Постановка делопроизводства в ЗАО "Банк Русский Стандарт"

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы курсовой работы связана с тем, что правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение в настоящее время, так  как управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые  являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности.

Важно уделять пристальное  внимание документам на всех этапах жизни  организации - от государственной регистрации  до заключения договоров с партнерами. В связи с этим внутренняя регламентация  делопроизводства на предприятии является важным фактором, обусловливающий эффективность  его деятельности.

Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления.

Управленческий  документ — это не какое-то особое понятие в документоведении. Это документ, который при сохранении всех признаков документа вообще отличается некоторыми видовыми признаками, связанными прежде всего с реализацией организационно-распорядительных функций управления.¹

Актуальность темы дипломной  работы связана с тем, что правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение в настоящее время, так  как управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности.

Важно уделять пристальное  внимание документам на всех этапах жизни  организации - от государственной регистрации  до заключения договоров с партнерами. В связи с этим внутренняя регламентация  делопроизводства на предприятии является важным фактором, обусловливающий эффективность  его деятельности.

Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления.

В ходе курсовой работы были изучены и проанализированы  организация  и технология документационного  обеспечения деятельности Закрытого  акционерного общества «Банк Русский  Стандарт».

Целью написания курсовой работы является анализ организационного обеспечения деятельности ЗАО «Банк  Русский Стандарт», а также разработка  внесение рациональных предложений  по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается  ряд задач, а именно:

- ознакомление с организационной  структурой банка; 

- рассмотрение места и  значения службы документационного  обеспечения в деятельности ЗАО  «Банк Русский Стандарт»;

- изучение организации  службы документационного обеспечения  управления, ее структуры и объемов  работы, а также анализ документооборота;

- изучение и анализ  нормативных документов, регламентирующих  организацию делопроизводства;

- разработка предложений  по совершенствованию работы  с документами с учетом рекомендаций  нормативно-методических документов  и специальной литературы;

Источниковедческая база курсовой работы:

Гражданский кодекс РФ,

Федеральные законы такие  как:

-    Федеральный закон  от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных  данных»;

- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и  о защите информации»;

- Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом  регулировании»;

- Закон РФ от 25.10.1991 №  1807-1 «О языках народов Российской  Федерации»;

- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном  деле в Российской Федерации»;

Государственные стандарты  РФ

- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов;

- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения.;

- ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные  системы документации. Придание  юридической силы документам  на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной  техники.

 Инструкция по делопроизводству  в организации, Положения, имеющие  отношение к ОРД; научно-методические  работы по указанной проблематике; публикации в периодической печати.

1. Общая характеристика и организационная структура  ЗАО "Банк Русский Стандарт"

Банк Русский Стандарт основан в 1999 году. Основным акционером Банка является холдинговая компания ЗАО «Русский Стандарт».

Сегодня Банк Русский Стандарт — один из крупнейших национальных

финансовых институтов общефедерального значения. Банк реализует кредитные  программы для населения более  чем в 2500 населенных пунктах страны. С 2006 года Банк Русский Стандарт осуществляет банковские операции на Украине.²

С 2005 года Банк Русский Стандарт является эксклюзивным эмитентом и  эквайером карт American Express в России. В настоящее время Банк предоставляет  торгово-сервисным предприятиям полный спектр услуг по организации безналичных  расчетов. Банк организует прием карт ведущих международных и российских платежных систем: American Express, VISA, MasterCard, Discover, Diners Club, JCB International и «Золотая корона» на единой технологической платформе.

С 2007 года Банк Русский Стандарт активно развивает направление  бизнеса по обслуживанию привилегированных клиентов — Imperia Private Banking. Банк Русский Стандарт предоставляет полный комплекс финансовых, лайф-стайл и консьерж-услуг, способных удовлетворить самый взыскательный вкус клиентов-держателей карт Imperia.

Банк Русский Стандарт является крупным рознично-ориентированным

финансовым институтом федерального значения. Более 90% бизнеса Банка

сосредоточено в регионах страны. Наиболее удаленные офисы  на территории

присутствия Банка в 2008 году расположены в следующих городах:

· На Севере – в Мурманске;

· На Юге – в Сочи;

· На Западе – в Калининграде;

  · На Востоке – в Южно-Сахалинске.

В 2008 году Банк продолжил  реализовывать программу развития региональной сети, начатую в октябре 2007 года. В ее рамках производилась

реорганизация сети представительств в сеть филиалов и операционных офисов.

Таким образом, к концу  года 62 представительства Банка  зарегистрированы как филиалы и  операционные офисы. Из них 8 – филиалы (Санкт-Петербург, Омск, Воронеж, Ростов-на-Дону, Уфа, Казань, Екатеринбург и Самара), 54 – операционные офисы. Параллельно  шел процесс преобразования отделений  Банка в операционные офисы. Реорганизация  сети продолжалась и в 2009 году.

