Порядок оформления документов при увольнении работников

СОДЕРЖАНИЕ

 ВВЕДЕНИЕ                                                                                                          3

1.Перечень документов при приеме на работу                                             5

1.1 Нормативно-правовая база                                                           5

1.2 Локальные нормативные акты организации                                      8

1.3 Заключение трудового договора                                                          9

1.4 Приказ о приеме на работу                                                          9

2. Понятие и виды перевода на другую работу                                           13

2.1 Порядок оформления внутреннего  перевод                                     14

2.2 Порядок оформления перевода по инициативе работника              18

2.3 Порядок оформления перевода по инициативе работодателя         21

2.4  Перевод работника на другую работу в соответствии с медицинским заключением                                                                                 24

3. Порядок оформления  документов при увольнении работников                  28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                                  37

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК                                                               

ПРИЛОЖЕНИЕ                                                                                       39-50

ВВЕДЕНИЕ

В процессе выполнения своих трудовых обязанностей специалисту  кадровой службы приходится оформлять огромное количество однотипных документов. Несмотря на то что законодательством определен порядок заполнения основных кадровых документов, целесообразно в организации разработать инструкцию по кадровому делопроизводству в целях совершенствования кадрового документооборота и повышения эффективности работы с кадровыми документами путем унификации состава и форм документов, технологий работы с ними.

В практике организации  работы с персоналом, ведения кадрового  учета и делопроизводства по кадровым вопросам инструкция по кадровому делопроизводству выполняет важные задачи:

- определяется  последовательность оформления  и порядок прохождения кадровых  документов внутри организации;

- в приложении  к инструкции утверждаются шаблоны  документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства;

- четко определяется  перечень документов, необходимых  для выполнения того или иного  кадрового бизнес-процесса, что позволяет  снизить временные, а следовательно,  и материальные затраты на  обработку кадровых документов.

Среди задач, решаемых кадровой службой, наиболее традиционной представляется документирование трудовых правоотношений. В процессе их возникновения и  установления возникает значительный объем разнообразных документов. Наибольшая часть документов кадровой службы связана с движением кадров. Документирование движения кадров - неотъемлемая обязанность любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Под движением кадров специалисты понимают:

- прием на работу;

- перевод на другую  работу;

- увольнение;

- предоставление  отпусков;

- командирование  и т.д.

Трудовые  отношения работника и работодателя регулируются ТК РФ. Для оформления (документирования) трудовых отношений  предназначена кадровая документация.

Квалифицированное ведение документации по личному  составу относится к числу  необходимых профессиональных навыков  работника кадровой службы.

Целью данной работы является изучение правил оформления и ведения  документации по учёту кадров.

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие,  особенности оформления кадровых документов, виды переводов и документы связанные с ним.

2. Охарактеризовать личное  дело как необязательный документ  по учёту кадров, разобрав понятие, оформление и ведение личных дел сотрудников, а также состав документов личного дела.

3. Изучить правила оформления  и ведения трудовых книжек  и вкладышей к ним.

4.Рассмотреть порядок  оформления документов при приеме  и увольнении.

Перечень документов при приеме на работу.

1.1 Нормативно-правовая база.

Главами 10 и 11 ТК РФ регламентировано заключение трудового договора - указаны  порядок, форма, содержание, детализированы отдельные вопросы. Статья 66 ТК РФ содержит общие положения о трудовой книжке. Подробно порядок ее заполнения установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей) в ред. от 19.05.2008 (далее - Постановление N 225) и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Постановление N 69). Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (в том числе приказ о приеме на работу, личная карточка работника и иные документы) утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление Госкомстата N 1). Анализируя содержание данных документов, можно вывести следующий порядок оформления приема на работу.

1. Получение необходимых  для приема на работу документов.

2. Ознакомление работника  с локальными нормативными актами  организации.

3. Заключение трудового договора.

4. Издание приказа  о приеме на работу.

5. Заполнение личной  карточки формы N Т-2.

6. Оформление личного  дела работника.

7. Внесение записи  в трудовую книжку.

Рассмотрим подробнее  каждый из этапов.

