Постановка задачи по учету товаров

Министерство образования и  науки РФ

Государственное образовательное  учреждение

Высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный

экономический университет»

Факультет предпринимательства  и финансов

Кафедра коммерческой деятельности и предпринимательства

Курсовая работа

По дисциплине «Информационные технологии в коммерческой деятельности»

На тему: «Постановка задачи по учету товаров»

Выполнил: Акчурин  Даниил

студент 3 курса, срок обучения 3 года 9 месяцев

группа № 3205, № зачётной книжки ин 163/10

специальность 080301- Коммерция (торговое дело)

Преподаватель: Кантарович Алла Александровна

Должность: к.э.н., доцент

Оценка: ______________ Дата:________________________

Подпись: __________________________________________

Санкт –  Петербург

2013 г.

Содержание

Введение………………………………………………………………………...3-4

1. Организационно-экономическая  сущность задачи:

1.1. Наименование  задачи.........................................................................5-7

1.2. Цель решения.........................................................................................7

1.3. Назначение..............................................................................................7

1.4. Периодичность  решения.......................................................................7

1.5. Источники  поступления данных…………………………………..…7

1.6. Потребители  результатной информации ………………………...….7

1.7. Информационная  связь с другими задачами………………………...8

2. Описание входной  информации…………………………………………….…8

2.1. Перечень входной информации………………………………………8

2.2. Формы представления информации…………………………….…8-9

2.3. Структура  входной информации……………………………….…9-10

3. Описание выходной  информации………………………………...……...…..10

3.1. Структура  выходной информации………………………….…...11-12

4. Описание условно-постоянной  информации............................................13-14

5. Описание алгоритма решения задач…………………………………………15

6. Инструкция  пользователя.................................................................................16

7. Требования  к техническому и программному  обеспечению………………17

Заключение……………………………………………………………….............18

Список литературы…………………………………………………...………….19

Приложения…………………………………………………………..………20-28

Введение

За последние несколько лет предпринимательство стало самым популярным видом бизнеса. Причин этому достаточно много: это выгодно, хоть и требует больших первичных вложений, приносит большой доход, не требует каких-либо определенных навыков (все, что нужно, можно прочитать в интернете или в специализированных журналах), да и график работы у частного предпринимателя, занимающегося розничной торговлей, может быть таким, каким его пожелает сделать сам предпринимающий. Но, конечно, не все так гладко, как кажется: торговля может не идти, вести учет порой бывает очень сложно, а за торговой сетью иногда вообще еле уследить. Поэтому я считаю, что ведение учета товаров и поставщиков в настоящее время является важным в организации успешного бизнеса.

На данный момент среди разработчиков баз данных большой популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав пакета  Microsoft Office 2003. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации - вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

Основные  функции СУБД – это описание структуры  базы данных, обработка данных и  управление данными.

База  данных – это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким  образом, чтобы обеспечить удобное  представление этой совокупности, как  в целом, так и любой её части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных  таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого  типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, клиенте, модели мобильного телефона, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов – атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, модели и цены мобильных телефонов). Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

• добавить в таблицу одну или несколько записей;
• удалить из таблицы одну или несколько записей;
• обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;
• найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определённым критериям множество записей, либо изменение в таблицах. Access может работать одновременно только с одной базой данных. Однако в одной базе данных могут содержаться сотни таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов и модулей.

1. Организационно-экономическая сущность задачи.

Постановка задачи – это описание задач по определенным правилам, которое дает исчерпывающее представление о ее сущности, логике преобразования информации для получения результата.  На основе постановки задачи программист должен представить логику ее решения и рекомендовать стандартные программные средства, пригодные для ее реализации.

       1.1. Наименование задачи

В своей курсовой работе я ставлю следующую задачу:

• Учёт товара;

• Выдача данных о поставщиках;

• Выдача данных о поставляемых ими товарах.

База данных Access решает следующие задачи: учёт товара, выдача данных о поставщиках и поставляемых ими товарах (фирма - поставщик, его реквизиты, наименование товаров, характеристики, цены), вычисляет суммы оплаты.

