Порядок учета денежных средств на предприятии

ВВЕДЕНИЕ

Данная тема достаточно актуальна не только на сегодняшний  день, она так же не потеряет своей  актуальности и в дальнейшем. В  Российской Федерации на современном  этапе развития рыночной экономики  и постоянного роста числа  конкурентов во всех сферах деятельности денежные средства играют важную роль в функционировании коммерческой организации. Для прибыльного ведения бизнеса  руководство организации нуждается  в постоянной оперативной информации о движении денежных средств для  принятия на ее основе обоснованных управленче6ских решений. От особенностей регулирования денежных потоков в организации зависит ее развитие, финансовая устойчивость, а так же скорость оборота денежных средств, что обеспечивает получение дополнительной прибыли.

Цель  написания курсовой работы заключается  в обобщении теоретических положений, анализе собранной информации, касаемо  учета денежных средств, и практических рекомендаций по учету и денежных средств в коммерческой организации.

В соответствии с поставленной целью были сформулированы следующие задачи: раскрыть сущность, содержание и значение денежных средств; рассмотреть их учет на различных  объектах учета(в кассе, валютном и  расчетном счетах и на специальных  счетах банка); проанализировать ошибки в учете денежных средств в  коммерческой организации; дать рекомендации по их исправлению.

Объектом исследования являются денежные средства, а предметом исследования – учет денежных средств. Объектом наблюдения будет коммерческое предприятие ООО «СВК-Чита», которое занимается оптовой продажей алкогольных напитков и продуктов питания.

Теоретической базой для  написания курсовой работы были периодические  издания, например журнал «Главбух», книги отечественных авторов, таких как Широбоков, Козлова, Беликова и др., а так же публикации различных статей в интернете.

Практическая значимость курсовой работы. Теоретические и  практические результаты исследования могут быть использованы в исправлении ошибок учета денежных средств в коммерческой организации, что поможет повысить эффективность использования информации о наличии и движении денежных средств в целях оперативного управления.

В данной курсовой работе будет  рассмотрено три главы. Первая глава будет теоретического характера, вторая будет написана по практике, сопоставимо с теорией, в третьей будет дан анализ ошибок и заключение по всей выполненной работе. 

В методику исследования учета  денежных средств на предприятии  входили аналитический и статистический анализы, а также подбор необходимой  литературы.

1. НАЛИЧНО-ДЕНЕЖНЫЙ И БЕЗНАЛИЧНО-ДЕНЕЖНЫЙ ОБОРОТ, ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

1.1Понятие денежных средств и организация расчетов денежными средствами в России

Денежные  средства - это финансовые ресурсы организации, самые высоколиквидные активы, способные обеспечить выполнение обязательств любого вида и уровня. От их наличия зависит своевременность погашения задолженности перед бюджетом, персоналом и прочим кредиторам.

Для учета  денежных средств и контроля за их поступлением и целевым использованием предназначены следующие счета: 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути».

Все они  активные по отношению к балансу. Сальдо дебетовое означает наличие  денежных средств различного вида. Оборот по дебету - увеличение в виде сумм зачисленных или приобретений и перевода; оборот по кредиту - уменьшение денежных средств, использование их по целевому назначению[2].

Деньги  представляют собой особый товар, стихийно выделившийся из товарного мира и ставший всеобщим эквивалентом. С возникновением денег они стали выполнять несколько функций:

-меры  стоимости, где они выступают, как идеальные, счетные деньги для измерения стоимости произведенной готовой продукции, приобретенных товаров, затрат живого и овеществленного труда и т.д.;

-средства обращения, где они представлены полноценными деньгами (золотые и серебряные монеты) и их заменителями (неполноценные монеты и бумажные деньги) для осуществления товарного обмена. Функционирование денег как средства обращения представляет непрерывную цепь превращения товаров (Т) в деньги (Д) и денег в товар (Т - Д - Т);

-средства платежа, где они выступают как полноценные деньги и их заменители, включая «кредитные деньги» (векселя). В этой функции деньги используются при безналичных расчетах с поставщиками, подрядчиками, покупателями и т.д., а также при расчетах наличными с работниками по оплате труда, выплате пособий, пенсий, выигрышей по облигациями т.д.;

