Понятия и сущность организации

     ТЕОРИЯ  ОРГАНИЗАЦИЙ. 

     Понятие и сущность организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ.

     Каждый  человек в течение всей своей  жизни так или иначе связан с организациями. Именно в них  или при их содействии людей растут, учатся, работают, преодолевают недуги, вступают в многообразные отношения, развивают науку и культуру. В  рамках организаций повсеместно  осуществляется человеческая деятельность. Нет организаций без людей, ровно  как и нет людей, которым не приходятся иметь дело с организациями.¹

     Организация – сложный организм. В нём переплетаются  и уживаются интересы личности и  групп, стимулы и ограничения, жёсткая  технология и инновации, безусловная  дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициативы. У организаций есть свой облик, своя культура, свои традиции и репутация. Они уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям. Они погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи.

     Не  познав сущности организаций и не поняв закономерностей их развития, нельзя ни управлять ими, ни использовать их во благо каждого человека и  в интересах всех, ни переходить в их деятельности на современные  технологии. Зачем организации нужны, как создаются и развиваются, на каких принципах строятся, почему и как изменяются, какие возможности  открывают, почему их участники действуют так, а не иначе.

     Трудно  переоценить значение научного обоснования  всех сторон формирования организаций  для современных условий. Новые  требования к построению организаций  предъявляют рыночные отношения, предпринимательская  активность, переход к различным  формам собственности, изменяющиеся функции  и методы государственного регулирования  и управления. Организационная деятельность испытывает влияние нарастающих  темпов и масштабов революционных  изменений в технологической  базе производства. Переход к эффективным  организации и управлению, построенным на научных принципах, не только необходим, не только возможен, но и стал главным условием успешного осуществления экономических реформ. Конкуренция продуктов и услуг стала конкуренцией организаций, используемых форм, методов и мастерства управления ими.

     Приступая к изучению организации, необходимо отдавать себе отчёт в том, что существуют коренные различия в трактовке самого термина «организация». В одних случаях он употребляется для обозначения свойства, понимаемого как деятельность по упорядочению всех элементов определённого объекта во времени и пространстве. Такое истолкование близко к понятию «организовывать». Во  множестве же других случаев термин «организация» рассматривается как объект, обладающий упорядоченной внутренней структурой. В нём сочетается многообразные связи (физические, технологические, экономические, правовые) и человеческие отношения. Организация как объект представляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов (свойство организационной сложности) и особое единство с внешним окружением. Для неё характерна целенаправленность функционирования и развития. Она – самоорганизующаяся система на всех этапах своего жизненного цикла.

     Людей побуждают объединяться в организации  и взаимодействовать в их рамках физические и биологические ограничения, свойственные каждому человеку в  отдельности, и цели, достижение которых  требует коллективных усилий. Дополняя друг друга, люди складывают свои способности  и влияют на поведение организации  в целом в интересах повышения  её эффективности. 
 
 
 
 
 

     Глава 1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИИ. 

1. ЧЕРТЫ И  СВОЙСТВА ОРГАНИЗАЦИИ.

     Организация представляет собой сознательно  координируемое социальное образование  с определёнными границами, функционирующее  на относительно постоянной основе для  достижения общей цели или целей. Под словами «сознательно координируемое» понимается управление, под «социальным образованием» - то, что организация состоит из людей или групп лиц, взаимодействующих между собой. Организационные процессы содержат в себе социальную сущность, а взаимодействие членов групп должно быть сбалансировано и предполагает необходимость в координации².

     Определение организации предусматривает необходимость  формального координирования взаимодействия работников. Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, кто докладывает и кому, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия. Для неё характерны комплексность, формализация и определённое соотношение и децентрализации.

     КОМПЛЕКСНОСТЬ рассматривает степень дифференциации в рамках организации. Она включает уровень специализации или разделения труда, количество уровней в иерархии организации и степень территориального распределения частей организации.

     Под ФОРМАЛИЗАЦИЕЙ понимаются заранее разработанные и установленные правила и процедуры, определяющие поведения работников. Некоторые организации минимально оперируют с такими стандартными директивами. Другие имеют все типы правил, инструктирующих работников по поводу, что они могут и чего не могут делать.

     СООТНОШЕНИЯ ЦЕНТРАЛИЗАЦИИ И ДЕЦЕНТРАЛИЗАЦИИ  определяется уровнями, на которых  вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. В некоторых организациях процесс принятия решений очень централизован, действие по разрешению проблем принимается высшими руководителями, в других случаях принятие решений децентрализовано, ответственность делегируется вниз по иерархии. Принятые соотношения централизации и децентрализации определяют характер и тип устанавливаемой организационной структуры управления.

