Постановка задачи

Содержание

Введение

I. Организационно-экономическая сущность задачи

1. Наименование задачи и место ее решения

2. Цель решения

3. Назначение

4. Периодичность и скорость решения

5. Источники и способы поступления данных

6. Потребители результатной информации и способы ее отправки

7. Информационная связь с другими задачами.

II. Описание исходной (входной) информации

1. Перечень исходной информации.

2. Количество документов (информации) в единицу времени.

3. Описание структурных единиц информации

(описание каждого элемента, реквизита).

4. Контроль результатной информации

III. Описание выходной информации

IV. Описание алгоритма решения задач

1. Описание способов формирования выходной информации с указанием последовательности выполнения логических и арифметических действий.

2. Описание связей между частями, операциями и формулами алгоритма.

V. Описание условно-постоянной информации

1. Перечень и формы представления условно-постоянной информации.

2. Описание структуры единиц информации.

3. Периодичность изменений условно-постоянной информации.

4. Способы контроля информации.

VI. Инструкция пользователя

1. Требования к техническому составу ПК

2. Инструкция пользователя

Список литературы

Введение

В современных условиях скорость насыщения рынка очень большая и для того, чтобы создать преимущества, необходимо быстро реагировать на изменяющиеся потребности рынка. В связи с этим многие западные компании приступили к перестройке бизнес-процессов еще в 1980-е и 1990-е годы и непрерывно модифицируются свои бизнес-процессы, пытаясь как можно оперативнее реагировать на внешние события.

Возможность более эффективно связывать между собой эти бизнес - процессы предприятие получает благодаря информационным системам, таким как различные компьютерные программы, базы данных, Internet и др.

Имеется множество программных продуктов, специально созданных для коммерсантов, которые автоматизируют ту или иную экономическую задачу. В работе многих предприятий постоянно возникает необходимость бы­стро подсчитать стоимость какого-либо заказа. Использование при этом программы Excel позволяет дать точный ответ немедленно. При этом достаточно  задать клиенту несколько вопросов, выбрать необходимые компо­ненты, параметры заказа и на рабочем листе сразу же получить точную цену.

В данной курсовой работе рассмотрен процесс расчета цены на поставку автомобиля заказной конфигурации, а также расчет цены при покупки автомобиля в кредит с использованием Excel-приложения «Fast». Эта форма выполняет многие функции: облегчает работу персонала и ускоряет процесс работы организации. Она подходит для использования на малых и средних предприятиях. При увеличении товарного ассортимента предприятия, программа может быть доработана.

I. Организационно-экономическая сущность задачи

Постановка задачи – это описание задач по определенным правилам, которое дает исчерпывающее представление о ее сущности, логике преобразования информации для получения результата.  На основе постановки задачи программист должен представить логику ее решения и рекомендовать стандартные программные средства, пригодные для ее реализации.

Через постановку задач, устраняются трудности взаимодействия  «пользователь – прикладной программист». Постановка задачи ведется на стадии проектирования АС. Для постановки задачи используются сведения, необходимые для полного представления ее логической и информационной сущности. При постанове задач пользователь должен прежде всего описать информационное обеспечение, алгоритмы их решения.

Постановки задачи требует от пользователя не только профессиональных знаний той предметной области, для которой делается постановка, но и знаний компьютерных технологий.

1. Наименование задачи и место ее решения

При розничной продажи товаров по предварительным заказам, а именно этот метод применяется при торговле автомобилями, большое значение имеет скорость оформления заказа и расчет его стоимости. Т.о. задача создаваемого приложения – расчет стоимости заказа.

В данной курсовой работе рассматривается расчет стоимости заказа     ООО «FAST», которая является официальным дилером автомобилей “Peugeot” в   Санкт-Петербурге специализируется только на поставке автомобилей под заказ.

2. Цель решения

Цель решения – сокращение времени оформления и расчета заказа, точности в расчете стоимости, а также заполнении характеристик заказа, простота внесения информации в базы данных организации, удобство представления информации для сотрудников и заказчиков.

