Порядок передання справ до архівного підрозділу. 2
Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України
НАЦІОНАЛЬНИЙ АВІАЦІЙНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
Гуманітарний інститут
Кафедра історії та документознавства
____________
ПОРЯДОК ПЕРЕДАННЯ СПРАВ ДО АРХІВНОГО ПІДРОЗДІЛУ
Курсова робота
студентки 221 групи ГМІ
напрям підготовки 6.020105
«Документознавство
та інформаційна діяльність»
Стадник Юлії Ігорівни
Науковий керівник:
кандидат історичних наук, доцент
кафедри історії та документознавства,
Юрченко Віталіна Олександрівна
Київ 2012
ЗМІСТ
ВСТУП
Завершальним етапом роботи з документами в діловодстві є обробка справ для їх подальшого зберігання і використання. Вона включає проведення експертизи наукової та практичної цінності документів, оформлення справ, складання опису на справи постійного і тимчасового термінів зберігання.
У результаті діяльності організацій, підприємств та установ створюються документи, що мають різне наукове і практичне значення. Значна частина їх несе в собі інформацію разового характеру. Після використання цієї інформації в оперативних цілях такі документи втрачають значення і подальше їх зберігання недоцільне. Проте деякі документи зберігають своє значення протягом багатьох років. Вони містять цінну для наукових і практичних цілей інформацію. Такі документи повинні зберігатися постійно.
Актуальність курсової роботи полягає в тому, що будь-який документ, строк зберігання якого вичерпався, може знову знадобитися після закінчення роботи з ним. Для того, щоб знаходження потрібного документа не становило для працівника жодних проблем, була розроблена приблизна система організації зберігання документів в організації. Дотримання всіх правил дозволяє не тільки не втратити, але легко й оперативно знайти важливий документ.
У своїх працях порядку передання справ до архівного підрозділу приділяли увагу такі спеціалісти в галузі діловодства, як: Сельченкова С.В., Скібіцька Л.І., Палеха Ю.І., Беспянська Г.В., Блощинська В.А., Діденко А.Н. та інші.
Мета роботи - дослідити процеси підготовки справ до передання їх на архівне зберігання.
Реалізація цієї мети зумовила необхідність вирішення таких взаємопов’язаних завдань:
- визначити терміни зберігання документів в установі;
- розкрити значення експертного оцінювання документів;
- охарактеризувати процес оформлення справ;
- описати складання описів справ.
Методи дослідження. У процесі написання курсової роботи було застосовано такий метод емпіричного дослідження, як опис, що полягає у фіксуванні результатів досліду за допомогою певних систем позначень, які прийняті у науці. Також використано загальнологічні методи, а саме аналізу і синтезу.
Об’єктом дослідження є систематизація документів в структурних підрозділах установи.
Предметом дослідження є оперативне зберігання та використання документів у діловодстві, організація передавання документів на архівне зберігання.
Структура роботи. Курсова робота складається зі вступу, двох розділів, висновків, списку використаних джерел. Список використаних джерел становить 20 найменувань. Обсяг основного тексту – 28 сторінок, повний обсяг роботи – 30 сторінок.
РОЗДІЛ 1
ОРГАНІЗАЦІЯ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ В УСТАНОВІ
1.1. Оперативне зберігання документів
У поняття «діловодство», крім документування інформації та організації документообігу, також входить зберігання і використання документів у поточній діяльності підприємства.
Даний вид зберігання називають оперативним (або поточним), при цьому оперативне зберігання можна поділити на два підвиди:
- зберігання документів у процесі їх виконання;
- зберігання виконаних документів.
Іншими словами, під оперативним зберіганням розуміється процес, що здійснюється протягом практичного використання документів до проведення експертизи цінності та передачі документів на архівне зберігання.
Документи під час їх виконання зазвичай зберігаються у виконавця, для чого заводяться спеціальні папки з такими написами: «На виконанні», «Терміново», «Для колегії», «На відправку», «На узгодження», «На підпис» і так далі. На кожній папці вказують прізвище виконавця та його телефон. Після закінчення робочого дня папки прибирають в сейф, шафу або стіл. Після закінчення роботи з документом він передається для включення у справу. [18]
Виконані документи повинні формуватися у справи відповідно до номенклатури справ. При цьому справи з моменту їхнього заведення і до передачі в архів організації повинні зберігатися за місцем їх формування.
