Понятия управления, его функций

Содержание:

Введение…………………………………………………………..……………….3

Глава 1. Понятие функций управления и их взаимосвязь……………………...5    

Глава 2. Контроль в системе управления………………………………………..9

2.1. Понятие, сущность и основные задачи контроля…………………………..9          

2.1. Виды контроля……………………………………………………………....13

Глава 3. Характеристики эффективного контроля и система контроля……..23

3.1. Характеристики эффективного контроля…………………………...……..23

3.2. Контроллинг, как современная система контроля………………………..31

Заключение…………………………………………………………………….…33

Список литературы………………………………………………………………35

ВВЕДЕНИЕ  
 
       При рыночной системе хозяйствования деятельность коммерческой организации в широком смысле направлена на завоевание и удержание предпочтительной доли рынка, на достижение превосходства над конкурентами. Соответственно управленческий контроль коммерческой организации ориентирован преимущественно на обеспечение основных показателей эффективности функционирования в современных условиях:  
устойчивое положение организации на рынке (среди конкурентов),  
признание организации субъектами рынка и общественностью,  
своевременная адаптация систем производства и управления организации к перманентно меняющейся внешней среде (рыночной конъюнктуре).  
Таким образом, в конкурентной среде рыночных отношений эффективный управленческий контроль, при прочих равных условиях, является гарантией успешной деятельности организации. Контроль представляет собой процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль включает установление стандартов, измерение фактически достигнутых результатов и проведение корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Необходимость контроля заключается  в том, что он является неотъемлемым элементом сущности всякой организации. «Контроль и определение направления  — это синонимы», — считал П. Друкер. Множество разнообразных обстоятельств может помешать реализации планов и задуманных организационных структур. Изменения законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции могут сделать планы невыполнимыми. Источником неопределенности являются и люди, работающие в любой организации. Ошибки, возникающие внутри организации, переплетаются, множатся и, если их вовремя не исправить, могут привести к катастрофе, банкротству коммерческой организации, к развалу учреждения. Известно, что в большинстве создающихся мелких предприятий не понимают важности функции контроля, допущенные ошибки накладываются и нарастают, пока не происходит банкротство. Нередко организация не гибнет, а существует, но постоянно переходит из одного кризиса в другой.

Функция контроля — выявить  проблемы и скорректировать деятельность до того, как эти проблемы перерастут в кризис.  
Поддержка успешных действий — это также функция контроля, которая состоит в поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Необходимо определить, какие именно действия эффективно способствовали достижению целей организации. Это позволяет найти область расширения деятельности организации.

Широта контроля должна позволять  ему быть всеобъемлющим. Любой руководитель независимо от ранга должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть  своих должностных обязанностей. Все вышесказанное подтверждает актуальность изучения контроля как функции управления, процесса контроля, а также характеристик эффективного контроля, чему также уделено внимание в данной работе.  

Глава 1. Понятие функций управления и их взаимосвязь  
 
Управление в организации — это процесс, состоящий из последовательных действий по реализации функций управления для того, чтобы сформулировать и достичь ее цели (целей). Функциями управления называют управленческие действия, направленные на решение конкретных производственных и социальных задач для достижения целей организации.

Функции управления можно  также определить как виды управленческой деятельности, необходимые для организации  и руководства тем или иным объектом (организацией, предприятием, подразделением, группой) для осуществления  целенаправленной деятельности по достижению желаемого результата. Содержание функции  управления отражает две стороны  управленческой деятельности. Во-первых, функция определяет необходимые  действия (что необходимо делать) и, во-вторых, раскрывает конкретное содержание этих действий (как это делать).

Основными функциями управления являются планирование, организация, мотивация  и контроль. Эти функции реализуются  на всех уровнях управления (высший, средний и нижний уровни) и во всех видах деятельности организации. Содержание этих функций и сложность  управленческой деятельности на каждом уровне управления определяется конкретным перечнем задач, их спецификой и объемом.  
Функция планирования может быть определена как способ, с помощью которого руководство обеспечивает единое скоординированное направление усилий всех сотрудников на достижение общих целей организации (включая и формулирование самих целей).  
Функция организации представляет вид управленческой деятельности, направленной на обеспечение нормального функционирования организации в соответствии с определенным планом достижения желаемого результата. Она обеспечивает координацию деятельности всех подразделений и сотрудников организации для достижения поставленных целей¹.

Функция контроля в управлении реализуется как процесс, посредством  которого руководство организации  удерживает ее на запланированной траектории достижения целей, получая информацию о текущих результатах деятельности и устраняя выявленные отклонения от установленных показателей.