-средства  накопления, где они могут накапливаться на счетах юридических лиц, на вкладах физических лиц, но, к сожалению, государство пока полностью не гарантирует их сохранность, так как это накопление производится неполноценными деньгами. Если же это накопление будет производиться полноценными деньгами, то они будут выполнять функцию сокровища;

   -мировые деньги, где они выступают в виде слитков золота и, в случае необходимости, их продают в обмен на иностранную валюту с последующим использованием ее в качестве средства платежа.

Все функции  денег являются объектом бухгалтерского учета.

Для осуществления предприятием любой  основной деятельности (производственной, посреднической, коммерческой и Т. д.) необходимы денежные средства, которые получаются от продажи готовой продукции, товаров, от оказания сервисных услуг, а также в виде поступлений от операций с ценными бумагами.

Организации расходуют денежные средства на развитие основной деятельности, приобретение материальных ценностей, оплату труда работников; вкладывают во внеоборотные активы (строительство производственных и культурно-бытовых объектов, приобретение автомобилей, тракторов и других объектов основных средств, закладка и выращивание многолетних насаждений, а также формирование основного стада) и др[4].

В каждой организации при использовании  денежными средствами устанавливается  лимит кассы. Лимит остатка наличных денег – это максимально допустимая сумма наличности, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка денег на конец рабочего дня. Утверждение лимита – обязательное условие для ведения кассовых операций. Основание – пункт 1.2 Положения № 373-П.

Лимит кассы, то есть максимально допустимую сумму наличных денег, которая может  храниться в месте для проведения кассовых операций, будут устанавливать  не банки по согласованию с руководителями организаций, а сами организации  по формуле: L=V/P*Nc, где

L-лимит остатка наличных денег в рублях;

P-это цена;

V-объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполнение работ, оказание услуг за расчетный период;

Nc-период времени между днями сдачи наличных денег в банк, в рабочих днях. Он не должен превышать семи рабочих дней.

При отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные  работы, оказанные услуги лимит остатка  наличных денег рассчитывается то лимит  рассчитывается исходя из объема выданных денег уже по другой, видоизмененной формуле: L=R/P*Nn

Где R-объем выданных наличных денег, за исключением сумм, предназначенных для выплат з/п, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях;

Nn-период времени между днями получения по денежному чеку в банке, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат з/п, стипендий и др.выплат работникам;

Деньги, которые организация использует в своей деятельности, являются имуществом, принадлежащим ей на праве собственности. Основываясь на нормах статьи 209 Гражданского кодекса, она вправе распоряжаться этими деньгами любым способом. Однако соблюдение вышеназванного лимита ограничивает право организации на свободное распоряжение деньгами, которые являются её собственным имуществом.

Вместе с тем следует  иметь в виду, что возможность  расходования наличных денег организации ограничена указанием ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У. Согласно ему, наличные деньги из кассы она может тратить:

• на заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии;
• на командировочные расходы;
• на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
• на выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

Иные расходы, связанные  с предпринимательской деятельностью, следует оплачивать в безналичном  порядке. Использование наличных денег, полученных от предпринимательской деятельности, в личных целях является нарушением действующего законодательства.

Согласно пункту 1.4 Положения  № 373-П, предприятие обязано хранить  на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег, то есть свободные  денежные средства. Таким образом, иметь  счет в банке обязательно для  любого предприятия и каждого  гражданина, занимающегося предпринимательской  деятельностью без образования  юридического лица.

Кроме этого, в связи с  необходимостью сдачи свободных  денежных средств в банк, у предприятий  появился дополнительный расход. Это  уплата банку комиссии за зачисление наличных денег на банковский счет, а также за снятие денежных средств  с такого счета.

Статья 15.1 КоАП РФ: «Нарушение порядка работы с денежной наличностью  и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими  организациями сверх установленных  размеров, неоприходовании в кассу  денежной наличности, несоблюдении порядка  хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех до пяти тысяч рублей, на юридических лиц от сорока до пятидесяти тысяч рублей»[1].

Этими и  другими нормативными актами, в частности, установлено, что предприятия, организации  независимо от их организационно-правовой формы:

обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с учреждением банка;

имеют право  хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий и только на срок не свыше пяти рабочих дней, включая день получения денег в учреждениях банка, а также выходные дни.

Следует отметить, что организации, имеющие  постоянную денежную выручку и осуществляющие расходование ее для оплаты труда и на другие цели (выплату пенсий, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения), не имеют права задерживать в своих кассах наличные деньги до наступления сроков выплат.

Вся ответственность за обеспечение  сохранности и правильного использования денежных средств возлагается на руководителя и главного бухгалтера организации. Они должны строго соблюдать правила кассовых и банковских операций, правильно документально оформлять движение денежных средств.

При мемориально-ордерной форме синтетический учет осуществляется в Главной книге в обобщенном виде, т.е. без подразделения по су6счетам, а аналитический учет - в контокоррентной книге, записи в которой производятся в течение года.

При журнально-ордерной форме синтетический и аналитический учет совмещен в соответствующих журналах-ордерах и ведомостях, записи в которые производятся в течение месяца. После окончания месяца дебетовые и кредитовые обороты переносят в Главную книгу.

При механизированной обработке экономической информации применяют таблично-автоматизированную форму учета или автоматизируют учет на базе персональных ЭВМ с использованием АРМ (автоматизированного рабочего места) бухгалтера. При этой форме учета первичные документы перед сдачей на машинную обработку комплектуют в пачки, указывая на сопроводительном ярлыке необходимые сведения. От машиносчетной станции или от ПЭВМ получают в качестве регистра бухгалтерского учета машинограмму «Ведомость учета денежных средств и расчетов».

При автоматизации учета на базе ПЭВМ с использованием АРМ бухгалтера данные из первичных документов непосредственно вводятся в ЭВМ с формированием рабочей информационной базы по каждому счету[3].

1.2Нормативно-правовая база организации учета и учета движения денежных средств

Денежные средства организации  существуют в двух формах: наличной и безналичной. Наличные деньги хранятся в кассе организации в пределах установленного лимита, а также находятся в подотчете работников организации, безналичные хранятся на сетах в банке.

Для приема, хранения и расходования наличных денег  организация имеет кассу. Порядок  ведения кассовых операций утвержден  советом директоров ЦБ РФ 04.10.93 № 40, действовавший до 2012 года, теперь установлен новы порядок 12.10.2011 № 373-П. Порядок обращения наличных денежных средств, их сдачи в банк, хранения определяется Банком России. Организация наличного денежного обращения на территории России регламентируется также Банком России, который приказом от 05.01.98 № 14-п утвердил «Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации».

Кассовые  операции оформляются типовыми межведомственными  формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с Банком России и Минфином РФ.

Касса принимает  наличные денежные средства по приходным  кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами. При этом выдается квитанция, подписанная главным бухгалтером и кассиром (см. приложение А).

Выдача  наличных денег производится по расходным  кассовым ордерам, на которых ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты  расходного кассового ордера (см. приложение Б).

Так же организация  должна вести кассовую книгу(ф. №  КО-1, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88). Она ведется кассиром. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира (см. приложение В).

Для синтетического учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 «Касса» от 31.10.2000 г. № 94н. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало месяца; оборот по дебету – поступившие наличными в кассу, а по кредиту – суммы, выданные наличными [4-5].

К счету 50 «Касса» могут быть открыты  субсчета:

50-1 «Касса  организации»;

50-2 «Операционная  касса»;

50-3 «Денежные  документы» и др. 

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитываются наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор и эксплуатационных участков, кассах отделений связи и т.д. Открывается организациями при необходимости. На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки и др. денежные документы. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по видам [6].

Также при  учете денежных средств в кассе, используются такие первичные документы, как анализ счета и карточка счета (см приложение З и И).

