Порядок составления и контроль исполнения бюджетов

     Содержание 

Введение

1. Понятие бюджетирования  и виды бюджетов

1.1 Сущность бюджета  и бюджетирования

1.2 Виды бюджетов  в управленческом учете

2. Порядок составления  и контроль исполнения бюджетов

2.1 Методики составления  бюджетов

2.2 Контроль исполнения  бюджетов

Заключение

Список литературы 

      Введение 

     Управление  невозможно без информации или совокупности сведений о состоянии управляемой  системы, управляющих действиях  и внешней среде. В таком понимании  экономическая информация выступает  как основа процессов подготовки, принятия и реализации управленческих решений.

     Процесс управления реализуется в виде некоторой  последовательности решений, эффективность  которых можно проверить лишь на основе получения информации о  промежуточных и конечных результатах, достоверно и своевременно отражающих состояние и поведение управляемых параметров.

     Все стадии и этапы процесса управления связаны с переработкой информации. Без информации невозможно определить цели управления, оценить ситуацию, сформулировать проблему, принять решение  и проконтролировать его выполнение.

     Управленческий  учет — это область знаний и  сфера деятельности, связанная с  формированием и использованием экономической информации для управления внутри хозяйствующего субъекта (предприятия, фирмы, банка и т.п.). Его цель заключается  в том, чтобы помочь управляющим (менеджерам) в принятии экономически обоснованных решений.

     Управленческий  учет в основном использует те же принципы, что и финансовый, и является логическим следствием развития бухгалтерского учета, его эволюции.

     Исследование  темы "Бюджетирование, как инструмент системы управления" является на сегодняшний день актуальным. Так  как затрагивает информацию о формировании прогнозируемой величины, будущих финансовых операций на предприятии. Знание общих принципов планирования и контроля для предприятий является основой правильного анализа прошлой финансовой и нефинансовой информации. Важность правильности расчета сметных (планируемых) затрат, для бухгалтера служит основанием для подтверждения обоснованности суммы расходов действующему законодательству.

     Целью исследования является рассмотрение видов бюджетов и их взаимосвязь.

     Исходя  из цели, поставлены следующие задачи:

• ознакомление с сущностью понятия бюджета и бюджетирования в управленческом учета;
• рассмотрение видов бюджетов и их взаимосвязь;
• изучение методики составления бюджетов.

     Предметом исследования является бухгалтерский  управленческий учет. Объектом исследования послужили виды бюджетов и их взаимосвязь  на основе данных экономической литературы, журналов, газет. 

      1. Понятие бюджетирования и виды бюджетов 

     1.1 Сущность бюджета  и бюджетирования 

     Бюджетирование  в общем виде можно представить как информационную систему внутрифирменного, корпоративного управления с помощью определенных финансовых инструментов, называемых бюджетами.

     По  определению Института дипломированных  бухгалтеров и специалистов по управленческому  учету (США), бюджет — это количественный план в денежном выражении, подготовленный и принятый для определенного периода, обычно показывающий планируемую величину дохода, которая должна быть достигнута, и (или) расходов, которые должны быть понижены в течение этого периода, а также капитал, который необходимо привлечь для достижения данной цели². Бюджет является количественным и стоимостным выражением планов деятельности и развития организации, координирующим и конкретизирующим в цифрах проекты руководителей.

     Согласно  методическим рекомендациям по управленческому  учету, разработанным Минэкономразвития  России, бюджет — это информация о планируемых или ожидаемых доходах, расходах, активах и обязательствах. Бюджет представляет собой директивный план будущих операций и используется для планирования, учета, контроля и оценки эффективности деятельности организации.

     Бюджетирование  непосредственно связано с управлением  и управленческим учетом, является его составной частью. Экономически эффективная деятельность организации  возможна только в том случае, если она имеет четко заданные достаточно напряженные, но реальные для выполнения стоимостные параметры затрат и результатов. Бюджетирование — это процесс определения таких параметров, планирования движения ресурсов по предприятию на заданный будущий период времени. Когда параметры заданы, необходим учет и контроль их исполнения, составляющий основу управленческого учета и анализа.

     Сущность  бюджетирования состоит в разработке взаимосвязанных планов производственно-финансовой деятельности предприятия и его  подразделений исходя из текущих  и стратегических целей функционирования, контроля за выполнением этих планов, в использовании корректирующих воздействий на отклонения от параметров их исполнения. В информационном отношении  — это система, интегрирующая  результаты процессов планирования, учета, контроля и анализа стоимостных  показателей деятельности организации.