Функция мотивации предусматривает  действия, направленные на то, чтобы  побудить всех сотрудников организации  к результативной деятельности для достижения ее целей.

Приведенные функции управления находятся в тесной взаимосвязи: функция планирования взаимодействует  с функциями организации и  контроля, функция организации, в  свою очередь, тесно связана с  функциями планирования и контроля, а последняя (то есть функция контроля) взаимосвязана с функцией организации  и функцией планирования. Функции  планирования, организации и контроля тесно взаимосвязаны с функцией мотивации.

Приведенную взаимосвязь  функций управления принято называть внешней. Вместе с тем существует и тесная внутренняя взаимосвязь  рассматриваемых функций, проявляющаяся  в том, что элементы всех этих функций  являются составной частью каждой из них. Действительно: функция планирования содержит элементы функций организации, контроля и мотивации; функция организации  — элементы функций планирования, контроля и мотивации; функция контроля — элементы функций планирования, организаций и мотивации; функция мотивации элементы функций планирования, организации и контроля².  
 
Взаимосвязь задач управления, функций и результатов их действия представлена в следующей таблице.

 Таблица №1 - взаимосвязь задач управления, функций и результатов их действия

Например, задача управления — обоснование темпов планомерного развития системы производства —  вызывает к жизни общую функцию  — прогнозирование и планирование, а результатом ее воздействия  являются планы, прогнозы социального, экономического и научно-технического развития.

Ко второму классу относятся  задачи специфического характера. Они  вытекают из необходимости поддержания  непрерывности производственного  процесса, экономического обслуживания производства, развития коллектива как  социальной группы. Этот класс охватывает непосредственно производственную, научно-техническую, экономическую  и политическую область производства, а также научно-техническое развитие.

Задачи управления второго  класса требуют действия специфических  функций, к которым в первую очередь  относятся производственные функции  управления: технические, технологические, организации труда, обеспечения  сырьем и материалами, обслуживания производства. Задачи научно-технического развития производства требуют действия функций управления научно-техническим  прогрессом, экономического обслуживания — экономических функций, а социально-политического и духовно-идеологического развития производственного коллектива вызывают к жизни политические функций. Наиболее подробно остановимся на характеристике одной из общих функций управления - контроль.

Глава 2. Контроль в системе  управления

2.1. Понятия, сущность и основные  задачи контроля.

Функция контроля может быть определена как процесс, при помощи которого руководство получает информацию о  действительном состоянии дел по выполнению плана и о ходе решения  задач, направленных на достижение целей  организации. Реализация контроля включает также оценку отклонений от плана, определение  их причин и принятие управленческих решений.

Термин «контроль» практически  всегда вызывает, прежде всего, отрицательные  эмоции, связанные с ограничениями  самостоятельности, принуждением и  другими эмоциональными восприятиями, которые входят в противоречия с  индивидуальным представлением о свободе  личности. Один из аспектов функции  контроля, связанный с его формальной внешней стороной, действительно  состоит в обеспечении подчинения кому-либо или чему-либо. Однако основной задачей контроля является своевременное  принятие корректирующих действий для  обеспечения достижения организацией своих целей. И именно эта деятельность является главной в содержании функции контроля.

Контроль как функция менеджмента  представляет собой вид управленческой деятельности, обеспечивающий возможность  удержания организации на выбранном (запланированном) пути достижения целей  путем периодической оценки, сопоставления  текущих результатов деятельности организации с установленными планами (стандартами) и принятия необходимых корректирующих действий³.

Для обеспечения этой функции на всех предприятиях создаются соответствующие  системы контроля с целью организации  оперативной обратной связи между  реальными показателями деятельности предприятия и его планами. Чем  точнее и оперативнее такие системы, тем большая вероятность достижения желаемого результата за счет своевременной  корректировки как предпринимаемых  усилий для достижения целей, так  и самих целей с учетом изменения  реальной ситуации во внешней и внутренней среде организации. Критерием эффективности  любой системы контроля служит ее способность обеспечивать возможность (организационные и информационные условия) для принятия своевременных  управленческих воздействий по достижению целей организации.  
Все системы контроля, несмотря на их огромное разнообразие, базируются на единой идее обратной связи и на единых элементах функции контроля. К основным элементам функции контроля обычно относят этапы процесса контроля. Необходимыми элементами организации контроля также являются типовые технологии реализации функции контроля и основные задачи, решаемые контролем для достижения целей организации.  
Этапы процесса контроля (как основные элементы контроля) включают:  
Установление показателей деятельности предприятия, которые должны оцениваться в процессе контроля.

