Построение объектной модели информационной системы «Обеспечение продаж автосалона»

Курсовая работа

Построение объектной  модели информационной системы «Обеспечение продаж автосалона»

СОДЕРЖАНИЕ

Введение            3

1 Описание предметной  области        6

1.1 Организационная структура  сети автосалонов «Бест-Моторс»  7

1.2 Описание бизнес-процессов  по подразделениям организации    8

1.2.1 Отдел продаж, его функции  и задачи. Сценарии покупки автомобиля 9

1.2.2 Отдел маркетинга          12

1.2.3 Бухгалтерия           13

1.2.4 Отдел CRM - отдел особых взаимоотношений с клиентами   13

1.2.5 Отдел кадров          14

1.2.6 Информационный отдел  (IT-отдел)       15

1.2.7 Административно-хозяйственный  отдел (АХО)     16

1.2.8 Служба безопасности         16

2 Построение концептуальной  модели предметной области в виде диаграмм 18

3 Описание проблем  и формирование концепции информационной  системы 23

3.1 Проблемы предметной  области        23

3.2 Концепция  информационной системы      23

3.2.1 Основные  понятия         24

3.2.2 Функциональные  требования        25

3.2.3 Нефункциональные  требования       25

4 Концептуальная  модель информационной системы     27

5 Логическая  модель информационной системы     32

5.1 Модель поведения          32

5.2 Модель структуры          32

6 Поэтапная реализация модели в среде CASE-средства    36

Заключение           38

Список литературы          40

Введение

В наше время широкая информатизация всех сфер жизнедеятельности общества изменяет роль информационных технологий в социальном и экономическом  развитии страны. От масштабов и  качества использования информации и уровня развития информационных технологий зависит  уровень экономического и социального развития общества.

С каждым годом объём информации неизменно увеличивается, вынуждая тратить на обработку данных все  большее количество временных и  трудовых затрат. В связи с этим все более необходимыми становятся современные автоматизированные информационные системы, которые способны за малые  сроки обрабатывать исходную информацию и предоставлять ее в удобном  для пользователя виде. Автоиндустрия не может стоять в стороне от этого явления, пытаясь адаптироваться под изменившиеся реалии, и здесь на помощь приходят информационные технологии.

Не смотря ни на что, можно  смело утверждать, что авторынок во всем мире и в нашей стране в частности, переживает бум. Российский рынок продажи новых автомобилей является наиболее привлекательным в Европе - из общественного транспорта люди всё охотнее пересаживаются за руль собственных автомобилей, что влечет за собой рост числа продаж и обуславливает последующую постоянную необходимость в техническом обслуживании и ремонте. 

Одной из тенденций современного автобизнеса является создание и развитие сети автосалонов. Очень важным в таких организациях становится вопрос консолидации данных из филиалов и структурных подразделений сети в единую базу данных. Для руководства компании крайне важно иметь объективную информацию о ситуации в филиалах в режиме реального времени. В тоже время для работников автосалонов нужна информация не только о своем складе, но и обо всех имеющихся в наличии автомобилях на других складах компании. Выход – создание распределенной информационной системы.

Руководство многих компаний: от небольших фирм до крупных корпораций уже давно оценило все преимущества от внедрения систем автоматизации  и интеграции бизнес-процессов.

Создание собственной  информационной системы позволяет  не только экономить ресурсы предприятий, повышать производительность, рентабельность и прибыльность за счет существенного  сокращения времени на оформление документации, поиск нужной информации. Также становится более четкой и прозрачной система  взаимоотношений между предприятием и его контрагентами, партнерами, клиентами. Внутри организаций происходит объединение пользователей, информации и процессов. Немаловажным аспектом работы любого автосалона является взаимодействие с разного рода компаниями: кредитные  организации, страховые компании.

На данный момент в мире существует достаточное число информационный систем в сфере автобизнеса, однако, стоит отметить, что большинство из них являются иностранными. В этом случае возникает проблема спецификации данных продуктов к требованиям современного рынка (законодательная, технологическая специфика). Таким образом, становится очевидным необходимость создания информационной системы для работы компании в сфере автобизнеса в российских условиях, что действительно будет актуальным, принимая во внимание тот факт, что внедрение информационной системы может способствовать таким факторам как:

• получение более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;
• освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;
• обеспечению достоверности информации;
• снижение объемов документов на бумаге;
• совершенствованию системы документооборота в фирме;
• уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;
• предоставлению потребителям уникальных услуг;
• отысканию новых рыночных ниш;
• привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг.

