Порядок хранения и уничтожения документов бухгалтерского учета
Содержание
Введение
1. Роль и
значение бухгалтерских
2. Классификация документов и их характеристика
3. Унификация и стандартизация документов
4. Порядок
хранения и уничтожения
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Значение документов в бухгалтерском учете чрезвычайно велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движений путем сплошного, непрерывного документального учета всех хозяйственных операций. Объектами бухгалтерского учета являются: имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности.
Документооборот - это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.
Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Цель курсовой работы - проанализировать и разобрать, что же такое документирование, какова его роль и положение в работе предприятия (организации) и каковы принципы составления документации в бухгалтерском учёте. Ведь по закону бухгалтерские документы являются своего рода оправдательными документами, имеющими юридическую силу
« Нет документа - нет записи!»
Один из принципов бухгалтерского учета.
Также в курсовой работе будет затронут вопрос о классификации бухгалтерских документов, ее значении и применении.
1. Роль
и значение бухгалтерских
Экономическое значение бухгалтерских документов выражается в том, что они дают оперативную информацию, с помощью которой следят за рациональным использованием ресурсов организации, выявляют случаи бесхозяйственности и устанавливают виновных в этом лиц. Исключительно велика роль бухгалтерских документов в укреплении внутрихозяйственного расчета, соблюдении режима экономии, охране собственности, выявлении случаев хищений и злоупотреблений. Правильно организованная документация позволяет не только выявлять, но и предупреждать злоупотребления и бесхозяйственность в использовании собственности.
Важное значение приобретают бухгалтерские документы при предварительном контроле, осуществляемом руководящими работниками при подписании документа, и последующем контроле, производимом в форме документальных ревизий.
Бухгалтерские документы имеют и большое правовое значение. Своевременно и правильно оформленные бухгалтерские документы являются единственным подтверждением совершения хозяйственных операций и их законности. Они имеют доказательную силу при разрешении в суде и арбитраже различных претензий и споров с другими организациями и лицами, а также служат единственным законным основанием для учетных записей.
По мере развития технических средств документирование постепенно превращается в составную часть первичного учета. Вместе с тем бухгалтерский учет предъявляет повышенные требования к первичному учету. В первую очередь это касается правильного оформления документов, юридически подтверждающих отражаемые хозяйственные операции.
Документ (от лат.: образец, свидетельство, доказательство) в широком смысле слова - это материальный предмет, на котором с помощью различных средств и способов зафиксирована информация в целесообразной для восприятия форме.
Бухгалтерский документ содержит данные о факте хозяйственной деятельности, которые подлежат обработке и отражению на счетах. Оформление документа должно соответствовать всем юридическим нормам и служить доказательством отражаемого факта. Следовательно, бухгалтерским документом можно назвать любой материальный носитель данных, который позволяет юридически доказательно подтвердить хозяйственные факты и право на их совершение.
Факт совершения хозяйственных операций, проводимых организацией, подтверждается первичными учетными документами. Первичный учетный документ - документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. Они имеют юридическую силу и составляются ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь (для Национального банка Республики Беларусь, банков - Национальным банком Республики Беларусь), по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организацией соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утвержденных типовых форм или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы.
Первичный учетный документ в обязательном порядке должен заполняться в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, -- непосредственно после ее совершения. Он должен заполняться в соответствии с предъявленными требованиями и подтверждаться уполномоченными на это лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.
Документированию подлежат все хозяйственные операции в момент их совершения.
Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое значение.
Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности предприятий заключается в том, что они используются для передачи распоряжений от распорядителя к исполнителям, т.е. в них правильно, точно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия. Они подтверждают достоверность и точность данных счетов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, помогают выявить возможные ошибки в бухгалтерских записях.
Юридическое (правовое) значение документов заключается в том, что, подтверждая правильность зарегистрированных в учете фактов, документы являются неопровержимым доказательством при спорах, возникающих между данным предприятием и другими организациями и лицами. Данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта хозяйствования
Судебные органы и арбитраж признают за документами юридическую силу письменного свидетельства в том случае, когда они составлены своевременно и оформлены надлежащим образом.
Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что посредством документации контролируется правильность совершения хозяйственных операций, ведется анализ производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, выявляются причины любых хозяйственных нарушений. Они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности хозяйственных операций. Такие документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении аудиторских проверок, служат также и основанием проведения и источником информации контроля и ревизии, судебно-бухгалтерской экспертизы по определению суда или следственных органов.