Измерение фактически достигнутых  результатов и определение отклонений от установленных величин (стандартов). Проведение корректировок в случае, когда достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Единые элементы технологии контроля отражают структуру и содержание работ по организации системы контроля на предприятии. Создание организационного механизма реализации функции контроля связано с проведением определенной совокупности работ, выполнение которых является обязательным (или настоятельно рекомендуемым) при создании конкретной системы контроля, в том числе:

1. Определение (выбор) концепции контроля: система контроля, процесс или процессы контроля, частные проверки тех или иных показателей.
2. Определение области контроля, включая качество продукции, производительность труда, себестоимость продукции и т.д.
3. Определение целей и структуры органов контроля.
4. Определение и учет общих требований и норм контроля (этические, правовые, производственные и т.п.).
5. Определение объема контроля — полный, сплошной, эпизодический, выборочный, финансовый и другие возможности.
6. Методы контроля — качественные, количественные, визуальные, инструментальные, автоматизированные, неавтоматизированные, разрушающие, неразрушающие.

         Контроль является неотъемлемым элементом эффективной деятельности организации. Необходимость функции контроля вытекает из самой сути деятельности организации, так как планы и обеспечивающие их структуры всегда содержат неполноту и неопределенность представления руководством организации ее деятельности в будущем. Множество разнообразных факторов внешней среды и обстоятельств внутри самой организации также могут помешать в достижении желаемого результата. Кроме того, изменения внешней среды и самой организации также могут создать новые возможности для достижения ею более весомого результата (дополнительной экономической или социальной выгоды). Эти и другие проблемы должны быть учтены при организации системы контроля на конкретном предприятии ⁴.

С учетом этого основные задачи реализации функции контроля должны включать:

• обнаружение и устранение неопределенности;
• предупреждение возникновения кризисных ситуаций;
• поддержание успеха и широту контроля.

2.2. Виды контроля

В практике используют три вида управленческого  контроля: предварительный, текущий и итоговый (рис.1)

Рис. 1. Время осуществления основных видов контроля

Предварительный контроль (контроль по правилу рецептурных книг) по своему содержанию относится к организационному контролю, в задачу которого входит проверка готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы  управлениях к работе.

Управленческая система проверяется  на соответствие существующей структуре  организации, на качество принятых решений, подготовленных документов, степень  ознакомления с ними исполнителей и  усвоения ими стоящих задач. Контроль за персоналом призван определить готовность его к решению предусмотренных  задач, понимание людьми целей своей  деятельности, знание прав и обязанностей, норм выработки, условий поощрения. Предварительный контроль затрагивает  состояние материальных и финансовых ресурсов организации или соответствующего подразделения, их наличия, соответствие потребностям по структуре и количеству, гарантированность поставок и пр.⁵ Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдений - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Человеческие  ресурсы. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Материальные  ресурсы. Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области .состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Финансовые ресурсы. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет , который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца⁶.

Текущий контроль воплощается в формах стратегической и оперативной. Стратегический выявляет эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей как по количественным, так и по качественным показателям. Он сводится к сбору, обработке и оценке информации о производительности⁷. Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально  одновременно с выполнением самой  работы. Скорее он базируется на измерении  фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль, таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Системы обратной связи. Обратная связь, в том смысле, в каком этот термин будет использоваться здесь, это  данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение  начальника подчиненным о том, что  их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы  обратной связи позволяют руководству  выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед  нею задачам.

Контроль при помощи систем обратной связи не является изобретением теории управления организациями. Такие системы - одно из наиболее широко распространенных явлений природы. Все живые организмы для того чтобы выжить, используют системы контроля на базе обратной связи. Поддержание внутренней температуры тела на уровне 36,6°С достигается при помощи автоматической исключительно сложной системы контроля с обратной связью. Вы используете контроль с обратной связью, когда берете в руки какой-либо предмет. Ваши глаза видят этот предмет и посылают соответствующую информацию в мозг, а тот направляет команды мускулам дотянуться, взять и поднести этот предмет поближе. Когда руки направляются к этому предмету, глаза оценивают правильность выбранного направления, а мозг отдает мускулам соответствующие корректировочные команды. Если вы отключите системы обратной связи, закрыв глаза, то, если искомый предмет мал или быстро движется, велика вероятность, что ваши руки не сумеют захватить его из-за отсутствия контроля.