     Нельзя  ограничивать бюджет планом доходов  и расходов, а бюджетирование только планированием. Это часть общей  системы экономической работы на предприятии. Планирование без контроля исполнения планов теряет смысл, учет, не используемый для оценки и контроля деятельности, бесцелен, а контроль без данных плана и учета невозможен. Именно поэтому бюджетирование является интегрированной системой, обобщающей данные планирования, учета и контроля не только доходов и расходов, но и формирующих их процессов и  величин.

     Бюджетирование  как система имеет достаточно глубокие исторические корни. Его происхождение  связывают с возникновением камеральной  бухгалтерии, имеющей целью "схематическое, легко контролируемое определение  хода производства и его результатов  на основе предварительно составленной сметы и бюджета". Уже в то время (камеральная бухгалтерия  появилась в позднем средневековье) считалось, что учету доходов  и расходов должен предшествовать предварительный  расчет их ожидаемой величины и специалисты  по камеральному учету в зарубежных странах уделяли этому большое  внимание.

     Российские  ученые также внесли определенный вклад  в развитие идей бюджетирования. Среди  них следует отметить Л.И. Гомберга, который выделял в качестве объектов исследования им же сформулированной новой науки экономологии смету (бюджет), бухгалтерский учет и контроль. В смете он видел инструмент планирования, связывая ее с коммерческим расчетом. В основе деятельности бухгалтерии он выделял причинно-следственные связи, а контроль трактовал как процесс установления соответствия хозяйственной деятельности интересам предприятия, признавая только предварительный и заключительный контроль. Проф. А.П. Рудановский предлагал ввести в классификацию счетов счета бюджета и пытался установить связь каждой операции с бюджетом, называя этот процесс бюджетированием. Он первым ввел это понятие в российскую теорию и практику учета.

     Несмотря  на свою прогрессивность, идеи бюджетирования в то время оказались невостребованными  ни у нас, ни за рубежом. Они нашли  практическое воплощение только в период становления и развития управленческого  учета, когда бюджетирование стало  неотъемлемой составной частью теории и практики менеджмента. После Второй мировой войны изменились функции и содержание бюджетирования. Оно стало составной частью управленческого учета и анализа, где основной упор делался на составление предварительных смет затрат, оперативное выявление отклонений от них, систематический анализ издержек производства и поиск вариантов управленческих решений на базе оценки затрат и результатов. 

     1.2 Виды бюджетов  в управленческом  учете 

     Производственный  бюджет включает прямые и косвенные  затраты. При автоматизированном производстве проблемы планирования и контроля прямых расходов решаются проще, поскольку  большую часть затрат можно считать  прямыми.

     Бюджет  косвенных общепроизводственных расходов представляет собой детализированный план предполагаемых расходов цехового характера, которые необходимы для обеспечения выполнения производственной программы. В бюджете следует выделить постоянную и переменную составляющие этих затрат в зависимости от объема производимой продукции. Это повышает точность прогнозирования и анализа. Бюджет общепроизводственных расходов может входить в состав производственного бюджета, планируемого для производственного подразделения, либо выступать самостоятельно в виде сметы, разработанной для обслуживающих производственных подразделений. В данном бюджете следует предусмотреть не только стоимостные, но и количественные показатели, стимулирующие качество и своевременность оказываемых услуг.

     Бюджет  закупок материальных ресурсов занимает важное место в системе бюджетирования, так как он связан со значительным расходованием денежных средств и существенно влияет на эффективность производства, особенно в материалоемких производствах.

     Величина  затрат на приобретение сырья определяется исходя из планируемой программы  производства и необходимых для  этого материальных ресурсов с учетом переходящих запасов и создания необходимого резерва, принимая во внимание время доставки и технологические  особенности производства.

     Структура бюджета закупок включает не только стоимость приобретаемых материалов, но и издержки по снабжению, в которые  могут включаться стоимость транспортировки, разгрузки, затраты по складированию  и хранению, командировочные расходы, затраты на посреднические услуги, связанные с приобретением материалов, таможенные пошлины, проценты за банковский кредит, а также затраты служб  снабжения, разделяемые на переменную и постоянную части, связанные с  объемом закупаемых ресурсов.

     Бюджет  административных расходов составляется для функциональных служб, относящихся к администрации. Данные расходы бюджетируют на основе принятых планов и программ с учетом организационной структуры предприятия. Сложность формирования данного бюджета состоит в том, что затраты по его статьям трудно прогнозируются ввиду их разнообразия и зависимости от различных факторов.

