КУРСОВА РОБОТА

      на  тему:

      Порядок складання і ведення  розпорядчих документів по особовому складу

      Зміст

      Вступ……………………………………………………………………..…3

Розділ І. Методологічні  аспекти вивчення складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу……………………….....5

1.1. Вивчення  поняття розпорядчих документів  по особовому складу……………………………………………………………………....5

1.2. Принципи і методи складання і ведення розпорядчих

документів  по особовому складу……….…………………………….…..6

Розділ ІІ. Теоретичні аспекти вивчення складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу………….………………9

2.1. Розпорядчі  документи по особовому складу: загальна характеристика…………………………………………………………….9

     2.2. Документація з особового складу: суть, зміст, класифікація……..10

2.3. Механізми складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу…………………………………………………………13

Розділ ІІІ. Праксеологічні аспекти складання  і ведення розпорядчих документів по особовому складу…………………………………….…..26

3.1. Аспекти  складання і ведення розпорядчих  документів по особовому складу…………………………………………………………26

3.2. Проблеми які виникають при застосуванні розпорядчих документів по особовому складу та варіанти їх вирішення……………31

Висновок…………………………………………………………………..37

Список  використаної літератури ……………………………….………39

Додатки…………………………………………………………………….40

      Вступ

     Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання  документування та організації роботи з документами в процесі управлінської  діяльності.

     Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведені його на державну мову, широкому застосуванні комп'ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів в цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

     Дотримання  стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення і пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ - це свідчення культури виконавця.

     Органи  управління всіх рівнів, від Кабінету міністрів до підприємств, організацій, створюють численні управлінські документи. Документування управлінської діяльності здійснюють ІТП і службовці, які ведуть збирання та обробку документів, підготовку і оформлення рішень, що приймаються. Носієм інформаціє  у традиційному вигляді є документ, визначений ГОСТом, як “матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі у часі і просторі ”.

     Одна  з причин неякісного прийняття управлінських  рішень-слабка теоретична і практична підготовка багатьох працівників, які недостатньою мірою володіють комплексом уставлених в установах, організаціях та на підприємствах методів, способів і прийомів роботи з документами, а в деяких випадках і незнання вимог ГОСТів, що встановлюють порядок оформлення документів.

       Актуальність теми даної роботи полягає, перш за все, в значенні  документування та організації роботи з документами, що охоплюють сукупність форм, прийомів, способів і методів ведення розпорядчих документів по особовому складу їх укладання й обробки.

       Об’єкт курсової роботи: розпорядчі документи по особовому складу. Предмет курсової роботи: організація роботи розпорядчих документів по особовому складу.

       Мета  курсової роботи: проаналізувати порядок складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу.

       Завдання  курсової роботи:

      - розглянути поняття розпорядчих документів по особовому складу;

      - встановити принципи і методи складання і ведення розпорядчих документів;

      - виявити аспекти складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу;

      -  дослідити проблеми які виникають при застосуванні розпорядчих документів та варіанти їх вирішення.

      Основна гіпотеза полягає в тому, що велику увагу потрібно приділяти документам, що виникають в процесі прийому, переведення, звільнення працівників, для того, щоб вони відповідали правилам, формулювань чинного законодавства.

      Курсова робота виконана на , складається з  вступу, 3-х розділів (поділених на підрозділи), висновків, списку використаних джерел (20 джерел), 5таблиць та 4 додатка. 
 
 
 
 
 
 
 

Розділ  І.

Методологічні аспекти вивчення складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу 

1.1. Вивчення поняття  розпорядчих документів  по особовому складу.

      До  розпорядчих документів по особовому  складу (по кадрах) належать накази. Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переведення і переміщення працівників на інші посади та звільнення. До розпорядчих документів також належать накази про заохочення, стягнення, присвоєння розрядів і категорій, надання відпусток. На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу.

      Уніфіковані форми затверджені наказом Міністерства статистики України від 09.10.95 № 253:

      • № П-1 (наказ про прийом на роботу);

      • № П-5 (наказ про переведення  на іншу роботу);

      • № П-6 (наказ про надання відпустки);

      • № П-7 (список №__про надання відпустки);

      • № П-8 (наказ про припинення трудового  договору).

      Типові  форми будуть додаватися при розгляді конкретних наказів по видах.

      На  підприємствах, в установах, організаціях і фірмах (невеликих) з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформлюються на спеціальних чи загальних бланках або чистих аркушах паперу (формату А4). Накази готуються на підставі розпоряджень керівника підприємства, установи, організації, заяв працівників, підписаного контракту, рішень конкурсної комісії, рішень кваліфікаційних і атестаційних комісій тощо.

