Понятия контролю та його місце в системі управління організацією освітньої сфери

20. Поняття контролю  та його місце  в системі управління  організацією освітньої  сфери 

       Контроль - это одна из функций управления организацией образ. Сфер.

Контроль - деятельность руководителей и представителей общественных организаций по установлению соответствия учебно-воспитательной, научной работы учебного заведения общегосударственным стандартам, нормативам.

Контроль  включает:

- разработку  и использование стандартов, критериев,  норм оценивания состояния разных  подсистем (подразделений) учебного  заведения;

- определение  сферы влияния каждой из этих форм;

- сбор  информации про степени соответствия  объектов контроля нормам;

- анализ  причин выявленых расхожестей;

- поиск  путей их преодоления;

- принятие  решений;

- проверка  выполнения решений.

        Особенность контроля в образовательном учреждении состоит в его оценочной функции - направленности на личность учителя. Если учитель молодой, то он сказывается на его профессиональном становлении; если это учитель со стажем - на укреплении или ослаблении его профессиональной позиции и авторитета в школе.

         Существующая практика внутришкольного контроля не лишена некоторых недостатков. Во-первых, это отсутствие системы контроля, когда нет распределения объектов контроля среди директора и его заместителей, когда контроль организуется во имя отчета и набора количества посещенных уроков или занятий. Во-вторых, это формализм в организации контроля, когда нет четко поставленной цели проводимого контроля, отсутствуют или не используются объективные критерии оценки. В-третьих, односторонность внутришкольного контроля, понимаемого как проведение контроля какой-либо одной стороны, одного направления педагогического процесса. Например, контролируется только учебный процесс или только уроки русского языка и математики и др. В-четвертых, участие в контроле только должностных лиц, без привлечения опытных учителей, методистов, или, наоборот, небольшое участие представителей администрации.

         В процессе внутришкольного контроля используются такие методы, как изучение школьной документации, наблюдение, беседы, устный и письменный контроль, анкетирование, изучение передового педагогического опыта, хронометрирование, диагностические методы, т.е. такие методы, которые позволяют получить необходимую объективную информацию. Методы взаимно друг друга дополняют, если мы хотим знать реальное положение дел, то должны по возможности использовать различные методы контроля.

        С контрольной функцией управления тесно связан этап регулирования или коррекции, т.е. процесс предупреждения и устранения возможных или фактических отклонений от заданных целей. Контроль - это главная функция управления, которая воспринимается как принуждение и ограничение, т. о контроль занимает одно из первых мест в системе управления организацией образовательной сферы. 

21. . Принципи та цілі функції контролювання. Самоконтроль в освітній сфері.

     Після планування, організування  і мотивування діяльності в  організації виникає потреба  в забезпеченні постійних спостережень  за ходом виробничо-господарських процесів та у виявленні проблем, які перешкоджають її успішному здійсненню.

    Контролювання - вид управлінської  діяльності щодо оцінки рівня  виконання завдань і досягнення  цілей, виявлення відхилень, збоїв,  недоліків та причин їх виникнення  з метою уникнення нагромадження й повторення помилок, мінімізації втрат, подолання складних організаційних проблем тощо.

       Контролювання є важливим чинником  забезпечення стабільності, передбаченого  рівня розвитку економічного  суб'єкта, уникнення криз. Важливими елементами контролювання є спостереження за станом суб'єктів економіки, цілеспрямований збір та аналіз інформації від них з метою прийняття оптимальних рішень.

    Контролювання як вид управлінської  діяльності (процес) реалізується на  засадах виконання контрольних операцій (контролю).

    Контроль - елемент і чинник управління  економічними суб'єктами, процесами,  який полягає у нагляді за  ними з метою перевірки відповідності  їх стану законодавчим нормам, визначеним стратегіям, цілям, програмам  розвитку тощо.

Об'єктивна  зумовленість і необхідність реалізації контролювання як функції менеджменту  зумовлені такими чинниками:

складністю  технологічних процесів в організації;

невизначеністю  середовища (зміни законів, політики, структури організації, технології,

ринку, складу і кваліфікації працівників  організації тощо);

динамізмом  науково-технічного розвитку;

ймовірністю виникнення кризових ситуацій;

особливістю глобалізації;

доцільністю підтримання успішних програм, напрямів діяльності організації;

тиском  з боку конкурентів;

боротьбою за ринки збуту товарів тощо.

Мета  контролю полягає в максимальному  забезпеченні фактичних результатів  очікуваним.