Говорячи про зберігання документів, необхідно відзначити, що організація їх зберігання повинна забезпечувати збереження документів і справ, а також зручність їх використання.
Порушуючи питання оперативного зберігання, можна звернути увагу на наступну тенденцію: в останні час поряд із зберіганням документів (на папері), сформованих у справи, багато організацій стали застосовувати й електронні сховища. Створення даних сховищ дозволяє полегшити використання документів в поточній діяльності, так як роботу з документом можуть виконувати кілька співробітників одночасно, а доступ до документа здійснюється протягом декількох секунд у відповідності з правами співробітника. З цього можна зробити висновок, що використання електронних сховищ документів дозволяє підвищити оперативність виконання завдань і посадових обов'язків.
1.2. Терміни зберігання документів
Терміни зберігання документів в установі встановлюються на підставі:
- нормативних документів: типових і відомчих (галузевих) переліків документів;
- шляхом експертної оцінки документів, яка проводиться експертною комісією установи.
Основним нормативним актом, що визначає терміни зберігання документів в установах, є Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ і організацій, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 і зареєстрований в Міністерстві юстиції України за № 576/3016. [1]
Терміни зберігання документів у конкретному закладі залежать і від того, до якого списку установ державним архівом віднесено цю установу.
Відповідно до нормативних документів з архівної справи можна виділити дві основні категорії установ:
- установи, в діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду (далі - НАФ);
- установи, в діяльності яких не утворюються документи НАФ.
Рішення про віднесення закладу до відповідної категорії приймає державний архів, у зоні комплектування якого знаходиться установа. Це рішення приймається архівом на підставі експертизи цінності документів установи, з урахуванням ролі і місця установи (фондоутворювача) в галузі і так далі.
Установи, віднесені до першої групи, у встановленому порядку через певний час передають свої основні види організаційно-розпорядчої, фінансової, бухгалтерської, планової документації на постійне зберігання до державних архівів, а установи, віднесені до другої категорії, цю документацію постійно зберігають у своїх відомчих архівах (архівних підрозділах). Слід зазначити, що документація по особовому складу, в т.ч. про заробітну плату до державних архівів установами не передається (крім випадків їх повної ліквідації без правонаступників).
Значна ж частина документів після закінчення строків, встановлених переліками документів, після проведення експертизи цінності документів виділяється до знищення.
Отже, можна виділити три основні види строків зберігання документів, що утворюються в установах:
- постійний;
- тривалий (понад 10 років);
- тимчасовий (до 10 років включно).
РОЗДІЛ 2
ЕТАПИ ПІДГОТОВКИ ПЕРЕДАННЯ ДОКУМЕНТІВ ДО АРХІВУ
2.1. Експертиза цінності документів та діяльність експертних комісій
Жодне суспільство не в змозі зберігати всю створювану ним документацію в повному обсязі, оскільки зберігання документів пов’язане зі значними матеріальними витратами. Окрім того, більшість документів втрачають свою цінність і практичне значення через певний період часу, і подальше їх зберігання є недоцільним. З огляду на зазначене здійснюється експертиза цінності інформації, що міститься в документах. [17]
Експертиза цінності документів - це вивчення документів на основі принципів і критеріїв їх цінності для визначення строків зберігання й відбору на державне зберігання. [2]
Після визначення цінності документів вони можуть бути знищені або залишені на тимчасове, тривале або постійне зберігання.
Основними принципами експертизи цінності документів є:
- об'єктивність -- оцінювання документів на основі неупередженого підходу;
- історизм - урахування особливостей часу і місця створення документів, загальноісторичного контексту;
- всебічність і комплексність - вивчення відповідних документів з урахуванням їх місця в комплексі інших документів.