      Отже, до розпорядчих документів належать накази про прийняття громадян на роботу, переведення і переміщення працівників на інші посади та звільнення, заохочення, стягнення, присвоєння розрядів і категорій, надання відпусток.

1.2. Принципи і методи складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу. 

      Усі накази оформлюються на аркуші паперу формату А4 і повинні мати обов'язкові реквізити:

      • повне найменування підприємства, установи, організації, фірми; назву виду документа — наказ;

      • дату складання, підписання (09 травня 2011 року);

      • місце складання чи видання (м. Прилуки);

      • номер (доповнюється індексом "К" або "ОС");

      • заголовок до тексту;

      • текст;

      • підстава;

      • підпис керівника;

      • на зворотному боці гриф погодження, ознайомлення.

      Проект  наказу готують працівники відділу  кадрів, погоджують з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник підприємства, установи, організації.

      Накази  по особовому складу (по кадрах), за винятком окремих випадків, мають  лише розпорядчу частину, починати яку  рекомендується з прізвища, імені  та по батькові працівника.

      У наступному рядку і далі — посада, вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд, категорія, клас, найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.

      Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки наказу.

      Після підписання наказ реєструється у  книзі реєстрації наказів, що має  такі реквізити: номер наказу, дату видання, вид наказу, короткий зміст, ким підписаний (прізвище, ініціали), кому направлено (оголошено під розписки).

      У груповому наказі, який передбачає ряд питань, рекомендується розміщувати  їх в такій послідовності: прийняття  на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення з роботи, надання відпусток, заохочення, стягнення тощо.

      У кожній групі питань прізвища працівників  рекомендується розміщувати за алфавітом.

      Перший  примірник наказу залишається у  відділі кадрів, а другий передається  до бухгалтерії. У разі потреби третій примірник (копія наказу) передається до планово-економічного відділу.

      У структурні підрозділи копії чи примірники наказів по особовому складу не передаються.

      Перші примірники, підписані керівником, накопичуються у справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури.

      Справа  ведеться протягом календарного року, після завершення зберігається у  відділі кадрів протягом двох років. Через два роки справа передається  до кадрового архіву (який зберігається окремо від інших) підприємства, установи, організації.

      У разі ліквідації підприємства, установи, організації накази по особовому  складу передаються на постійне зберігання до державного архіву.

      Накази  по особовому складу (по кадрах) і  книги їх реєстрації є документами постійного зберігання. 

      Таблиця 1.1. 

      Зразок  складання і ведення розпорядчих  документів по особовому складу 

        (герб)

      МІНІСТЕРСТВО  ПРОМИСЛОВОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ ІНСТИТУТ ПІДГОТОВКИ КАДРІВ ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ

      НАКАЗ № 87-к "___"____________2002 р. м. Київ

      1. ПРИЙНЯТИ:

      1.1. МЕЛЬНИКОВА Андрія Леонідовича

      начальником відділу кадрів управлінського персоналу  з 30.07.02 з посадовим окладом 300 грн  щомісячно. Підстава: заява Мельникова А. Л.

      2. ПЕРЕВЕСТИ:

      2.1. КОНОНЧУК Олену Миколаївну

      провідного  бухгалтера управлінського персоналу з 01.08.02 головним бухгалтером управлінського персоналу з посадовим окладом 250 грн щомісячно. Підстава: заява Конончук О. М.

      3. ЗВІЛЬНИТИ:

      3.1. ТОДОРІВСЬКУ Любов Федорівну

      методиста першої категорії навчально-методичного  відділу 03.08.02 за власним бажанням згідно зі ст. 38 КЗпП України. Відпустку використала по 20.06.02. Підстава: заява Тодорівської Л. Ф.

      4. НАДАТИ:

      4.1. КРЕСАЛО Тетяні Валентинівні

      методисту першої категорії навчально-методичного  відділу щорічну відпустку на 28 календарних днів з 01.08.02 р. по 29.08.02 за робочий рік з 20.10.01 по 19.10.02.

      Підстава: заява Кресало Т. В.

      Ректор (підпис) І. П. Палій

      ПОГОДЖЕНО:

      Завідуюча навчально-методичним відділом (Н. В. Корінюк)

      Головний  бухгалтер (Т. С. Семенюк)

      Інспектор по кадрах (В. В. Білик)

      Отже, складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу, ведеться за певними правилами, принципами та методами, яких потрібно дотримуватись.