Принципи  контроля:базуватися на чітко визначених нормативах, гнучких, динамічних технологіях; відображати пріоритети організації відповідно до її стратегічного спрямування і діяльності;орієнтуватися на досягнення конкретних результатів; відповідати основному для організації виду діяльності; забезпечувати своєчасність, мобільність, надійність, гнучкість контрольних операцій; бути простим і зрозумілим; бути економічним.

Самоконтроль  являється важливою функцією в освітній сфері, який забезпечує системне відслідковування та оцінку ходу досягнення цілей (шляхом виконання планових завдань) самими працівниками без зовнішнього втручання. 

22. Етапи процесу  контролювання. зворотній  звязок при контролі.

     Процес контролю – це діяльність  об'єднаних у певну структуру  суб'єктів контролю (органів контролю, керівників, контролерів, громадських  організацій), спрямованих на досягнення  найбільш ефективним способом поставлених цілей шляхом реалізації певних задач і застосування відповідних принципів, типів, методів, технічних засобів і технології контролю.

   Сутність процесу контролювання  визначається його змістом і  технологією виконання. Зміст вказує на те, що саме підлягає контролюванню, на які параметри об'єкта контролю слід звертати увагу; технологія — описує, як саме його здійснювати, хто контролює, у якій послідовності.

Процес  контролювання здійснюється в кілька етапів.

1. Встановлення стандартів і критеріїв. Стандарт — це норма, модель, які стають мірилом інших об'єктів. Критерієм контролю виступають конкретні цілі, вибрані з планів і стратегій організації. Стандарт вказує на те, яким має бути кінцевий результат, щоб досягти поставлених цілей (наприклад, досягти певного рівня витрат з розрахунку на одиницю продукції, щоб збільшити частку фірми на ринку). Вони також дають змогу керівництву порівняти виконану роботу із запланованою.

2. Вимірювання досягнутих  результатів і  зіставлення їх  зі стандартами. Цей етап контролю передбачає:

- визначення масштабу відхилень;

- вимірювання результатів;

- передавання інформації про отримані результати;

- оцінювання досягнутих результатів.

   Масштаб відхилень — відхилення  від заданої траєкторії, яке необхідно фіксувати у процесі вимірювання. При цьому слід враховувати, що надто великий масштаб збільшує ризик несвоєчасного виявлення відхилень, а надто малий — спричиняє реагування системи контролю на незначні відхилення і потребує зайвих коштів на перевірку їх впливу на стан контрольованого об'єкта. Тому система контролю повинна спрацьовувати лише тоді, коли мають місце істотні для об'єкта контролю відхилення від стандартів.

    Вимірювання результатів — це  встановлення фактично досягнутих  результатів, які характеризують стан об'єкта контролю. Система вимірювання повинна відповідати тому виду діяльності, який контролюють. Розрізняють фізичний та динамічний виміри. Фізичний вимір стосується розміру, форми, зовнішнього вигляду об'єкта контролю. Основні одиниці — штуки, тонни, кілометри, гривні тощо. Динамічний вимір характеризує рівень використання ресурсів за якістю чи властивістю (наприклад, фондовіддача, матеріаломісткість, продуктивність). При вимірюванні важливо, щоб швидкість, повторюваність і точність контролю узгоджувалися з діяльністю, що підлягає контролю. Недотримання цієї вимоги призводить до зайвих витрат.

   Передавання інформації — це  процес надсилання отриманої  у процесі вимірювання інформації особі, що приймає рішення. Інформацію слід передавати у той момент, коли це потрібно для прийняття рішення. Тому необхідно з'ясувати, кому передавати інформацію, у якій формі, з якою регулярністю і як швидко вона має надходити; як забезпечити її повноту і достовірність. Часто ці питання вирішують, застосовуючи комп'ютерні інформаційні технології.

  Оцінювання  інформації — це зіставлення  фактичних результатів зі стандартами  і визначення ступеня їх досягнення. Передбачає обов'язкове з'ясування  достовірності отриманої інформації особою, яка приймає рішення. Ця ланка у процесі контролю мусить бути чітко налагоджена, щоб уникнути прийняття неефективного рішення про коригування дій.