         Целью нашей курсовой работы  является изучение процесса работы  автосалона с последующим построением  объектной модели информационной  системы продаж для сети автосалонов  ООО «Бест-Моторс».

В процессе выполнения курсового  проекта была разработана информационная система сети автосалонов продажи  автомобилей. Основой для создания информационной системы послужили  проблемы предметной области. В качестве среды разработки ИС было выбрано CASE-средство фирмы Rational Software Corporation – Rational Rose Enterprise Edition, с помощью которого были построены концептуальная и логическая модели программного обеспечения информационной системы.

1. Описание предметной области при построении информационной системы

Построение информационной системы можно сравнить с постройкой дома. Кирпичи, гвозди, цемент и прочие материалы, сложенные вместе, это  далеко не всё. Чтобы возвести здание, необходимо пройти стадии проектирования, провести землеустроительные работы, пережить все стадии строительства.

Аналогично для создания и использования информационной системы необходимо сначала понять структуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемых решений, возможности компьютерной технологии.

Информационная система  является частью организации, а ключевые элементы любой организации - структура  и органы управления, стандартные  процедуры, персонал, субкультура.

Построение информационной системы должно начинаться с анализа  структуры управления организацией.

ООО «Бест-Моторс», о котором идет речь в данной курсовой работе, является коммерческой организацией, юридическим лицом. Юридическим лицом признается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. При этом, если юридическое лицо является организацией, преследующей извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности, тогда эта организация признается коммерческой.

В работе рассматривается  коммерческая организация, представляющая собой сеть автосалонов продажи  автомобилей. Таким образом, можно  утверждать, что основной целью такой  организации, как сеть автосалонов, является извлечение прибыли посредством  продажи новых автомобилей своим  клиентам. Как правило, в структуру  такой организации должна входить  система сервисного обслуживания автомобилей, однако, данный вопрос в данной курсовой работе не рассматривается. Описание организации строится из представления о наличии нескольких автосалонов продажи автомобилей одинаковых брендов, объединенных в одну коммерческую организацию. Внешней средой по отношению к нашей сети автосалонов являются поставщики (компании- импортеры) и клиенты.

В данном разделе описывается  сама организация и внешняя среда, с которой она взаимодействует. Основными знаниями, связывающими различные  объекты предметной области в  целое, являются бизнес-процессы, также  представленные в данном разделе.

1.1 Организационная  структура сети автосалонов «Бест-Моторс»

 Организационная структура – это совокупность взаимодействующих отделов и структурных частей в рамках одной организации для достижения цели, поставленной перед ней. Организационная структура нашей организации представляется следующим образом. В состав сети входит два мультибрендовых автосалона продажи автомобилей одинаковых брендов (Audi и BMW). Во главе организации стоит генеральный директор, у которого в непосредственном подчинении находятся исполнительные директора каждого из автосалонов. Директоры автосалонов отчитываются о ситуации в автосалоне по требованию генерального директора. В подчинении генерального директора также находится секретариат. Подобная структура представлена на рисунке 1:

        Рисунок 1 – Организационная структура сети продажи автосалонов

Каждый автосалон является, по сути, обособленным подразделением со своей организационной структурой. Тем не менее, автосалоны действуют  в тесном сотрудничестве. В случае отсутствия нужного автомобиля в  одном из салонов сети, менеджер отдела продаж имеет возможность проверить наличие такого автомобиля требуемой комплектации на складе другого автосалона.        Стоит упомянуть и про своеобразную конкуренцию внутри сети. Исполнительный директор каждого из автосалонов стремится превзойти другой автосалон по показателям продаж и степени удовлетворенности клиентов. Также между автосалонами не исключается ротация состава для выявления его слабых мест. Во главе каждого автосалона стоит исполнительный директор, в подчинении которого находятся следующие подразделения: отдел продаж, бухгалтерия, отдел маркетинга, служба безопасности, информационный отдел, отдел кадров, АХО (административно-хозяйственный отдел), отдел CRM (custom relation management). Структура отдельного автосалона представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 – Организационная структура  автосалона

1.2 Описание бизнес-процессов  по подразделениям организации

Основными знаниями предметной области компании «Бест-Моторс» являются бизнес-процессы, протекающие в ней. В данном разделе рассмотрена структура каждого отдела и его функции.