Документы, предъявляемые  при заключении трудового договора

Перечень документов, которые работник кадровой службы вправе потребовать от претендента на вакантную должность, закреплен в ст. 65 ТК РФ. К ним относятся:

- паспорт или иной  документ, удостоверяющий личность;

- трудовая книжка, за  исключением случаев, когда трудовой  договор заключается впервые или работник поступает на условиях совместительства;

- страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования;

- документы воинского  учета - для военнообязанных и  лиц, подлежащих призыву на  военную службу;

- документ об образовании,  о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Частью 2 ст. 65 ТК РФ предусмотрено, что федеральными законами, указами  Президента РФ и постановлениями  Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. В отношении отдельных категорий государственных служащих приняты ведомственные правовые акты, устанавливающие перечень документов, необходимых для представления при поступлении на службу. Например, п. 14 Положения о правоохранительной службе в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, утвержденного Указом Президента РФ от 05.06.2003 N 613 (ред. от 26.04.2009), установлен следующий перечень:

- личное заявление;

- документ, удостоверяющий  личность;

- трудовая книжка;

- документы, подтверждающие  профессиональное образование;

- справка из налогового органа о представлении сведений об имущественном положении;

- медицинское заключение военно-врачебной комиссии о состоянии здоровья;

- документы воинского  учета - для военнообязанных и  лиц, подлежащих призыву на  военную службу;

- другие документы,  предусмотренные федеральным законом.

При поступлении на государственную  гражданскую или муниципальную службу дополнительным документом является анкета, которая должна заполняться лично поступающим на службу. Такие требования установлены ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Закон N 79-ФЗ) и ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" (далее - Закон N 25-ФЗ). Форма анкеты утверждена Распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 N 667-р.¹ Кроме того, заполнение анкеты предусмотрено Постановлением Правительства РФ от 28.10.1995 N 1050 "Об утверждении Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне" (ред. от 18.05.2009), в частности, утверждена и форма анкеты. Считаем верным, что лица, не относящиеся к указанным выше категориям, а также иным категориям, в отношении которых приняты отдельные правовые акты, устанавливающие аналогичные требования, вправе не заполнять анкеты, предлагаемые работодателем, поскольку ТК РФ не называет ее в качестве документа, обязательного для заполнения при поступлении на работу, и отказ в предоставлении работы по причине незаполнения анкеты в данном случае будет незаконным.

Практически всегда перед  заключением трудового договора работника просят написать заявление о приеме на работу. Однако такое требование содержится лишь в Законах N 79-ФЗ, N 25-ФЗ и иных правовых актах, регламентирующих порядок поступления на государственную службу. ТК РФ не содержит определения такого понятия, как заявление о приеме на работу, поэтому данный документ не является обязательным при оформлении трудовых отношений с лицами, не поступающими на государственную, государственную гражданскую или муниципальную службу.

Статьей 68 ТК РФ установлено, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Возможны несколько вариантов подтверждения ознакомления работника с такими документами:

- роспись в журнале  (работник должен расписаться  за ознакомление с каждым локальным  нормативным актом);

- роспись на листе ознакомления (он прошивается и скрепляется печатью вместе с соответствующим локальным нормативным актом);

- роспись в трудовом  договоре (в этом случае локальный  нормативный акт должен являться  приложением к трудовому договору  и копия данного документа выдается работнику).

О локальных нормативных  актах упоминается в ст. 8 ТК РФ. Напомним, что нормы таких документов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным  трудовым законодательством.

1.3 Заключение трудового договора

При заключении трудового договора необходимо руководствоваться гл. 10 - 11 ТК РФ. Подробно его содержание в данной статье рассматривать не будем. Отметим лишь, что согласно ст. 61 ТК РФ работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не указан день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий день после вступления договора в силу. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Если трудовой договор  не был заключен, а работник фактически был допущен к работе, не позднее  трех дней с даты допущения его  к работе необходимо оформить трудовой договор в письменной форме (ст. 67 ТК РФ).

Особо отметим, что трудовой договор должен составляться в двух (или более - если это предусмотрено  нормативными правовыми актами, содержащими  нормы трудового права) экземплярах: один выдается работнику, второй хранится в отделе кадров. На последнем работник должен своей подписью подтвердить получение им экземпляра трудового договора. Рекомендуем оформлять это записью в конце трудового договора: "Экземпляр трудового договора получил" /подпись, расшифровка/.

1.4 Приказ о приеме на работу

Согласно ст. 68 ТК РФ прием  на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании  заключенного трудового договора. Такой  порядок необходим в целях  защиты прав работника, поскольку трудовым договором определяются права и обязанности сторон и, если стороны пришли к согласию, издается приказ. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись не позднее трех дней со дня фактического начала работы. Кроме того, по требованию работника работодатель обязан выдать надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Такое требование может быть выражено и в устной, и в письменной форме. Приведем образец заполнения приказа о приеме на работу, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата N 1.