3. Назначение

Excel-приложение «FAST» предназначено для автоматизации и учета расчетов стоимости заказов. В основном программой будут пользоваться работники отдела по работе с клиентами (коммерческого отдела).

Данная программа максимально приближена к особенностям розничной продажи автомобилей и предлагает не только различные варианты комплектации, но и расчет цены и последующих платежей, при покупки автомобиля в кредит. «FAST» идеально подходит для малых и средних посреднических организаций, занимающихся продажей автомобилей под заказ, использующих компьютерные технологии для получения преимущества над конкурентами и планирующих использовать автоматизированные системы при оформлении заказов.

Данная программа может быть реализована и крупными предприятиями, с более широкой ассортиментом и номенклатурой товаров. Некоторые крупные предприятия используют похожие программы при продажи товаров on-line, т.е. через Internet.

4. Периодичность и скорость решения

Периодичность решения определить достаточно сложно, т.к. она связана с посещением покупателями автосалона и их интересом к данным маркам автомобилей. Но она никак не связана с производством автомобилей на заводе.

Периодичность связана с количеством обращений клиентов. Организация работает: 6 дней в неделю, т.е. 23-26 рабочих дней, в день поступает около   5-10 обращений. В среднем за месяц расчет стоимости заказа необходимо осуществлять 175 раз. Следует отметить, что расчет стоимости заказа автомобиля достаточно трудоемок и занимает несколько часов, тем более, если автомобиль покупается в кредит. Использование автоматизированного Excel-приложения «FAST» позволяет сэкономить большое количество времени, операция расчета стоимости заказа занимает при этом несколько минут. Что так же удобно и заказчику, т.к. он сразу узнает цену автомобиля, кроме этого он получает дополнительную информацию, если желает приобрести автомобиль в кредит.

5. Источники и способы поступления данных

Чтобы описать источники и способы поступления данных необходимо рассмотреть состав работников организации:

      Генеральный директор -  осуществляет контроль за общим состоянием организации, проверяет предоставляемые отчетности, подписывает договора и необходимые документы, отчитывается перед головной организацией.

      Коммерческий директор - осуществляет руководство рекламным отделом, заключает договоров с компаниями и поставщиками сопутствующих товаров для автомобилей, работает с банком, предоставляющим кредит, может вносить изменения в имеющуюся базу данных организации.

      Исполнительный директор – координирует работу отдела сервисного и гарантийного обслуживания, контролирует коммерческий отдел, занимается работой с компанией-импортером автомобилей в России, также подписывает договора с клиентами, заказавшими автомобиль.

      Отдел кредитования - занимается оформлением кредитов и оценкой платежеспособности кредитора.

      Коммерческий отдел – осуществляет заказы автомобилей поп подписанным договорам, оформляет необходимых документы (гарантий, выписка сервисной книжки и т.д.).

      Менеджеры по продажам – оформление заказов и необходимых документов, предоставление полной информации клиентам автосалона.

Источник поступления информации:

Условно-постоянная информация. В данном случае условно-постоянной информацией является база данных организации, которая содержит перечень возможных моделей, вариантов комплектации, перечень цветов и оттенков, которые имеют собственные коды, перечень дополнительного оборудования и цены. Необходимые данные поступают от коммерческого директора, который связывается с головной организацией и следит за изменением цен, за появлением новых моделей, дополнительного оборудования и предоставляет информацию коммерческому отделу.

Входная информация – предварительный заказ, информация о комплектации заказа, дате, клиенте. Входная информация вводится с помощью персонального компьютера менеджером по продажам.

6. Потребители результатной информации и способы ее отправки

Прямым и основным потребителем результатной информации является заказчик, для определения других потребителей результатной информации используем схему 1.

Схема 1

Потребители результатной информации внутри ООО «FAST»

                                                    ЗАКАЗЧИК

Последовательные этапы выполняемых работ:

1.)   Все работы начинаются с беседы менеджера по продажам с заказчиком, в ходе, которой менеджер, задавая необходимые вопросы,  заполняет форму «Расчет заказа». Затем он передает ее клиенту и если стоимость устраивает заказчика, то он подписывает ее и заключает договор с исполнительным директором организации, если не устраивает, то можно внести в заказ изменения и пересчитать его стоимость.

2.) Исполнительный директор заключает договор. После заключения договора и получения предоплаты, электронная копия формы передается официальному дистрибьютору Peugeot по России в максимально сжатые сроки, что увеличивает скорость выполнения заказа.

Если заказчик принимает решение о приобретении автомобиля в кредит, то выполняемые работы изменяются:

А) После заполнения формы «Расчет стоимости заказа», менеджер рассчитывает размеры кредитных выплат в заданные сроки погашения кредита с помощью формы «Расчет кредита». Если заказчик согласен купить автомобиль в кредит, то менеджер фиксирует необходимую информацию о заказчике (среднемесячная заработная плата, паспортные данные и др.). Полученную информацию и заполненные формы менеджер по продажам передает в кредитный отдел.

Б) Кредитный отдел проверяет достоверность информации и оценивает платежеспособность заказчика. Если платежеспособность подтверждается, документы передаются коммерческому директору с запросом о выдаче кредита.

В) Коммерческий директор передает необходимые документы в банк и получает необходимую сумму денежные средства. После этого составляется договор, который передается исполнительному директору на подпись.

Г) Исполнительный директор заключает договор.

Из выше перечисленных этапов работ можно выделить следующих потребителей информации: заказчик, менеджер по продажам, исполнительный директор, коммерческий директор, официальный дистрибьютор автомобилей Peugeot по России.

7. Информационная связь с другими задачами.

Прямая связь данной программы с формированием заказов на поставку автомобилей от официального дистрибьютора.

Исполнительный директор после подписания договора отправляет электронную копию сформированного заказа дистрибьютору, который попадает в специализированную базу данных. Т.о. дистрибьютор легко может передать полученную стандартизированную форму заказа предприятию-производителю.

Также заполненная форма, содержащая структурированную информацию по заказам организации в целом, необходима бухгалтеру для составления различных финансовых отчетов.

II. Описание исходной (входной) информации

1. Перечень исходной информации.

К исходной информации относится информация,  внесенная менеджером по продажам в форму «Расчет стоимости заказа».

Информация вносится в форму в ходе беседы с заказчиком, т.о. нет определенных документов и форм, требующихся для ввода исходной информации.

Менеджер по продажам рассказывает обо всех необходимых характеристиках интересующей заказчика модели, демонстрирует каталоги, фотографии, образцы некоторых моделей автомобилей. Ввод информации начинается с определения типа кузова,  с выбора типа коробки передач, а в зависимости от нее и объема двигателя, затем менеджер предлагает выбрать из перечня дополнительное оборудование, причем некоторое оборудование не требует дополнительной оплаты, об этом необходимо сказать заказчику. Так же предоставляется на выбор цвет кузова и варианты обивки салона. Менеджер должен выяснить, какой из образцов подходит заказчику.

Итого сбора информации – заполненная форма «Расчет стоимости заказа».

2. Количество документов (информации) в единицу времени.

Возьмем за единицу времени месяц. Т.к. организация работает 6 дней в неделю, а в день в среднем поступает от 5 до10 обращений, то за месяц предварительный расчет стоимости заказа необходимо осуществлять  приблизительно 175  раз.

3. Описание структурных единиц информации

     (описание каждого элемента, реквизита).

Наименование реквизита: должно соответствовать документу или вытекать из него. Не допускаются даже мелкие погрешности в наименованиях реквизитов. Так как в принятой редакции закладывается словарь информационных структур будущей автоматизированной технологии обработки.

Идентификатор – это условное обозначение, с помощью которого можно оперировать значением реквизита. Идентификатор может использоваться для записи алгоритма и представлять собой сокращенное обозначение полного наименования реквизита. И. должен начинаться только с алфавитных символов, хотя может включать и алфавитно-цифровые символы.

