Постоянно действующее оперативное совещание при начальнике горрайлиноргана внутренних дел

Содержание

Введение 3

Постоянно действующее оперативное совещание при начальнике горрайлиноргана внутренних дел 4

Организация проведения служебного совещания 10

Виды совещаний проводимых в горрайлиноргана внутренних дел 17

Проблемные аспекты совещания 20

Заключение 23

Список литературы 24

Введение

Одной из важнейших  сторон корпоративной культуры является корректное деловое общение. Деловое  общение - это искусство, позволяющее  войти в контакт с партнерами по бизнесу, преодолеть личные предубеждения, неприятие того или иного контрагента, достичь желаемого коммерческого  результата. Под деловым общением понимается любое общение, способствующее решению коммерческих задач. К принципам  делового общения относятся: признание  равенства и неповторимости каждого  из партнеров, априорное признание  существования того или иного "зерна  истины" в каждой точке зрения; взаимное обогащение участников общения.

Служебные совещания - один из эффективных способов привлечения  сотрудников к процессу принятия решений, один из инструментов управления причастностью сотрудников к  делам своего подразделения или  организации в целом.

В мировой  практике управления персоналом открытость информационной системы организации  и причастность сотрудников к  решению ее проблем становятся одними из наиболее важных факторов мотивации  трудовой деятельности. Проведение служебных  совещаний может рассматриваться  как один из способов управления мотивацией. Поэтому пренебрежение совещаниями  является характерной ошибкой руководителя. В современных условиях несомненно важное значение имеет правильное проведение служебных совещаний. Всё вышесказанное определяет актуальность данной темы контрольной работы.

Постоянно действующее  оперативное совещание при начальнике горрайлиноргана внутренних дел

Есть такое  правило: хорошее совещание –  это совещание, проведенное за минуты при затраченных часах на его подготовку.

Сотрудник, ответственный  за подготовку мероприятия, прежде всего  должен выяснить: 

— цель совещания,  

— основные вопросы  для обсуждения, 

— состав участников,          

— место, время  и форму проведения, 

— оформление материалов.          

 В ОВД  ответственными за подготовку  материалов к заседаниям оперативного  совещания являются заместители  начальников ОВД (в соответствии  с распределением обязанностей) либо начальник при рассмотрении  общих вопросов оперативно-служебной деятельности.¹

Подготовка  совещания начинается с определения  целесообразности его проведения. Совещание  надо проводить, когда есть необходимость  в обмене информацией, выявлении  мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения  по комплексным вопросам. На этом же этапе менеджер должен проанализировать все альтернативы этой формы работы. Это могут быть: решение вышестоящего руководства; возможность решения  вопроса по телефону; селекторное  совещание; возможность объединения  с другими (плановыми) совещаниями. В том случае, если менеджер все-таки убедится в полезности совещания, его  можно проводить. Итак, решение о  целесообразности проведения совещания принято.

Следующим элементом  данного этапа является определение  повестки дня. В повестку дня следует  включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Но, к сожалению, это  требование не всегда выполняется, и  повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь  действует принцип «лучше меньше, да лучше». Поэтому следует избавляться  от второстепенных вопросов, которые  можно решить вне совещания.

Следует отметить, что ОВД  в целях обеспечения эффективности работы оперативного совещания в повестку дня вносится, как правило, не более трех вопросов.

Менеджер  должен очень внимательно подойти  к формированию списка состава участников, подумать как о количественном, так  и качественном составе.

Количественный  состав. Оптимальным считается такое  количество участников совещания, которое  совпадает с количеством работников, активно участвующих в обсуждении вопроса. При этом основным критерием  является компетентность в вопросах повестки дня. Распространенной ошибкой  является приглашение наибольшего  количества участников, которое может  уместиться в зале заседаний (так  называемое приглашение «для массовости»).

Качественный  состав. К участию в совещании  должны привлекаться только те должностные  лица, которые наиболее компетентны  в обсуждаемой проблеме.