В процессе оформления и обработки документов осуществляется самоконтроль за соблюдением расчетно-платежной и кредитной дисциплины, за экономным и рациональным расходованием материальных и трудовых ресурсов в первичных подразделениях предприятия.
Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что именно они являются источником оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений для регулирования процессов деятельности предприятия. С помощью информации бухгалтерских документов можно добиваться взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимума прибыли от деятельности предприятия.
Экономическое значение документов заключается в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета на предприятии и в его отдельных центрах ответственности, базирующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные документов используются для определения экономических и производственных показателей деятельности предприятия.
Бухгалтерские документы выполняют следующие основные информационные функции:
- впервые
фиксируют данные о факте
- создают возможность первичного контроля за совершением хозяйственных операций и других фактов хозяйственной деятельности за действиями должностных и материально ответственных лиц;
- позволяют
передавать данные о
- обеспечивают
хранение данных о
Совокупность всех этих функций позволяет рассматривать бухгалтерские документы в качестве способа сплошного наблюдения, отражения и контроля фактов хозяйственной деятельности, получения в них сведений, необходимых для организации бухгалтерского учета.
2. Классификация документов и их характеристика
Множество хозяйственных операций, совершаемых в процессе выполнения планов, требует применения большого количества разных по содержанию, назначению и форме документов. Бухгалтерские документы в зависимости от их особенностей классифицируются по назначению, содержанию, объему, способу охвата хозяйственных операций и тд.
Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражена в их классификации:
По назначению
документы различают
Распорядительные дают право на совершение строго определённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определённую сумму в банке с её расчётного счёта. В качестве распорядительного документа можно привести доверенность на получение товарно-материальных ценностей.
Оправдательные подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так, авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчётным лицом бухгалтеру. В качестве оправдательного документа можно привести документ по оприходования денежных средств.
Документы бухгалтерского оформления самостоятельного назначения не имеют. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому, они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурных подразделения предприятия между отдельными видами выпускаемой ими продукции. Различные справки-расчёты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учёте сумм, исчисленных в возмещение обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами и т.п.
Комбинированные документы сочетают в себе признаки вышерассмотренных документов. Например, после утверждения руководителем израсходованных подотчётных сумм авансовый отчёт приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учёту указанную сумму, подтверждённую оправдательными первичными документами (квитанции на проживание, билеты за проезд и пр.). Указание же в авансовом отчёте бухгалтерских проводок по списанию этой суммы даёт основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления.
Отмеченные достоинства комбинированных документов делают их весьма распространёнными в практике бухгалтерского учёта.
По порядку формирования различают первичные и сводные документы.
Первичные документы находятся в начале технологической цепочки учётного процесса. Он составляют основу первичного учёта. Именно в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путём предварительного его наблюдения и измерения. К ним относятся инвентарная карточка учёта основных средств, акт о приёмке материалов и др.
Сводные документы составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью сокращения первичных документов. Обобщение последних таким путём предоставляет возможность на другом уровне анализировать информацию о совершаемых хозяйственных операциях. Так, в представленных материально-ответственными лицами товарных отчётах за определённый отрезок времени в денежном выражении отражается движение товарно-материальных ценностей по приходу и расходу. Основанием для составления товарных отчётов явились первичные учётные документы (акты приёмки, акты на списание и пр.).
Кассовые отчёты составляются по данным приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним оправдательных документов (платёжно-расчётных или платёжных ведомостей на выдачу заработной платы, заявлений на оказание материальной помощи и т.п.).
Первичные и сводные учётные документы могут составляться как на бумажных, так и машинных носителях информации. Если документ составлен на машинном носителе, то одновременно для других участников хозяйственных операций должна быть подготовлена его копия в бумажной форме. Данное условие сохраняется также при наличии требования правоохранительных органов и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим законодательством.
По способу использования применяются разовые и накопительные документы. Их различие - в степени охвата хозяйственных операций.
Разовые документы фиксируют единовременно в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определённых требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нём, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учёте. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов и др.
Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определённый отрезок времени (день, декаду, месяц).
Их преимущество проявляется в сокращении первичных учётных документов и усилении контроля за движением имущества и обязательств. Кроме того, значительно упрощается техника ведения бухгалтерского учёта.