Ожидается, что изменение  формата позволит оптимизировать организационную  структуру Банка, расширить спектр предоставляемых услуг, унифицировать  технологические процессы, повысить эффективность бизнеса. ³

2. Норматиевно-правовая  база  организации  делопроизводства  в  ЗАО «Банк Русский стандарт»

2.1.Законодательные акты, регламентирующие документирование Федерального уровня

Управленческая деятельность производится в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, обеспечивается системой взаимоувязанных организационно-распорядительных документов.

Документы разрабатываются  обществом на основании и во исполнение федеральных законов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений  и распоряжений Правительства Российской Федерации, иных распорядительных документов органов государственной власти, а также по собственной инициативе.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать основные правила, обеспечивающие:

• придание документу юридической силы (свойство официального документа, который соответствует законодательству Российской Федерации, компетенции издавшего его органа и установленному порядку оформления);
• использование документа в качестве источника информации;
• реальность исполнения документа;
• обеспечение возможности оперативного поиска документа и контроля за его исполнением;
• возможность обработки и размножения документа с помощью средств копировальной техники.

Издаваемые документы  всесторонне обоснованы, согласованы  с соответствующими управлениями и  должностными лицами, а также оформленными согласно Инструкции.

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав которых представлен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Требования к  оформлению документов».

Организация работы с документами  направлена на создание оптимальных  условий для всех видов работ  с документами,  и включает организацию  документооборота (движения документа  с момента создания или получения  до исполнения или отправки), хранение документов и их использование.

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с  момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправления. Делопроизводством называют отрасль  деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.

Документом является зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, которые позволяют  ее идентифицировать⁴.

Официальные документы создаются  юридическими или физическими лицами, оформляются и удостоверяются в  установленном порядке. К официальным  документам относят: управленческие, научные, технические, производственные и др.

Важное место среди  официальных документов занимают управленческие документы, которые являются основой  документации любого предприятия. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями любого общества, учреждения, порядком решения  вопросов (единоначалие или коллегиальность), объемом и характером взаимосвязей как в самой организации (структура  учреждения, количество и функции  заместителей и др.), так и с  другими организациями (вышестоящими органами, общественными структурами  и т.д.). Все документы оформляются  в соответствии с требованиями государственных  стандартов и, за исключением финансово-бухгалтерских  и учетно-статистических, относятся  к системе организационно-распорядительной документации.

При организации делопроизводства в ЗАО «Банк Русский Стандарт» работники службы  прежде всего учитывают следующие нормативные правовые акты Федерального уровня:

- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных  данных»;

- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения  обращений граждан»;

- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и  о защите информации»;

- Закон РФ от 25.10.1991 №  1807-1 «О языках народов Российской  Федерации»;

- Закон РФ от 23.09.1992 №  3520-1 «О товарных знаках, знаках  обслуживания и наименованиях  мест происхождения товара»;

- Закон РФ от 23.09.1992 №  3523-1 «О правовой охране программ  для электронных вычислительных  машин и баз данных» ;

- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном  деле в Российской Федерации» (далее - Федеральный закон №  125-ФЗ);

- Постановление Правительства  РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении  изготовления, использования, хранения  и уничтожения печатей и бланков  с изображением Государственного  герба Российской Федерации»;

- Постановление Правительства  РФ от 17.06.2004 № 290 «О федеральном  архивном агентстве»;

- Распоряжение Правительства  РФ от 21.03.1994 № 358-Р «Об обеспечении  сохранности документов по личному  составу»;

- Перечень типовых управленческих  документов, образующихся в деятельности  организаций, утвержденный Решением  Росархива от 06.10.2000;

- Примерное положение  о постоянно действующей экспертной  комиссии учреждения, организации,  предприятия, утвержденное Приказом  Росархива от 19.01.1995 № 2;

- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов;

- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения и др.;

- ГОСТ 6.01.1-87. Единая система  классификации и кодирования  технико-экономической информации;

- ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные  системы документации. Запись информации  унифицированных документов в  коммуникативном формате;

- ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные  системы документации. Придание  юридической силы документам  на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной  техники.