В режиме формы вычисляет стоимость товара с наценкой магазина в 50%. Реализует  запросы  упорядочения по полям: товары, поставщики, цена. Осуществляет поиск  сведений о фирме - поставщике, какого - то товара. Производит подсчет стоимости и количества оставшегося в магазине товара, а также выдает отчет об отсутствующих товарах.

Генеральный директор

Бухгалтер

Главный бухгалтер

Менеджер

Кассиры

Управляющий магазином

Продавцы-консультанты

Рис. 1. Организационная структура  магазина мобильных телефонов

Магазин располагается в нескольких помещениях (склад, торговый зал). У фирмы есть поставщики, осуществляющие поставку мобильных телефонов и комплектующих на склад магазина.

Так же в  магазине есть свой штат сотрудников: менеджеры и консультанты, осуществляющие продажу товара, бухгалтер, кладовщики, грузчики - водители.

Клиент, приходя в магазин, взаимодействует  с менеджером, который, в свою очередь, осуществляет продажу мобильных телефонов или комплектующих. Операции с денежными средствами и отбивку чека осуществляет так же менеджер. При покупке товара, клиент получает чек с указанием товара и его стоимости, на основании которого со склада ему отгружают необходимый товар.

При отсутствии товара на складе работник магазина выбирает отсутствующие товары и на основании  этих данных составляет заявку на имя  фирмы - поставщика.

2. Цель решения

Целью решения  данной задачи является автоматизация учета товаров.

3. Назначение

Программа Microsoft Access 2003 - система управления базами данных (СУБД). Она предназначена для эффективного хранения информации и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.), которые проводятся в магазине мобильных телефонов. Так же с помощью программы Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

4. Периодичность решения

Данная  задача решается ежедневно, закупка  товаров у поставщика еженедельно (по мере необходимости). Условиями  прекращения является закрытия магазина, т.к. если магазин функционирует, нам  всегда необходима информация  о  наших поставщиках, о товарах  поставляемых нам.

5. Источники поступления данных

Данные  вводятся сотрудниками магазина. Цены на товары берутся с прайс-листов, данные о поставках и заказах, с товарных накладных, данные о клиентах, из заполненных клиентами анкет.

6. Потребители результатной информации

Потребителями являются руководство и работники  магазина. Результатная информация предоставляется  в виде отчетов и выписок.

7. Информационная связь с другими задачами

Помимо  тех задач, которые я ранее  описала, Microsoft Access 2003 может размещать формы Access в виде документов HTML на Web-страницах и обмена данными с узлами Internet. Так же в Access имеется поддержка механизма Запроса по образцу (Query by Example — QBE), обеспечивающая выборку, сортировку и поиск данных.

Еще сюда можно включить и то, что в программе  существует функция создания приложений без программирования с использованием макросов Access.

2. Описание входной информации
1. Перечень входной информации

Для работы данной программы нам необходимы:

• информация о поставщиках: название поставщика, представитель поставщика, Ф.И.О., адрес, телефон.
• информация о клиентах: Ф.И.О. клиента, его адрес и контактный телефон;
• информация о сотрудниках: Ф.И.О. сотрудника, дата рождения, должность, адрес, контактный телефон, также есть дополнительное поле для заметок;
• информация о товаре: наименование товара, технические характеристики, описание, изображение товара, стоимость закупки, наличие товара, количество, стоимость продажи;
• информация о заявках: дата подачи заявки, дата доставки;
• информация о поставках: дата поставки.

2. Формы предоставления информации

• Данные о клиентах берутся из анкет, который клиент заполняет при покупке (смотрим Приложение 2).

• Данные о поставках и заказах берутся с товарной накладной (смотрим Приложение 1).

• Данные о поставщиках берутся с товарной накладной (смотрим Приложение 1).

3. Структура входной информации

Таблица «Клиенты»

Таблица «Поставка»

Таблица « Поставщик»

 Таблица  «Заказы»

3. Описание выходной информации

К выходной информации относится документ, представляющий собой отчет о наличии товара, о поставщиках и т.д., который формируется исходя из поставленной задачи.

1. Структура выходной информации

Запрос  на отсутствующие товары

  Запрос поставщика по товару

Запрос  на наличие товара

Запрос данных о поставщиках

4. Описание условно-постоянной информации

Таблица «Товар»

Данные берутся с сертификата соответствия (смотрим Приложение 3)

Таблица «Сотрудники»

Данные о  сотрудниках можно взять следующими способами:

1. паспорт
2. резюме
3. собеседование

5. Описание алгоритма решения задач

НАЧАЛО

Вход информации

Запрос на наличие товара

Отчет о наличии товара

                                                                                                         НЕТ

                                                              ЕСТЬ 
6. Инструкция пользователя

Открыть файл Акчурин и Со.dbf

Перейти на вкладку Объекты «Таблицы».

На основании  товарной накладной (см.приложение 1) заполняются  поля таблицы «Заказы». (Код заказа, Код товара, Дата размещения, Дата исполнения).

На основании  анкеты (см.приложение 2) заполняются  поля таблицы «Клиенты». (Код клиента, ФИО, Адрес, Телефон).

На основании  товарной накладной (см.приложение 1) заполняются  поля таблицы «Поставка». (Код поставки, Дата поставки).

На основании  товарной накладной (см.приложение 1) заполняются  поля таблицы «Поставщик». (Название Поставщика, Представитель, Обращение, Контактный телефон, Адрес).

На основании  товарной накладной (см.приложение 1) заполняются  поля таблицы «Товары». (Код товара, Код поставки, Наименование товара, Технические характеристики, Описание, Количество товара, Стоимость закупки).

Для формирования отчетов, открываем объект «Отчеты» и выбираем необходимую форму  отчета.

По необходимости  полученный отчет может быть распечатан, либо отправлен по электронной почте  руководству.

7. Требования к техническому  и программному обеспечению

IBM PC совместимый  персональный компьютер следующей  конфигурации:

Процессор –  от Celeron 333; ОЗУ – от 64 Мб (в зависимости  от операционной системы); Жесткий диск со свободным объемом не менее 250 Мб, Hayes совместимый модем со скоростью  передачи не ниже 19200 бит/с, телефонная линия. Наличие подключенного сетевого или локального принтера.

Перед установкой системы необходимо проверить наличие Access нужной версии. Если версия ниже требуемой, необходимо обновить до требуемой. MS Access OS: Win’98, Win’2000, Win NT, Win ME. Для Win’95 требуется  установка драйверов ODBC (прилагается) для Access 2000 Версия: MS Access 2000 Тип alias’a BDE: Microsoft Access Driver (*.mdb) (ODBC DRIVER) Версия ODBC Driver’a : ODBSJT32.dll 4.00.4402 (прилагается) .

При формировании отчетов для печати система BS-Client v.3 обращается к текстовому редактору. Поэтому необходимо, чтобы на Вашем  компьютере был установлен Microsoft Word версии не ниже 97 или Microsoft Word Viewer версии не ниже 7.0 Если у Вас отсутствует Microsoft Word 97 Вам необходимо установить Microsoft Word Viewer (прилагается). 

Заключение

Разработанная в данном курсовом проекте база данных для решения задач документооборота в магазине мобильных телефонов,  позволяет автоматизировать весь документооборот, что позволяет разгрузить отчетный документооборот, и сократить ошибки в документации. При появлении  новых производственных задач разработчик  может в кратчайшие сроки реализовать  их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.

Microsoft Access, обладая всеми чертами классической  СУБД, предоставляет и дополнительные  возможности. Access  - это не только  мощная, гибкая и простая в  использовании СУБД, но и система  для разработки работающих с  базами данных приложений.   С помощью  Access   можно создать  приложение, работающее в среде  Windows  и полностью соответствующее  потребностям по управлению   данными. Используя запросы, есть  возможность выбирать и обрабатывать  хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для  ввода, просмотра и обновления  данных, а также использовать  Access  для создания как простых,  так и сложных отчетов. Формы  и отчеты «наследуют» свойства  базовой таблицы или запроса,  так что в большинстве случаев  необходимо указать форматы, условия  на значения и некоторые другие  характеристики данных только  один раз. К числу   наиболее  мощных средств  Access   относятся  средства разработки объектов  -  Мастера,  которые можно использовать  для создания таблиц, запросов  различных типов форм и отчетов,  просто выбрав с помощью мыши  нужные опции.