Примером таких документов являются накопительные наряды по начислению заработной платы рабочим массовых профессий, выполняющим ежедневно одни и те же операции. Они, как правило, ведутся на бригаду и закрываются один-два раза в месяц.
При ежедневном отпуске однотипных материалов в производство в качестве накопительных документов применяются лимитно - заборные карты.
По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.
Внутренние документы оформляются в организации. Они имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчёты подотчётных лиц, табели учёта использования рабочего времени, инвентарные карточки учёта основных средств, приходные ордера и пр.
Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения и т.п. Требования, предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основном одни и те же. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, которые должны содержать обязательные реквизиты.
По количеству учётных позиций различают однопозиционные и многопозиционные документы.
Однопозиционные документы носят узко специализированный характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования объекта учёта (например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру).
Если в документе представлены операции по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределах одной группы (подгруппы), то такие документы называются многопозиционными (многострочными). Примером таких документов являются расчётно-платёжные ведомости, лимитно-заборные карты и др.
Многопозиционные документы находят в последнее время широкое применение в практической учётной работе. Преимущество их - в уплотнении информации, поскольку справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в условиях внедрения автоматизированного учёта.
По оформлению однородных операций выделяют унифицированные и специализированные документы.
Унифицированные документы это типовые документы, утверждённые в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Среди унифицированных документов различают авансовые отчёты, платёжные поручения и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РБ.
Автоматизация бухгалтерского учёта расширяет возможности разработки и применения унифицированных первичных документов и электронных версий.
Унификация документов ведёт к упорядочению документации. Она должна осуществляться одновременно со стандартизацией документов, т.е. разработкой одинаковых размеров их бланков. Это позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.
Специализированные документы применяются в отдельных отраслях экономики республики (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве - карточка учета надоя молока и др.)
По способу заполнения различают документы, заполняемые: вручную; на пишущей машинке; полностью составляемые автоматизированным путём.
К документам, заполняемым вручную, относятся документы внутреннего пользования. К ним в первую очередь относятся различного рода разработочные таблицы: начисление износа по малоценным и быстроизнашивающимся предметам, основным средствам, а также накопительные ведомости и пр.
Документы, заполняемые частично механизированным путём, представлены чаще всего в виде макетированных карт. При этом речь идёт не столько о заполнении документов указанным путём, сколько о машинном, скорее техническом, способе измерения хозяйственных операций. С этой целью применяются различного рода приборы и устройства: счётчики, автоматические весы, мерная тара, пишущие электрические и иные машины.
По воспроизведению информации документы подразделяются на: подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.
Подлинник (оригинал) - это оформленный и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции (первый экземпляр товарно-транспортной накладной).
Копия - это воспроизведение всех реквизитов документа-подлинника (второй и последующие экземпляры товарно-транспортной накладной).
Выписка - копия части документа (выписка из приказа, решения протокола).
По срокам хранения различают документы текущего срока хранения - от 1 до 5 лет (кассовые ордера, доверенности) и постоянного хранения (баланс).
Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:
организационно-
финансово- расчетные - документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;
документы по снабжению и сбыту - материальные документы.
3. Унификация и стандартизация документов
Бухгалтерская информация, отражаемая в учетных документах, должна быть не только качественной, т. е. соответствовать фактически произведенным хозяйственным операциям по их характеру, количественному и денежному выражению, но и эффективной, т. е. формироваться с наименьшими затратами труда и времени.
Многообразие и большой объем данных первичного учета, различные условия их получения и регистрации, значительная сложность процесса заполнения их носителей и другие особенности создают определенные трудности в организации работы на первой стадии учетного процесса.
Исходные данные, полученные в результате наблюдения и отражения происходящих хозяйственных операций в их носителях, являются основой для организации бухгалтерского учета. Поэтому от их достоверности, срока получения, обработки и выдачи заинтересованным потребителям зависят правильность и обоснованность принимаемых управленческих решений.
Практика показывает, что на достоверность исходной информации во многом влияет способ регистрации данных и применяемых средств для записи на информационные носители. Точность исходной информации значительно повышается при использовании более передовых и прогрессивных технических средств для подсчета, измерения и регистрации необходимых показателей.
Однако уровень автоматизации первичного учета на наших предприятиях остается очень низким. Большая часть работы по подсчету, измерению и регистрации исходных данных осуществляется вручную.
