Порядок и особенности разработки должностной инструкции секретаря руководителя

     РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

     Факультет социального управления

     Кафедра управления персоналом, документоведения и архивоведения 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Курсовая  работа на тему

     Порядок и особенности разработки должностной инструкции секретаря руководителя 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Москва 2010

     Содержание:

     Введение…………………………………………………………………….3

     Глава 1. Особенности использования должностной инструкции в организации……………………………………………………………………….6

1. Понятие должностной инструкции………………………………..6

     1.2 Нормативно-правовые акты, регулирующие порядок составления должностных инструкций……………………………………………………….11

     Глава 2. Особенности разработки должностной инструкции для секретаря руководителя………………………………………………………..15

     2.1 Квалификационная характеристика секретаря руководителя…15

     2.2 Описание примерной должностной инструкции секретаря руководителя……………………………………………………………………22

     Заключение……………………………………………………………….30

     Глоссарий

     Приложение 1. « Положение о должностной инструкции»

     Приложение 2. «Должностная инструкция секретаря руководителя»

     Введение

     Актуальность  темы. Совершенствование работы секретаря может осуществляться только при наличии четких требований предъявляемых к сотруднику. Эти требования могут и должны быть закреплены в должностной инструкции. Однако зачастую в организациях пользуются типовой инструкцией для секретаря, не учитывая тех особенностей, с которыми связана деятельность организации. Это приводит к тому, что предъявляемые требования оказываются заниженными, а значит и принимаемый на работу сотрудник менее квалифицированный, чем требуется для выполнения возложенных на него функций. Решение этой проблемы возможен путем создания должностной инструкции, в которой четко будут прописаны требования, предъявляемые к секретарю, а также его обязанности и права с целью повышения уровня, как сотрудника, так и всей организации в целом.

     Секретарь – одна из самых распространенных профессий на современном рынке  труда. Популярность этой профессии  повышается в связи с переходом  к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских  и других структур. Можно сказать, что качество и эффективность  работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря  со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических  функций. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного  структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность  о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию  телефонных разговоров. Секретарская работа требует умения быстро переключаться  с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и  разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря  – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Осуществление функций любого предприятия связано с составлением, получением и направлением документов¹.

     Квалификационные  и иные требования, предъявляемые  в настоящее время к секретарям, достаточно обширны. Секретари выполняют большое количество работ не только по документационному обеспечению управления, но и по составлению и оформлению документов по личному составу, при этом он должен не только быстро печатать, правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями.

     Цель курсовой работы: дать квалификационную характеристику работы секретаря руководителя и основываясь на этом описании разработать должностную инструкцию.

     Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

1. изучить порядок составления должностной инструкции;
2. рассмотреть нормативно-методические материалы необходимые для разработки должностной инструкции;
3. описать направления деятельности секретаря руководителя;
4. разработать примерную должностную инструкцию для секретаря руководителя.

     Объектом  исследования является должностная инструкция секретаря руководителя.

     Предметом является порядок и особенности разработки должностной инструкции.

     Гипотеза  – грамотно составленная должностная инструкция секретаря руководителя служит основанием для эффективной работы, определения правомерности тех или иных действий на рабочем месте, разрешения трудовых споров, производственных конфликтов, правомерности для дисциплинарных взысканий.

     Курсовая  работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, глоссария и приложений.

      Глава 1. Особенности  использования должностной  инструкции в организации

     1.1. Понятие должностной инструкции

     Должностная инструкция как вид документа  не упомянута в Трудовом кодексе  и с формальной точки зрения ее наличие на предприятии не является обязательным. Роль должностных инструкций в том, чтобы упорядочить работу работников всех подразделений и  всей организации. Должностная инструкция является закономерным приложением  к трудовому договору. Грамотно составленная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Однако этот локальный акт часто недооценивают и пренебрегают им.

     Разумеется, определяющую роль при формировании условий труда работника играет трудовой договор. Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста договора довольно сложно. Поэтому  между работником и работодателем  часто возникает непонимание, доходящее  порой до открытого конфликта, а  то и до судебного разбирательства. Должностная инструкция как раз является документом, призванным устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного.

     Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных  учреждений. Однако и коммерческим организациям инструкции принесут неоценимую пользу.

     Чтобы должностные инструкции не стали  бесполезными бумагами, о которых  вспоминают лишь в случае проверок правового инспектора, отнестись к созданию этих документов нужно очень внимательно. Должностные инструкции должны работать, быть четкими, динамичными, оперативно отражающими структурные и организационные изменения компании².

     Прежде  чем начать разработку инструкций, нужно правильно организовать эту  работу. В этом поможет специальный  документ Положение о должностной инструкции. В нем подробно оговариваются правила согласования, утверждения, принятия и хранения должностных инструкций работников, привести требования к содержанию инструкций, а также указать лиц, которые будут непосредственно отвечать за своевременную разработку этих локальных актов³.

     Положение о должностной инструкции − необязательный документ, но если упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы, лучше не пренебрегать этим локальным актом. Поскольку работа над проектом положения чаще всего ложится на плечи кадровиков.