Прежде всего необходимо определиться, какие документы необходимо и  возможно (с точки зрения закона) получить от будущего работника. Совокупность таких данных о работнике представляют собой персональные данные работника. Главой 14 ТК РФ установлены основные положения защиты персональных данных работника, гарантии и права работника при их обработке и хранении.

В соответствии с требованиями указанной  главы работодатель обязан не только разработать документ, устанавливающий  порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области, но и ознакомить под роспись каждого работника с указанным документом (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

С целью упрощения процедуры  оформления кандидата на работу в  организации обычно разрабатывается  перечень необходимых документов, которые должен представить будущий работник при оформлении его на работу. Это позволяет не только не забыть, какие именно документы требуются от кандидата, но и дает возможность будущему работнику подготовить необходимые документы или их копии.

Указанный перечень вручается работнику, и в день оформления на работу все  необходимые документы, как правило, уже имеются. При составлении  указанного перечня следует учитывать, что в ст. 65 ТК РФ установлен исчерпывающий  перечень документов, предъявляемых при заключении договора:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; 
  трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; 
  документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях  с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами  Президента РФ и постановлениями  Правительства РФ может предусматриваться  необходимость предъявления при  заключении трудового договора дополнительных документов.

Кроме того, указанной статьей установлен запрет требовать от лица, поступающего на работу, документы, помимо предусмотренных  ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями  Правительства РФ.

Однако, как правило, документов, предусмотренных  ст. 65, не всегда достаточно для оформления работника на работу, и работодателю требуются дополнительно некоторые  другие документы, например, свидетельство  о постановке на налоговый учет с  присвоением ИНН; в некоторых организациях предпочитают вклеивать в личную карточку фотографию работника; для бухгалтерии, как правило, требуется справка о доходах работника с предыдущего места работы. Как быть в таком случае? Один из вариантов решения указанной ситуации может быть следующий: закон запрещает требовать от лица, поступающего на работу, документы, помимо вышеназванных, но при этом нигде не установлен запрет на то, чтобы предложить работнику представить дополнительные сведения или документы. Как правило, получив такое "предложение", лицо, поступающее на работу, вряд ли будет ему противоречить. С учетом изложенного перечень документов, необходимых для приема на работу, который вручается будущему работнику, может выглядеть следующим образом: 

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; 
  трудовая книжка (в случае если трудовой договор заключается впервые или предусматривается работа по совместительству, трудовая книжка не представляется);
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; 
  документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

Кроме того, предлагаем вам представить следующие документы: 
- копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; 
- копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; 
- копию свидетельства о присвоении ИНН; 
- копии документов воинского учета; 
- копию документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний; 
- фотографию 3х4; 
- копии свидетельства о рождении ребенка (при наличии детей до 14 лет); 
- справку по форме 2-НДФЛ (в случае увольнения с предыдущего места работы в текущем году).

В случае заключения трудового  договора впервые трудовая книжка и  страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Кроме того, в соответствии с ч. 5 ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Дополнительные документы  при поступлении на работу требуются также, если работник принимается на работу в порядке перевода из другой организации. В этом случае для того, чтобы оформить такой перевод от организации, принимающей работника на работу, требуется направить письмо в организацию, где работает работник, с просьбой уволить указанного работника в порядке перевода. В случае согласия организация, получившая указанное письмо, направляет ответ о том, что не возражает против увольнения указанного сотрудника в порядке перевода в данную организацию. Копии таких писем могут храниться в личном деле сотрудника для подтверждения оснований его приема на работу в порядке перевода из другой организации.

2 Понятие и виды перевода на другую работу

Решая кадровые вопросы, руководители часто сталкиваются с  проблемой перераспределения трудовых обязанностей, замещения временно отсутствующего работника, закрытием открывшихся вакансий, иначе говоря, с переводом работника на другую работу.

В соответствии со статьей 72.1 ТК РФ:

«Перевод на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

По письменной просьбе  работника или с его письменного  согласия может быть осуществлен  перевод работника на постоянную работу к другому работодателю».

В трудовом праве различают  следующие виды перевода на другую работу:

1) перевод работника  на другую работу у того  же работодателя (внутренний перевод);

2) перевод работника  на постоянную работу к другому  работодателю (внешний).