При проведении оперативного совещания в РУ-РО-ГОВД-ОВДТ принимают участие заместители  начальников РУ-РО-ГОВД-ОВДТ, а также  руководители подразделений РУ-РО-ГОВД-ОВДТ, определенные начальником РУ-РО-ГОВД-ОВДТ. На заседания оперативного совещания  могут приглашаться руководители местных  исполнительных и распорядительных органов, иных государственных органов, а также общественных объединений.

Назначение  дня и времени проведения совещания. Как правило, для проведения совещания  отводится один определенный день в  неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее  время и надлежащим образом подготовиться  к совещанию. Наилучшим днем для  совещания считается среда или  четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.

Совещания лучше  проводить во второй половине дня, так как из распространенной ныне теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый — с 11 до 12 ч и второй — между 16 и 18 ч.

К оперативному совещанию в ОВД подготавливаются следующие материалы:

справки о  результатах деятельности подразделений  ОВД по рассматриваемому вопросу (далее - справки);

информационно-аналитические  материалы;

проект решения  оперативного совещания.

Справки должны содержать краткое, обстоятельное  и объективное изложение вопроса, оценку организующей роли руководителя подразделения ОВД, осуществляющего  оперативно-служебную деятельность по рассматриваемому вопросу, и по объему не должны превышать двух страниц  машинописного текста. Справки подписываются  руководителями подразделений ОВД, ответственными за подготовку материалов.²

Проект решения  оперативного совещания по объему, как правило, не должен превышать  двух страниц. В его преамбуле  кратко и четко излагается суть вопроса, дается оценка положению дел и  результатам оперативно-служебной деятельности, в том числе организующей роли руководителей соответствующих подразделений РУ-РО-ГОВД-ОВДТ.

В постановляющей части определяются конкретные меры реагирования по выявленным нарушениям и недостаткам, сроки их устранения, а также ответственные исполнители. Отдельным пунктом в проекте  указывается должностное лицо, на которое возлагается организация  исполнения решения оперативного совещания, а также контроль за исполнением решения оперативного совещания.

Руководителем ответственного подразделения проект решения согласовывается в следующем  порядке: с руководителями заинтересованных структурных подразделений РУ-РО-ГОВД-ОВДТ, штаба, заместителями начальника РУ-РО-ГОВД-ОВДТ (в соответствии с распределением обязанностей) и не позднее чем за три дня до проведения оперативного совещания представляется вместе с документами, предусмотренными пунктом 9 настоящей Инструкции, в штаб (в ОВД, где должность начальника штаба не предусмотрена, - первому заместителю начальника).

В случае, когда  ответственным за подготовку вопроса  является штаб (первый заместитель  начальника), руководители заинтересованных подразделений не позднее чем за три дня до проведения оперативного совещания представляют в штаб (первому заместителю начальника) материалы к оперативному совещанию, в том числе предложения в проект решения оперативного совещания, подписанные руководителями подразделений и согласованные с заместителями начальника РУ-РО-ГОВД-ОВДТ (в соответствии с распределением обязанностей).

Если запланированный  вопрос исполнен в рамках реализации других мероприятий, утратил свою актуальность, либо материалы не могут быть представлены к очередному оперативному совещанию  в установленный начальником  ОВД срок, ответственный исполнитель  не позднее чем за семь дней до назначенного срока проведения совещания докладывает об этом начальнику ОВД (лицу, исполняющему его обязанности) рапортом с предложением о переносе срока подготовки или снятии вопроса с обсуждения. Рапорт предварительно согласовывается со штабом.

Таким образом, организатор совещания должен тщательно  подготовиться к проведению совещания, ознакомить всех участников с повесткой  дня и необходимыми материалами. Каждый участник должен заранее знать  тематику и задачи совещания. В этом состоит залог эффективного проведения совещания, так как все его  участники будут надлежащим образом  к нему подготовлены.