Для работы с безналичной формой денег и  ее учетом используют расчетный счет. Расчетный счет открывается организациями, являющимися юридическими лицами и  имеющими самостоятельный баланс и  др.

Порядок открытия расчетного счета регламентирован  инструкцией ЦБ РФ, в соответствии с которой каждой организацией могут быть открыты расчетные счета в одном или нескольких банках по ее выбору.

Для открытия расчетного счета организация представляет в банк специальные документы. На расчетном счете сосредотачиваются  свободные денежные средства и поступления  за реализованную продукцию, выполненные  работы, услуги, краткосрочные и  долгосрочные ссуды, получаемые от банка  и прочие зачисления. С расчетного счета производятся почти все платежи организации: оплата поставщикам за материалы, работы, услуги, выдачи заработной платы, премий и т.п. Выдача денег, а также безналичные перечисления с этого счета банком осуществляются, как правило, на основе приказа организации – владельца расчетного счета или с его согласия (акцепта).

Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия организации ведет на 51 «Расчетные счета». Это активный счет, по дебету которого записывают остаток свободных денежных средств организации на начало месяца, поступления наличных денег из кассы организации, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, получения ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства, перечисленные в погашение задолжности поставщикам материальных ценностей, подрядчикам за выполнение работы, бюджету, внебюджетным фондам и прочим кредиторам, а также суммы, выданные наличными в кассу организации [5].

Суммы ошибочно отнесенные в кредит или дебет  расчетного счета организации и  обнаруженные при проверке выписок  кредитной организации, отражаются на 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Операции  по расчетному счету отражаются на основании выписок кредитной  организации по расчетному счету  и приложенных к ним денежно-расчетных  документов.

Аналитический учет ведется по каждому расчетному счету [6].

Первичными  документами по учету денежных средств  на расчетном счете являются, так  же как и при учете денежных средств в кассе, журнал ордер, анализ счета и карточка счета (см. приложение К,Л,М).

Чтобы наглядно посмотреть операции с 50 и 51 счетом, была составлена таблица бухгалтерских проводок (см. приложение Г).

Так же на предприятии необходимо проводить инвентаризацию.

Порядок  проведения инвентаризации кассы учреждения и оформления ее результатов регламентируется Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении  Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательствах».

В кассе организации могут  храниться денежные средства, денежные документы, бланки ценных бумаг и  документов строгой отчетности.

Денежные средства представлены денежной наличностью.

Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и  других счетах в банке, устанавливаются  руководителем организации и  закрепляются в приказе об учетной  политике.

Материальную ответственность  за сохранность всех денежных средств  и документов, имеющихся в кассе  организации, несет кассир.

Инвентаризация кассовой наличности проводится на основании  приказа (распоряжения) руководителя организации  комиссией в составе представителя  администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-ответственного лица).

До начала проверки наличия  денежных средств и других ценностей  в кассе кассир составляет последний  кассовый отчет. В отчет включаются все приходные и расходные  документы, имеющиеся в кассе, которые  должны соответствовать типовым  унифицированным формам первичных  учетных документов.

Если в кассе на момент инвентаризации имеются незакрытые платежные ведомости (по которым  осуществляется выплата заработной платы), выплаченные суммы по таким  ведомостям включаются в акт инвентаризации и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные суммы  по каждой ведомости и в конце  ведомости делает запись о выплаченной  сумме.

На практике для маскировки фактов растраты денежных средств зачастую в качестве учетных документов используют различного рода расписки, которые  не могут служить документальным подтверждением расходования денежных средств, так как они не соответствуют  унифицированной форме расходного кассового документа и не содержат подписей получателя денег, главного бухгалтера и руководителя организации. О нарушении (растрате) свидетельствует и факт отсутствия на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (счетах, заявлениях и др.) разрешительной подписи  руководителя. Суммы по таким документам или распискам в остаток наличности кассы не включаются и рассматриваются  как недостача (согласно новому порядку ведения кассовых операций в соответствии с решением Совета директоров Банка России от 12.10.11 №373-П).

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные  и расходные кассовые ордера, приложенные  к отчету кассира, с указанием  «до инвентаризации на «____» (дата)». Этот отчет, составленный на момент инвентаризации, служит бухгалтерии организации основанием для определения учетных остатков денежных средств и документов.

Кассир должен дать расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные  документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в  бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая  на его ответственность, оприходована, а выбывшая списана в расход. Это  необходимо для предотвращения заявлений  кассира (после проверки кассы) о  наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет. Отчет  кассира проверяется с соблюдением  правильности определения учетного остатка денежных средств в кассе  на момент инвентаризации. Этот учетный  остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.

В процессе инвентаризации кассы  осуществляется проверка кассовой книги  по следующим основным направлениям: правильность ведения кассовой книги; арифметический контроль сумм по приходу  и расходу и правильности подсчета итогов страниц книги, а также  переноса сумм остатков наличных денег  с одной страницы на другую; своевременность  и документальная обоснованность записей  в кассовой книге.

При инвентаризации кассы  также необходимо проконтролировать: соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе; целевое  использование полученных из банка  денежных средств по назначению, указанному в чеке; наличие фактов не соответствия даты совершения операции и отражения  ее в расходном кассовом ордере; обоснованность записей в кассовых ордерах; своевременность возврата в банк на расчетный счет остатков денежных средств по не выданной заработной плате; правильность документального  оформления кассовых документов и их соответствие типовым унифицированным  формам; наличие фактов подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и их самостоятельного заполнения при получении денег в банке; наличие фактов хранения чековой книжки вне кассового помещения; законность произведенных операций наличными денежными средствами в пределах одной сделки; соответствие корреспонденции счетов типовым проводкам по учету кассовых операций.

Путем сопоставления фактических  и учетных остатков выявляется результат  инвентаризации: излишек или недостача.

Согласно новому Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному Приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию (принимаются к учету) и отражаются в составе прочих доходов. В бухгалтерском учете фактические излишки денежных средств и документов приходуются следующей записью:

Дебет 50 «Касса» субсчета 1 «Касса организации» или 3 «Денежные  документы» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 1«Прочие доходы».

При выявлении излишков бланков  документов строгой отчетности они  отражаются по дебету счета 006 «Бланки  строгой отчетности» в условной (номинальной) оценке.

В случае выявления недостачи  денежных средств записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По недостающим  денежным средствам и документам по дебету счета 94 отражается их фактическая  стоимость.

На сумму выявленной при  инвентаризации недостачи денежных средств и документов в учете  осуществляется запись:

Дебет94 Кредит 50 Субсчета 1 или 3.

Сумма недостающих бланков  строгой отчетности отражается по кредиту  счета 006 «Бланки строгой отчетности». Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица – кассира, то ее сумма списывается в учете проводкой:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Возмещение суммы недостачи  возможно из заработной платы кассира, что отражается следующей записью:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Если недостача возмещается  в кассу организации, то в бухгалтерском  учете производится запись:

Дебет 50.1 «Касса организации» Кредит 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

При отсутствии конкретного  виновного лица сумма недостачи  денежных средств, ранее отраженная по дебету счета 94, включается в состав внереализационных расходов организации  и списывается корреспонденцией счетов:

Дебет91/2 «Прочие расходы» Кредит счет 94.

Результаты инвентаризации наличных денежных средств и документов в кассе оформляются актом  инвентаризации наличных денежных средств  по форме № ИНВ-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98г.№ 88, в котором приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира – в трех экземплярах), подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

Для отражения результатов  инвентаризации фактического наличия  ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления  количественных расхождений их с учетными данными составляется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16 [9].

В 2011 году Приказом Минфина от 02.02.2011г. было утверждено положение по бухгалтерскому учету  «Отчет о движении денежных средств»(ПБУ 23/2011). Его введение обусловлено попыткой приблизить стандарты российского  бухгалтерского учета к международным  стандартам финансовой отчетности (МСФО).

Новое ПБУ  устанавливает правила составления  отчета о движении денежных средств (форма 4 бухгалтерской отчетности) коммерческими организациями, за исключением  кредитных организаций.