1.2.1 Отдел продаж, его функции и задачи. Сценарии покупки автомобиля

Цель коммерческой организации  выражена через извлечение прибыли, поэтому ключевым отделом автосалона является отдел продаж. Ключевыми  фигурами отдела являются менеджеры  отдела продаж, на которых ложится  обязанность получить прибыль посредством  продажи новых автомобилей. Достаточно важной фигурой отдела является ассистент, в задачи которого входит встреча  клиента и ведение необходимого документооборота. Структура отдела продаж представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 – Структура отдела продаж

Основная функция отдела выражена в его названии, однако, это общее понятие включает достаточно большой список бизнес-процессов. Перечислим ключевые:

- встреча клиента в  автосалоне;

- помощь и консультация  в выборе автомобиля;

- проведение тест –  драйва;

- заказ на заводе-производителе  автомобиля необходимой комплектации;

- обслуживание склада  автосалона;

- отслеживания текущего  положения дел по каждому автомобилю;

- ведение необходимого  документооборота;

- оформление кредита и  страхование автомобиля;

- выдача автомобиля клиенту.

Необходимо отметить, что  наша сеть автосалонов имеет партнерские  соглашения с официальными компаниями-импортерами  автомобилей. Это означает следующее:

1. Наши автосалоны являются  официальными дилерами соответствующих  марок автомобилей. 

2. Компания-импортер предоставляет  кредит на стоимость автомобиля  в течение 30 дней и взимает  пеню в случае задержки погашения  в размере 10% годовых в валюте.

3. Каждый автосалон нашей  сети в последнем квартале  года предоставляет компании-импортеру  годовой план продаж.

4. Автосалон нашей сети  имеет право заказывать в производство  любой автомобиль.

5. Автосалон нашей сети  имеет право узнавать о наличии  конкретного автомобиля на складе  головного офиса компании-импортера.

6. Компании-импортеры берут  на себя все функции и обязательства  по производству, оформлению на  таможне, доставке, и соответствию  сроков поставок автомобилей.  В случае несоблюдения сроков  поставки взимается пеня по  установленной в договоре ставке.

Основными документами отдела продаж являются:

1. Годовой план поставок  автомобилей.

2. Договор купли-продажи  автомобиля.

3. Паспорт транспортного  средства.

4. Акт приема-передачи.

5. Транзитные номера.

6. Сервисная книжка.

Рассмотрим основные сценарии покупки автомобиля:

Сценарий 1. В первом случае клиент выбирает автомобиль по своему вкусу и требованиям из имеющихся в наличии на складе дилера. Клиент имеет возможность выбрать модель, тип кузова, цвет, комплектацию. При этом менеджер отдела продаж выясняет наличие требуемого автомобиля требуемой комплектации по средствам каталога. По выбору автомобиля с клиентом заключается договор купли/продажи, в котором указывается модель, кузов, цвет, комплектация, VIN автомобиля. Клиент определяет способ оплаты: безналичным способом оплаты через банк, или через кассу автосалона наличными. Менеджер автосалона, в случае оплаты наличными через кассу автосалона, выписывает клиенту квитанцию к оплате с указанием модели и VIN автомобиля. В случае безналичного способа оплаты менеджер выдает счет на оплату с указанием модели и VIN автомобиля. При оплате через расчетно-кассовый аппарат кассир выдает клиенту чек с указанием VIN автомобиля. При безналичном способе оплаты клиент получает в кассе банка квитанцию об оплате. Клиент предъявляет чек и приходный ордер (в случае оплаты через кассу автосалона) или квитанцию об оплате (при безналичном способе оплаты) менеджеру, который оформляет паспорт транспортного средства, акт приема/передачи, сервисную книжку. Менеджер передает клиенту транзитные номера. Клиент подписывает акт приема/передачи. Клиент, счастливый и довольный, отправляется на своем новом автомобиле отмечать покупку.

Сценарий 2. Во втором случае клиент имеет возможность заказать автомобиль в индивидуальной комплектации (модель, кузов, цвет, комплектация). После  подтверждения выбора с клиентом заключается договор купли-продажи  с указанием модели, типа кузова, цвета, конкретной комплектации и сроков поставки автомобиля. Менеджер автосалона, в случае оплаты наличными через  кассу автосалона, выписывает клиенту  квитанцию к оплате с указанием  модели автомобиля на сумму 10% от стоимости  автомобиля (предоплата). В случае безналичного способа оплаты менеджер выдает счет на оплату с указанием модели автомобиля на сумму 10% от стоимости автомобиля. При оплате через расчетно-кассовый аппарат кассир выдает клиенту чек  с указанием модели автомобиля. При  безналичном способе оплаты клиент получает в кассе банка квитанцию  об оплате. По приходу автомобиля менеджер выписывает клиенту квитанцию или  счет на оплату оставшейся стоимости  автомобиля с указанием модели и VIN автомобиля. При оплате через расчетно-кассовый аппарат кассир выдает клиенту чек  и приходный ордер с указанием модели и VIN автомобиля. При безналичном способе оплаты клиент получает в кассе банка квитанцию об оплате. Клиент предъявляет чек и приходный ордер (в случае оплаты через кассу автосалона) или квитанцию об оплате (при безналичном способе оплаты) менеджеру, который оформляет паспорт транспортного средства, акт приема/передачи, сервисную книжку. Менеджер разъясняет клиенту работу автомобиля. Клиент подписывает акт приема/передачи. Клиент, счастливый и довольный, отправляется на своем новом автомобиле отмечать покупку. При этом здесь возможны исключительные ситуации:

1. Сроки поставки и комплектация автомобиля не соответствуют установленным в договоре купли-продажи. В этом случае клиенту возвращается предоплата, а автомобиль поступает на склад дилера.

2. В случае необоснованного  отказа клиента от автомобиля, предоплата не возвращается, а  автомобиль отправляется на склад  дилера.

1.2.2 Отдел маркетинга

По дилерскому соглашению основная обязанность в проведении рекламных компаний сети автосалонов ложится на плечи компаний-импортеров. Однако в нашей сети принято решение о проведении рекламных акций, ассоциирующихся с именем нашей компании, поэтому принято решение организовать отдел маркетинга со следующими функциями:

1. Организация разработки  стратегии проведения рекламных  акций в средствах массовой  информации под лозунгом нашей  компании.

2. Участие в подготовке  годового плана продаж.

3. Организация выставок  и мероприятий по привлечению  потенциальных клиентов.

Структура отдела маркетинга представлена на рисунке 4.

                                               Рисунок 4 – Структура отдела маркетинга

1.2.3 Бухгалтерия

 Любая коммерческая организация в соответствии с действующим законодательством несет налоговые обязанности и контролирует финансовое состояние для обеспечения соответствия с таковым. Эти функции выполняет отдел бухгалтерии.

Структура отдела бухгалтерии  представлена на рисунке 5.

                                   Рисунок 5 – Структура отдела бухгалтерии

Перечислим функции отдела:

1. Контроль и анализ  финансового состояния компании.

2. Учет материальных ценностей.

3. Организация своевременной  уплаты налогов и сборов.

4. Прием оплаты клиентом  автомобиля.

5. Ведение расчетных операций  с компанией-импортером.

6. Взаимодействие с проверяющими  организациями.

1.2.4 Отдел CRM - отдел особых взаимоотношений с клиентами

Сеть наших автосалонов  отличается от других наличием отдела CRM (Custom Relation Management). Важность данного отдела трудно переоценить. Всё большее число автосалонов открывает у себя подобные отделы, ведь с ростом конкуренции убедить клиента купить в автомобиль в своей автосалоне, а также добиться лояльности клиента на будущее, становится всё сложнее. Исходя из этого, автосалон не просто должен помнить всех своих клиентов, но и проводить акции, доказывающие такое отношение. Стоит отметить, что данный отдел работает в тесном сотрудничестве с отделом продаж и IT-отдела (отдела информационных технологий, о котором речь пойдет ниже). Выделим основные функции этого отдела:

1. Сопровождение единой  базы данных клиентов автосалона.

2. Поздравление клиента  с покупкой автомобиля в виде  поздравительных посылок.

3. Рассылка поздравительных  открыток.

4. Приглашение клиентов  на особые акции и презентации  автосалона.