Все системы обратной связи (биологические  или организационные) состоят из одних и тех же фундаментальных  элементов и работают на одних  и тех же принципах. Примером типичной простой системы контроля с обратной связью может служить термостат  и обогреватель, используемый для  регулирования температуры жилого помещения. Задача этой системы, в которой  вы являетесь элементом, задающим конкретную цель, состоит в поддержании температуры  помещения на определенном уровне. Термометр термостата является датчиком, осуществляющим мониторинг и измерение  внешнего фактора, т.е. температуры  воздуха. Если измерения показывают, что температура выше или ниже заданного уровня, специальный коммутационный механизм преобразует эту информацию в форму, позволяющую системе начать действовать, т.е. в данном случае в электрические импульсы, которые включают или выключают обогреватель. До той поры, пока температура воздуха остается ниже заданного уровня, термостат продолжает передавать обогревателю команду продолжать работать. Когда датчик получает информацию о том, что температура достигла требуемого уровня, он посылает электрический импульс, отключающий нагреватель. Процесс этот повторяется всякий раз, когда температура падает ниже требуемого уровня. При этом термостат и обогреватель действуют в качестве системы контроля, корректирующей отклонения температуры воздуха в помещении от заданного уровня. При условии, что такая система работает нормально, она будет обеспечивать соблюдение условий комфортности в данном помещении.

Системе термостат-обогреватель присущ ряд ограничений, характерных для  всех систем с обратной связью. Эффективность  датчика определяется его точностью. Если термометр измеряет температуру  воздуха не точно, то и температура  помещения будет, соответственно, отличаться от требуемого уровня. Кроме того, эта  система не может реагировать  на изменения температуры быстрее, чем это позволяют возможности  термометра, коммутационного механизма  и обогревателя. Помимо этого, термостат  рассчитан на работу только в определенных климатических условиях. Его функционирование базируется на предположении, что климатические  воздействия будут всегда сводиться  к тому, чтобы понизить температуру  в помещении ниже требуемого уровня. Если погода начнет меняться более  радикально, как это, например, происходит летом, то подобная система перестанет функционировать и обеспечивать заданное значение температуры, - она  просто не умеет понижать ее. Если вы хотите также предусмотреть и  воздействие летней жары, вам понадобится  устанавливать более сложную  систему, которая может выбирать режим нагрева или охлаждения. (Конечно, такая система будет  стоить дороже, и использование более  эффективного механизма может оказаться  не по карману).

Организационные системы с обратной связью. Системы контроля с обратной связью, используемые в управлении, во многом похожи на описанный выше термостат. И те и другие системы  влияют на «входы», чтобы достичь  требуемых характеристик на «выходе». «Входом» для организационных систем с обратной связью являются все виды ресурсов: материальных, финансовых и  человеческих. «Выходом» таких систем являются товары или услуги. Но есть одно очень важное отличие. Система термостат – обогреватель - это замкнутая система контроля, т.е. она работает непрерывно и автоматически без внешнего вмешательства. Большинство организационных систем контроля с обратной связью относятся к открытым, или незамкнутым системам. Внешний для таких систем элемент - руководитель-менеджер, регулярно воздействует на эту систему, внося изменения как в ее цели, так и в функционирование. В управлении необходимы системы именно открытого типа, поскольку на организацию оказывают воздействия очень много переменных величин.

Все системы с обратной связью:

1. Имеют цели

2. Используют внешние ресурсы

3. Преобразуют внешние ресурсы  для внутреннего использования

4. Следят за значительными отклонениями  от намеченных целей

5. Корректируют эти отклонения  для того, чтобы обеспечить достижение  целей

Отклонения, на которые система  должна реагировать, чтобы достичь  своих целей, могут вызываться как  внешними, так и внутренними факторами. К числу внутренних факторов следует  отнести проблемы, связанные с  переменными величинами.

Внешние факторы - это все то, что  воздействует на организацию из окружающей ее среды: конкуренция, принятие новых  законов, изменения технологии, ухудшение  общей экономической ситуации, изменения  системы культурных ценностей и  многое другое, что мы обсуждали  ранее. Вполне допустимо рассматривать  управление в основном как попытку  обеспечить функционирование организации  в качестве системы с эффективной  обратной связью, т.е. как системы, обеспечивающей выходные характеристики на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних  и внутренних отклоняющих факторов. Однако, как мы с вами уже поняли, хорошее управление выходит далеко за рамки простого стремления обеспечить статус «кво» и адекватно реагировать на возникающие проблемы. Если организация не стремится адаптироваться и усовершенствовать свою деятельность, изначально заняв активную позицию, она вряд ли останется эффективной в долгосрочном плане⁸. Текущий контроль обычно существует в формах стратегического и оперативного контроля.