Также в процессе работы с документами используются:

1) унифицированные системы  документации:

- организационно-распорядительной  документации;

- отчетно-статистической  документации;

- документации по труду  и др.;

2) общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной  информации:

- Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД);

- Общероссийский классификатор  предприятий и организаций (ОКПО);

- Общероссийский классификатор  отраслей народного хозяйства  (ОКОНХ);

- Общероссийский классификатор  профессий рабочих, должностей  служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.;

3) ведомственные правовые  акты нормативного и инструктивного  характера:

Общие правила изготовления документов и оформления отдельных  реквизитов описываются в государственных  стандартах. В настоящее время  действует ГОСТ Р 6.30-2003, применяемый  работниками данного общества, который  определяет:

- состав реквизитов (отдельных  элементов) документов;

- требования к оформлению  реквизитов документов;

- требования к бланкам  и оформлению документов;

- требования к изготовлению, учету, использованию и хранению  бланков с воспроизведением Государственного  герба РФ, гербов субъектов РФ.

Несмотря на то что ГОСТ Р 6.30-2003 регламентирует оформление документов, принадлежащих только к системе  организационно-распорядительной документации (приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.), правила и требования, заложенные в стандарте, носят универсальный  характер и могут применяться  для оформления других документов.

Деятельность компании регламентируется различными документами. Внешняя деятельность (взаимодействие с государственными органами, контрагентами, третьими лицами) регламентируется нормативными законодательными актами, действующими на той территории, на которой организация осуществляет свою деятельность. Взаимодействие участников компании осуществляется на основании учредительных документов.

2.2. Документы регионального и локального уровней

Порядок принятия локальных  нормативных актов очень важен  с точки зрения регулирования  трудовых отношений как для работодателя, так и для работника. Анализ практики локального регулирования позволяет  сделать вывод о том, что действующее  законодательство не устанавливает  строгих рамок в виде типовых  правил, предоставляя работодателю широкое  поле для локального нормотворчества.

Локальные нормативные акты –  являются одной из разновидностей правовых норм. Это нормативное предписание, принимаемое на уровне конкретного  предприятия, учреждения, организации  и регулирующее их внутреннюю жизнь, то есть носящее конкретизирующий, детальный характер.

Локальное правовое регулирование  не должно противоречить, искажать, заменять и тем более отменять действующее  законодательство. В соответствии со ст. 8 ТК РФ за работодателем закрепляется право принимать локальные нормативные  акты, содержащие нормы трудового  права, но только в пределах своей  компетенции в соответствии с  трудовым законодательством и иными  нормативными правовыми актами, содержащими  нормы трудового права, коллективными  договорами, соглашениями.

Работодатель, как основной субъект локального нормотворчества, не должен забывать, что при принятии локальных нормативных актов  необходимо учитывать мнение представительного  органа работников.

Первым обязательным признаком  любого локального нормативного акта, который принимает работодатель, является нормативность.

Вторым обязательным признаком  локального нормативного акта следовало  бы отметить его локальную юрисдикцию, то есть направленность действия. Локальные  нормативные акты организации, содержащие нормы трудового права, не могут  распространяться на работников других организаций. А в соответствии с  п. 4 ст. 13 ТК РФ, принимаемые работодателем локальные нормативные акты действуют в отношении работников данного работодателя независимо от места выполнения ими работы.

Третьим признаком локального нормативного акта является его волевое  содержание, то есть выражение воли работодателя. Несмотря на то, что при  разработке и принятии некоторых  локальных нормативных актов, необходимо учитывать мнение представительного  органа работников в порядке, установленном  ст. 372 ТК РФ, это нисколько не противоречит утверждению, что в локальном  нормативном акте, в первую очередь, воплощается воля работодателя.

Четвертый признак: локальный  нормативный акт - это всегда письменный документ.

С учетом классических требований к процедуре разработки проектов любых внутренних документов (локальных  нормативных актов), их согласования с соответствующими органами управления, должностными лицами, ответственными за документирование нормативно-правовой базы ЗАО «Банк Русский Стандарт»  утверждены следующие локальные  нормативные акты:

1. Коллективный договор;

2. Положение о системе  оплаты и стимулировании труда;

3. Положение о премировании;

4. Положение о персонале;

5. Правила внутреннего  трудового распорядка;

6. Положение о системе  обучения персонала;

7. Положение о социальных  гарантиях, льготах и компенсациях;

8. Положение о доплатах  и надбавках;

9. Положение об удержаниях;

10. Положение об отпусках  и т.д.

Проекты локальных нормативных  актов разрабатываются по инициативе органа, полномочного утвердить соответствующее  Положение, а также по предложению  других органов и должностных  лиц предприятия.

Разрабатывает акты компетентный орган управления - специально созданная  для этого комиссия из числа администрации, представителей трудового коллектива и выборного профсоюзного органа (если таковой на предприятии имеется). Одни из главных участников при составлении  проектов таких актов являются, конечно  же, кадровики и главные бухгалтера.