      Як  висновок до даного розділу, можна сказати, що методологічні аспекти вивчення складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу  затверджені наказом Міністерства статистики України.

Розділ  ІІ.

Теоретичні  аспекти вивчення складання і ведення  розпорядчих документів по особовому складу. 

      2.1. Розпорядчі документи по особовому складу: загальна характеристика. 

     Розпорядчі  документи – це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в установі, організації, фірмі, на підприємстві. Документи розпорядчої діяльності містять у собі постанови, накази, розпорядження, ухвали тощо.

     Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції.

     Накази  видають на основі та для виконання  законів, постанов і  розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих органів.

     Рекомендується  починати кожний пункт наказу словами  “Призначити”, “Перевести”, “Оголосити подяку”, “Надати відпустку”, які позначають конкретну дію, спрямовану наказом. Далі щоразу з нового рядка великими літерами друкуються прізвища та ініціали осіб, на яких поширюється цей пункт наказу, їхня посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд тощо), назва відділу чи цеху, в якому ця особа працює. У кінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання (доповідна записка, заява тощо).

     Якщо  в одному пункті наказу перераховується  кілька осіб, то їхні прізвища називаються в алфавітному порядку.

     Розпорядження – правовий акт управління державного органу, що видається у рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції, і є обов’язковим для громадян та організацій, котрим адресовано розпорядження.

     Розпорядження поділяються на такі групи:

1. загальні;
2. часткові.

     Постанова – це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами управління з метою розв’язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед цими органами, та встановлення стабільних норм і правил поведінки.

     Постанови приймаються Верховною  Радою України, Кабінетом  Міністрів України  та іншими органами управління.

     Ухвала  – правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями, виконавчими комітетами. Ухвалою оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів – колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.

     Отже, накази, що стосуються особового складу, складають на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо. 

     2.2. Документація з особового складу: суть, зміст, класифікація. 

     Кадрові документи – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) по найму працівників.

     Згідно  з законодавством про працю при  вступі на роботу громадяни подають письмову заяву, де викладають прохання про зарахування на певну посаду до певного структурного підрозділу (організації).

     Особливості написання деяких реквізитів заяв:

     а) при адресуванні заяви до тієї організації, де працює автор, не треба вказувати домашню адресу, а достатньо назвати посаду і місце роботи (структурний підрозділ);

     б) у тексті заяви формулюється прохання (висновок) і дається обґрунтування прохання (доказ).

     У порівнянні з наказами з основної діяльності складання і оформлення наказів по особовому складу має деякі особливості. У заголовку такого наказу пишуть: “По особовому складу”. Констатаційна частина може опускатися. У розпорядчій частині пункти розміщують у певній послідовності:

     а) призначення на посаду;

     б) переведення;

     в) надання відпустки;

     г) звільнення з займаної посади;

     д) зміна прізвища тощо.

     Накладання  дисциплінарних стягнень і оголошення заохочень оформлюють, як правило, окремими наказами.

     За  формою накази повинні бути однаковими. Це полегшує використання їх з метою довідки. Кожний пункт наказу починається з дієслова, що позначає дію (призначити, перевести, звільнити, оголосити подяку та ін.) і пишеться великими літерами. Великими літерами також з нового рядка зазначаються прізвища, ім’я і по батькові особи, а потім іде текст пункту. Наприкінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання. Наказ вступає в силу з моменту його підписання. Однак, окремі параграфи можуть мати свої терміни вступу в силу. Якщо терміни не зазначені, то вони обчислюються з моменту підписання наказу.

     У наказах про прийняття  на роботу необхідно зазначити: на яку посаду, до якого структурного підрозділу і з якого числа оформлюється на роботу; вид прийняття на роботу (на постійну – з випробним терміном, зі стажуванням тощо, на тимчасову – на певний термін, за сумісництвом та ін.); особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем тощо). При переведенні на іншу роботу у тексті зазначається вид і мотивування переведення. В усіх випадках тимчасового переведення зазначається його тривалість.

     У наказах про надання  відпустки слід зазначити її вид (основний; додатковий, наприклад, за тривалість стажу роботи на одному підприємстві; учбовий; у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю; без збереження заробітної плати, наприклад, за сімейними обставинами тощо), загальну кількість робочих днів, дату виходу у відпустку і повернення з неї, за який період роботи надано відпустку.

