Порядок передачи дел на хранение в архив организации

Содержание

Введение       3

Глава 1. Подготовка дел для  передачи в архив   5

1. Подготовка дел для последующего хранения
2. Экспертиза ценности документов
3. Сдача дел в архив

Глава 2. Оформление дел для  передачи в архив   11

1. Оформление дела
2. Оформление обложки дел
3. Составление и оформление архивных описей

Заключение      20

Список литературы      21

Введение

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой  письменности.  
С появлением первых документов появилась и задача сохранения этих документов. 16 июля 1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива. В течении ХVIII - ХIХ вв. росло количество исторических архивов, вёлся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались.

Первое упоминание о сознательном сборе хранившихся документов относится  к 1829 г., когда Николай 1 оставил резолюцию  « Разобрать, что важно отобрать, прочее можно уничтожить». Декрет, положивший начало общегосударственной системе  архивного дела в России был издан 1 июня 1918 г., « О реорганизации  и централизации архивного дела в РСФСР».  
В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров СССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему Российских государственных архивов. 

Документы предприятий, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное хранение, либо хранятся краткие сроки и  затем выделяются к уничтожению. Для хранения дел в крупных  учреждениях, организациях, на предприятиях существуют ведомственные архивы, которые  в своей работе руководствуются  « Положением об архивном фонде РФ», «Основными правилами работы ведомственных  архивов», а также Типовыми перечнями  документов с указанием сроков хранения, Типовыми положениями об экспертной комиссии, номенклатурой дел для  предприятия. В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу её в государственный архив. Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами предполагается осуществлять на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон: порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т.д. Предприятие может сократить срок хранения документов в своём ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самого предприятия.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями  и нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых  гражданскими, арбитражными и третейскими судами .

Цель: изучить порядок передачи дел на хранение в архив организации

Задачи:

-  рассмотреть порядок  передачи дел в архив организации

- изучить оформление дел  для передачи дел в архив

Курсовая работа включает введение, две главы, заключение, и  список использованной литературы.

Глава 1. Подготовка дел для передачи в архив

1. Подготовка дел для последующего хранения

Завершающий этап работы с  документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования.

В структурных подразделениях документы находятся в оперативной  работе еще год после окончания  текущего года. В этот период к ним  часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения сдаются в архив учреждения, если он есть, или (в маленькой фирме) перекладываются в другой шкаф. Например, дела за 1995 г. должны быть обработаны в 1997 г.

Дела для хранения готовятся  в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в "Основных правилах работы ведомственных архивов" и "Государственной системе документационного обеспечения управления".

Подготовка документов к  длительному хранению включает в  себя:

• Экспертизу ценности документов;
• Оформление дел;
• Оформление обложки дел;
• Составление описей;
• Сдача дел в архив организации.

1.2. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документа – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

- в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

- в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

- действующего законодательства  и правовых актов Российской  Федерации по архивному делу  и документационному обеспечению  управления;

- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

- нормативно-методических  документов Федеральной архивного  агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно сЦентральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных  подразделениях осуществляется:

- отбор дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения  для передачи в архив организации;

- отбор дел с временными  сроками хранения, подлежащих хранению  в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению  дел за предыдущие годы, сроки  хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются  качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения  сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра  дел. При этом не допускается отбор  документов для хранения и уничтожения  только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой “ЭПК”  подвергаются полистному просмотру  с целью определения и выделения  из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного  хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы  постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются  в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или  по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Подготовка электронных  документов к передаче в архив  организации состоит из следующих  этапов:

- проверка физического  состояния машинных носителей,  предназначенных для передачи  в архив;

- запись электронных документов  на машинные носители;

- проверка качества записи;

- описание электронных  документов;

- проставление архивных  шифров на единицах хранения (на  футлярах) в соответствии с архивной  описью (описями) электронных документов  постоянного хранения и по  личному составу;

- подготовка комплекта  сопроводительной документации.

Сопроводительная документация электронных документов должна быть достаточной для обеспечения  их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация:

- название документа,

- дата его создания,

- характеристика содержания (аннотация),

- электронный формат,

- физическая и логическая  структура (для баз данных, сайтов  и т.п.),

- объем документа (для  баз данных также – количество  записей). 

По результатам экспертизы ценности документов в организации  составляются сотрудниками архива организации  сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению  дел, не подлежащих хранению.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной  экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

1.3. Сдача дел в архив

Сдача дел из структурных  подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному  архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии  работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах  описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После  приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в  архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный  архив по номенклатуре дел. Так как  во многих учреждениях архивы не имеют  достаточных площадей, "Основные правила ведомственных архивов" разрешают хранение этих дел "централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях" до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела постоянного срока  хранения в установленном порядке  передаются из ведомственных в государственные архивы.

Глава 2. Оформление дел для передачи в архив

2.1. Оформление дела

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел проводится работниками службы документационного  обеспечения управления (ДОУ) организации  или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при  методической помощи и под контролем  архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное  оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу. При этом полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет  дела;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя;

- составление, в необходимых  случаях, внутренней описи документов;

- внесение необходимых  уточнений в реквизиты обложки  дела (уточнение названия организации,  регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). 

Дела временного (до 10 лет  включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

- не проводить систематизацию  документов в деле,

- не нумеровать листы  дела,

- не составлять заверительные надписи.

При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.¹⁵

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя  клапанами с завязками или  в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти  документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При  наличии большого количества таких  документов, последние изымаются  из дел и на них составляется отдельная  опись.