В условиях перехода на международные стандарты учета и отчетности, ориентированные на высокий уровень автоматизации, необходимо шире применять всевозможные средства вычислительной техники по всем стадиям учетного процесса.
Имеются различные пути совершенствования организации первичного учета с использованием ЭВМ. Однако для каждого отдельного предприятия необходимо искать свое решение, учитывающее его особенности, объем учетной информации и организацию учета.
В этих условиях можно выделить следующие общие направления совершенствования первичного учета:
сокращение и изъятие из первичных документов постоянных реквизитов и запись их в память ЭВМ;
сокращение общего объема первичной информации за счет исключения из нее условно-постоянной информации;
использование унифицированных и стандартных первичных документов;
обеспечение мест возникновения информации на предприятиях необходимыми средствами сбора, измерения, регистрации, накопления и ввода данных в вычислительную машину:
повышение материальной и моральной ответственности работников предприятия за поддержание в рабочем состоянии технических средств первичного учета, разработку и внедрение новых технических и программных средств.
Улучшению организации учета в значительной степени способствуют
унификация и стандартизация документов.
Унификацией документов называется разработка и применение единых их форм для регистрации однородных хозяйственных операций в различных отраслях экономики. Унификация приводит к экономии средств на изготовление документов, упрощает их оформление и способствует автоматизации учетной информации. Примером унифицированных документов являются доверенности, кассовые ордера и др.
Стандартизацией называется установление одинаковых размеров бланков однотипных документов. Это сокращает расход бумаги на изготовление, упрощает обработку и хранение документов.
4. Порядок
хранения и уничтожения
документация бухгалтерский учет
В течение определенного времени, как правило, 1--3 месяцев, первичные документы находятся на обработке у работников бухгалтерии.
Обработанные документы до сдачи месячной (квартальной) отчетности находятся в бухгалтерии для отражения их информации в регистрах бухгалтерского учета. После окончания учетного процесса за месяц документы комплектуются в дела и хранятся в текущем архиве бухгалтерии. Для текущего архива бухгалтерии выделяется отдельная комната, оборудованная полками, шкафами, закрываемая на ключ. Ключ хранится у лица, на которого возлагаются обязанности по ведению и организации текущего архива бухгалтерии. Это лицо отвечает за сохранность документов, сданных в текущий архив бухгалтерии, и готовит в дальнейшем документы для передачи их в архив предприятия.
Порядок хранения документов установлен Законом Республики Беларусь о Национальном архивном фонде и архивах. Оправдательные первичные документы хранятся отдельно от регистров синтетического и аналитического учета (журналов-ордеров, ведомостей и т. п.). Первичные документы, относящиеся к определенному журналу-ордеру или ведомости, группируются в один том. При этом внутри тома документы подшиваются в той последовательности, в какой сделаны записи в журнале-ордере или ведомости. В том случае, если количество первичных документов велико и их невозможно сброшюровать в один том (каждое дело должно содержать не более 250 листов, что составляет 30--40 мм толщины), допускается создавать несколько томов. В конце дела помещается заверительный лист с записью: "В дело подшито ... листов. _________ ________________
Должность Подпись Ф. И. О. ответственного лица
Дата_________
Выдача первичных документов, учетных регистров и бухгалтерских отчетов из архива бухгалтерии и предприятия разрешается только по распоряжению главного бухгалтера.
Выемка из дел первичных документов, как правило, не допускается. Однако с разрешения руководителя предприятия в отдельных случаях выемка документов может быть осуществлена. В этом случае составляется акт о выдаче документов во временное пользование. Этот акт вкладывается на место вынутых документов и хранится до возвращения последних.
Изъятие первичных документов и учетных регистров из архива предприятия может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов и в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом.
При пропаже или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает комиссию по расследованию причин гибели или пропажи. В необходимых случаях в комиссию приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного надзора. По результатам работы комиссии составляется акт, который утверждается руководителем предприятия. Один экземпляр акта направляется вышестоящей организации.
По истечении года документы передаются в архив предприятия под ответственность архивариуса, обязанности которого определяются положением о заводском архиве.
При сдаче документов в архив предприятия их подразделяют на:
документы, используемые в практических целях со сроком хранения 3--5лет и подлежащие после этого уничтожению без разрешения архивного учреждения:
документы, подлежащие хранению длительный срок.
Для отбора документов по срокам их хранения приказом по предприятию создается постоянно действующая экспертная комиссия.