     При звільненні працівників обов’язково вказують дату і мотивування звільнення. Мотивування звільнення має бути викладено стисло і чітко у відповідності до чинного законодавства.

     Характеристика – документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника.

     Характеристика пред’являється при вступі до вузів і технікумів, при висуванні на виборні посади, а також за конкурсом до науково-дослідних інститутів, вузів тощо.

     Характеристика  видається працівникові на руки або  з його відома надсилається до підприємства, установи (організації), які її запитали.

     Автобіографія – це документ, у якому особа, яка складає його, подає опис свого життя та діяльності.

     Основна вимога до такого документа – досягти  вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

     Кожне нове повідомлення починається з абзацу.

     Трудовий  договір – угода між працівником і власником підприємства або уповноваженим ним органом, за якою працівник зобов’язаний виконувати роботу, визначену цією угодою, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядку, а власник зобов’язується виплачувати працівникові зарплату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

     Трудовий  договір може бути укладений:

     а) на невизначений строк – працівник може в будь-який момент розірвати його, а власник - тільки на підставі, що передбачається чинним законодавством (ст. 42, 43, 49 п.2.3 КЗпПУ);

     б) на визначений строк, який встановлюється за погодженням сторін (може бути припинений по його закінченні з ініціативи як працівника, так і власника);

     в) на час виконання певної роботи (на виконання разової роботи) – в цей період працівник може розірвати договір тільки з поважних причин (ст. 40, 41 КЗпПУ)

     При укладанні трудового договору може бути встановлений термін випробування за погодженням сторін (ст. 26, 27, 28 КЗпПУ) з метою перевірки відповідності працівника роботі або посаді, яка йому доручається.

     Отже, накази по особовому складу – це кадрові документи, які регламентують питання прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання різних відпусток, стягнення, заохочення, відрядження. 

2.3. Механізми складання і ведення розпорядчих документів по особовому складу. 

      Проголошене ст. 43 Конституції України право  громадянина на працю реалізується шляхом надання роботи конкретній людині та оплати праці відповідно до її кількості та якості.

      Це  право громадянин реалізує шляхом укладання  трудового договору, тобто через  прийняття на роботу.

      Прийняття громадян на роботу оформляється виданням наказу, в якому зазначаються: прізвище, ім'я та по батькові працівника, посада (спеціальність, кваліфікація, категорія, розряд прописом), структурний підрозділ, специфічні умови (з повною матеріальною відповідальністю, за сумісництвом, зі строком випробування один місяць, на 0,5 ставки посадового окладу тощо). (Типова форма № П-1 додається в таблиці 2.1.) Наказ оголошується працівнику під підпис. Однак трудовий договір вважається укладеним, якщо фактичне допущення до роботи мало місце за вказівкою особи, наділеною правом прийняття на роботу.

      Після ознайомлення працівника з наказом  у його трудовій книжці, а також  в особовій картці по формі №  П-2 робляться відповідні записи, і  працівник у графі "Підпис власника трудової книжки" ставить свій підпис. Згідно з чинним законодавством цей  підпис підтверджує, що працівник з наказом про прийняття на роботу ознайомлений, тому в розділі III "Призначення і переведення" особової картки № П-2 пишеться копія наказу.

      Таблиця 2.1.

      Типова  форма № П-1

      Для того щоб правильно підготувати  і видати наказ про прийняття на роботу, слід виконувати вимоги чинного законодавства про працю.

      Без відповідних документів, які працівник  зобов'язаний пред'явити, неможливо  укласти трудовий договір.

      Згідно  зі статтею 29 КЗпП України до початку  роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язаний:

      • роз'яснити працівнику його права й  обов'язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці небезпечних і  шкідливих виробничих факторів, які  ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров'я, про його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору;

      • ознайомити працівника з правилами  внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;

      •   визначити працівнику робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;

      • проінструктувати працівника з техніки  безпеки, виробничої санітарії, гігієни  праці та протипожежної охорони. Громадянин, згідно зі статтею 24 КЗпП України, при укладенні трудового договору зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я тощо.

      При укладенні трудового договору забороняється вимагати від осіб, які поступають на роботу, відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, прописку та документи, подання яких не передбачене законодавством (ст. 25 КЗпП України).

      Накази  про переведення працівників  на іншу посаду чи роботу на тому самому підприємстві, в установі, організації готуються та оформляються на підставі розпорядження керівника або заяви працівника з урахуванням вимог і рекомендацій, викладених у розділі "Загальні положення" цієї глави.