Понятие, виды и сроки проведения инвентаризации в организации

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Понятие, виды  и сроки проведения инвентаризации  в организации

1.1. Понятие и  цели инвентаризации

1.2. Классификация  инвентаризаций, проводимых в организации

1.3. Инвентаризация  отдельных видов имущества и  финансовых обязательств

Заключение

Список использованной литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

В данной курсовой работе рассматривается один из элементов  метода бухгалтерского учета - инвентаризация. Данная тема очень актуальна, так  как инвентаризация является эффективным  методом контроля за сохранностью иму-щества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате ее проведе-ния.

Целью курсовой работы является изучение инвентаризации.

Для достижения цели были поставлены и решены следующие  задачи:

· изучить понятие  инвентаризации;

· охарактеризовать виды и цели инвентаризации;

· рассмотреть  порядок проведения и документальное оформление инвентаризации на примере Филиала АО «Союзшахтоосушение» Калужского ССМУ.

Предметом данной курсовой работы является инвентаризация, а объектом - порядок проведения инвентаризации в Филиале АО «Союзшахтоосушение»  Калужского ССМУ.

В курсовой работе используются следующие методы: синтеза, анализа, индукции, дедукции, сравнения и расчетный метод.

Инвентаризация  лежит в основе бухгалтерского учета, и без нее очень трудно представить  работу бухгалтера. Да и в теории на протяжении многих десятилетий бухгалтеры спорят о ее месте в учете.

Инвента-ризация  как метод бухгалтерского учета  насчитывает не менее шести тысяч  лет, однако само слово "ин-вентаризация" появилось в 1931 г. в журнале "Вестник  Академии наук" (№ 8). До этого пользовались дру-гими терминами: проверка, пере-счет, учет, переучет и т. п.

Инвентаризация (от лат. inventarium -- опись имущества) -- сверка фактического наличия имущества  и кредиторской задолженности орга-низации  с данными бухгалтерского учета. К инвентаризации также от-носится уточнение оценки отдель-ных показателей бухгалтерского учета созданием оценочных резер-вов (резервы под снижение стоимо-сти материальных ценностей, ре-зервы под обесценение финансовых вложений, резервы по сомнитель-ным долгам). Таким образом, в процессе проведения инвентариза-ции проверяется и документально подтверждается не только наличие имущества и обязательств, но также их состояние и оценка. Отсюда сле-дует, что данные бухгалтерской от-четности должны быть адекватны фактическому положению дел.

Инвентаризация -- это не что иное, как средство установления истины в данных бухгалтерского учета. Первичные документы несут информацию о произошедших фактах хозяйственной жизни. Однако бухгалтер оказывается отделен от этих фактов барьером первичной документации. Поэтому инвентари-зация позволяет бухгалтеру прове-рить правильность и полноту отра-жения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни.

Роль инвентаризации менялась во времени. В эпоху Древнего Рима ин-вентаризация применялась при  оценке наследуемого имущества (по цене возможной продажи) для закрепления его за новым владельцем (наследни-ком) и определения размера налогов (на наследство, а впоследствии -- на имущество) Кутер М.И. Теория бухгалтерского учета.Учебник- 3-е изд. перераб. и доп. -М.: 2004

.

Идеи Жака Савари о контрольной функции инвентаризации (обеспече-ние сохранности имущества  собственника через обеспечение  соответствия фактически наличного  имущества данным бухгалтерского учета), изложенные в 1675 г. нашли преломление  спустя многие годы в период динамической бухгалтерской практики, когда одновременно со сплошной перманентной инвентаризацией свершившихся фактов хозяйственной жизни периодически проводились физические сплошные или тематические инвен-таризации.

Курсовая работа состоит из трех глав. В первой главе рассматривается понятие, цели, виды и сроки инвентаризации. Во второй главе речь идет о порядке проведения и документальном оформлении инвентаризации. В третьей главе рассматривается проведение инвентаризации на примере Филиала АО «Союзшахтоосушение» Калужского ССМУ.

Работа изложена на 37 страницы и состоит из трех глав, в каждой из которых по три параграфа. В работе 3 примера и 9 приложений. Библиография включает 39 источников.

Для облегчения понимания и наиболее полного  раскрытия темы были приведены формы первичной документации, используемые при проведении инвентаризации.

