Понятия контроля и его виды

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

НОУ ВПО  «СИБИРСКИЙ ИНСТИТУТ БИЗНЕСА И ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ»

КАФЕДРА УПРАВЛЕНИЯ И ПСИХОЛОГИИ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

На тему: Понятия контроля и его виды 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнил(а): 

                     Мухина Елена Олеговна

              _____________________________

МО-291 
 

Проверил (а):

              _____________________________

Калекина  Анна Викторовна 
 
 
 
 
 

Омск, 2011 г.

Содержание 

Введение 

     Проблема  контроля является одной из наиболее важных в теории управления.

     Актуальность  выбранной темы данной работы определяется следующими обстоятельствами:

1. Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными.
2. Контроль используется для стимулирования успешной деятельности.
3. Контроль необходим для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней, так и внешней. Под неопределенностью подразумевается: изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.
4. Контроль очень важен для успешного функционирования организации.

Объектом данной работы является энергокомпания ОАО «НОВОСИБИРСК ЭНЕРГО»

     Предметом данной работы является контроль как функция управления.

     Цель  работы – изучение теоретических основ контроля как функции управления и анализ состояния практического применения контроля в системе управления реальными организациями.

     Задачи работы – оценка степени соответствия между теорией контроля и практикой реализации контрольной функции в системе управления современных организаций.

     Работа  состоит из трех глав, в первой главе  мы рассмотрим теоретические основы контроля, во второй анализ систем контроля и характеристику предприятия, смысл третьей главы является выявление мероприятий по совершенствованию систем контроля на предприятии. 
 
 
 

Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОНТРОЛЯ

1.1 Понятие контроля 

     Управленческий  контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы.

     Поэтому контроль выступает одним из главных  инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

     В функцию контроля входят: сбор, обработка  и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения [3, с. 15-16].

     Важной  функцией управленческого контроля является разработка стандартной системы  отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам  хозяйственной деятельности фирмы  в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

     Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

     Контроль  очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. [11, с. 24-25]. 

     1.2 Этапы контроля

Любая процедура контроля состоит из трех этапов:

-выработка  стандартов и критериев;

-сопоставление  с ними реальных результатов;

-принятие  необходимых корректирующих действий. 

     Менеджер  должен уметь реализовывать на каждом этапе комплекс различных мер.

     Выработка или установление стандартов и критериев — это первый этап контроля, показывающий, насколько близки функции контроля и планирования. Для первого этапа важно определить показатель результативности, точно определяющий то, что должно быть получено, чтобы поставленная цель считалась достигнутой.

     Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами это второй этап контроля. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям.

     Первой  стадией этого этапа является определение масштаба допустимых отклонении и принцип исключения. Определение масштаба допустимых отклонений.

     Второй стадией этого этапа является измерение результатов — самый трудный и дорогостоящий элемент контроля, позволяющий установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю.

     Третьей стадией этого этапа является передача и распространение информации, которые играют ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты.

Четвертой, заключительной, стадией этого этапа является оценка информации о результатах. Именно менеджер определяет степень нужности и важности полученной информации. Иногда оценка информации определяется политикой организации. [1, с. 30-31]. 
 
 

1.3 Виды контроля

В менеджменте  принято выделять три основных вида контроля:

- предварительный;

- текущий;

- заключительный.

     По  форме осуществления все эти  виды контроля схожи, так как имеют  одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

     Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

       Предварительному  контролю подлежит техническая документация и разработанная технология на соответствие требованиям стандартов, нормам и нормативам по данному продукту.

Осуществляется  также предварительная проверка организационной и управленческой структур, знаний руководящими кадрами  миссии, целей и задач, которые  предстоит выполнять предприятию, их готовность к работе, состояние долгосрочных, среднесрочных и оперативных планов, планов-графиков, инструкций и пр. [10, с. 32-34].

     В ходе предварительного контроля выясняются знание непосредственными исполнителями своих обязанностей, условия работы, формы оплаты труда и гарантии социального обеспечения.

     Кроме того, предварительный контроль может  быть направлен на подготовку предприятия к текущему плановому контролю. Например, к аккредитации или получению сертификата на право осуществлять определенный вид деятельности.

     Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время. Объектом текущего контроля являются подчиненные сотрудники.

     Применяют два основных вида текущего контроля — стратегический и оперативный. Стратегический контроль предполагает выяснение эффективности использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов и резервов. При этом  главный акцент делается на вопросы соответствия избранной стратегии и перенацеливание имеющихся средств на стратегически важные участки и направления. В ходе этого вида контроля готовится база стратегических данных, на основе которых могут вноситься соответствующие коррективы в ход производственного процесса.