Разрядность реквизита необходима для просчета объема занимаемой памяти. Она указывается количеством знаков (алфавитных, алфавитно-цифровых).

Форма «Расчет стоимости заказа»

Форма «Расчет кредита»

4. Контроль результатной информации

Исходные данные контролируются самой формой расчета, так как в основном заполняемые поля – это поля со списком, если поле можно не выбирать, то в списке существует пустая графа, которую можно выбрать. Для выбора дополнительного оборудования и дополнительного оттенка цвета предусмотрены графы с флажком. После того как все поля заполнены, форма распечатывается и ее правильность контролируется самим заказчиком. В случае его согласия он и менеджер поп продажам подписывает форму.

III. Описание выходной информации

К выходной информации относится документ, представляющий собой предварительный заказ, который формируется путем выбора определенных строк в списке из формы «Расчет стоимости заказа» (рис. 1) и форма «Расчет кредита» (рис. 2), в случае, если автомобиль приобретается заказчиком в кредит.

Рис. 1 Форма заказа автомобиля

Заказанный автомобиль может иметь только те характеристики, которые указаны в форме. Все поля формы должны быть заполнены.

Предварительный заказ (Форма заказа) – документ, который менеджер по продажам передает исполнительному директору, с разу после подписания формы заказчиком. После чего подписывается договор, а заполненная форма передается по электронной почте или факсу официальному дистрибьютору.

В случае покупки в кредит, заполненные формы «Расчет стоимости заказа» и «Расчет кредита» передаются в отдел кредитования.

Рис. 2 Форма расчета кредита

В данной задаче исходная и выходная информации совпадают, т.к. входная информация вводится в форму выходного документа, поэтому периодичность, описание структурных единиц списка и контроль также совпадают.

Документы, которые относится к выходной информации, содержит входящую и результатную информацию.

IV. Описание алгоритма решения задач

1. Описание способов формирования выходной информации с указанием последовательности выполнения логических и арифметических действий.

Алгоритм применительно к вычислительной машине – точное предписание, т.е. набор операций и правил их чередования, при помощи которого, начиная с некоторых исходных данных, можно решить любую задачу фиксированного типа.

Задача – расчет полной стоимости заказа, для этого нужно внести необходимую информацию.

1.      При заполнении первых граф «Модель автомобиля», «Тип кузова» и «Объем двигателя» необходимо выбрать из списка один из предлагаемых вариантов. Данные в форму поступают из таблиц «Модель автомобиля», «Тип кузова» «Объем/мощность двигателя» базы данных ООО «FAST» с помощью функции Индекс. При этом в графе «Код изделия» автоматически появляется условное (буквенно-цифровое) обозначение с помощью функции соединения текстовых значений ячеек - «D6&D8&D10».

2.      Четвертая графа «Цена базовой комплектации» формируется следующим образом:

- код изделия, полученный в предыдущей графе, сравнивается с помощью функции ЕСЛИ со значениями столбца Код таблицы «Сводная таблица», расположенной на листе «Данные». Если код совпадает с кодом изделия, указанным в таблице, то в ячейку строки «Цена базовой комплектации» посылается значение стоимости автомобиля соответствующее сформированному коду. 

3.      Следующая составляющая заказа «Тип трансмиссии», для выбора нужно указать в списке желаемый вариант, при его указании в столбце Цена появляется стоимость, из таблицы «Тип трансмиссии» базы данных. Для этого используется функция программы Excel - ИНДЕКС.

4.      Категория «Климатическая система». Для заполнения этой категории необходимо выбрать интересующий вариант, при этом в столбце появится стоимость выбранного вида климатической системы. Функция ИНДЕКС находит цену на листе «Данные» в таблице «Климатические системы».

5.      «Аудиооборудование» - эта составляющая формируется, путем выбора из списка необходимого оборудования, при этом его стоимость указывается в столбце Цена. Ячейка, в корой появляется стоимость оборудования связана с таблице «Аудиооборудование», которая находится на листе «Данные», с помощью функции ИНДЕКС.