     Большинство административных издержек не поддаются  стандартизации. При необходимости  руководители функциональных подразделений  определяют исполнителей, ответственных  за конкретные статьи издержек. Стоимостные  показатели административного бюджета  следует дополнять другими показателями, оценивающими эффективность работы каждого функционального подразделения, входящего в административное управление.

     Бюджет  инвестиций (капиталовложений) — один из самых важных бюджетов, так как залогом успешного функционирования предприятия в условиях жесткой конкурентной борьбы становится эффективно проводимая инвестиционная политика. Инвестиции осуществляются в соответствии с долгосрочными планами организации по капитальным вложениям.

     Бюджет  текущих затрат и капитальных  вложений составляется по каждому проекту  инвестиций на период срока его реализации в разрезе ресурсов и функций. Срок реализации проекта может охватывать несколько периодов операционного  бюджета.

     Бюджетирование  капиталовложений включает процесс  выбора оптимальных, альтернативных, долгосрочных вариантов и возможностей по инвестированию. При формировании бюджетов предусматриваются  расчеты временного периода, необходимого для возврата вложенных средств, прибыли по проекту, чистой дисконтированной стоимости денежных потоков, генерируемых по проекту, а также определяются источники финансирования капитальных  вложений.

     Инвестиции  могут бюджетироваться применительно  к категориям, классам, потребностям, результатам и выполнимости в  течение расчетного периода.

     Финансовый  бюджет является сводным, так как  в нем учитываются данные по всем бюджетам в части движения денежных потоков, поэтому амортизация и  другие калькуляционные расходы, не требующие денежных средств, во внимание не принимаются. Структура бюджета  включает три части: остаток денежных средств на начало и конец расчетного периода, ожидаемые поступления  денежных средств и предстоящие  платежи. Трудность при составлении  данного бюджета состоит в  том, что необходимо спрогнозировать  реальные поступления денежных средств  от покупателей, учесть платежи и  отсрочки выплат поставщикам, рассчитать налоговые, финансовые и другие поступления  и платежи. Результатом составления  данного бюджета должно стать  выявление прогнозируемого остатка  денежных средств.

     Значимость  данного бюджета двойственная: с  одной стороны, расчетный остаток  денежных средств является необходимым  элементом при составлении прогнозного  баланса, с другой стороны, это инструмент управления финансовыми ресурсами, неотъемлемая часть управленческой деятельности финансового менеджера.

     Завершающим этапом составления системы бюджетов является формирование прогноза бюджета прибылей и убытков и прогнозного баланса основной деятельности. При составлении прогноза прибылей и убытков сводятся воедино показатели затрат и выручки из других бюджетов: данные о доходах берутся из бюджета продаж, а затраты — из соответствующих бюджетов и группируются по статьям калькуляции или по экономическим элементам.

     Заключительным  шагом является составление прогнозного баланса, статьи которого должны быть агрегированы с целью лучшей обозримости и выделения наиболее значимых позиций для проведения сравнительного анализа.

     Сводные бюджеты в виде прогнозного финансового  результата и прогнозного баланса  имеют существенную значимость для  руководителей высшего уровня управления организацией: во-первых, они используются для окончательной проверки математической корректности и взаимосвязи всех бюджетов; во-вторых, позволяют выявить узкие места в обеспечении ресурсами, появлении непредвиденных обстоятельств и других неблагоприятных ситуаций, заранее разработать мероприятия по их устранению; в-третьих, позволяют рассчитать прогнозные значения коэффициентов ликвидности и провести прогнозный финансовый анализ деятельности организации.

     Следовательно, количество продукции, которое необходимо произвести, вычисляется с учетом переходящих остатков готовых изделий. При данном способе расчета возникает  проблема оценки предполагаемых остатков готовой продукции на складе и  необходимость учета затрат по складированию. Принимается во внимание и цикличность  спроса, возможности складских помещений, периодичность выпуска и реализации продукции.

     Все производственные подразделения относятся  к центрам затрат, поэтому совокупный производственный бюджет определяется как сумма бюджетов всех производственных подразделений, входящих в организационную  структуру предприятия.

     Основу  учета в бюджетировании составляет учет по центрам ответственности. В  отличие от аналитического учета  по носителям затрат, который может  носить эпизодический характер вследствие своего предназначения для решения  конкретной управленческой задачи, учет по центрам ответственности в  системе бюджетирования предполагает отражение, накопление и представление  постоянного потока информации, входящей и исходящей из центра его формирования и соответствующей ответственности.

     Руководству предприятия необходима полная сравнительная  информация о деятельности центров  ответственности, поэтому учет в  бюджетировании должен использовать все  существующие системы учета затрат, основанные на исчислении полных и  переменных издержек, их группировки  по носителям и функциям. Организационное обеспечение процесса бюджетирования многовариантно и зависит от многих факторов: масштабов предприятия, целей и задач применяемой системы управленческого учета, отраслевой принадлежности, сложившихся традиций учетно-аналитической практики в данной стране и т.п.