3. Прийняття рішень  про коригування  дій. Від правильності дій на цьому етапі залежить ефективність функціонування організації. З огляду на це менеджер може обрати три лінії поведінки:

а) не втручатись у перебіг процесу (коли фактичні результати відповідають установленим стандартам);

б) коригувати дії, знайшовши причини, через які  стандартів не досягнуто. Існує два види корегуючого впливу — ліквідація причин відхилення (якщо вони можуть бути усунуті силами фірми) або ж пошуки кращих способів пристосування до нових зовнішніх умов (наприклад, зниження обсягу продажу продукції свідчить або про закінчення життєвого циклу продукту, тому його необхідно знімати з виробництва, або ж про неефективність тактики збуту, тому її слід змінити відповідно до нових тенденцій ринку);

в) переглянути  стандарти, цілі, якщо вони нереальні. Такі випадки найчастіше трапляються, коли керівник ідеалізує ділові та професійні якості своїх підлеглих, занадто оптимістично оцінює ситуацію; за несподіваності зміни зовнішнього середовища в небажаному для організації напрямі (наприклад, скасування пільг, якими користувалась фірма). Часто зміна стандартів пов'язана зі зміною вимог споживачів до продукту, який випускає фірма. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

23. Види контролю, типи поведінки при отриманні результатів контролю. 

  Существуют три основные виды контроля:

- предварительный; 

- текущий; 

- заключительный.

   Предварительный контроль. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ на стадии планирования и создания организационных структур

    Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения.

  В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях — по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

       Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

    К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования.

   Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Текущий контроль базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

    Заключительный контроль. При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

    Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он имеет две важные функции:

- одна из них  состоит в том,  что заключительный  контроль дает  руководству организации  информацию, необходимую  для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.

- вторая функция  заключительного  контроля состоит  в том, чтобы  способствовать мотивации.  Если руководство  организации связывает  мотивационные вознаграждения  с достижением  определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

   Люди є невід'ємним елементом контролю, як, проте, і всіх інших стадій управління. Тому при розробці процедури контролю менеджер повинен брати до уваги поведінку людей. 
 

Звичайно, то обставина, що контроль надає сильний  і безпосередній  вплив на поведінку, не повинна спричиняти ніякого здивування. Менеджери часто  навмисно роблять  процес контролю видимим, щоб надати вплив  на поведінку співробітників і примусити їх направити свої зусилля на досягнення цілей організації. 

На  шкода, хоч більшість  менеджерів добрі  знають про ті, що процес контролю може бути використаний для  надання позитивного  впливу на поведінку  співробітників, деякі  забувають про можливості контролю викликати ненавмисні зриви в поведінці людей. Ці негативні явища часто є побічними результатами наглядності дії системи контролю. 

Контроль  часто впливає  сильний чином  на поведінку системи. Невдало спроектовані системи контролю можуть зробити поведінку працівників орієнтованими на них, тобто люди будуть прагнути до задоволення вимог контролю, а не до досягнення поставлених цілей. Такі впливи можуть також привести до видачі невірної інформації. 

Проблем, виникаючих внаслідок  впливу системи контролю, можна уникнути, задаючи осмислені прийнятні стандарти контролю, встановлюючи двосторонній зв'язок, задаючи напружені, але досяжні стандарти контролю, уникаючи зайвого контролю, а також винагороджуючи за досягнення заданих стандартів контролю. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

24. Поняття регулювання та його місце в системі управління

   Регулювання - вид управлінської діяльності, спрямований на усунення відхилень, збоїв, недоліків тощо в керованій системі шляхом розроблення і впровадження керуючою системою відповідних заходів.

    Регулювання покликане усунути  всі недоліки, при цьому регулювальні  заходи можуть застосовуватись  на попередніх етапах технології  менеджменту (планування, мотивування,  організування). Для цього вдаються  до коригуючих дій, що базуються на виборі таких рішень:

- усунення  відхилень; 

-перегляд  стандартів та критеріїв; 

- усунення  відхилень з переглядом стандартів  і критеріїв.

  Особливість  регулювання полягає в тому, що, на відміну від функцій планування, організування та мотивування, які удосконалюються безпосередньо в керуючій системі організації, регулювання, як і контролювання, вдосконалюється в керуючій та керованій системах.

Регулювання передбачає такі етапи:

- розроблення  оперативних планів та завдань;

- організацію  виконання оперативних плані та завдань;

- організацію  поточного контролю; - регулювання  ходу робіт.

  Оперативне  регулювання здійснює керуюча  система організації, спрямовуючи  його на діяльність керованої.  Регулюючий вплив керуючої системи  повинен бути плановим і містити конкретні способи регулювання і контролю робіт.