     Оперативный контроль предполагает проверку текущей  технической, технологической и хозяйственной деятельности предприятия: выработанных и применяющихся норм и нормативов, норм выработки и временных нормативов, загрузки оборудования, машин, станков и механизмов, запасов сырья и материалов, комплектующих изделий и пр. Выясняются возможности устранения сверхнормативных запасов, сокращения незавершенного строительства и другие производственные, кадровые и финансовые вопросы. [3, с. 48-50].

     Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

     Суть  заключительного (итогового) контроля состоит в том, чтобы оценить  результаты деятельности предприятия  в целом или отдельных его подразделений. По его итогам проводится ряд мероприятий планового характера. Назначаются работники, ответственные за ход выполнения замечаний, предложений и распоряжений руководства, намечаются сроки, способы и средства реализации планируемых изменений.

     Говоря  о видах контроля, можно отметить и другую классификацию. Так, например, контроль может быть частным, общим, внутренним и внешним. Название этих видов контроля показывает, в каких объемах и кем он осуществляется.

     Важным  условием успешной работы менеджера является также самоконтроль. Во-первых, это обеспечивается грамотным и действенным руководством, и, во-вторых, сознательным отношением менеджера к своему делу и обязанностям. В результате на предприятии складывается хорошая морально-психологическая обстановка, возникает высокая организационная культура, улучшаются показатели работы. [2, с. 54-56]. 

     1.4 Оценка эффективности  систем контроля

     Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, то есть отражать общие приоритеты организации и поддерживать их. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой  цели. Если вы хотите сделать контроль эффективным, вы должны  тщательно следить за тем, чтобы эти самоочевидные средства контроля не  заняли более важного места, чем подлинные цели организации. [9, с. 16].

     Соответствие  делу. Для того,  чтобы  быть  эффективным,   контроль  должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

     Своевременность контроля. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность  контроля заключается не в исключительно  высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скоростью измерений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. [5, с. 17-18].

     Гибкость  контроля. Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится не нужным. Контроль, как  и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают, сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе контроля.

     Простота  контроля. Как правило, наиболее эффективный  контроль – это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых от предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что, если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней не понимают и не поддерживают ее, - такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

     Экономичность контроля. Очень редко стремятся  достичь при помощи контроля полного  совершенства в работе организации, поскольку прогрессирующим усовершенствованием  и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат усилий и средств.

     При этом можно выделить контрольные черты, которым и должен обладать эффективный контроль.

     1. Стратегическая направленность  контроля.

     Чтобы быть эффективным контроль должен отражать общие приоритеты организации.

     2. Ориентация на результаты.

     Конечная  цель контроля не в том, чтобы собрать  информацию, установить стандарты и  выявить проблемы, а в том, чтобы  решить задачи, стоящие перед

     организацией. Контроль можно назвать эффективным  только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.

     3. Соответствие делу.

     Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому  виду деятельности.

     4. Своевременность контроля.

     Система эффективного контроля - это система, которая дает нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризис.

     5. Гибкость контроля.

     Контроль  должен приспосабливаться к происходящим изменениям.

     6. Простота контроля.

     Контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

     7. Экономичность контроля.

     Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает ситуацию, не имеет право  на осуществление. [5, с. 19-22]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 2. АНАЛИЗ КОНТРОЛЯ 

     2.1 КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА ЭНЕРГЕТИКИ И ЭЛЕКТРИФИКАЦИИ «НОВОСИБИРСКЭНЕРГО» (ТЭЦ- 4) 

     ОАО «Новосибирскэнерго» — крупнейшее предприятие Сибири, занимающееся производством электрической и тепловой энергии. Энергокомпания была создана в апреле 1931 г., в 1993 преобразована в открытое акционерное общество. В состав генерирующих мощностей энергосистемы входят пять тепловых электрических станций: ТЭЦ-2, ТЭЦ-3, ТЭЦ-4, ТЭЦ-5 в Новосибирске и Барабинская ТЭЦ. В структуре энергокомпании 2 филиала: «Генерация» и «Локальные котельные». Кроме того, создан ряд дочерних компаний, профилированных по видам деятельности. Общая численность персонала группы компаний ОАО «Новосибирскэнерго» — 9 343 человека.

     Основные  виды деятельности:

     Производство  электрической и тепловой энергии

     Основные  виды продукции:

     Электроэнергия  — 64,7%

     Теплоэнергия  — 32,7 %.

     Электрическая мощность ОАО "Новосибирскэнерго" составляет 2 522 МВт, тепловая - 6 782 Гкал/час.