     Следует видеть различия между теорией организаций  и категориями дисциплины организационного поведения. Макроуровень – организация  в целом и её основные части  – объект изучения теорий организаций, сфокусированной на условиях и предпосылках поведения организаций, её общей эффективности, имеющихся возможностях для адаптации и достижения целей. Эта дисциплина имеет как описательный, так и нормативный аспекты. Она описывает, как организации фактически устроены структурно, и предлагает, как они могут быть созданы для эффективного функционирования.

     Организационное поведение как научная дисциплина имеет своим объектом микроуровень – поведение индивидуумов и групп. Поведения индивидуумов обычно изучается с позиции восприятия ценностей, профессионального образования, моцивации и личных особенностей. При рассмотрении поведения групп внимание уделяется ролям, статусу, руководству, общению и конфликтам. В круг изучения входят производительность труда работников, текучесть кадров, удовлетворение работой.

     Теория  организаций и организационное  поведение весьма близко соприкасаются, дополняют друг друга при изучении проблем поведения организаций. Исследуя конфликты, дисциплина организационного поведения сосредоточивается на межличностных и внутригрупповых столкновениях, которые происходят из – за  разнообразия личностных особенностей и недостаточной коммуникации. Конфликт же, он изучается теорией организацией, связан с проблемами внутренней координации. В одном случае конфликт рассматривается как проблема, возникающая между людьми. В другом – как столкновение в результате имеющихся недостатков в построении организации. Теория организаций и организационное поведение охватывают различные уровни организационного процесса. Каждая организация имеет своё предназначение – миссию, во имя которой люди объединяются и осуществляются свою деятельность. Миссия – понятие неоднозначное. Осуществляя свою миссию (предназначение), организация добивается достижения определённых целей – выживания, роста, доходности. Она выпускает определённую продукцию и оказывает услуги, использует различные технологии и т.д.

     Примерная характеристика предназначения организации  в обобщенном виде включает:

     - предлагаемые продукты или услуги;

     - место и роль в системе рыночных  отношений;

     - цели организации (выживание,  рост, доходность);

     - технологию (процессы, инновации);

     - философию (базовые взгляды, ценности, мотивации);

     - внутреннюю концепцию (источники силы, степень конкурентоспособности, факторы выживания);

     - внешний образ, имидж (ответственность  перед партнёрами, потребителями,  обществом в целом). 

2. ОТКРЫТЫЕ  И ЗАКРЫТЫЕ СИСТЕМЫ.

     Существенное  проникновение во внутреннее строение организации обеспечивается использованием системного подхода.

     Система есть набор взаимосвязанных  и  взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет  воспроизвести целое. Уникальной характеристикой при рассмотрении систем являются внутренние отношения между частями. Каждая система характеризуется как дифференциацией, так и интеграцией. В системе используются разнообразные специализированные функции. Каждая часть организации выполняется свои определённые функции.

     Хотя  организации созданы из частей или  составных элементов, они сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. Существуют не только системы, но и подсистемы, и сверхсистемы. Классификация этих понятий зависит от особенностей предмета анализа. При этом целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как единство.

     Различаются системы открытые и закрытые. Понятие  закрытой системы порождено физическими  науками. Здесь понимается, что система  является самосдерживаемой. Её главная  характеристика в том, что она  существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая  не принимает энергии от внешних  источников и не даёт энергию своему внешнему окружению. Закрытая организационная система имеет малую применяемость.

     Открытая  система признаёт динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации  получают своё сырьё и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они  зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию. Банки, активно взаимодействующие  с окружающим миром, используют депозиты, обращают их в кредиты и в инвестиции, используют полученную прибыль для  поддерживания самих себя, для  развития, для выплаты дивидендов и уплаты налогов.

     Открытая  система будет по мере своего роста  стремиться к большей специализации  своих элементов и усложнению структуры, нередко расширяя свои границы  или создавая новую суперсистему с более широкими границами. Если деловое предприятие растёт, то наблюдается  значительная его дифференциация и  усложнение. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются сырьё и  материалы, расширяется ассортимент  выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.

     Все системы имеют вход, трансформационный  процесс и выход. Они получают сырьё, энергию, информацию, другие ресурсы  и преобразуют их в товары и  услуги, прибыль, отходы и т.д. Открытые системы имеют некоторые специфические черты, которые необходимо знать тем, кто изучает организации.