     Бюджетная бухгалтерия призвана представлять фактические и нормативные бюджетные  затраты и результаты, разрабатывать  рекомендации по их оптимизации. Исходя из задач, поставленных генеральной  дирекцией организации, контроллеры  должны рассчитать ожидаемый результат  деятельности по видам бизнеса и  оценить реальность его достижения. Кроме того, они призваны предвидеть экономическую ситуацию предприятия  по истечении определенного периода  времени через анализ исполнения бюджетов.

     Бюджетная бухгалтерия обеспечивает эффективный  управленческий контроль результатов  хозяйствования, объединяя контроль предстоящих затрат и будущих  результатов, связанных с ответственностью, в момент формирования бюджетов и  контроль в ходе исполнения бюджета, позволяющий проводить корректирующие изменения в ходе одного и того же экономического процесса до того момента, пока экономическая ситуация потребует  вмешательства.

     Современная бюджетная бухгалтерия развивается  по двум направлениям: в виде интегрированного учета исполнения бюджета в составе финансовой или управленческой бухгалтерии; как самостоятельная бюджетная бухгалтерия, построенная на информации управленческого учета.

     Исходя  из этого, возможны три формы связи  финансовой, управленческой и бюджетной  бухгалтерий.

     Первый  вариант — автономная система  с выделением бюджетной бухгалтерии  в самостоятельную подсистему, использующую данные управленческого учета. При  втором варианте существует обособленный учет исполнения бюджета, но бюджетная  бухгалтерия не выделена в самостоятельную  и находится в составе управленческой. Третий вариант предполагает интегрированную  систему, в которой объединены финансовая, управленческая и бюджетная бухгалтерии. При этом используется единая система  счетов и бухгалтерских проводок, связь показателей осуществляется при помощи контрольных счетов доходов  и расходов финансовой бухгалтерии, а задачи, поставленные перед управленческой и бюджетной бухгалтериями, в  основном решаются внесистемными методами.

     Организация управленческого учета в системе  бюджетирования во многом зависит от содержания бюджетов и последовательности их формирования. Наиболее распространена следующая последовательность бюджетирования: выделение сегментов деятельности и определение программы действий; формирование коммерческого бюджета; составление бюджета производственных расходов; формирование бюджета закупок; составление бюджета административных расходов; формирование бюджета инвестиций; составление прогноза (бюджета) движения денежных средств (финансового бюджета);формирование прогноза прибылей и убытков, прогнозного баланса.

     С точки зрения организации учета  процедуры, используемые при формировании главного бюджета, аналогичны тем, что  используются при отражении фактических  операций, а конечный результат вычислений и обобщений фиксируется в  итоговой финансовой отчетности: балансе, отчете о прибылях и убытках, отчете о движении капитала и денежных средств. Принципиальное различие состоит в  том, что, во-первых, бюджетные суммы  отражают запланированную деятельность, а не прошедшие события и, во-вторых, запись компонентов бюджетов и их исполнения ведется, как правило, внесистемным методом. Коммерческий бюджет, формируемый для центра дохода, лежит в основе составления главного бюджета, так как он оказывает влияние практически на все бюджеты, входящие в систему. Этот бюджет включает доходы от реализации продукции и услуг и коммерческие расходы, связанные с данными продажами. Бюджет формируется на основе прогноза продаж, который в большинстве случаев определяется руководством компании, используя различные прогнозные оценки и обоснования на основе статистических и аналитических методов. Бюджет продаж отличается от соответствующего прогноза тем, что прогноз является пассивным предсказанием какого-то неконтролируемого результата, а бюджет представляет собой обязательство менеджера центра ответственности предпринять необходимые действия для достижения желаемого результата, в том числе и объема продаж. В коммерческий бюджет, кроме бюджета продаж, включаются затраты на организацию сбыта и продвижение товара, в которых целесообразно выделять постоянную и переменную части. Переменные расходы (транспортировка, реклама, комиссионные и др.) определяются в зависимости от объема реализации.

     Постоянные  расходы в основном связаны с  деятельностью коммерческой службы как части административного  аппарата предприятия, чаще всего они  планируются исходя из соответствующих  нормативных ставок. Расходы на организацию  продаж рассчитывают применительно  к отделению, подразделению, товару, услуге, группе покупателей, региону, временному периоду, методам продаж и т.д. Стандартизированная  деятельность носит повторяющийся  характер и является предметом исследования для количественного анализа. Но могут обособляться единичные, весьма существенные расходы, такие, например, как на участие в выездных продажах, для которых необходимо составлять отдельный бюджет и затраты классифицировать по функциям.