     Главным итогом года явилось то, что теперь электростанции «Новосибирскэнерго» имеют надежные технические возможности для полного и бесперебойного обеспечения электрической и тепловой энергией постоянно растущих потребностей предприятий, организаций и жителей Новосибирской области. Потребление электрической энергии в области выросло в 2009-м, по сравнению с 2008 годом, на 264,8 млн кВт/ч и составило 13,345 млрд кВт/ч. Тепловой энергии также было произведено и отпущено больше, чем в 2008 году. Ее отпуск потребителям вырос за год на 1,5 процента и составляет в 2009 году 12 млн 331 тыс. Гкал. Рост потребления тепла, как отмечают специалисты, был обусловлен более низкой температурой первого квартала прошлого года, а также значительным сокращением сроков испытаний тепловых сетей и своевременным устранением выявленных дефектов в сетях весной. Последние два фактора положительно сказались на снабжении потребителей горячей водой, что позволило увеличить ее потребление. Но главное - у генерирующих предприятий энергосистемы создан резерв тепловых мощностей, позволяющий увеличивать в связи с меняющейся обстановкой отпуск тепла и горячей воды. Прошедший год стал для компании итогом большой инвестиционной работы, которая велась три года. Введен в эксплуатацию 6-й энергоблок на самой современной в Сибири Новосибирской ТЭЦ-4. Это позволило значительно нарастить возможности системы по выработке тепловой и электрической энергии. В 2009 году начата реконструкция Новосибирской ГЭС. Завершенные инвестиционные программы позволяют полностью обеспечить потребности Новосибирской области в электрической и тепловой энергии в ближайшие 7-10 лет. [7, с. 34- 40]. 

     В 2009 году, как и в предыдущие годы, одним из приоритетных направлений инвестиционной программы "Новосибирскэнерго" было строительство и реконструкция электросетевого хозяйства. На многих подстанциях в Новосибирске и на территории области шла замена оборудования. Вместо существующих трансформаторов на подстанции будут установлены более современные, появится новое распределительное устройство ОРУ-110кВ с использованием электрогазового коммутационного модуля типа PASS МО. Кроме того, здесь будут действовать автоматизированные системы управления, автоматизированная информационно-измерительная система учета электроэнергии. Мощность и надежность подстанции значительно повысятся.

     Нельзя не отметить, что многие проблемы решаются благодаря конструктивной работе «Новосибирскэнерго», работе, направленной на интересы всех жителей города.

     В число основных задач энергокомпании на 2010 год входит подготовка и осуществление серьезной программы ремонтов. Необходимость ремонта каждого объекта будет определяться не только с точки зрения надежности его работы, но и по его экономической обоснованности, эффективности затрат. Сокращение издержек по-прежнему остается одной из главных целей. Определив тарифную политику на два года вперед, установив, что рост тарифов не может быть выше роста инфляции, мы должны сдерживать их за счет повышения эффективности работы энергосистемы. Кроме того, в целях снижения давления на тариф энергокомпания ведет поиск сторонних заказчиков, для которых наши ремонтные предприятия и инженерные службы могли бы выполнять профильные работы 

     Согласно утвержденного Советом директоров «Плана реконструкции и технического перевооружения по ОАО «Новосибирскгортеплоэнерго» на 2010 год» в течение 2010 года предусматривается выполнение мероприятий по реконструкции и новому строительству магистральных тепловых сетей и внутриквартальному тепловому хозяйству, на общую сумму 354,73 млн.руб. 

     Мероприятия по реконструкции магистральных тепловых сетей.

     В течение 2010 года планируется:

     - выполнить реконструкцию с увеличением диаметра на 2d 800 теплотрассы по ул. Промышленная.

     - осуществить строительство теплотрассы по ул. Орджоникидзе.

     Реконструкцию и новое строительство магистральных тепловых сетей предполагается выполнить за счет амортизационных средств ОАО «Новосибирскэнерго» при долевом участии в размере 98,4 млн.руб. ОАО «Новосибирскгортеплоэнерго».

     Ожидаемая экономия финансовых средств при выполнении данных мероприятий составит 62,6 млн.руб. Срок окупаемости – 3 года 8 месяцев.

     Сегодня по многим качественным и финансовым показателям новосибирская энергосистема не уступает энергетическим объектам Германии, Польши, Испании, ряду других развитых стран, а по эффективности работы, производительности даже превосходит их. Это не только вселяет в нас гордость, но и стимулирует стремиться к новым горизонтам. [8, с. 77-82]. 

      Таблица 1.1 – Анализ производства продукции в натуральном выражении