     Разработанный проект Положения о должностной  инструкции нужно представить на подпись руководителю организации. После утверждения он вступает в  силу, и с этого момента все  должностные инструкции должны соответствовать  его требованиям.

     Рассмотрим  более подробно создание должностных  инструкций:

1. О содержании

     За  время использования должностных  инструкций было выработано несколько  методик их составления. Одной из самых классических является методика, по которой должностная инструкция состоит из разделов:

     1. Общие положения

     2. Должностные обязанности

     3. Права

     4.Ответственность

     Также в структуру должностной инструкции помимо указанных выше, включаются разделы:

     1. Функции

     2. Взаимоотношения (служебные связи).

     В ряде организаций используется еще  и такой макет должностной  инструкции, по которому отдельным  блоком приводятся поощрения и взыскания  должностного лица⁴.

2. Ознакомление с должностной инструкцией

     Работник  должен быть ознакомлен с должностной  инструкцией, о чем ставится его  виза об ознакомлении на самом документе, либо на специальном бланке: «Лист ознакомления».

     В этом случае лист ознакомления является приложением к должностной инструкции.

3. Кем разрабатываются должностные инструкции

     Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений и  ими подписываются. Должностная  инструкция обязательно утверждается руководителем организации. Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том  случае, если это действие находится  в его компетенции.

4. С кем согласовываются должностные инструкции

     Должностная инструкция согласовывается с руководителем  работника, с юридическим отделом  организации. В случае если она разрабатывается  кадровой службой, ее необходимо также  согласовывать с руководителями структурных подразделений или  должностным лицом, курирующим упомянутое направление деятельности организации.

5. Кто подписывает и утверждает текст должностной инструкции

     Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, где работает специалист, на работу которого создается  инструкция, утверждает полномочный  руководитель организации.

6. Как часто надо менять текст должностной инструкции

     Изменения в должностной инструкции требуются  лишь в отдельных случаях, например с изменением функций, переименованием  организации и т.д. При увольнении должностных лиц, подписавших и  утвердивших должностную инструкцию, изменять реквизиты должностной  инструкции не требуется.

     Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации. Изменения (дополнения) должностной  инструкции доводятся работнику  под расписку. Должностные инструкции могут быть заменены или заново утверждены в следующих случаях: при изменении  наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии  работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной. Последней  ситуации можно избежать, если делать инструкцию на специалиста, а не на конкретного работника⁵.

7. Хранение должностных инструкций

     Должностные инструкции хранятся там, где им определяет место хранения номенклатура дел  организации. Чаще всего, оригиналы  должностных инструкций хранятся в  отделе кадров (службе персонала), а  копии – в соответствующих  подразделениях. Отличный вариант получится, если должностная инструкция станет приложением к трудовому договору и будет выдана работнику вместе с его экземпляром трудового  договора.

     Краткий вывод:

     Документ, регламентирующий все сферы работ сотрудника, называется должностная инструкция. Необходимый документ для найма новых кадров в компанию, а также для управления имеющимся персоналом. Во первых, должностные инструкции, необходимы для того, чтобы каждый работник ясно осознавал свои обязанности на рабочем месте, понимал собственную роль в компании и знал о своих служебных полномочиях. Данный документ более точно определяет взаимоотношения между нанимаемым лицом и работодателем.

     Процесс создания должностных инструкций требует  определенного опыта. В документе  необходимо точно написать каждый пункт, ведь при форс-мажорных обстоятельствах  нечеткость должностной инструкции зачастую толкуется не в пользу компании. Данный документ может быть составлен непосредственно руководством компании, но обычно этим занимается специалист, предварительно определив направления и сферу деятельности предприятия и обговорив все аспекты с руководством.

     Первый  оригинальный экземпляр должностной  инструкции составленной на каждого  работника должен храниться в отделе кадров, второй экземпляр у начальника подразделения и третья копия документа у самого сотрудника⁶.

     Стандарта регламентирующего процесс разработки должностной инструкции и её содержания пока не существует, поэтому каждая организация самостоятельно формирует описание конкретной должности.  
 

2. Нормативно-правовые акты, регулирующие порядок составления должностных инструкций

     Разработке  должностных инструкций предшествует изучение всех нормативно-правовых документов, регламентирующих порядок деятельности должностных лиц и правила  разработки и хранения этих организационно-правовых документов.

     Основные нормативно-правовые акты, с учетом которых должна разрабатываться должностная инструкция:

     1. Федеральный уровень:

     ·   Конституция Российской Федерации;

     ·   Трудовой кодекс Российской Федерации;

     · «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (утверждена Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта российской федерации»);

     ·   Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Минкультуры  РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой  инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти»);

     ·   «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения» (утвержден Росархивом 6 октября 2000 года);

     ·   «Общероссийский классификатор  профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР)», принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 года №367);

     ·   «Общероссийский классификатор  занятий ОК 010-93» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №298);

     · «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37);

     ·   Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка  применения Единого квалификационного  справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

     ·   Выпуски Единого тарифно-квалификационного  справочника работ и профессий  рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утвержденные Минтруда РФ;

     ·   Постановление Правительства РФ от 31 октября 2002 года №787 «О порядке  утверждения Единого тарифно-квалификационного  справочника работ и профессий  рабочих, Единого квалификационного  справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

     ·   Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения  и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к  компетенции Министерства.