      2. Порядок составления  и контроль исполнения  бюджетов 

     2.1 Методики составления бюджетов 

     Методы, используемые в бюджетировании, не зависят от функций данной системы, которые можно подразделить на планирующие, учетные, контролирующие, аналитические. При бюджетном планировании широко используются прогностические и  статистические методы, бюджетный метод; при бюджетном контроле, учете  и анализе — методы финансового  и управленческого учета затрат, метод стандарт-коста и нормативный  метод, математические методы экономического анализа. Бюджетный метод является совокупностью специфических методик  бюджетного планирования, позволяющих "смоделировать" деятельность предприятия  через особый экономический инструмент — бюджеты. Бюджет можно представить и как финансовый документ, созданный до того, как предполагаемые действия будут выполняться. Иногда его называют финансовым планом действий, прогнозом будущих финансовых операций. Бюджеты отражают цели и задачи каждого подразделения, каждого центра ответственности и всего предприятия в целом. Это сумма предвиденных затрат и результатов, скоординированных и рассчитанных в соответствии с прогнозными оценками.

     Бюджет  предприятия не имеет формализованной  стандартной формы, реальную форму  представления бюджета выбирает его разработчик.

     Цифры в бюджетах не должны быть как слишком  жесткими, так и неоправданно заниженными. Они должны быть реалистичными, достижимыми  и по возможности документально  обоснованными. Необходимо стремиться к тому, чтобы информация, содержащаяся в бюджете, была максимально точной, определенной и значимой для ее пользователя. В этом документе могут содержаться  данные о выручке и затратах, доходах  и расходах, которые могут быть не всегда сбалансированными. При разработке бюджета используют не только стоимостные, но и натуральные показатели. Бюджет должен иметь способность к изменениям, которая придает ему гибкость и позволяет приспособиться к неожиданно возникающим обстоятельствам. По мнению специалистов, эффективный бюджет должен обладать следующими свойствами: предоставлять возможность прогнозирования; иметь четко определенную систему движения информации, распределения полномочий и ответственности за ее формирование и представление; содержать подробную, точную и своевременную информацию; предоставлять возможность сравнения; быть приемлемым для всех заинтересованных лиц внутри организации.

     Существует  достаточно большое разнообразие бюджетов, которые можно сгруппировать  определенным образом. Обычно для этого  используют следующие классификационные  признаки:

• степень обобщения информации;
• периодичность предоставления;
• способ планирования;
• механизм использования.

     По  степени обобщения информации бюджеты  подразделяются на главный (генеральный), общий и частный бюджеты.

     Главный бюджет (master budget) охватывает основную деятельность предприятия. Цель главного бюджета — объединить и суммировать бюджеты структурных подразделений предприятия, для которых составляются частные бюджеты. К частным бюджетам относятся: бюджет продаж, бюджет закупок, производственный бюджет и т.д. результате составления главного бюджета создаются: прогнозный баланс, прогноз (бюджет) прибылей и убытков, прогноз (бюджет) движения денежных средств. В начале отчетного периода генеральный бюджет представляет собой заданный стандарт результатов деятельности, а в конце его — измеритель, позволяющий сравнивать полученные результаты с запланированными. Главный бюджет включает операционный и финансовый бюджеты.

     Операционный  бюджет — часть главного бюджета, которая детализирует через частные бюджеты статьи доходов и расходов и представляется в виде прогноза прибылей и убытков.

     Финансовый  бюджет также является частью главного бюджета, который прогнозирует денежные потоки организации. Обычно он оформляется в виде прогноза движения денежных средств на планируемый период времени.

     Кроме бюджетов структурных подразделений  составляются специальные бюджеты для отдельных видов деятельности или программ, например, бюджет социального развития, бюджет научно-исследовательских работ и т.д.

     Бюджет, скоординированный по всем программам, структурным подразделениям и представляющий план работы организации в целом, называется общим бюджетом.

     В зависимости от периода составления  бюджеты подразделяются на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные.

     Краткосрочный бюджет составляется на период до года, среднесрочный- на два-три года, долгосрочный - на 3 года и более. Краткосрочный  бюджет предполагает более подробное  планирование, среднесрочный - сочетает планы по достижению долгосрочных целей  и анализ текущей ситуации, долгосрочный бюджет носит прикидочный характер и детализируется с помощью краткосрочных  планов и бюджетов.