В ОВД заседание  оперативного совещания оформляется  в трехдневный срок в виде решения, разрабатываемого ответственным за подготовку оперативного совещания, либо протокола, который ведется начальником  штаба (в ОВД, где должность начальника штаба не предусмотрена по штату, - сотрудником, определенным начальником  РУ-РО-ГОВД-ОВДТ), по форме: "слушали - выступили - постановили" с записью  основного содержания и решений по каждому вопросу.³

Протокол  совещания — это первичный, официальный  документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений  участников совещания, собрания, заседания  и принятые ими решения. На основании  данного документа руководство  имеет право требовать от сотрудников  выполнения порученных им заданий.

Модель ведения  протокола совещания.

Организацию исполнения решений оперативного совещания  в ОВД осуществляют определенные решением оперативного совещания должностные  лица.

Фактическое исполнение решений оперативного совещания  подразделениями органа внутренних дел контролируют заместители начальника РУ-РО-ГОВД-ОВДТ (в соответствии с  распределением обязанностей) и начальник  штаба.

Снятие решений  с контроля производится начальником  РУ-РО-ГОВД-ОВДТ после представления  исполнителями информации о выполнении, а в необходимых случаях - после  рассмотрения итогов выполнения на заседании  оперативного совещания.

При невозможности  выполнить решение оперативного совещания в установленные сроки  исполнитель письменно докладывает  об этом начальнику РУ-РО-ГОВД-ОВДТ с  указанием причин и возможных  сроков исполнения. Рапорт предварительно согласовывается с начальником  штаба (в ОВД, где должность начальника штаба не предусмотрена, - с первым заместителем начальника).

Таким образом, оперативное совещание, как специальная  форма деловой коммуникации,  является действенным инструментом коллективного принятия решения или координации действий сотрудников ОВД.

Организация проведения служебного совещания

"Совещание  — это форма организации делового  общения коллектива (группы) с целью  обмена информацией и принятия  коллективного решения по актуальным  для данного коллектива (группы) проблемам", — пишет в своей книге "Деловая риторика" В. И. Андреев.

Обычно совещание  выполняет такие функции, как  передача информации, оценка ситуации, оценка реакции сотрудников, корректировка  совместных действий, выработка решений.

Одно из преимуществ  совещания как инструмента управления в том, что оно обеспечивает лояльность сотрудников к принимаемому решению. Даже если в компании господствует жесткий авторитарный стиль, отношение  сотрудников к решению, принятому  после обсуждения, будет более  лояльным. Особенно, если руководитель аргументировано объяснит, почему нужно  сделать именно так. В отличие  от ситуации, когда то же самое решение  просто спущено «сверху», и у людей  нет возможности высказать свое отношение к нему, кроме как в кулуарах.⁴

Кроме того, совещание  позволяет привлечь ресурсы группы для поиска оптимального решения. Как  известно, одна голова хорошо, а десять лучше. Опять-таки, даже в ситуации авторитарного  стиля управления (когда решение  принимает формальный лидер единолично), совещание позволяет расширить  «проблемное поле» сложившейся  ситуации и, что еще важнее, увеличить  количество вариантов решений задачи.

Еще один позитивный аспект совещания – возможность  быстро получить обратную связь «снизу», узнать о том, что происходит в  компании, о настроениях людей, их потребностях, уровне понимания проблем  компании, отношении к политике высшего руководства и т. п.

Ученые установили, что оптимальная продолжительность  совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40—45 мин. Спустя 50 мин у участников совещания  ослабляется внимание: возникают  шум, лишние движения, отвлеченные разговоры. Если и дальше продолжать совещание  без перерыва, то у большинства  людей наступает утомление. После 30-40-минутного перерыва у присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается  нормальное состояние, и обсуждение проблем можно продолжить.