5. Создание атмосферы  особого отношения с клиентом

Структура отдела CRM представлена на рисунке 6:

                                                      Рисунок 6 – Структура отдела CRM

1.2.5 Отдел кадров

Отдел кадров является неотъемлемой частью любой организации. Сегодня большинство компаний приходит к выводу, что человеческие ресурсы являются основным капиталом. Основные функции отдела - это:

1. Обеспечение постоянства  кадрового состава за счет  поддержания баланса приема и  увольнения сотрудников.

2. Планирование карьеры  сотрудников.

3. Создание и планирование  тарифной сетки.

4. Создание планов подготовки  и повышение квалификации сотрудников.

5. Соблюдение норм трудового  законодательства РФ.

6. Укрепление трудовой  дисциплины и охрана труда.

7. Обеспечение своевременной  отчетности.

8. Планирование и создание  социальных пакетов организации.

Структура отдела представлена на рисунке 7.

                                                    Рисунок 7 – Структура отдела кадров

1.2.6 Информационный  отдел (IT-отдел)

Работа компании без использования аппаратного и программного компьютерного обеспечения практически невозможна. Каждое рабочее место оснащено компьютерами, объединенными в сеть, для поддержания их корректной работы необходимы специалисты, способные поддерживать их работоспособность.

Основные функции отдела:

1. Создание базы аппаратного  и программного обеспечения.

2. Поддержка базы в  работоспособном состоянии.

3. Помощь работникам компании  в работе с базой обеспечения.

4. Поддержка сайта компании.

5. Сборка и наладка  серверов и ПК сотрудников.

Структура отдела представлена на рисунке 8.

                                           Рисунок 8 – Структура информационного отдела

1.2.7 Административно-хозяйственный отдел (АХО).

Поскольку наша организация  стремится стать лидером на рынке, необходимо учитывать в процессе работы такие моменты, как идеальная  чистота и поддержание идеального порядка внутри автосалона, поэтому важную роль в работе нашей организации играет административно-хозяйственный отдел.

Перечислим основные функции  отдела:

1. Контроль и обеспечение  соблюдения санитарных норм.

2. Закупка необходимого  количества средств, необходимых  для работы.

3. Ведение отчетности.

4. Взаимодействие с контролирующими  организациями.

Структура отдела представлена на рисунке 9.

                            Рисунок 9 – Структура административно-хозяйственного отдела

1.2.8 Служба безопасности

 Автосалоны ООО «Бест-Моторс» начинали работать с относительно малых масштабов, поэтому наличие такой структуры, как служба безопасности, не требовалось. Были заключены договоры со сторонними фирмами об оказании соответствующих услуг. Однако, по мере развития, встала необходимость открытия в рамках автосалона отдела службы безопасности, несущей куда большую ответственность перед директором автосалона. Перечислим основные функции отдела:

1. Охрана зданий, склада, технических средств автосалона.

2. Обеспечение режима  безопасности клиентов и сотрудников  автосалона.

3. Предотвращение доступа  посторонних лиц к объектам  и документам, связанным с понятием  коммерческой тайны.

4. Локализация и устранение  возможных каналов утечки документов, связанных с понятием коммерческой  тайны.

Структура отдела службы охраны представлена на рисунке 10.

                                                Рисунок 10 – Структура отдела службы охраны

Подводя итоги описания предметной области, перечислим основные документы, описывающие бизнес-процессы в нашей  организации. Вот они:

1. Договор купли-продажи.

2. Паспорт транспортного  средства (ПТС).

3. Транзитные номера.

4. Акт приема/передачи  транспортного средства.

5. Сервисная книжка.

6. Чек.

В заключение скомпонуем основные знания и аспекты предметной области комплексной архитектуры компании и представим её в виде таблицы 1.

Таблица 1 – Группировка  предметной области по основным аспектам и знаниям

2 Построение концептуальной модели предметной области

Данная модель представляет систему основных понятий и правил их комбинирования, не зависимых от языка и являющихся смысловой  структурой предметной области, а также  отображает логическое (обобщенное) представление  о данных. Концептуальная модель описывает  систему в терминах, понятных пользователю. Концептуальная модель представлена набором UML-диаграмм. Перед представлением концептуальной модели необходимо сформулировать необходимые  высказывания на основе предметной области.

Перечень высказываний при  покупке автомобиля из имеющихся в наличии представлен в таблице 2.

Таблица 2 – Перечень необходимых  высказываний