В курсовой работе используются такие источники информации как нормативные акты, федеральные  законы, учебные пособия.

1. ПОНЯТИЕ, ВИДЫ  И СРОКИ ПРОВЕДЕНИЯ  ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

1.1. Понятие и цели  инвентаризации

Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоя-нием и движением хозяйственных средств  является документа-ция, что, однако, не исключает возможности расхождения  учет-ных записей с фактическими остатками средств организации.

Правила проведения инвентаризации определены Методи-ческими  указаниями по инвентаризации имущества  и финансо-вых обязательств, утвержденными  Приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49 в  соответствии с рядом принятых нормативных  актов.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их прове-дения, перечень имущества и финансовых обязательств, прове-ряемых при каждой из них, устанавливаются руководителем орга-низации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обя-зательно.

Обязательные  инвентаризации проводятся:

-- при передаче  имущества организации в аренду, выкупе, про-даже, а также в случаях,  предусмотренных законодатель-ством  при преобразовании государственного  или муници-пального унитарного  предприятия;

-- перед составлением  годовой бухгалтерской отчетности, кро-ме имущества, инвентаризация которого проводилась не ра-нее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фон-дов -- раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

-- при смене  материально ответственных лиц  (на день прием-ки-передачи дел);

-- при установлении  фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

-- в случае  стихийных бедствий, пожара, аварий  или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными усло-виями;

-- при ликвидации (реорганизации) организации перед  состав-лением ликвидационного (разделительного)  баланса и в дру-гих случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;

-- при коллективной (бригадной) материальной ответственно-сти  инвентаризации проводятся при  смене руководителя кол-лектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады). Основными целями инвентаризации являются:

1. Проверка правильности  данных текущего учета и выявление  допущенных ошибок.

2. Отражение  неучтенных хозяйственных и финансовых  опе-раций.

3. Контроль сохранности  имущества.

4. Контроль за  полнотой и своевременностью  расчетов по хо-зяйственным договорам  и обязательствам, по уплате нало-гов  и сборов.

5. Проверка условий и порядка хранения товаров.

6. Выявление  залежавшихся, неходовых, устаревших  товаров.

7. Проверка соблюдения  принципа материальной ответствен-ности.

8. Проверка состояния  учета и организация движения  товар-ных запасов.

9. Проверка отражения  всех хозяйственных операций в доку-ментах и в бухгалтерском учете и т. д.

Необходимость инвентаризации обусловлена рядом  причин, основными из которых являются:

1. Выявление  возможных ошибок в учете, которые  могут привести к серьезным  материальным потерям -- штрафам  за сокрытие прибыли.

2. Изменение  физических свойств товарно-материальных  цен-ностей. Некоторые материальные  ценности (например, про-дукты питания)  в результате естественной убыли  меняют свои физические свойства (масса, объем и т. д.) или  просто при-ходят в негодность. С помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается докумен-тально.

3. Стихийные  бедствия, пожар, авария и т.  д.

4. Кражи, злоупотребления.

5. Недоверие  к материально ответственному  лицу.

6. Проведение  ревизий, аудиторских проверок.

7. В случае  смены бригадира при бригадной  материальной от-ветственности.

8. По требованию  судебно-следственных органов.

Таким образом, чтобы обеспечить контроль за сохранностью хозяйственных средств и для  полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухгалтерского учета -- ин-вентаризация, т.е. установление фактического наличия средств и их источников, произведенных затрат и т. д. путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей.

1.2. Классификация инвентаризаций

Самая подробная  классификация инвентаризаций была дана в 1934 г. выдающимся итальянским  бухгалтером Пьетро д'Альвизе Соколов  Я.В. Основы теории бухгалтерского учета. - М.: Финансы и статистика, 2000

. Он выделил  восемь классификационных оснований:  по объему (полные, частичные); по  принадлежности (имущество в организации  и вне ее); по цели (вступительные,  последующие, при передаче ценностей,  ликвидационные); по последовательности (от объекта к регистру, от регист-ра к объекту); по субъекту (ординарные -- инициатива собственника; экстраординарные -- инициатива внешних органов: судебных, фи-нансовых и т.п.); по использованию данных (информативные и доказа-тельные); по степени агрегирования (дифференцированные, интег-рированные); по форме описи (устные, письменные, на механических носителях); по способу проведения.

Разберем подробнее  эти классификации.

По объему, разделить инвентаризации очень трудно, ибо совершенно не ясно, что такое полная инвентаризация. Объектив-ный критерий тут один -- тотальная проверка наличия всего имущества, имеющегося в стране, как в организациях, в учрежде-ниях, так и у всех граждан. Совершенно очевидно, что такая инвентаризация невозможна. Поэтому любая инвентаризация, в сущности, носит частичный и одновре-менно полный характер. Отсюда вытекают два вывода первосте-пенной важности:

* степень полноты  инвентаризации задается субъектом  ее на-значающим;

* частичной инвентаризация  может быть признана только по отношению к ранее заданной полной инвентаризации.

Допустим, директор организации решил проверить  все имущество фирмы -- это полная инвентаризация, но если он решил проверить  только имущество магазина №2 -- это  будет частичная инвен-таризация  по отношению к полной, но, предположим, что было решено проверить только наличие товаров в магазине №2 -- это будет частичная инвентаризация по отношению к предыдущей, которая, в этом случае, автоматически становится полной. Более того, возможно, что принято решение проверить только определен-ные виды товаров. Такая проверка будет частичной по отношению к предыдущей, которая в этом случае рассматривается как полная.

Каждая отдельная, так называемая частичная ин-вентаризация, по отношению к кругу проверяемых  объектов, явля-ется полной.

Например, поставлена задача провести инвен-таризацию товаров  в магазине №2. Если она проводится сплош-ным методом, то необходимо пересчитать  и перемерить всю товарную массу, но если речь идет о выборочном методе, то проверяют: или только дорогостоящие товары; или товары, пользующиеся повышенным спросом; или залежавшиеся товары; или самые модные товары; или делается механическая выборка. К последнему виду следует отнести перманентную инвентаризацию, когда ежедневно механически выбираются несколько наименова-ний товаров и проводится их проверка.

В настоящее  время имеет место монетарная выборка, при кото-рой проводится строгое разграничение между  фундаментальными статистическими  понятиями: единица наблюдения и  единица сово-купности. В данном случае, применительно к товарной массе, еди-ницей наблюдения выступает наименование товаров, а единицами совокупности будут или стоимостные, или натуральные величины.

По принадлежности предполагается прежде всего устано-вить место нахождения имущества: оно может быть сдано в аренду, числясь на балансе арендодателя; отгружено покупателю, но не известно, получил ли он это имущество и т.д.

Однако гораздо  важнее установить при инвентаризации, о ка-ком имуществе идет речь: о том, которое находится во владении организации, или о том, которое находится в его собственности. Обычно инвентаризация преследует первую задачу -- она достига-ется проще, но вторая задача важнее, особенно с позиций юриди-ческой мантии.

По цели, которую ставят администраторы, назначающие инвентаризацию выделяют:

а) вступительные (начинательные) инвентаризации необходи-мы в начале любой хозяйственной  деятельности. (Некоторые спе-циалисты считают, что такие инвентаризации обычно не проводят-ся, но ведь это не значит, что они не проводятся вообще. И даже, если бы они не проводились никогда, они заслуживают внимания как логически обоснованные.)

б) последующие, по более распространенной терминологии, те-кущие -- те обычные инвентаризации, включая перманентные, которые проводятся ради того, чтобы и собственники, и админист-раторы могли убедиться в репрезентативности (точности) учетных данных.

Последующие -- текущие  инвентаризации проводятся при сле-дующих обстоятельствах:

1) согласно плановому  графику;

2) по сигналам, когда администрации сообщают  о неблагопо-лучии в деле хранения и реализации товарно-материальных цен-ностей;

3) при стихийных  бедствиях (пожаре, наводнении) -- цель  инвентаризации зафиксировать факт  гибели ценностей. Сюда же относят  потери от краж;

4) при переоценке  ценностей;

в) при передаче ценностей -- обязательные инвентаризации, проводимые при смене материально ответственных лиц и дающие, как правило, очень высокий результат в смысле точности данных. Однако парадоксальность заключается в том, что большинство недостач выявляются не при этой инвентаризации, так как матери-ально ответственные лица, заранее зная о предстоящей проверке, подготавливаются к сдаче имущества;

г) ликвидационные -- связаны с закрытием организации  и имеют огромное значение в связи  с тем, что у ликвидируемой  организации, как правило, возникает необходимость оплатить очень большие долги. (Д'Альвизе не упомянул еще одну очень важную разновидность: инвентаризации, проводимые в целях выявления форс-мажорных обстоятельств. Эти инвентаризации выявляют, как правило, больше всего недостач.).

По последовательности -- одна из определяющих клас-сификации, вытекающих из учетных процедур. Лучшим считается подход от объекта к регистру, так как предполагается, что матери-ально ответственное лицо, не зная сколько каких ценностей за ним числится, представит объективную картину состояния дел. На практике преобладает подход от регистра к объекту, ибо он легче и для проверяющего, и для проверяемого, так как заранее известен результат, на который следует выйти. Но крупный недостаток данного подхода заключается в том, что он облегчает и фаль-сификацию результатов инвентаризации. Однако при проведении перманентных инвентаризаций этот подход до некоторой степени оправдан, но даже в этом случае следует предпочесть подход от объекта к регистру.

По субъекту выделяют инвентаризации:

а) ординарные, проводимые по инициативе собственников или  администраторов;

б) экстраординарные, предпринимаемые по настоянию каких-либо сторонних органов, например, банков или же по решению судебных органов. В последнем случае, если дело дошло до этих органов, то положение, в сущности, вышло из под контроля администрации организации.

По использованию  данных выделяют:

а) информативные -- необходимы только для подтверждения  какой-либо гипотезы, например, насколько  обоснованы испраши-ваемые фирмой кредиты. Информативные инвентаризации пресле-дуют прежде всего экономические цели;

б) доказательные -- применяются в случае необходимости  обо-сновать возможность судебного  иска или для опровержения послед-него. Доказательные инвентаризации преследуют прежде всего юридические цели. Эта классификация несколько условна, так как, в сущности, любая доказательная инвентаризация -- информатив-на, но, правда, не все информативные инвентаризации доказатель-ны. Кроме этих, возникают другие трудности, например:

а) частичная  выборочная инвентаризация безусловно инфор-мативна, но доказательна ли она;

б) перманентная инвентаризация информативна, однако, с точ-ки зрения судебного разбирательства, ее результаты, как правило, довольно трудно доказуемы.

Более правильным было бы деление на инвентаризации, кото-рые могут служить основанием для предъявления иска или недоста-точные для этого. Однако и тут возникает  сложность: ведь сразу же после окончания  инвентаризации трудно решить степень  ее юриди-ческой доказательности, это решает суд. Направлять или не направ-лять иск в суд зависит от администрации, но это, в свою очередь, опять-таки только подчеркивает условность данной классификации.

По степени  агрегирования различают инвентаризации:

а) дифференцированные, т.е. доведенные до каждого наименова-ния ценностей;

б) интегральные -- инвентаризуются ценности только в той или иной степени агрегированной группы.

С точки зрения бухгалтера, практическое значение имеют  диф-ференцированные инвентаризации, так как в этом случае ему необходимо сверить каждое наименование товаров, имеющихся в наличии, с их численностью по данным учета.

По форме описи -- деление по видам носителей инфор-мации;

По способу  проведения выделяются два вида инвен-таризаций:

а) заранее объявленные (назначенные) -- ответственные лица знают о времени проведения инвентаризации и обязаны подгото-виться к ней;

б) внезапные -- ответственные  лица не знают о времени прове-дения  инвентаризации и не могут заранее  подготовиться к ней.

Оба вида инвентаризаций имеют преимущества и недостатки.

При практическом подходе к инвентаризации многие современ-ные бухгалтеры, исповедующие старые идеи, считают, что каж-дый  баланс должен быть подтвержден инвентарной  описью, иначе баланс будет нереальным. Это ошибочное заключение.