После 90 мин  работы внимание и интерес к обсуждаемым  проблемам падают. Данный этап совещания  специалисты называют периодом отрицательной  активности. В этот момент человек  становится неуправляемым, ко всему  относится нервозно и недоверчиво. Решения, принимаемые в такое  время, отличаются обычно экстремизмом.

В случае, если совещание продолжается 2 ч без перерыва, то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы это совещание побыстрее закончилось. Оптимальная продолжительность совещания не должна превышать 1 ч. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 мин заседания необходимо объявлять перерыв 10— 15 мин.        

 Руководить  совещанием легче, когда знаешь  типологию людей, участвующих  в нем. Так, Марк Мак Кормак в книге «Секреты бизнеса для всех» предлагает обратить внимание на типы участников совещания, за которыми нужно наблюдать в процессе его проведения.

«Говорящие  начистоту». Это люди, которые всегда честно высказывают свое мнение. Они  не хитрят, у них нет задних мыслей. Это ценные участники любого совещания. Но их необходимо защищать, так как  они могут не столько положить конец спорам, сколько породить новые.

«Мученики». Они хорошо разряжают обстановку и быстро берут на себя ответственность, когда что-то пошло не так. Опасность  в том, что они берут на себя вину чересчур быстро, возможно прежде, чем вы сумеете докопаться, кто и что стоит у истоков случившегося.

«Каменные лица». Эти держат свои мысли при себе. Вам постоянно приходится гадать, какую игру эти люди ведут и  на чьей они стороне.

«Заводилы». Они усвоили поразительную силу слов: «Вы правы. Я никогда не думал  об этом». Это хорошие участники  совещания.

«Ораторы». Проникновение  в суть вещей подменяется у  них эмоциями и краснобайством. Создается  впечатление, что они из кожи вон  лезут, чтобы убедить в первую очередь самих себя, а не вас. Обращайтесь  с ними осторожно – или лучше  не обращайте на них внимания.

«Адвокаты дьявола». Для них все спорно. Хорошо то, что они часто докапываются до правды. Плохо то, что они отнимают чересчур много времени и наносят  слишком много ран. На совещание  следует приглашать не более одного из них.

«Разрушители». Слова не могут произнести, чтобы  не погубить чью-то идею, чей-то проект или чье-то самолюбие.

«Любители расслабиться». Они откидываются на спинку стула, поудобнее устраивают ноги, настраиваются на долгий приятный отдых и вовсе не торопятся решать вопросы, стоящие на повестке дня. Целесообразно встречаться с такими партнерами в холле или в помещении, где нет стульев.

«Государственные  мужи». Продвигают себя или заставляют двигаться вперед совещание за счет умелого обращения с людьми. Теоретически к такому типу участников должен относиться руководитель совещания.

Совещание —  это протокольный жанр. Это означает, что они проходят в обстановке строгой официальности, обусловленной  фиксацией устной речи, ведением протокола.

Начинать  совещание нужно вовремя и  сразу согласовывать с его  участниками правила совместной работы, например ограничение времени  выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.⁵

Эффективный ход совещания во многом определяется порядком выступлений: от низшей должности  участника к высшей, чтобы мнение предыдущего оратора не довлело над последующими выступлениями.

Залогом активности на совещании является правило, согласно которому должны высказаться все  его участники. Это способствует повышенному вниманию к ходу обсуждения проблем.

Важное значение имеет четкое выполнение своей роли ведущим совещание. Его роль должна предусматривать недопущение отклонения от цели совещания, обсуждения неподготовленных вопросов. Ведущий должен обеспечивать соблюдение этических норм поведения участников, оказывать влияние на корректность и деловую направленность выступлений.

Если на собрании будет председательствовать руководитель, ему следует начинать заседание  с небольшого вступительного слова (3-5 минут). Оно в решающей степени  определяет успех или неуспех  заседания. В нем надлежит определить: цель собрания и повестку дня; порядок ведения дискуссии; предысторию обсуждаемой проблемы; ее предполагаемые результаты; возможные решения и условия их принятия или отклонения; порядок ведения протокола.