Експертиза цінності документів проводиться за такими групами критеріїв:
- походження - функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача) в житті суспільства, час і місце створення документа;
- зміст - значущість інформації, що міститься в документі (унікальність і типовість), її повторюваність в інших документах, вид документа, оригінальність;
- зовнішні ознаки - форма фіксації та передавання змісту, засвідчення й особливості оформлення документа, стан його збереженості.
З метою організації проведення експертизи цінності документів у всіх установах створюються експертні комісії (далі - ЕК), що діють відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації та Примірного положення про експертну комісію об'єднання громадян, релігійної організації, а також: підприємства, установи та організації, заснованої на приватній формі власності.
До складу ЕК, який затверджується наказом керівника установи, включають керівників служби діловодства та архіву установи, досвідчених працівників інших структурних підрозділів, добре обізнаних з документацією установи, а також фахівців відповідної державної архівної установи (архівного відділу міської ради) за їх згодою. Головою ЕК призначають, як правило, заступника керівника установи, а секретарем - керівника архіву установи чи особу, відповідальну за архів.
Рішення ЕК оформляються протоколом, який підписує голова або його заступник та секретар комісії, і набувають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК керівником установи.
Основними завданнями ЕК є:
- прийняття рішення про схвалення та подання до ЕПК державного архіву або ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради) проектів таких документів: описів справ постійного зберігання, описів справ з особового складу, номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії, анотованих переліків унікальних документів НАФ, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, актів про вилучення документів з НАФ;
- організація і проведення спільно зі службою діловодства та архівом установи щорічного відбору документів для подальшого зберігання або знищення;
- контроль за організацією документів у діловодстві установи;
- визначення строків зберігання документів, що не передбачені чинними переліками документів зі строками зберігання, та подання пропозицій на розгляд та погодження ЕПК відповідного державного архіву (ЕК вищого рівня).
Окрім того, ЕК має право:
- контролювати дотримання структурними підрозділами, окремими працівниками, відповідальними за організацію документів у діловодстві, архівних вимог щодо розроблення номенклатур справ, формування справ, експертизи цінності документів, упорядкування та оформлення документів;
- вимагати від структурних підрозділів розшуку відсутніх документів НАФ, документів тривалого зберігання, у т.ч. з особового складу, та надання письмових пояснень у випадках втрати цих документів;
- одержувати від структурних підрозділів відомості та пропозиції, необхідні для проведення експертизи цінності документів та визначення строків їх зберігання;
- заслуховувати на своїх засіданнях керівників структурних підрозділів про хід підготовки документів до архівного зберігання та забезпечення збереженості документів, про причини втрати документів;
- запрошувати на засідання як консультантів та експертів фахівців структурних підрозділів, а в разі необхідності - працівників відповідної державної архівної установи (архівного відділу міської ради);
- інформувати керівництво установи з питань, що входять до компетенції ЕК.
На етапі діловодства експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби діловодства та структурних підрозділів під методичним керівництвом архіву установи. До проведення експертизи цінності залучаються члени ЕК.
Проведення експертизи цінності значно полегшує поділ документів, утворюваних в установі, на три групи: основна документація, оперативно-довідкова документація, документація з особового складу. [9]
До основної документації, що найповніше відображає основну діяльність установи, належать:
- нормативно-правові акти органів державної влади (постанови, укази, розпорядження, рішення), які стосуються діяльності даної установи;
- організаційна документація (статути, положення, штатні розписи тощо);
- розпорядча документація (накази або розпорядження з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і документи до них;
- планово-звітна документація (перспективні й річні плани, зведені й річні звіти, баланси тощо);
- інформаційно-аналітична документація (довідки, доповіді, доповідні записки, огляди, висновки, зведення, які відбивають основну діяльність установи);
- листування з питань основної діяльності установи (як правило, провадиться внутрішня експертиза цінності справ з листуванням);
- інші категорії документів (з питань організації виробництва, будівництва, з винахідництва й раціоналізації, розроблення і впровадження новітніх технологій тощо).
Основна документація, як правило, має постійний строк зберігання (для установ - джерел формування НАФ) або тривалий строк зберігання - до ліквідації установи (для установ, у діяльності яких не створюються документи НАФ).