1.3. Инвентаризация отдельных  видов имущества и финансовых обязательств

Инвентаризация  материально-производственных запасов

Данные о материально-производственных запасах (сырье, материалы, готовая  продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Комиссия в  присутствии материально ответственных  лиц проверяет фактическое наличие  материально-производственных запасов  путем обя-зательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допуска-ется вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия. Материально-производственные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходу-ются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменно-го разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации материально-производственные запасы могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентариза-ционной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наи-менованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

Описи составляются отдельно на материальные ценности, находящиеся  в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся  на складах других организаций. Инвентаризация указанных ценностей заключается  в проверке обоснованности числящихся сумм на соответству-ющих счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризация  незавершенного производства

При инвентаризации незавершенного производства в организациях, занятых промышленным производством, необходимо:

* определить  фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и незаконченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в произ-водстве;

* определить  фактическую комплектность незавершенного  производ-ства (заделов);

* выявить остаток  незавершенного производства по  аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено.

В зависимости  от специфики и особенностей производства перед нача-лом инвентаризации необходимо сдать на склады все ненужные цехам  материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на данном этапе закончена. Проверка заделов незавершенного производства (деталей, узлов, агрегатов) осуществляется путем фактического подсчета, взвешивания, перемеривания.

Описи составляются отдельно по каждому обособленному структурному подразделению (цех, участок, отделение) с указанием наименования заде-лов, стадии или степени их готовности, количества или объема, а по строительно-монтажным работам -- с указанием объема работ: по неза-конченным объектам, их очередям, пусковым комплексам, конструктивным элементам и видам работ, расчеты по которым осуществляются после полного их окончания.

Инвентаризация  основных средств

При инвентаризации основных средств комиссия проводит осмотр объектов и заносит в описи  полное их наименование, назначение, инвентар-ные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие доку-ментов на земельные участки, находящиеся в собственности организации.

При выявлении  объектов, несвоевременно принятых к  учету, а также объектов, по которым  в регистрах бухгалтерского учета  отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Если комиссией  установлено, что расходы по оплате работ капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичной ликвидации строений и сооружений (слом отдельных конструк-тивных элементов) своевременно не отражены в бухгалтерском учете, то необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения

или уменьшения балансовой стоимости объекта и занести в описи данные о произведенных изменениях.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись (Приложение 7) с указанием времени  ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты в состояние непригодное к эксплуатации (порча, полный износ и т. п.).

Одновременно  с инвентаризацией собственных  основных средств про-веряются основные средства, находящиеся на ответственном  хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду. В этом случае опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому контрагенту, кото-рому передается один экземпляр описи.

Инвентаризация  нематериальных активов

При инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить:

* наличие надлежаще  оформленных документов, подтверждающих  существование самого нематериального  актива и исключительного права у организации на результаты интеллектуальной деятельности (патенты, сви-детельства, другие охранные документы, договор уступки (приобретения) патента, товарного знака и т. п.);

* правильность  и своевременность отражения  нематериальных активов в балансе.

Инвентаризация  финансовых вложений

Натуральная проверка финансовых вложений возможна, если орга-низация  обладает ценными бумагами в документарной  форме. При проверке фактического наличия  ценных бумаг устанавливается:

* правильность  оформления ценных бумаг;

* реальность  стоимости учтенных на балансе  ценных бумаг;

* сохранность  ценных бумаг (путем сопоставления  данных о факти-ческом наличии  с данными бухгалтерского учета);

* своевременность  и полнота отражения в бухгалтерском  учете полу-ченных доходов по ценным бумагам.

При хранении в  организации ценных бумаг их инвентаризация прово-дится одновременно с инвентаризацией  денежных средств в кассе, результаты инвентаризации финансовых вложений отражаются в описях ценных бумаг и бланков  документов строгой отчетности.

Инвентаризация  ценных бумаг, сданных на хранение в  специальные организации (банк-депозитарий -- специализированное хранилище ценных бумаг и др.), заключается в  сверке остатков сумм, числящихся на соответ-ствующих счетах бухгалтерского учета организации, с данными выписок этих специальных организаций. Следует иметь в виду, что депозитарии как профессиональные участники рынка ценных бумаг могут переоценивать принадлежащие клиентам ценные бумаги при изменении котировки на фондовой бирже, а непрофессиональные участники должны вести учет по фактическим затратам на приобретение ценных бумаг. Поэтому сто-имостная оценка объектов у организации и депозитария будет различаться.