Исходя из требований по нормальной продолжительности  совещаний, оно должно иметь перерывы, необходимые для поддержания  высокой активности участников.

Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к спору, руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить  группе опровергать утверждения  спорщика.

Одним из самых  сложных и важных вопросов в подготовке совещания является планирование собственного выступления руководителя. Делая  наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно пересказать  не более одной страницы машинописного  текста. Очень осторожно необходимо использовать цифровую информацию. Как  правило, хорошо воспринимается и анализируется  не более 20 цифр за 40 минут выступления. Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и  графиках.

От оратора  требуется, чтобы суть дела излагалась по памяти или с частичной опорой на текст, а не читалась. Усвоение при  свободном изложении достигает 95%, а при чтении всего 35%. Выступающий  должен исключить излишнюю растянутость или чрезмерную поспешность речи, контролируя ее ритм. Приемлемым считается  темп 240 слогов в минуту. Особое внимание поэтому необходимо уделять паузам. Они в речи занимают 10-20%. По своему назначению паузы бывают разных видов и продолжительности. Так, существуют эмоциональные паузы, необходимые выступающему, когда он сильно взволнован, для того, чтобы успокоиться, дырявые - если не знает, что сказать, люфтпаузы - для выдоха и вдоха, драматические - подчеркнуть молчанием трагичность положения, грамматические - делаются на знаках препинания, мобилизационные - придают вес сообщению, педагогические - для лучшего усвоения материала.

Большое значение имеет и правильность самого изложения  материала. Грамотность, логичность, эмоциональная  окраска - все это обязательное условие  любого служебного контакта. Нужно следить за правильным употреблением слов, их произношением, ударением (договор, эксперт, обеспечение, одновременно, созвонимся, валовой, оптовый и др.). Не рекомендуется использовать обороты, содержащие лишние слова: "абсолютно новый" вместо "новый", "предварительное планирование" вместо "планирование", "сотрудничать вместе" вместо "сотрудничать", "каждый в отдельности" вместо "каждый" и т.п. Большую осторожность необходимо соблюдать при употреблении иностранных слов. Неправильное или параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным повторениям.

Часто в процессе проведения совещания возникают  сложности в постановке вопросов, поддержании в нужном русле разговора. Какие же бывают вопросы?

Закрытыми называются вопросы, ответ на которые "да" или "нет". Они используются при  необходимости получения четкой и точной информации, нацелены на принятие решения, установления фактической  основы проблемы и реальных возможностей, достижения согласия.

Открытыми вопросами  называются вопросы "Кто?", "Что?", "Как?", "Сколько?", "Почему?" и т.д. Они служат для вывода человека из замкнутости, побуждают выдавать новые идеи и предложения, служат для стимуляции монолога со стороны собеседника.

"Могу ли  я считать приведенные вами  факты случайными или это закономерное  явление?". Вопросы такого типа  носят название риторических. Они служат для указания нерешенной проблеме и для сосредоточения внимания на нужном аспекте.

Для выявления  новых проблем, уязвимых пунктов  в позиции собеседника, а также  для удержания хода беседы в жестких  рамках уже достигнутых результатов  переговоров служат переломные вопросы. ("Как вы считаете, не находимся ли мы с вами на ложном пути? Может быть нам более тщательно обдумать вариант использования.?").

Часто используются на совещаниях и аналитические вопросы  типа: "Правильно ли я понял  ваше предложение?" и т.п. Они эффективны при создании атмосферы взаимопонимания  и для достижения промежуточного результата.

Завершающий этап организации и проведения совещания - это принятие решения и согласования условий его реализации. Решения  на совещании принимается всеми  вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и комментарии в общее решение, зависит его эффективность. В формулировке решения объясняется: кем и в какие сроки должно быть выполнен определенный объем работ. Определяется, в какой форме будут подведены итоги (рассылка протокола или его части (выписки из протокола), принимается решение о широте информирования (весь коллектив или его часть). Принятие решения складывается из пяти этапов: а) установление контактов; б) определение проблемы; в) определение целей; г) изложение мыслей; д) готовность к действию.