     Одна  из таких черт – это признание  взаимозависимости между системой и внешним миром.

     Организация должна отражать внешнюю среду. В  основе её построения лежат предпосылки  экономического, научно – технического, политического, социального. Организация  должна создаваться так, чтобы она  нормально функционировала, получала вклад в общую работу со стороны  всех её членов и эффективно помогала работникам достигать поставленных целей и в настоящее время, и в будущем. В этом смысле действительная организация не может быть статической. Она должна быстро узнавать о всех изменениях среды, представлять их значение, выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению её целей, эффективно реагировать на воздействия среды.

     Принципиальное  значение для функционирования организаций  имеет обратная связь. Открытые системы  постоянно получают информацию из своего окружения. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений от принятого курса. Здесь под  обратной связью понимается процесс, позволяющий  часть выходной продукции получать обратно в систему в виде информации или денег для модифицирования производства той же выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.

     Нужно учитывать и то, что организации  укомплектовываются людьми. Очевидно, что при группировке видов  деятельности и распределении полномочий внутри любой организационной системы  необходимо учитывать различные  недостатки и привычки людей. Это  не означает, что организация должна создаваться применительно к  людям, а не на основе целей и сопутствующих их достижению видов деятельности. Однако весьма важным, зачастую сдерживающим, для руководителя фактором является то, какие лица будут работать в организации³.

     Поведения членов организации может рассматриваться  как её внутренняя среда. В организации  постоянно возникают проблемы, которые  могут изменить её положение, и чтобы  её элементы действовали и были разумно  скоординированы, необходимо непрерывное поступления ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизненность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.

     Другие  внутренние проблемы возникают из –  за недостатков взаимодействия и  скоординированности разных участков организации. Одой из причин того, что  работники уходят, а акционеры  не желают вкладывать свои сбережения, является неудовлетворённость этих групп условиями труда и вознаграждением  за участие в организации, и это  недовольство может стать таким сильным, что возникнет угроза самому существованию организации.

     Следует подчеркнуть и то, что организационные  системы предрасположены к сокращению или распределению на части. Поскольку закрытая система не получает энергию и новые вложения из своего внешнего окружения, она может со временем сокращаться. В отличие от неё открытая система характеризуется негативной энтропией, т.е. она может реконструировать сама по себе, поддержать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что имеет возможность получать энергию извне в большей мере, чем отдаёт наружу.

     Приток  энергии для предотвращения энтропии поддерживает некоторое постоянство  обмена энергией, в результате чего достигается относительно стабильное положение. Даже несмотря на то, что существует постоянный приток новых вложений в систему и постоянный отток, обеспечивается определённая сбалансированность системы. Когда открытая система активно перерабатывает вложения в выходную продукцию, она оказывается тем не менее способной поддерживать себя в течение определённого времени.

     Большие и сложные организационные системы  имеют тенденцию к дальнейшему  росту и расширению. Они получают определённый запас прочности, выходящий за пределы обеспечения только выживаемости. Многие подсистемы в рамках системы имеют возможность получать энергии больше, чем требуется для производства своей продукции. Считается, что стабильное положение применимо к простым системам, но на более сложном уровне оно становится одним из факторов сохранения системы через рост и расширения.

     По  мере роста организации высшие её руководители вынуждены всё больше передавать свои обязанности по выработке  решений нижестоящим звеньям. Однако поскольку руководитель высшего  уровня отвечают за все решения, их роль в организации изменяется: от выработки решений руководители высшего уровня переходят к управлению процессами выработки решения. В  результате увеличение размеров организаций  приводит к необходимости разделения труда в сфере управления. Одна группа – руководители высшего уровня – обладает первичными полномочиями и несёт ответственность за определение  характера системы управления организаций, т.е. процесса, с помощью которого должны решаться проблемы организации. Другая группа руководителей подчиняется руководству высшего уровня. Входящие в неё люди являются компонентами системы управления, а их основная обязанность в выработке решений⁴.

     Открытые  системы добиваются примирения двух, часто конфликтующих, курсов действий. Действия по поддержанию сбалансированности системы обеспечивают согласованность  и взаимодействие с внешним окружением, что, в свою очередь, предотвращает  очень быстрые изменения, которые могут разбалансировать систему. Напротив, действия по приспособляемости системы к различным изменениям позволяют адаптироваться к динамике внутреннего и внешнего спроса. Один курс действий ориентирован на стабильность и сохранения достигнутого положения путём покупки, поддерживания, проверки и ремонта оборудования, набор и обучения работников, использования правил и процедур. Другой курс сосредоточивается на изменениях посредством планирования, изучения рынка, развития производства новой продукции и т.п. И то, другое необходимо в интересах выживания организации. Стабильные и хорошо оснащённые организации, но не приспособленные к изменению условий, долго просуществовать не могут. С другой стороны, приспособляемые, но не стабильные организации будут не эффективными и также маловероятно, что они смогут долго существовать.

     Организационная система может достичь своих  целей с различными вложениями и  трансформационными процессами. Вот  почему необходимо рассматривать разнообразные формы и способы решения возникающих проблем, а не искать какой – либо один «оптимальный» выход, приводящий к быстрым результатам. 

3. ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ОРГАНИЗАЦИИ.

     Организации зарождаются, развиваются, добиваются успехов, ослабевают и  прекращают своё существование. Не многие из них существуют бесконечно долго, ни одна не живёт  без изменений. Новые организации  формируются ежедневно. В то же время  сотни организаций ликвидируются  навсегда. Умеющие адаптироваться процветают, негибкие – исчезают. Какие –  то организации развиваются быстрее  других и делают своё дело лучше, чем  другие. Руководитель должен знать, на каком этапе развития находится  организация, и оценивать, насколько  принятый стиль руководства соответствует  этому этапу.

     Именно  поэтому широко распространено понятие  о жизненном цикле организаций  как о предсказуемых их изменениях с определённой последовательностью  состояний в течение времени. Применяя понятие жизненного цикла, можно видеть: существуют отчётливые этапы, через которые проходят организации, и переходы от одного этапа к другому являются предсказуемыми, а не случайными.

     Концепции жизненного цикла уделяется большое  внимание  по изучению рынков. Жизненный  цикл используется для объяснения того, как продукт проходит через этапы  рождения или формирования, роста, зрелости и упадка. Организации имеют некоторые  исключительные характеристики, которые  требуют определённой модификации  понятия жизненного цикла. Один из вариантов  деления жизненного цикла организации  на соответствующие временные отрезки  предусматривает следующие этапы⁵.

1. ЭТАП ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА. Организация находится в стадии становления, формируется жизненный цикл продукции. Цели являются ещё нечёткими, творческий процесс протекает свободно, продвижение к следующему этапу требует стабильного обеспечения ресурсами.
2. ЭТАП КОЛЛЕКТИВНОСТИ. Развивается инновационные процессы предыдущего этапа, формируется миссия организации. Коммуникации и структура в рамках организации остаются в сущности неформальными. Члены организации затрачивают много времени и демонстрируют высокие обязательства.
3. ЭТАП ФОРМИРОВАНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ. Структура организации стабилизируется, вводится правила, определяются процедуры. Упор делается на эффективность инноваций и стабильность. Органы по выработке и принятию решений становятся ведущими компонентами организации. Возрастает роль высшего руководящего звена организации, процесс принятия решений становится более взвешенным консервативным. Роли уточнены таким образом, что выбытие тех или иных членов организации не вызывает серьёзной опасности.
4. ЭТАП ВЫРАБОТКИ СТРУКТУРЫ. Организация увеличивает выпуск своих продуктов и расширяет рынок оказания услуг. Руководители выявляют новые возможности развития. Организационная структура становится более комплексной и отработанной. Механизм принятия решений децентрализован.
5. ЭТАП УПАДКА. В результате конкуренции, сокращающегося рынка организация сталкивается с уменьшением спроса на свою продукцию или услуги. Руководители ищут пути удержания рынков и использования новых возможностей. Увеличивается потребность в работниках, особенно тех, кто обладает наиболее ценными специальностями. Количество конфликтов не редко увеличивается. К руководству приходят новые люди, предпринимающее попытки задержать упадок. Механизм выработки решений централизован.

     Рассмотрим  характерные черты каждой из стадий развития организации.

     РОЖДЕНИЕ. Основатели организации выявляют неудовлетворённые  требования потребителя или социальные нужды. Целеустремлённость, способность  рисковать и преданность делу характеризуют этот этап. Нередко  используется директивный метод  руководства, требующий быстрого исполнения и тщательного контроля. Для тех, кто в этот период работает в организации, характерна наивысшая сплочённость и взаимодействие.

     ДЕТСТВО. Это – опасный период, поскольку  наибольшее количество неудач происходит в течение первых лет после  возникновения организации. Из моровой  статистики известно, что огромное число организаций небольшого масштаба терпят неудачу из – за некомпетентности и неопытности руководителя. Каждое второе предприятие малого бизнеса  терпит крах в течение  двух лет, четыре из пяти предприятий – в  течение пяти лет своего существования. Задача этого периода – быстрый  успех. Цели – здоровое существование, а не простое выживание. Не редко вся работа выполняется на пределе возможностей, чтобы не потерять темп возрастающего успеха. Управление осуществляется деятельным и подготовленным руководителем и его первоначальной командой.

     ОТРОЧЕСТВО. Во время этого периода  рост организации  осуществляется несистематично, рывками; организация всё больше набирает силу, однако координация проводится ниже оптимального уровня. Более организованные продукты постепенно заменяются рискованную  страстью к успеху. Налаживается планирование, работника бюджетов, прогнозов. Расширяется  приём на работу специалистов, что  вызывает трения с прежним составом. Основатели организации вынуждены  больше выполнять роль непосредственных руководителей, а не предпринимателей, проводя систематическое планирование, координацию, управление и контроль.

     РАНЯЯ ЗРЕЛОСТЬ. Отличительные признаки этого периода – экспансия, дифференциация и, возможно, диверсификация. Образуются структурные подразделения, результаты деятельности которых измеряются полученной прибылью. Используются многие общепринятые методы оценки эффективности, должностные инструкции, делегирование полномочий, нормы производительности, экспертиза, организация обучения и развития. Однако начинают проявлять себя тенденции бюрократизма, борьба за власть, местничества, стремление добиться успеха любой ценой.

     РАСЦВЕТ СИЛ. Имея в правлении акционеров, организация ставит на данном этапе цель сбалансированного роста. Структура, координация, стабильность и контроль должны иметь такое же значение, как и инновации, совершенствование всех частей и децентрализация. Принимается концепция структурных подразделений, результаты деятельности которых измеряются полученной прибылью. Новая продукция, рынок сбыта и технологии должны быть управляемы, а квалификационные навыки управленческого персонала – более отточены. С ускорением темпов роста по сравнению с предыдущими стадиями организация нередко переоценивает своих успехи и возможности.

     ПОЛНАЯ  ЗРЕЛОСТЬ. Имея компетентное, но не всегда ответственное руководство, организация действует практически сама по себе. Весьма часто устанавливается нежелательное состояние всеобщего благодушия. Несмотря на то что картина доходов вполне приемлема, темпы роста замедляются. Организация может отклоняться от своих первоначальных целей под влиянием внешнего давления. Вместе с тем слабости слишком очевидны. Эти симптомы нередко игнорируются руководством.

     СТАРЕНИЕ. Этот тип никогда бы не наступил, если бы руководство организации  постоянно осознавало необходимость  обновления. Конкуренты неизменно покушаются на долю организации на рынке. Бюрократическая  волокита, не всегда обоснованная стратегия, неэффективная система мотиваций, громоздкая система контроля, закрытость к новым идеям – всё это, вместе взятое, создаёт условия для «закупорки артерий». Как показывает практика, очень трудно остановиться и прекратить выполнение непродуктивной работы. Она вынуждена либо принять жёсткую систему обновления, либо погибнуть как самостоятельная структура, влившись в приобретающую её корпорацию. Организация откатывается назад, и вновь начинается борьба за её выживание.

     ОБНОВЛЕНИЕ. Организация в состояние подняться  из пепла. Это может сделать новая  команда руководителей, уполномоченных на проведение реорганизации и осуществление  плановой программы внутреннего  организационного развития. 

4. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ КУЛЬТУРА.

       Рассмотрение организаций как сообществ, имеющих общее понимание своих целей, значение и места, своих ценностей и поведения, вызвало к жизни понятие организационной культуры. Организация формирует свой собственный облик, в основе которого лежат  специфическое качество производимой продукции и оказываемых услуг, правила поведения и нравственные принципы работников, в деловом мире и т.п. Это – система общепринятых в организации значений в постановке дела, в формах отношений и в достижении результатов деятельности, которые отличают данную организацию от других.

     Характеристика  организационной культуры охватывает:

     а) индивидуальную автономность – степень  ответственности, независимости и  возможностей выражения инициативы в организации;

     б) структуру – взаимодействие органов  и лиц, действующих правил, прямого  руководства и контроля;