В конце каждого дела подшивается  чистый бланк листа-заверителя, а  в начале дела (для учета особо  ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела. 

В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруютсяарабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие  правила:

- листы дел, состоящих  из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому  или по каждой части отдельно;

- фотографии, чертежи, диаграммы  и другие иллюстративные документы,  представляющие самостоятельный  лист в деле, нумеруются на  оборотной стороне на верхнем  поле листа;

- сложенный лист (формата  А3, А2) разворачивается и нумеруется  в правой части верхнего поля  листа. При этом лист любого  формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется  как один лист;

- лист с наглухо наклеенными  документами (фотографиями, вырезками,  выписками и т.п.) нумеруется как  один лист. Если к документу  подклеены одним краем другие  документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ  нумеруется отдельно;

- подшитые в дело конверты  с вложениями нумеруются, при  этом вначале нумеруется сам  конверт, а затем очередным  номером каждое вложение в  конверте;

- подшитые в дело документы  с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут  нумероваться в общем порядке  или сохранять собственную нумерацию,  если она соответствует порядку  расположения листов в деле;

- в случаях обнаружения  большого числа ошибок в нумерации  листов дела проводится их  перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;

- при наличии отдельных  ошибок в нумерации листов  в делах при подготовке их  архивом организации к передаче  на государственное хранение  допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Для учета количества листов в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

В листе-заверителе дела указываются  цифрами и прописью количество пронумерованных  листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности  нумерации номеров дела (наличие  литерных номеров дела, пропущенных  номеров, номеров листов с наклеенными  фотографиями, номеров крупноформатных  листов, конвертов с вложениями и  количество вложенных в них листов), а также указывается наличие  в деле типографских экземпляров  брошюр с количеством листов в  них, если они не были отмечены в  общей валовой нумерации в  деле.

Лист-заверитель дела подписывается  его составителем. Все последующие  изменения в составе и состоянии  дела (повреждения, замена подлинных  документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без  бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. 

Для учета документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и  т.д.), а также для учета дел  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме. При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается  ее составителем. Если дело переплетено  или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись  подклеивается к внутренней стороне  лицевой обложки дела. 

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" внутренней описи со ссылками на соответствующие  акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

2.2.Оформление обложки дел

Дело считается заведенным после включения в папку для  хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется  обложка заведенного дела.

На обложку заведенного  дела выносятся следующие сведения:

- название организации;

- название структурного  подразделения организации, в  котором оно формировалось;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- заголовок дела;

- срок хранения дела  или надпись "Хранить постоянно" (переносятся из номенклатуры  дел).

На обложке дел постоянного  хранения предусматривается место  для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

После завершения дела на его  обложке указываются следующие  данные:

- количество листов в  деле;

- дата или крайние даты  первого и последнего по датам  документов в деле;

- архивный шифр дела, сначала  карандашом, а после утверждения  описей – чернилами.

Требования к обложкам дел длительных сроков хранения устанавливает ГОСТ 17914-72.

2.3. Составление и оформление архивных описей дел

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные  в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно:

- на дела постоянного  хранения;

- дела временного (свыше  10 лет) хранения;

- дела по личному составу;

- дела, состоящие из документов, характерных только для данной  организации (судебные, следственные  дела , научные отчеты по темам  и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной  валовой (порядковой) нумерацией.

В организации, в каждом структурном  подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной  описи дел организации, которую  готовит архив и по которой  он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных  подразделений составляются по установленной  форме в трех экземплярах и  представляются в архив организации  через год после завершения дел  в делопроизводстве

Описательная статья описи  дел структурного подразделения  включает в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

-заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его  заголовку на обложке дела;

- даты дела (тома, части);

- количество листов в  деле (томе, части);

- срок хранения дела.

При составлении описи  дел структурного подразделения  соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся  в опись в соответствии с  принятой схемой систематизации  на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится  в опись под самостоятельным  порядковым номером (если дело  состоит из нескольких томов  или частей, то каждый том или  часть вносятся в опись под  самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел  в описи – валовый за несколько  лет;

- порядок присвоения номеров  описям структурных подразделений  устанавливается по согласованию  с архивом организации;

- графы описи заполняются  в точном соответствии с теми  сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись  подряд дел с одинаковыми заголовками  пишется полностью заголовок  первого дела, а все остальные  однородные дела обозначаются  словами "То же", при этом  другие сведения о делах вносятся  в опись полностью (на каждом  новом листе описи заголовок  воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечания" используется для отметок о  приеме дел, особенностях их  физического состояния, о передаче  дел другим структурным подразделениям  со ссылкой на необходимый  акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед  за последней описательной статьей  заполняется итоговая запись, в которой  указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний  номера дел по описи дел, а также  оговариваются особенности нумерации  дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения  подписывается составителем с указанием  его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к  описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

На основе описей дел структурных  подразделений составляется годовой  раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

Заключение

При написании данной курсовой работы я ознакомилась с порядком и подготовкой дел к передаче на хранение в архив.

Перед тем как попасть  в архив дело проходит множество  этапов подготовки, например оформление дела и оформление обложки дела. Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в "Основных правилах работы ведомственных архивов" и "Государственной системе документационного обеспечения управления".

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

Ознакомившись с порядком подготовки  дела, пришла к выводу, что это сложный и ответственный  процесс, ошибки в котором не допустимы.

Список литературы