновидность: инвентаризации, проводимые в целях выявления форс-мажорных обстоятельств. Эти инвентаризации выявляют, как правило, больше всего недостач.).

 По  последовательности — одна из  определяющих классификации, вытекающих из учетных процедур. Лучшим считается подход от объекта к регистру, так как предполагается, что материально ответственное лицо, не зная сколько каких ценностей за ним числится, представит объективную картину состояния дел. На практике преобладает подход от регистра к объекту, ибо он легче и для проверяющего, и для проверяемого, так как заранее известен результат, на который следует выйти. Но крупный недостаток данного подхода заключается в том, что он облегчает и фальсификацию результатов инвентаризации. Однако при проведении перманентных инвентаризаций этот подход до некоторой степени оправдан, но даже в этом случае следует предпочесть подход от объекта к регистру.

 По  субъекту выделяют инвентаризации:

а) ординарные, проводимые по инициативе собственников или администраторов;

б) экстраординарные, предпринимаемые по настоянию каких-либо сторонних органов, например, банков или же по решению судебных органов. В последнем случае, если дело дошло до этих органов, то положение, в сущности, вышло из под контроля администрации организации.

 По  использованию данных выделяют:

а) информативные  — необходимы только для подтверждения  какой-либо гипотезы, например, насколько  обоснованы испрашиваемые фирмой кредиты. Информативные инвентаризации преследуют прежде всего экономические цели;

б) доказательные  — применяются в случае необходимости  обосновать возможность судебного иска или для опровержения последнего. Доказательные инвентаризации преследуют прежде всего юридические цели. Эта классификация несколько условна, так как, в сущности, любая доказательная инвентаризация — информативна, но, правда, не все информативные инвентаризации доказательны. Кроме этих, возникают другие трудности, например:

а) частичная  выборочная инвентаризация безусловно информативна, но доказательна ли она;

б) перманентная инвентаризация информативна, однако, с точки зрения судебного разбирательства, ее результаты, как правило, довольно трудно доказуемы.

 Более  правильным было бы деление  на инвентаризации, которые могут служить основанием для предъявления иска или недостаточные для этого. Однако и тут возникает сложность: ведь сразу же после окончания инвентаризации трудно решить степень ее юридической доказательности, это решает суд. Направлять или не направлять иск в суд зависит от администрации, но это, в свою очередь, опять-таки только подчеркивает условность данной классификации.

 По  степени агрегирования различают  инвентаризации:

а) дифференцированные, т.е. доведенные до каждого наименования ценностей;

б) интегральные — инвентаризуются ценности только в той или иной степени агрегированной группы.

 С  точки зрения бухгалтера, практическое  значение имеют дифференцированные инвентаризации, так как в этом случае ему необходимо сверить каждое наименование товаров, имеющихся в наличии, с их численностью по данным учета.

 По  форме описи — деление по  видам носителей информации;

 По  способу проведения выделяются  два вида инвентаризаций:

а) заранее  объявленные (назначенные) — ответственные  лица знают о времени проведения инвентаризации и обязаны подготовиться к ней;

б) внезапные  — ответственные лица не знают  о времени проведения инвентаризации и не могут заранее подготовиться к ней.

Оба вида инвентаризаций имеют преимущества и недостатки.

При практическом подходе к инвентаризации многие современные бухгалтеры, исповедующие старые идеи, считают, что каждый баланс должен быть подтвержден инвентарной описью, иначе баланс будет нереальным. Это ошибочное заключение.

1.3. Инвентаризация отдельных видов  имущества и финансовых обязательств

Инвентаризация  материально-производственных запасов.

Данные  о материально-производственных запасах (сырье, материалы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в  описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Комиссия  в присутствии материально ответственных  лиц проверяет фактическое наличие  материально-производственных запасов  путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия. Материально-производственные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации материально-производственные запасы могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

Описи составляются отдельно на материальные ценности, находящиеся  в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся  на складах других организаций. Инвентаризация указанных ценностей заключается  в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризация  незавершенного производства

При инвентаризации незавершенного производства в организациях, занятых промышленным производством, необходимо:

• определить фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и незаконченных  изготовлением и сборкой изделий, находящихся в производстве;

• определить фактическую комплектность незавершенного производства (заделов);

• выявить  остаток незавершенного производства по аннулированным заказам, а также  по заказам, выполнение которых приостановлено.

В зависимости  от специфики и особенностей производства перед началом инвентаризации необходимо сдать на склады все ненужные цехам материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на данном этапе закончена. Проверка заделов незавершенного производства (деталей, узлов, агрегатов) осуществляется путем фактического подсчета, взвешивания, перемеривания.

Описи составляются отдельно по каждому обособленному  структурному подразделению (цех, участок, отделение) с указанием наименования заделов, стадии или степени их готовности, количества или объема, а по строительно-монтажным работам — с указанием объема работ: по незаконченным объектам, их очередям, пусковым комплексам, конструктивным элементам и видам работ, расчеты по которым осуществляются после полного их окончания.

Инвентаризация  основных средств

При инвентаризации основных средств комиссия проводит осмотр объектов и заносит в описи  полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, находящиеся в собственности организации.

При выявлении  объектов, несвоевременно принятых к  учету, а также объектов, по которым  в регистрах бухгалтерского учета  отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Если  комиссией установлено, что расходы  по оплате работ капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых  помещений и др.) или частичной  ликвидации строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) своевременно не отражены в бухгалтерском учете, то необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или уменьшения балансовой стоимости объекта и занести в описи данные о произведенных изменениях.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись  с указанием времени ввода  в эксплуатацию и причин, приведших  эти объекты в состояние непригодное  к эксплуатации (порча, полный износ  и т. п.).

Одновременно  с инвентаризацией собственных  основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду. В этом случае опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому контрагенту, которому передается один экземпляр описи.

Инвентаризация  нематериальных активов

При инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить:

• наличие  надлежаще оформленных документов, подтверждающих существование самого нематериального актива и исключительного  права у организации на результаты интеллектуальной деятельности (патенты, свидетельства, другие охранные документы, договор уступки (приобретения) патента, товарного знака и т. п.);

• правильность и своевременность отражения  нематериальных активов в балансе.

Инвентаризация  финансовых вложений

Натуральная проверка финансовых вложений возможна, если организация обладает ценными бумагами в документарной форме. При проверке фактического наличия ценных бумаг устанавливается:

• правильность оформления ценных бумаг;

• реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;

• сохранность  ценных бумаг (путем сопоставления  данных о фактическом наличии с данными бухгалтерского учета);

• своевременность  и полнота отражения в бухгалтерском  учете полученных доходов по ценным бумагам.

При хранении в организации ценных бумаг их инвентаризация проводится одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе, результаты инвентаризации финансовых вложений отражаются в описях ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности.

Инвентаризация  ценных бумаг, сданных на хранение в  специальные организации (банк-депозитарий  — специализированное хранилище  ценных бумаг и др.), заключается  в сверке остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета организации, с данными выписок этих специальных организаций. Следует иметь в виду, что депозитарии как профессиональные участники рынка ценных бумаг могут переоценивать принадлежащие клиентам ценные бумаги при изменении котировки на фондовой бирже, а непрофессиональные участники должны вести учет по фактическим затратам на приобретение ценных бумаг. Поэтому стоимостная оценка объектов у организации и депозитария будет различаться.

В связи  с этим важной становится сверка данных о количестве ценных бумаг на хранении.

При инвентаризации остальных составляющих финансовых вложений возможна только документальная проверка, которую следует проводить  по видам вложений и отдельным  эмитентам.

Инвентаризация  денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой  отчетности

Инвентаризация  наличных денежных средств в кассе организации производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Республики Казахстан. При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, оплаченные авиабилеты и др.).

Проверка  фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности ведется по видам бланков (например, по акциям: привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Для инвентаризации денежных средств в пути делается сверка числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т. п.

Инвентаризация  денежных средств, находящихся в  банках на расчетных (текущих), валютных и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах, по данным бухгалтерии организации, с данными  выписок банков.

Инвентаризация  расчетов

Инвентаризация  расчетов с банками и другими  кредитными учреждениями по ссудам (по терминологии Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств), с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.