Бухлтерский и налоговый  учет, ведение графика документооборота и оформления учетных регистров  хозяйственно-производственнной деятельности общества  производтится работниками  службы бухгалтерии в соответствии с Федеральным Законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В коллективном договоре общества имеют место все правовые аспекты порядка ведения бухгалтерского учета, оплаты труда, дополнительных выплат за вредные условия труда, компенсационные выплаты льготного отпуска, учет основных средств общества, порядок учета налогообложения по статьям затрат и т.д.

Утверждает локальные  нормативные акты  директор, совет  директоров, администрация или правление  предприятия в соответствии с  полномочиями, предусмотренными уставом  и внутренними документами предприятия.

Любой утверждаемый локальный  нормативный акт  подвергается правовой экспертизе со стороны юридической  службы либо независимой (внешней) правовой экспертизе.

3. ИЗУЧЕНИЕ И АНАЛИЗ ПОРЯДКА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ  

ЗАО «Банк Русский Стандарт»

Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций  и предприятий занимают служебные  организационно-распорядительные документы.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение  конкретные юридически властные предписания  субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется  в том, что: с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие  в сфере управления проблемы и  вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

Основанием для издания  распорядительного документа может  быть: необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих  органов и ранее принятых решений  данной организации; необходимость  осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями  и задачами организации.

К  распорядительным  документам,  существующим  в  ЗАО «Банк Русский Стандарт»,  относятся:  приказы,  распоряжения,  указания,  решения.

Распоряжение – акт  управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан  и организаций, которым это распоряжение адресовано.

Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного  вопроса, отдельного случая.

Постановление – правовой  акт,  принимаемый  высшими  и  некоторыми центральными органами федеральной  исполнительной  власти,  действующими  на основе  коллегиальности,  а   также   представительными   и   коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в  целях  разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед  данными  органами,  и установление стабильных норм, правил. Постановления принимаются также руководящими коллегиальными  органами общественных организаций  по  наиболее  важным  принципиальным  вопросам  их деятельности.

Постановления должны иметь  следующие реквизиты: Государственный  герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и  органа,  издающего  постановления, место  издания,  заголовок  к  тексту,  подпись  руководителя органа, издающего постановление.

Приказы  и  распоряжения – акты,  издаваемые  директором  предприятия,  руководителями  структурных  подразделений  по  вопросам  основной  деятельности,  кадровым, оперативным  и  другим,  отнесенным  к   компетенции  предприятия,  структурного  подразделения.

Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов.

В деятельности организаций  различаются: приказы по организационным  вопросам, основой деятельности и  личному составу.

Приказы по личному составу  в ЗАО «Банк Русский Стандарт»  регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работников.

Приказы оформляются на общем  бланке предприятия с указанием  вида документа - ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: название вида документа, дата и номер  документа, место издания, заголовок  к тексту, текст, подпись, визы.

Текст  приказа  в  ЗАО «Банк Русский Стандарт»  может  состоять  из  2  частей:  констатирующей  и  распорядительной.

В  констатирующей  части  излагают  факты,  раскрывают  причины  и  цели,  послужившие  для  создания  приказа.  Если  в  основу  приказа  положен  документ  государственных  или  муниципальных  органов,  то  нужно  указать  наименование  документа,  его  автора,  дату,  номер,  заглавие.

Распорядительную  часть  начинают  словом  ПРИКАЗЫВАЮ.

Последним  пунктом  приказа  указывается  лицо,  на  которое  возлагается  контроль  за  исполнением  документа.⁵

Проекты приказов в ЗАО «Банк Русский Стандарт», подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - "Проект". Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить.

Изучение законодательных  актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит поставить в  случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную явность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта.

Основное внимание следует  сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это  вчерне, а затем отредактировать  и уточнить части в порядке  согласования.

Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего  изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и  реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми  средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Если проект приказа готовится  в дополнение или изменение ранее  изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок  дополняемого или изменяемого приказа.

Распоряжения  оформляют  на  специальном  бланке – бланке  распоряжения  с  указанием  вида  документа.

Состав  реквизитов  приказа  и  распоряжения  аналогичен.  Текст  документа  может  не  содержать  констатирующей  части.  В  таких  случаях  текст  распоряжения  начинается  с  пунктов,  излагающих  распорядительные  действия  с  указанием  исполнителей  и  сроков  их  исполнения.

Приказ  (распоряжение)  оформляется  на  бланке  ЗАО «Банк Русский Стандарт» формата  А4  в  печатном  виде.

Приказы  (распоряжения)  подписываются  руководителем.  В  его  отсутствие  лицом,  на  которое  возложено  исполнение  обязанностей.

Приказы  по  основной  деятельности  вступают  в  силу  с  момента  их  подписания.