2.1 Порядок оформления внутреннего  перевода.

Внутренний перевод  на другую работу в зависимости от его продолжительности может быть:

1) временным;

2) постоянным.

Согласно новой статье 72.1 ТК РФ переводом на другую работу при продолжении работы у того же работодателя признаются:

·   постоянное или временное изменение трудовой функции работника (то есть работа по другой, не соответствующей, указанной в трудовом договоре, должности, профессии, специальности; другой вид поручаемой работнику работы);

·   постоянное или временное изменение структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре);

·   перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

В пункте 16 Постановления  Пленума ВС РФ №2 разъяснено следующее:

«Под другой местностью следует понимать местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта».

«Под структурным подразделением организации следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д.».

Следует отметить, что  ранее понятие внутреннего перевода на другую работу было менее определенным, оно включало, в том числе, изменение любых «существенных» условий трудового договора. Теперь, в новой редакции ТК РФ, переводом считается только изменение трудовой функции и (или) изменение структурного подразделения (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре). Изменение иных определенных сторонами условий трудового договора (например, изменение размера тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплат, надбавок) переводом не является.

Перевод на другую работу, как разновидность изменения  условий трудового договора, допускается  в том же порядке только с письменного  согласия работника, за исключением  случаев, предусмотренных частями 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ.

Так, не требует согласия работника временный перевод (на срок до одного месяца) на другую работу при наличии следующих обстоятельств чрезвычайного характера:

• катастрофа природного или техногенного характера;
• производственная авария;
• несчастный случай на производстве;
• пожар, наводнение, голод, землетрясение, эпидемия или эпизоотия;
• любые исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

Временный перевод работника  без его согласия на срок до одного месяца допускается также в случаях:

• простоя (временной приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера);
• необходимости предотвращения уничтожения или порчи имущества;
• замещения временно отсутствующего работника.

При условии, что простой  или необходимость предотвращения уничтожения или порчи имущества  либо замещения временно отсутствующего работника вызваны чрезвычайными  обстоятельствами, указанными выше.

При этом перевод на работу, требующую более низкой квалификации, допускается только с письменного согласия работника.

С учетом изложенных положений  можно указать следующие виды перевода на другую работу:

1) по инициативе работника;

2) по инициативе работодателя.

Переводы на другую работу по инициативе работодателя подразделяются на:

1) требующие согласия  работника;

2) не требующие согласия  работника.

Порядок документального  оформления перевода на другую работу, прописанный в ТК РФ, не отличается подробностью. В статье 72 ТК РФ указывается  общее правило: «……перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора…», при этом в других статьях 12 главы «Изменение трудового договора» оговариваются некоторые особенности оформления разновидностей перевода.

Основное же различие в оформлении перевода на другую работу, целесообразно провести по такому основанию как инициатива о переводе.

Документирование процедуры  перевода работника на другую работу включает в себя составление следующих  документов: личное заявление работника, представление (или докладная записка) о переводе, приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5, Т-5а), соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора, внешняя переписка (при переводе на постоянную работу к другому работодателю), предложение работнику о переводе на другую работу и другие.

Следует отметить, что  перечень данных документов не одинаков, он различается в зависимости  от вида перевода.

Приказ (распоряжение) о  переводе работника на другую работу является основанием для оформления следующих документов:

• вносится соответствующая запись в трудовую книжку;
• вносится соответствующая запись в личную карточку форма №Т-2 (в установленных случаях №Т-2ГС (МС) или №Т-4);
• вносятся соответствующие изменения в лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а);
• вносятся соответствующие изменения в Табель учета рабочего времени (формы №Т-12 или №Т-13);
• соответствующим документами (копиями документов) дополняется личное дело (если его ведение предусмотрено в соответствии с порядком документооборота, принятого у данного работодателя);
• вносятся соответствующие записи в учетные формы: книгу (журнал) регистрации трудовых договоров, книгу (журнал) регистрации приказов по личному составу, книгу (журнал) регистрации личных карточек, книгу (журнал) регистрации личных дел, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Перевод на другую работу следует отличать от перемещения  работника на другое рабочее место. В соответствии со статьей 72.1 ТК РФ не является переводом на другую постоянную работу и не требует согласия работника:

перемещение его у  того же работодателя на другое рабочее  место; перемещение его в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности; поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.

При этом работодателю запрещается  переводить и перемещать работника  на работу, противопоказанную ему  по состоянию здоровья.