Оперативно-довідкова документація містить відомості, необхідні для поточної практичної діяльності (документи з бухгалтерського обліку та звітності, з питань матеріально-технічного постачання, з адміністративно-господарських питань тощо). Для цієї категорії документів встановлюються тимчасові (від 1-го до 10-ти років) або тривалі (понад 10 років) строки зберігання залежно від практичної потреби в таких документах.
Документація з особового складу (особові справи співробітників, особові картки співробітників, накази з особового складу, особові рахунки, акти про нещасні випадки та інші документи) має тривалі строки зберігання (як правило, - 45, 50, 75 років). Саме до цієї документації часто звертаються для наведення довідок за заявами громадян про трудовий стаж, заробітну плату та з інших питань.
Проведення експертизи цінності слід розпочинати з перегляду документів служби діловодства, потім - функціональних структурних підрозділів (виробничі відділи, бухгалтерія). [11]
У кожному структурному підрозділі переглядають спочатку найбільш важливі та узагальнюючі документи, що якнайповніше характеризують основну діяльність установи, з метою їх відбору на постійне зберігання. На зберігання відбирають передусім оригінали документів, і лише в разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії. Дублетні документи (розмножені в кількох примірниках і направлені до різних структурних підрозділів) підлягають знищенню. Однак, якщо дублетний документ має цінні відмітки, що відсутні в оригіналі, або оригінал знаходиться в поганому стані, то такий документ слід залишити на зберігання.
Поглинання змісту найбільшою мірою стосується планової та звітної документації. Зміст місячних планів поглинається квартальними планами, зміст квартальних - річними, річних - перспективними. Те саме стосується звітів. Отже, на постійне зберігання відбираються зведені документи, що поглинають зміст первинних.
Експертизу цінності документів забороняється проводити лише за заголовками справ, зазначеними на обкладинках, оскільки впродовж року при формуванні справ до них могли потрапити й інші категорії документів. Тому обов'язково має проводитись аналіз фактичного змісту документів, що містяться у справі, шляхом її поаркушного перегляду. Якщо під час перегляду справи виявлено, що поряд з документами постійного зберігання вона містить значну кількість документів тимчасового зберігання, то справу необхідно переформувати. [5] При цьому документи постійного зберігання відокремлюються від документів тимчасового зберігання і формуються в окрему справу. Обов'язково переглядаються справи з позначкою «ЕПК». Якщо в них експертизою встановлено наявність документів постійного зберігання, вони підлягають переформуванню. Підлягають обов'язковому поаркушному перегляду справи з листуванням, оскільки в них можуть бути присутні документи, що містять важливу інформацію про основну діяльність установи.
Документи постійного зберігання, вилучені зі справ, об'єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення новосформованих справ здійснюється лише по завершенню експертизи цінності документів.
Під час проведення експертизи цінності зі справ постійного та тривалого зберігання вилучають:
- документи, які не стосуються справи;
- особисті нотатки і чернетки;
- неоформлені копії;
- супровідні листи, якщо вони не доповнюють змісту основного документа;
- реєстри документів на розсилку;
- металеві скріплення (скріпки, булавки).
У процесі експертизи цінності документів вирізняють чотири групи справ:
- постійного зберігання (документи НАФ), що підлягають у подальшому передаванню до державних архівних установ або архівних відділів міських рад;
- тривалого зберігання (понад 10 років), що передаються до архіву установи;
- тимчасового зберігання (до 10 років);
- ті, що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання.
Справи постійного і тривалого зберігання готують до передавання до архіву установи.
Строк зберігання документів обчислюється з 1 січня року, що йде за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2012 р., починається з 1 січня 2013 р.
2.2. Оформлення справ
Формування справ завершується після закінчення року, коли підшито останні документи за цей рік. Протягом ще двох років справа може використовуватись у роботі, а потім її оформляють для подальшого зберігання в структурному підрозділі або передавання на архівне зберігання.
