Понятие, значение и классификация бухгалтерских документов

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

Секция «Бухгалтерский учет»

Курсовая работа на тему: Понятие, значение и классификация бухгалтерских документов.

Работу выполнила:

Студентка группы № 

Преподаватель:

Санкт-Петербург

2012

Оглавление

Введение 3

1. Делопроизводство в бухгалтерии. История бухгалтерской документации. 4

2. Понятие о документе и значение бухгалтерских документов. 5

3. Классификация документов. 8

4. Организация работы с документами. 12

Заключение 14

Список литературы. 15

   Введение

 «Нет документа – нет записи!»

Один из принципов бухгалтерского учета.

В  условиях развития рыночных отношений  и создания широкой  сети негосударственных  структур, существенно меняется  роль бухгалтерии. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности.

Организационную основу системы  бухгалтерского учета на предприятиях и в организациях различных форм собственности составляет документация. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом.

Бухгалтерский документ –  это письменное свидетельство, которое  подтверждает факт совершения хозяйственных  операций, право на их совершение или  устанавливает материальную ответственность  работников за доверенные им ценности.

Документирование операций – сбор, текущее наблюдение, измерение  и запись операций в документах. Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и  производственных процессов и системы  управления.

Значение документов в  бухгалтерском учете чрезвычайно  велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль, за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

Документальная регистрация  хозяйственных фактов, отражаемых бухгалтерским  учетом, остается одним из основополагающих требований его ведения и в  условиях применения современной вычислительной техники.

Разнообразие хозяйственных  операций требует составления различных  по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной  операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию  документов в бухгалтерском учете  способствует их классификация. Любая  классификация служит дополнительным средством познания явления, более  углубленного исследования целого и  его частей, способом  установления системно-структурных связей между  элементами.

1. Делопроизводство в бухгалтерии. История бухгалтерской документации.

В бухгалтерии, как и в  сфере управления в целом, все  работают с документами как с носителями информации. Документ является объектом и результатом труда в сфере управления.

ГОСТ определяет документ как “материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком  способом для ее передачи во времени  и пространстве”. Из определения  документа видно, что главное  назначение документа, причина его  появления – необходимость зафиксировать  информацию.

С древнейших времен дошли  до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю  своей страны, особенности быта и  различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

    Документы возникли  вместе с письменностью, вначале  как средство закрепления имущественных  отношений, а затем, с развитием  письменности, стали средством общения,  передачи информации. Документы  являются одним из важнейших  хранилищ человеческой памяти.

    В России к  началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего в длину от 10 до 100 метров.

    При Петре первом  было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению  с приказным. Коллегиями назывались  центральные учреждения, ведавшие  отдельными отраслями государственного  управления.

    В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоличием. Сложилось исполнительское делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

    В годы Советской  власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного  управления народным хозяйством. В практике документооборота  был установлен единый порядок  документирования, внедрены стандартные  требования к форме и структуре  документов. Установлен типовой  состав информационных элементов  документов. Была предпринята попытка  введения Единой государственной  системы делопроизводства (ЕГСД). В  целях применения средств вычислительной  техники в ряде отраслей осуществлялось  освоение унифицированных систем  документации, позволяющих одновременно  использовать их и при традиционных  методах обработки документов.

    В настоящее  время сложившейся система обработки  бухгалтерских документов развивается  с учетом специфики рыночных  отношений, механизации и компьютеризации  делопроизводства.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность  передачи другому лицу, многократное использование, возращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. Таким  образом, документ может выполнять  несколько функций.

Особое место среди  документов бухгалтерии занимает организационно-распорядительная документация, обеспечивающая как организацию  работы бухгалтерии (положения о  бухгалтерии, должностные инструкции сотрудникам бухгалтерии), так и  нормативно-правовую основу многих финансовых и расчетно-денежных операций (приказы  и распоряжения, акты ревизий, докладные и объяснительные записки и др.).

Правильное составление  и оформление этих документов в соответствии с действующими нормативами –  одна из обязанностей работников в  бухгалтерии.

Другой существенной стороной ведения делопроизводства бухгалтерии  является систематизация и хранение всех образующихся здесь документов, необходимых впоследствии не только для анализа финансово-хозяйственной  деятельности фирмы, но и для предъявления этих документов при аудиторской  проверке, а также для сдачи  на хранение в установленном порядке  в ведомственные и государственные  архивы¹.