В заключение совещания нельзя забывать определить, кто и что будет выполнять. Последняя задача - проследить за тем, чтобы все получили протокол результатов  собрания.

Таким образом, недостаточно хорошо подготовленные и  плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой  вред, так как "пожирают" дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

Виды совещаний  проводимых в горрайлиноргана внутренних дел

Совещание - одна из важнейших форм управленческой деятельности.

Совещание - заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса или нескольких вопросов.

В рамках конкретной организации в зависимости от основной задачи выделяют следующие  виды совещаний:

-  оперативное;

-  инструктивное или информационное;

-  проблемное.

Оперативное совещание проводится для получения  руководством информации о текущем  состоянии дел, принятие оперативных  решений и контроль их использования.

В ОВД оперативное  совещание является одной из форм коллективного рассмотрения текущих  вопросов их деятельности, требующих оперативного решения.⁶

Информационное  или инструктивное совещание  служит для передачи служебной информации. Их целесообразно использовать в  случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании  руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в  письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме  того, прочитанная информация усваивается  лучше, чем воспринятая на слух.

Проблемные  совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение  на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение  инновационных проектов.

В основу классификации  совещаний могут быть положены и  другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые. Психологами  было замечено, что совещания, проводимые строго по графику с заранее указанной  датой и часом, являются более  продуктивными. При этом рекомендуется  планировать совещания на первую половину рабочего дня.

Внеплановые совещания рекомендуется проводить  как можно реже. Они отрывают сотрудников  от основной работы, резко снижают  культуру служебных отношений, часто  ведут к нарушению плановых сроков.

В ОВД плановое оперативное совещание проводится в соответствии с планом-графиком проведения оперативных совещаний (разрабатывается на полугодие), внеплановое - созывается по поручению начальника.

Кроме того, по характеру проведения совещания  разделяются на следующие типы:

диктаторское  — свойственно авторитарному  типу управления, когда совещание  ведет и обладает фактическим  правом голоса только руководитель, остальным  участникам предоставляется лишь возможность  задавать вопросы, но никак не высказывать  собственное мнение;

автократическое — основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;

сегрегативное — доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию;

дискуссионное — свободный обмен мнениями и  выработка общего решения; право  принимать решение в окончательной  формулировке остается за руководителем;

свободное — на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями.

Собираясь вместе, участники совещания имеют возможность  высказать свою точку зрения по обсуждаемым  темам, довести информацию, которой  они владеют, до всех участников совещания, обсудить спорные вопросы, рассмотреть  альтернативные варианты решений. Ведь не зря говорят, что в споре  рождается истина.

Проводить совещание  целесообразно тогда, когда необходимо:

                   сообщить об организационных  изменениях;

                   совершенствовать уже принятые  решения;

                   достигнуть согласия с решением  путем вовлечения сотрудников        в его обсуждение;

                   использовать совещание для  профессионального роста. 

Проводить совещание  нецелесообразно, когда:

                   информация может быть распространена  в письменном виде;

                   решение уже принято;

                   необходимо индивидуальное или  групповое обучение;

                   на совещании не могут присутствовать  ключевые лица;

                   нет реальной повестки дня;

                   время и имеющаяся информация неадекватны.

Но совещание  является дорогостоящим мероприятием. Следует помнить, что если в вашей  организации ежедневно проходит часовое совещание с восемью  участниками, это означает, что один сотрудник получает зарплату только за участие в совещаниях.

Итак, совещание  нельзя рассматривать как способ информирования сотрудников, оно является оптимальным средством оценки и  принятия решений. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем  единоличное. Поэтому совещание  идеально там, где необходимо участие  команды в обсуждении проблемы и  поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения.