Порядок и сроки проведения инвентаризации

     Содержание 

     Введение 

     В данной курсовой работе рассматривается  один из элементов метода бухгалтерского учета - инвентаризация. Данная тема очень  актуальна, так как инвентаризация является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате ее проведения.

     Инвентаризация  лежит в основе бухгалтерского учета, и без нее очень трудно представить  работу бухгалтера. Да и в теории на протяжении многих десятилетий бухгалтеры спорят о ее месте в учете.

     Инвентаризация  как метод бухгалтерского учета  насчитывает не менее шести тысяч  лет, однако само слово "инвентаризация" появилось в 1931 г. в журнале "Вестник Академии наук" (№ 8). До этого пользовались другими терминами: проверка, пересчет, учет, переучет и т. п.

     Инвентаризация (от лат. inventarium – опись имущества) – сверка фактического наличия имущества и кредиторской задолженности организации с данными бухгалтерского учета. К инвентаризации также относится уточнение оценки отдельных показателей бухгалтерского учета созданием оценочных резервов (резервы под снижение стоимости материальных ценностей, резервы под обесценение финансовых вложений, резервы по сомнительным долгам). Таким образом, в процессе проведения инвентаризации проверяется и документально подтверждается не только наличие имущества и обязательств, но также их состояние и оценка. Отсюда следует, что данные бухгалтерской отчетности должны быть адекватны фактическому положению дел.

     Инвентаризация  – это не что иное, как средство установления истины в данных бухгалтерского учета. Первичные документы несут информацию о произошедших фактах хозяйственной жизни. Однако бухгалтер оказывается отделен от этих фактов барьером первичной документации. Поэтому инвентаризация позволяет бухгалтеру проверить правильность и полноту отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни.

     Роль  инвентаризации менялась во времени. В  эпоху Древнего Рима инвентаризация применялась при оценке наследуемого имущества (по цене возможной продажи) для закрепления его за новым владельцем (наследником) и определения размера налогов (на наследство, а впоследствии – на имущество)¹.

     Идеи  Жака Савари о контрольной функции  инвентаризации (обеспечение сохранности имущества собственника через обеспечение соответствия фактически наличного имущества данным бухгалтерского учета), изложенные в 1675 г. нашли преломление спустя многие годы в период динамической бухгалтерской практики, когда одновременно со сплошной перманентной инвентаризацией свершившихся фактов хозяйственной жизни периодически проводились физические сплошные или тематические инвентаризации.

     1 Понятие инвентаризации  и цели проведения

     Важным  этапом подготовки к успешному составлению  годового бухгалтерского отчета за год  является своевременное и качественное проведение инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, другого  имущества, денежных средств и прочих финансовых активов и финансовых обязательств организации.

     Инвентаризация - это проверка фактического наличия  имущества и обязательств учреждения с целью обеспечения достоверности  данных бюджетного учета и отчетности.

     Инвентаризация  имущества и финансовых обязательств - это проверка и документальное подтверждение фактического наличия  имущества и финансовых обязательств, выявленные отклонения от учетных данных и принятие решений по внесению изменений  в данные бухгалтерского учета.

     С помощью инвентаризации проверяется  правильность данных текущего учета  материальных и денежных средств, выявляются ошибки допущенные в учете, принимаются  на учет не учтенные хозяйственные  объекты, контролируется сохранность  хозяйственных средств, которые  числятся у материально ответственных  лиц. Практика показывает, что отдельных  организациях инвентаризацией охватываются не все имущественные ценности.

     Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризации определены ст.12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

     Инвентаризация  нефинансовых и финансовых активов  и обязательств в учреждении осуществляется в соответствии:

• с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49;
• Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н (п.7);
• Письмом Минфина России от 04.11.1998 N 16-00-16-198 "Об инвентаризации библиотечных фондов";
• Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 N 40 и сообщенным Письмом ЦБ РФ от 04.10 1993 N 18;
• ст. ст.246 - 248 Трудового кодекса РФ.

     Инвентаризация  драгоценных металлов и драгоценных  камней проводится в соответствии:

• с Правилами учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них, а также ведения соответствующей отчетности, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.09.2000 N 731;
• Инструкцией о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденной Приказом Минфина России от 29.08.2001 N 68н.

     Инвентаризации  подлежат все имущество учреждения независимо от его местонахождения  и все виды финансовых активов  и обязательств.

     Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие учреждению, но числящиеся в бюджетном учете (находящиеся  на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также  имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

     Инвентаризация  имущества производится по местонахождению  и материально ответственному лицу.

     Цели  проведения инвентаризации

• выявление фактического наличия имущества;
• сопоставление фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
• проверка полноты отражения в учете финансовых активов и обязательств (выявление излишков, недостач);
• документальное подтверждение наличия имущества и обязательств;
• определение фактического состояния имущества и его оценки.

     Не  вдаваясь в подробности перечисления положений, изложенных в Методических указаниях, хотелось бы обратить внимание на пункт 1.4, где приводятся случаи когда  инвентаризация проводится в обязательном порядке.

     При смене собственника или реорганизации  предприятия (учреждения);

     При ликвидации предприятия (учреждения);

     Перед составлением годовой отчетности;

     При смене руководителя предприятия (учреждения) или другого материально ответственного лица;

     При смене материально ответственных  лиц (на день приема-передачи дел);

     При установлении фактов хищения, ограбления или злоупотребления, а также  порчи ценностей;

     После пожара или стихийных бедствий;

     По  решению контролирующих, судебных и  других уполномоченных на то органов.

     Перечень  имущества и обязательств, подлежащих инвентаризации

     1. Инвентаризация основных средств:

• здания, сооружения, передаточные устройства и остальные ОС раз в три года по состоянию на 1 октября;
• библиотечные фонды раз в пятнадцать лет;
• все другие основные средства раз в два года по состоянию на 1 октября.

     2. Инвентаризация финансовых вложений  раз в год по состоянию на 1 января.

     3. Инвентаризация материальных запасов  раз в год по состоянию на 1 ноября.

     4. Инвентаризация незавершенного  производства раз в год по  состоянию на 1 января.

     5. Инвентаризация наличных денежных  средств, денежных документов  в кассе раз в месяц.

     6. Инвентаризация спирта раз в  три месяца.

     7. Инвентаризация оборудования, содержащего  драгметаллы и драгметаллы в  чистом виде, - два раза в год.

     8. Внезапные инвентаризации всех  видов имущества при необходимости  в соответствии с приказом руководителя. 

     1.1 Классификация инвентаризаций 

     Самая подробная классификация инвентаризаций была дана в 1934 г. выдающимся итальянским бухгалтером Пьетро д'Альвизе². Он выделил восемь классификационных оснований: по объему (полные, частичные); по принадлежности (имущество в организации и вне ее); по цели (вступительные, последующие, при передаче ценностей, ликвидационные); по последовательности (от объекта к регистру, от регистра к объекту); по субъекту (ординарные – инициатива собственника; экстраординарные – инициатива внешних органов: судебных, финансовых и т.п.); по использованию данных (информативные и доказательные); по степени агрегирования (дифференцированные, интегрированные); по форме описи (устные, письменные, на механических носителях); по способу проведения.

     Разберем  подробнее эти классификации.

       По объему, разделить инвентаризации  очень трудно, ибо совершенно  не ясно, что такое полная инвентаризация. Объективный критерий тут один – тотальная проверка наличия всего имущества, имеющегося в стране, как в организациях, в учреждениях, так и у всех граждан. Совершенно очевидно, что такая инвентаризация невозможна. Поэтому любая инвентаризация, в сущности, носит частичный и одновременно полный характер. Отсюда вытекают два вывода первостепенной важности:

     - степень полноты инвентаризации задается субъектом ее назначающим;

     - частичной инвентаризация может быть признана только по отношению к ранее заданной полной инвентаризации.

     Допустим, директор организации решил проверить  все имущество фирмы – это полная инвентаризация, но если он решил проверить только имущество магазина №2 – это будет частичная инвентаризация по отношению к полной, но, предположим, что было решено проверить только наличие товаров в магазине №2 – это будет частичная инвентаризация по отношению к предыдущей, которая, в этом случае, автоматически становится полной. Более того, возможно, что принято решение проверить только определенные виды товаров. Такая проверка будет частичной по отношению к предыдущей, которая в этом случае рассматривается как полная.