2. Понятие о документе и значение бухгалтерских документов.

Для управления производством в современных условиях большое значение имеет получение своевременной, полной и достоверной информации о совершающихся производственных процессах. Основным источником таких сведений является бухгалтерский учет. Он призван своевременно, правильно и с  достаточной аналитичностью отражать все хозяйственные операции при такой группировке данных, которая необходима для принятия наиболее обоснованных решений по управлению производством.

Необходимость ведения бухгалтерского учета в организациях различных видов деятельности определена Федеральным законом РФ “О бухгалтерском учете” и учетной политикой организации, разработанной в соответствии с «Положением по бухгалтерскому учету», от 21.11.1996 №129-Ф3 (ред. от 28.11.2011)

 Определяя задачи, стоящие  перед бухгалтерской службой  любой организации, следует отметить, что ими являются:

-формирование полной  и достоверной информации о хозяйственных  процессах  и  финансовых  результатах  деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами:

-обеспечение контроля, за  наличием и движением имущества, использованием   материальных, трудовых, и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

-своевременное предупреждение  негативных явлений в финансово-хозяйственной  деятельности, выявление и мобилизация  внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач  напрямую зависит от полноты и  своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных  операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что  в свою очередь является следствием документального оформления совершенных  хозяйственных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций  должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами.

 Если в организации  не создана система организации  и ведения первичного учета,  то не будет эффективно работать  система управления при принятии  необходимых управленческих решений.

Что касается документирования хозяйственных операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно ст. 9 Закона РФ “”О бухгалтерском учете»   все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов.

Начальным звеном в цепочке  функционирования хозяйственного учета  является первичное наблюдение.

Основным способом первичного отражения и контроля всех хозяйственных  операций является документация (документирование).

Как элемент метода бухгалтерского учета документация – это способ сложного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета и контроля, за ними. Документация является как формой и способом отражения хозяйственных операций, так и средством обоснования учетных записей и источником составления свидетельств (доказательств) для решения различных экономических и правовых вопросов.

Обязательным условием отражения  хозяйственных операций в системном  бухгалтерском учете является оформление их первичными документами, обладающими  определенными характеристиками и  отвечающими соответствующим требованиям, предъявляемым к ним.

Документ (от латинского: образец, свидетельство) представляет собой письменное свидетельство действительного совершения хозяйственных операций, а также права на ее совершение.

Бухгалтерский документ содержит данные о факте хозяйственной  деятельности, которые подлежат обработке  и отражению на счетах. Оформление документа должно соответствовать всем юридическим нормам и служить доказательством отражаемого факта. Следовательно, бухгалтерским документом можно назвать любой материальный носитель данных, который позволяет юридически доказательно подтвердить хозяйственные факты и право на их совершение.

Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое  значение.

• Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности предприятий заключается в том, что они используются для передачи распоряжений от распорядителя к исполнителям, т.е. в них правильно, точно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия. Они подтверждают достоверность и точность данных счетов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, помогают выявить возможные ошибки в бухгалтерских записях.
• Юридическое (правовое) значение документов заключается в том, что, подтверждая правильность зарегистрированных в учете фактов, документы являются неопровержимым доказательством при спорах, возникающих между данным предприятием и другими организациями и лицами. Данные документов используются  в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта хозяйствования

Судебные органы и арбитраж признают за документами юридическую  силу письменного свидетельства  в том случае, когда они составлены своевременно и оформлены надлежащим образом.

• Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что посредством документации контролируется правильность совершения хозяйственных операций, ведется анализ производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, выявляются причины любых хозяйственных нарушений. Они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля, за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности хозяйственных операций. Такие документы являются источником получения аудиторских доказательств, для внешних аудиторов при проведении, аудиторских проверок, служат также и основанием проведения и источником информации контроля и ревизии, судебно-бухгалтерской экспертизы по определению суда или следственных органов.

В процессе оформления и  обработки документов осуществляется самоконтроль за соблюдением расчетно-платежной  и кредитной дисциплины, за экономным  и рациональным расходованием материальных и трудовых ресурсов в первичных  подразделениях предприятия.

• Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что именно они являются источником оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений для регулирования процессов деятельности предприятия. С помощью информации бухгалтерских документов можно добиваться взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимума прибыли от деятельности предприятия.
• Экономическое значение документов заключается в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета на предприятии и в его отдельных центрах ответственности, базирующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные документов используются для определения экономических и производственных показателей деятельности предприятия.

3. Классификация документов.

Бухгалтерские документы  как носители информации подлежат Единой системе классификации и кодирования (ЕСКК). Код заменяет название объекта  и служит средством его идентификации. Он указывается в целях упрощения  обработки учетной информации в  первичных учетных документах. Такая  кодификация удобна при автоматизированной обработке информации. Классификации  имеют силу стандарта, поэтому обязательны  для всех хозяйственных субъектов. Важная роль в деле унификации, стандартизации и упорядочения документов принадлежит  действующим ГОСТам, ЕГСД, межотраслевым  типовым проектным решениям (ТПР), пакетам прикладных программ (ППП), комплексной автоматизации обработки  данных бухгалтерского учета с применением  ЕС ЭВМ.

Для отражения хозяйственных  операций в организациях используется большое количество разнообразных  документов. Позн0ание особенностей составления  и назначения бухгалтерских документов осуществляется путем их научной  классификации. Классификацию документов проводят по различным принципам: по назначению документов в бухгалтерском  учете, объему содержания сведений, способу  отражения операций, количеству учетных  позиций, порядку заполнения, форме, воспроизведению информации, срокам хранения (рис.1).

1) По назначению бухгалтерские документы делят на: распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы  – это документы, содержащие распоряжения на выполнение определенных хозяйственных  операций. К ним относятся приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств со счетов в банке, доверенности на получение товарно-материальных ценностей, расходные кассовые ордера и др. Однако они  не подтверждают факта осуществления хозяйственной  операции, а поэтому основанием для  учетных записей они не являются.

Исполнительные (оправдательные) документы представляют собой документы, удостоверяющие факты совершения хозяйственных  операций. Они составляются в момент совершения операции и представляют собой первый этап учетной регистрации. К ним относят: накладные на выдачу материальных ценностей, ведомости на получение материальных ценностей, учетные листы на сдельную работу, приходные кассовые ордера и др. Исполнительные (оправдательные) документы являются источником информации текущего и последующего контроля хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления – это такие документы, которые  создаются работниками бухгалтерской  службы организации для упрощения  и ускорения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных)  и  распорядительных документов для отражения  в бухгалтерском учете. К ним  относятся: бухгалтерские справки, расчеты себестоимости продукции, расчетно-платежные ведомости, накопительные  ведомости и т.п.

Комбинированные документы  объединяют признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Они служат одновременно и распоряжением на выполнение данной операции и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указания о порядке отражения ее на счетах. Эти документы находят широкое  применение, так как объединение  признаков ряда документов сокращает  их поток, что упрощает работу бухгалтерского аппарата. К ним относятся: приходные  и расходные кассовые ордера, платежные  поручения и требования, учетные  листы на выполненные работы, авансовые  отчеты подотчетных лиц и т.п.

2) По объему содержания сведений документы делятся на: первичные и сводные.

Первичными называются документы, которые составляются в момент совершения хозяйственной операции (содержится первоначальная исходная информация о  конкретных операциях). К ним относятся: приемо-сдаточные акты, накладные, чеки и др.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов и отражающие ряд однородных по экономическому содержанию операций в течение определенного  периода времени. К ним относятся: авансовый отчет об израсходовании суммы ранее полученной под отчет, отчеты кассира, отчеты о движении продуктов  и материалов и др. Данные документы  имеют большое значение для сокращения учетной работы и количества составляемых бухгалтерских документов.

3) По способу отражения операций (способу использования) документы делят на: разовые и накопительные.

Разовые документы составляются для отражения данных об одном  или несколько однородных, совпадающих  по времени фактах хозяйственной  деятельности. К ним относятся: приходные  и расходные кассовые ордера, авансовые  отчеты, счета фактуры, требования, накладные и др.

В накопительных документах отражаются однородные хозяйственные  операции в течение определенного  периода (дня, декады, месяца). К ним  относятся: ведомости на получение  материалов, ведомости, реестры, учетные  листы на сдельную работу и др. Следует отметить, что накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составляемый постепенно, путем накапливания операций.

4) По месту составления документы подразделяются на: внутренние и внешние.

Внутренние – документы, оформляемые в организации и  имеющие внутреннее применение. К  ним относятся: приходные и расходные  кассовые ордера, авансовые отчеты, табели учета рабочего времени, документы  бухгалтерского оформления и др.

Внешние – составляемые в других организациях, но используемые в бухгалтерском учете данного  предприятия. Это: платежные поручения, товарно-транспортные накладные, счета  фактуры и др.

5) По способу обработки (по способу заполнения) документы подразделяются на: документы составляемые вручную, на пишущей машинке и на ЭВМ.

6) По количеству учетных позиций документы различают однострочные (однопозиционные)  и многострочные (многопозиционные). Однопозиционными называются документы, в которых регистрируются операции одной позиции (одно наименование продукции, материалов), а документы, в которых регистрируются операции нескольких определенных видов объектов, называются многопозиционными (многострочными). Многострочные документы находят в последнее время широкое применение в практической учетной работе. Преимущество их в уплотнении информации, т.к. справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в условиях автоматизации учета.

7) По форме документы выделяют типовые (унифицированные) и специализированные. Типовые (унифицированные) – это документы, утверждаемые в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. К ним относятся: авансовые отчеты, платежные поручения, платежные требования и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РБ.

Автоматизация бухгалтерского учета расширяет возможности  разработки и применения типовых (унифицированных) первичных документов и их электронных  версий.

Специализированные документы  применяются в отдельных отраслях экономики республики (путевые листы  строительных машин, в сельском хозяйстве  – карточка учета надоя молока и др.)

8) По воспроизведению информации документы подразделяются на:     подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.

Подлинник (оригинал) – это  оформленный и подписанный соответствующим  образом документ в окончательной  редакции (первый экземпляр товарно-транспортной накладной).

Копия – это воспроизведение  всех реквизитов документа-подлинника (второй и последующие экземпляры товарно-транспортной накладной).

Выписка – копия части  документа (выписка из приказа, решения  протокола).

9) По срокам хранения различают документы текущего срока хранения – от 1 до 5 лет (кассовые ордера, доверенности) и постоянного хранения (баланс).

Кроме того, все перечисленные  виды учетной документации можно  условно сгруппировать по следующим  признакам:

• организационно-распорядительные - документы, отражающие вопросы общего руководства  организацией и ее производственно – эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации;
• расчетные – документы, способствующие рациональному использованию денежных средств  и  обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками  рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;
• документы по снабжению и сбыту – материальные документы.

                                                     Рис. 1. Классификация бухгалтерских документов

Движение документов во всех случаях отражает сложившуюся в  организации организационную структуру  аппарата управления и схему распределения  обязанностей между структурными подразделениями  и отдельными работниками, поэтому  совершенствование документооборота неотделимо от рационализации формирования организационных структур управления.

4. Организация работы с документами.

Бухгалтерия, как структурное  подразделение, выполняет специфические  функции ведения бухгалтерского учета. В небольших организациях эту работу может выполнять один человек – бухгалтер. Однако во всех случаях функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности.

Бухгалтерия в своей работе с документами руководствуется  Инструкцией по делопроизводству в  данной организации и номенклатурой  дел в бухгалтерии².

Так как бухгалтерия –  это структурное подразделение  учреждения, организации или предприятия, документы бухгалтерии являются частью документального фонда организации  в целом и включены в общий  документооборот.

Под документооборотом понимается “движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки”. В Положении о документах и  документообороте в бухгалтерском  учете указано, что “Движение  первичных документов в бухгалтерском  учете регламентируется графиком”.

Вся документация бухгалтерии  делится на три документальных потока:

1. Входящие (поступающие) документы;
2. Исходящие (отправляемые) документы;
3. Внутренние документы.

Бухгалтерские документы  поступают в общем потоке документов, адресуемых учреждению. Они получаются и обрабатываются экспедицией или  специально выделенным работником. При  получении документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрываются  и проверяется правильность вложения и его ценность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется  как общее количество полученных страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения  факсимильного сообщения или  плохого качества отдельных страниц  об этом сообщается отправителю.

Заканчивается первичная  обработка документов сортировкой  их на регистрируемые и нерегистрируемые и подачей нерегистрируемых документов в отделы. Бухгалтерские документы  достаточно специфичны, поэтому они  обычно входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию. Кроме того, в бухгалтерию поступает достаточно большое количество документов от отделов.