Оформлення справ - це їх підготовка для зберігання відповідно до встановлених архівних правил. Оформлення справ здійснює працівник, який відповідає за ведення діловодства у структурному підрозділі. Залежно від цінності документів та строків зберігання справ проводиться їх повне або часткове (спрощене) оформлення. [6]
Справи тимчасового зберігання з метою економії коштів і часу підлягають спрощеному оформленню. Насамперед, перевіряється їх відповідність номенклатурі справ, однак аркуші не нумеруються і залишаються в теках або швидкозшивачах, засвідчувальні написи не складаються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.
Основну увагу приділяють справам постійного та тривалого зберігання та з особового складу. Відповідно до архівних правил проводиться їх повне оформлення, що включає такі операції:
- пересистематизацію документів справи;
- нумерацію аркушів у справі;
- складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи;
- складання засвідчувального напису;
- оправлення справи;
- оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
- внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки справи (уточнення назви установи або структурного підрозділу, реєстраційного індексу справи, крайніх дат, заголовка справи).
Для зручності користування справами має проводитись їх пересистематизація, тобто розміщення документів за хронологією надходження (від січня по грудень).
З метою забезпечення збереженості і закріплення порядку розміщення документів, включених до справи, всі їх аркуші (крім засвідчувального напису і внутрішнього опису) нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів є неприпустимим. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. Аркуші справ, що складаються з кількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.
Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами справи, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.
Аркуші, більші за формат А4, підшиваються за один бік і нумеруються як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюються до розмірів формату А4.
Аркуші з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєно одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.
Підшиті в справах конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім - кожне вкладення в конверті.
Документи з власною нумерацією аркушів, підшиті у справах, зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі. [6]
За наявності в нумерації аркушів справи численних помилок здійснюється їх перенумерування, під час якої старі номери закреслюються однією похилою рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.
У разі наявності в нумерації аркушів окремих помилок допускається застосування літерних номерів аркушів (51-а, 142-6 тощо).
Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, наприклад таких, облік яких зумовлений специфікою даної документації (з грифом обмеженого доступу, особові та судові справи, про присудження вчених ступенів і звань тощо). Складати внутрішній опис рекомендується також на справи, заголовки яких недостатньо розкривають зміст документів, що у подальшому полегшує користування ними, пошук необхідної інформації. Необхідність складання внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією з діловодства. Наприклад, складання внутрішніх описів до справ, що містять накази з особового складу, стає в нагоді при користуванні ними.
Внутрішній опис складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розміщено кожен документ.
До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому зазначаються цифрами та літерами кількість документів, включених до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписує його укладач. Якщо справу попередньо було оправлено або підшито без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицевої обкладинки справи.
Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації. Його складають на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкарських примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша. Складати засвідчувальний напис на обкладинці справи або зворотному боці останнього аркуша не дозволяється.
У засвідчувальному написі зазначається цифрами й літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак «+» (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.
У засвідчувальному написі мають застерігатися такі особливості нумерації документів справи: наявність літерних і пропущених номерів аркушів; номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо; номери великоформатних аркушів; номери конвертів з укладеннями й кількість аркушів укладень.
Підписує засвідчувальний напис особа, яка його склала.
За наявності великої кількості перенумерованих аркушів наприкінці справи складається новий засвідчувальний напис. При цьому старий засвідчувальний напис перекреслюється і постійно зберігається в справі.
Документи справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу підшиваються на чотири проколи суворою ниткою і беруться у тверду обкладинку. Для обкладинок справ постійного зберігання використовується безкислотний картон.
Під час брошурування документів не дозволяється зашивати їх текст. Якщо текст документа надруковано надто близько до лівого краю, потрібно наростити корінці документа.
Обкладинки справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу оформляють за встановленою формою.
Заголовок справи переноситься на її обкладинку з номенклатури. Водночас він потребує обов’язкових перевірок й уточнення шляхом поаркушного перегляду справи. [8] Заголовок має точно, коротко, в узагальненій формі відбивати основний зміст документів. У разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (уточнюється назва установи або структурного підрозділу в разі змін протягом року, проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності документів тощо), що підвищують його інформативність.