       Каждая отдельная, так называемая  частичная инвентаризация, по отношению к кругу проверяемых объектов, является полной.

     Например, поставлена задача провести инвентаризацию товаров в магазине №2. Если она проводится сплошным методом, то необходимо пересчитать и перемерить всю товарную массу, но если речь идет о выборочном методе, то проверяют: или только дорогостоящие товары; или товары, пользующиеся повышенным спросом; или залежавшиеся товары; или самые модные товары; или делается механическая выборка. К последнему виду следует отнести перманентную инвентаризацию, когда ежедневно механически выбираются несколько наименований товаров и проводится их проверка.

     В настоящее время имеет место  монетарная выборка, при которой проводится строгое разграничение между фундаментальными статистическими понятиями: единица наблюдения и единица совокупности. В данном случае, применительно к товарной массе, единицей наблюдения выступает наименование товаров, а единицами совокупности будут или стоимостные, или натуральные величины.

       По принадлежности предполагается  прежде всего установить место нахождения имущества: оно может быть сдано в аренду, числясь на балансе арендодателя; отгружено покупателю, но не известно, получил ли он это имущество и т.д.

     Однако  гораздо важнее установить при инвентаризации, о каком имуществе идет речь: о том, которое находится во владении организации, или о том, которое находится в его собственности. Обычно инвентаризация преследует первую задачу – она достигается проще, но вторая задача важнее, особенно с позиций юридической мантии.

       По цели, которую ставят администраторы, назначающие инвентаризацию выделяют:

     а) вступительные (начинательные) инвентаризации необходимы в начале любой хозяйственной деятельности. (Некоторые специалисты считают, что такие инвентаризации обычно не проводятся, но ведь это не значит, что они не проводятся вообще. И даже, если бы они не проводились никогда, они заслуживают внимания как логически обоснованные.)

     б) последующие, по более распространенной терминологии, текущие – те обычные инвентаризации, включая перманентные, которые проводятся ради того, чтобы и собственники, и администраторы могли убедиться в репрезентативности (точности) учетных данных.

     Последующие – текущие инвентаризации проводятся при следующих обстоятельствах:

     1) согласно плановому графику;

     2) по сигналам, когда администрации  сообщают о неблагополучии в деле хранения и реализации товарно-материальных ценностей;

     3) при стихийных бедствиях (пожаре, наводнении) – цель инвентаризации зафиксировать факт гибели ценностей. Сюда же относят потери от краж;

     4) при переоценке ценностей;

     в) при передаче ценностей – обязательные инвентаризации, проводимые при смене материально ответственных лиц и дающие, как правило, очень высокий результат в смысле точности данных. Однако парадоксальность заключается в том, что большинство недостач выявляются не при этой инвентаризации, так как материально ответственные лица, заранее зная о предстоящей проверке, подготавливаются к сдаче имущества;

     г) ликвидационные – связаны с закрытием организации и имеют огромное значение в связи с тем, что у ликвидируемой организации, как правило, возникает необходимость оплатить очень большие долги. (Д'Альвизе не упомянул еще одну очень важную разновидность: инвентаризации, проводимые в целях выявления форс-мажорных обстоятельств. Эти инвентаризации выявляют, как правило, больше всего недостач.).

       По последовательности – одна из определяющих классификации, вытекающих из учетных процедур. Лучшим считается подход от объекта к регистру, так как предполагается, что материально ответственное лицо, не зная сколько каких ценностей за ним числится, представит объективную картину состояния дел. На практике преобладает подход от регистра к объекту, ибо он легче и для проверяющего, и для проверяемого, так как заранее известен результат, на который следует выйти. Но крупный недостаток данного подхода заключается в том, что он облегчает и фальсификацию результатов инвентаризации. Однако при проведении перманентных инвентаризаций этот подход до некоторой степени оправдан, но даже в этом случае следует предпочесть подход от объекта к регистру.

       По субъекту выделяют инвентаризации:

     а) ординарные, проводимые по инициативе собственников или администраторов;

     б) экстраординарные, предпринимаемые  по настоянию каких-либо сторонних  органов, например, банков или же по решению судебных органов. В последнем  случае, если дело дошло до этих органов, то положение, в сущности, вышло из под контроля администрации организации.

       По использованию данных выделяют:

     а) информативные – необходимы только для подтверждения какой-либо гипотезы, например, насколько обоснованы испрашиваемые фирмой кредиты. Информативные инвентаризации преследуют прежде всего экономические цели;

     б) доказательные – применяются в случае необходимости обосновать возможность судебного иска или для опровержения последнего. Доказательные инвентаризации преследуют прежде всего юридические цели. Эта классификация несколько условна, так как, в сущности, любая доказательная инвентаризация – информативна, но, правда, не все информативные инвентаризации доказательны. Кроме этих, возникают другие трудности, например:

     а) частичная выборочная инвентаризация безусловно информативна, но доказательна ли она;

     б) перманентная инвентаризация информативна, однако, с точки зрения судебного разбирательства, ее результаты, как правило, довольно трудно доказуемы.

       Более правильным было бы деление  на инвентаризации, которые могут служить основанием для предъявления иска или недостаточные для этого. Однако и тут возникает сложность: ведь сразу же после окончания инвентаризации трудно решить степень ее юридической доказательности, это решает суд. Направлять или не направлять иск в суд зависит от администрации, но это, в свою очередь, опять-таки только подчеркивает условность данной классификации.

       По степени агрегирования различают  инвентаризации:

     а) дифференцированные, т.е. доведенные до каждого наименования ценностей;

     б) интегральные – инвентаризуются ценности только в той или иной степени агрегированной группы.

       С точки зрения бухгалтера, практическое  значение имеют дифференцированные инвентаризации, так как в этом случае ему необходимо сверить каждое наименование товаров, имеющихся в наличии, с их численностью по данным учета.

       По форме описи – деление по видам носителей информации;

       По способу проведения выделяются  два вида инвентаризаций:

     а) заранее объявленные (назначенные) – ответственные лица знают о времени проведения инвентаризации и обязаны подготовиться к ней;

     б) внезапные – ответственные лица не знают о времени проведения инвентаризации и не могут заранее подготовиться к ней.

     Оба вида инвентаризаций имеют преимущества и недостатки.

     При практическом подходе к инвентаризации многие современные бухгалтеры, исповедующие старые идеи, считают, что каждый баланс должен быть подтвержден инвентарной описью, иначе баланс будет нереальным. Это ошибочное заключение.

     1.2 Основные правила проведения инвентаризации

     Для проведения инвентаризации в учреждении создается постоянно действующая  инвентаризационная комиссия.

     При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества  и финансовых обязательств создаются  рабочие инвентаризационные комиссии.

     Персональный  состав постоянно действующих и  рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель учреждения.

     В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации учреждения, работники бухгалтерии, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и  т.д.).

     До  начала проверки фактического наличия  имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные  документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, не сданные в бухгалтерию.

     Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные  документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "___" (дата), что должно служить  бухгалтерии основанием для определения  остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

     Материально ответственные лица дают расписки о  том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы на имущество сданы  в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а  выбывшие - списаны в расход. Аналогичные  расписки дают и лица, имеющие подотчетные  суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

     Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного  подсчета, взвешивания, обмера.

     Проверка  фактического наличия имущества  производится при обязательном участии  материально ответственных лиц.

     Для оформления инвентаризации применяют  следующие формы первичной учетной  документации:

• инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов N 0504087;
• инвентаризационная ведомость наличных денежных средств N 0504088;
• инвентаризационная опись бланков строгой отчетности и денежных документов N 0504086;
• инвентаризационная опись ценных бумаг N 0504081;
• инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств N 0504082;
• инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами N 0504089;
• инвентаризационная опись расчетов по доходам N 0504091;
• ведомость расхождений по результатам инвентаризации N 0504092;
• акт о результатах инвентаризации.

     Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту и  точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, нематериальных активов, материальных запасов и другого имущества, денежных средств, финансовых активов  и обязательств, правильность и своевременность  оформления материалов инвентаризации.

     Описи заполняются чернилами или шариковой  ручкой четко и ясно, без помарок  и подчисток.

     Наименование  инвентаризируемых ценностей и  объектов, их количество указывают  в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

     На  каждой странице описи указывают  прописью число порядковых номеров  материальных ценностей и общий  итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне  зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

     Исправление ошибок производится во всех экземплярах  описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами и материально ответственными лицами.