     2. Нормативно-правовые  акты субъектов Российской Федерации

     3. Нормативно-правовые  акты органов местного  самоуправления

     4. Локальный уровень  (локальные нормативно-правовые  акты работодателя):

     ·   Правила внутреннего трудового  распорядка;

     ·   Коллективный договор (Положение о  персонале и другое);

     ·   Штатное расписание;

     ·   Положения о структурном подразделении;

     · Приказы о разграничении полномочий между руководителями организации;

     ·   Положение о должностной инструкции⁷.

     Хотелось  бы отметить, что основой для разработки содержания должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и  по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ. Эти документы  перечисляют основные элементы, которые  должны быть в инструкции: наименование должности, специальности, профессии  работника, требования к уровню его  знаний, примерный перечень обязанностей.

     Квалификационные  характеристики по каждой должности, согласно пункту 5 «Квалификационного справочника  должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденном Постановлением от 21 августа 1998 года №37 состоят из трех разделов.

     Раздел 1 − «Должностные обязанности» содержит основные функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

     Раздел 2 − «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении:

     - специальных знаний;

     - знаний законодательных актов,  положений, инструкций, других руководящих  и нормативных документов;

     - методов и средств, которые  работник должен уметь применять  при выполнении должностных обязанностей.

     Раздел 3 − «Требования к квалификации» определяет:

     - уровень профессиональной подготовки  работника, необходимой для выполнения  предусмотренных должностных обязанностей (Уровни требуемой профессиональной  подготовки приведены в соответствии  с Законом Российской Федерации  «Об образовании»);

     - требования к стажу работы.

     Согласно  пункту 4 Постановления №37 в квалификационных характеристиках представлены наиболее характерные для той или иной должности работы, поэтому при  разработке конкретных должностных  инструкций допускается уточнение  перечня работ, которые свойственны  соответствующей должности в  конкретных организационно-технических  условиях. Также допускается уточнение  требований к необходимой специальной  подготовке работников. При необходимости  обязанности, включенные в характеристику определенной должности, могут быть распределены между несколькими  исполнителями⁸.

     Положение о должностной инструкции - необязательный документ, но лучше не пренебрегать этим локальным актом. Он позволяет  упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической  силы. Положение о должностной  инструкции вступает в силу после  его утверждения руководителем, и с этого момента все должностные  инструкции должны соответствовать  его требованиям.

     Краткий вывод:

     Структура и содержание должностной инструкции в настоящее время нормативно-правовыми актами подробно не прописана. Однако компания может смело основываться на нормативно-правовые акты федерального уровня, органов местного самоуправления, локального уровня и, исходя из этих положений разработать должностную инструкцию для своих работников.

      Глава 2. Особенности  разработки должностной  инструкции для секретаря  руководителя

     2.1 Квалификационная характеристика секретаря руководителя

     Понятие секретарь сегодня достаточно сложное  и имеет много градаций – от секретаря-помощника руководители, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения  до технического секретаря. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные  требования к образованию, профессиональным навыкам.

     За  последние годы профессия секретаря руководителя претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь руководителя должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий. Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает ее наполовину⁹.

     От  профессионального уровня секретаря  во многом зависит престиж фирмы. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм  помогут руководителю предприятия  преодолевать производственные трудности  и решать накопившиеся проблемы. В  условиях жесткой конкуренции немногие руководители могут себе позволить  выбирать секретаря только по внешним  данным. Такие качества, как рост, возраст и «количество печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи¹⁰.

     С появлением персональных компьютеров  на рабочем столе секретаря упростились  процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако возросла роль секретаря как личного помощника, организатора, консультанта. В связи с этим появились новые требования к личностным и профессиональным качествам секретаря руководителя, появились вариации названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, ресепшионист, офис-менеджер.

     Рассмотрим  более подробно, какими качествами должен обладать секретарь, чтобы соответствовать современным требованиям:

     - иметь профессиональный имидж;

     - хорошо владеть деловой речью и письмом;

      - обладать неплохой памятью (в том числе зрительной памятью на лица);

     - содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые документы;

     - уметь правильно оформлять документы, вести деловую переписку руководителя;

     - квалифицированно пользоваться офисной оргтехникой;

     - осваивать новые компьютерные программы;

     - быть энергичным, проявлять инициативу;

     Уметь находить взаимопонимание с руководством, коллегами и клиентами;

     - поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии руководителя;

     - проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах.

     Основными функциями секретаря руководителя являются:

     - ведение документации дирекции предприятия;

     - организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками, контрагентами;

     - поиск необходимой руководителю информации;

     - выполнение оперативных поручений и заданий руководителя;

     - контроль исполнения документов и поручений руководителя;

     - бронирование гостиниц, авиабилетов, оформление виз;

     - планирование рабочего дня руководителя;

     - организация и участие во встречах и переговорах;