Повышения эффективности документооборота компании ООО «РусМедиа»

Оглавление

Введение

Глава 1. Организационная  характеристика компании ООО «РусМедиа»

1.1 Анализ организационной  структуры компании

1.2 Характеристика деятельности  компании

1.3 Роль документооборота  в структуре управления компанией

Глава 2. Организация документооборота в компании ООО «РусМедиа»

2.1 Общие положения организации  документооборота в компании

2.2 Этапы документооборота  компании

2.3 Система электронного  документооборота

Глава 3. Разработка рекомендаций по повышению эффективности документооборота компании ООО «РусМедиа»

3.1 Проблемы и недостатки  организации документооборота компании

3.2 Рекомендации повышения  эффективности документооборота  компании

Заключение

Список литературы

Приложения

Введение

Актуальность. Современная  российская экономика в качестве основной характеристики имеет активное формирование и развитие рыночных отношений  и институтов. Ключевую роль в этом процессе должно играть предпринимательство. Как показывает мировой опыт, чем  больше возможностей для расширения своей деятельности у класса предпринимателей, тем более высокими являются темпы развития национальной экономики. В этих условиях весьма значимым фактором является обеспечение благоприятных условий развития предпринимательской деятельности в стране.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и  конкурентной экономики своевременное  и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Переход экономики Российской Федерации в рыночные условия  и глубокие социально-политические изменения жизни общества вызвали  кардинальное переустройство системы  управления, обновление кадрового состава  работников управления, что, естественно, самым существенным образом повлияло на организацию документационного обеспечения управленческой деятельности.

Объем организационно-распорядительной документации, образующейся в деятельности предприятия, составляет более 50 млрд. листов документов ежегодно, что подтверждается расчетными показателями, основанными  на учетных данных Росархива.

Документ играет значимую роль в сфере управления, выступая инструментом, средством или способом осуществления процессов управления. Обоснованием данного утверждения, прежде всего, является то, что вся  информация, необходимая для деятельности любого учреждения, концентрируется  в документах.

Ученые-документоведы совершенно справедливо утверждают, что состав управленческих документов тесно связан с определенной управленческой функцией, изменение которой или потеря ею практической значимости в учреждении, прежде всего, является причиной модификации состава документов и оказывает непосредственное влияние на форму документа. При анализе прослеживается следующая логическая цепочка: функция управления –> функция документа –> вид документа. М.В.Ларин указывает на то, что изменения в системе управления влекут за собой изменения в системе делопроизводства, включающей в себя, помимо организации работы с документами, процесс документирования управленческой деятельности.

Документирование деятельности является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются  документы, отражающие результаты и  ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т. п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Исследование эволюции документов управления, выявление и анализ факторов, определяющих изменения в видовом составе документов, в их формах, генезиса складывания документных систем на основе развития и дифференциации управленческих функций позволяет понять закономерности и направления развития документирования и документационного обеспечения управления, учитывать исторический опыт при совершенствовании современных систем документации.

Цель исследования: провести анализ документирования деятельности Международной компании ООО «РусМедиа», которое ориентировано на осуществление  деятельности в сегменте жилой недвижимости, в особенности – на работу в  рамках национального проекта «Гарантированный результат от рекламного продвижения каждому достойному предпринимателю России и стран Евразии».

В соответствии с целью  в работе были определены задачи исследования:

-  провести анализ организационной  характеристики ООО «РусМедиа»;

- рассмотреть и проанализировать  организацию документооборота ООО  «РусМедиа»;

- выявить проблемы и  недостатки организации документооборота  ООО «Группа РусМедиа»;

- разработать рекомендации  повышения эффективности документооборота  компании.

Объектом исследования является документационное обеспечение деятельности ООО «РусМедиа».

Предметом исследования является система документирования деятельности ООО «РусМедиа».

Теоретическую основу работы составили труды современных  исследователей в области делопроизводства, а так же нормативно-методические документы, материалы специализированной периодической печати, Интернет-ресурсы.

Методологической основой  послужили: исторический подход, системный  и функциональный анализ.

Структура работы строилась  в соответствии с поставленной целью  и состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

Глава 1. Организационная  характеристика компании ООО «РусМедиа».

1.1 Анализ организационной  структуры компании

Начав свою деятельность на рынке недвижимости в 2006 году как  агентство по продаже рекламы, сегодня  рекламная компания ООО «РусМедиа» представляет собой группу из трёх компаний, под разным брендом. В состав Группы входят:

ООО «РусМедиа» является управляющей  компанией Группы, определяет стратегию  и тактику развития группы компаний, осуществляет функции инвестора  и заказчика.

ООО «Бизнес Форвард» Привлечение  новых клиентов и увеличение продаж в оффлайн бизнесах (магазины, салоны красоты, рестораны, фитнес клубы, автосервисы, кафе, трениговые центры, детские центры и другие). Варианты работы - живые семинары и онлайн-семинары, записи семинаров, индивидуальные консультации, индивидуальная работа по конкретным задачам и под ключ.

ООО «Азиатская Торговая Компания» - занимается оптовыми поставками авто аксессуаров из Китая и Европы.

Все эти компании являются 100% дочерними предприятиями ООО  «РусМедиа».

Стратегия Группы компаний ориентирована на осуществление  деятельности в сегменте жилой недвижимости, в особенности – на работу в  рамках национального проекта «Гарантированный результат от рекламного продвижения каждому достойному предпринимателю России и стран Евразии»..

Ответственное отношение  к бизнесу для ООО «РусМедиа» означает также и ответственное отношение к обществу. Компания оказывает спонсорскую поддержку общеобразовательным учреждениям, участвует в различных форумах по проблемам детства и молодежи, постоянно заботится о ветеранах ВОВ и военной службы, оказывает помощь в социально-экономическом развитии. Наши усилия в благотворительной сфере были высоко оценены общественностью, и в 2008 году компания была награждена золотой медалью «Национальное достояние» за «благородство помыслов и дел».  Началом истории Группы стало создание в 2006 г. ООО «РусМедиа». На этом этапе компания представляла собой рекламное агенство.

Закономерным развитием  деятельности стало участие ООО "РусМедиа" в проектах строительства жилья в качестве инвестора. В 1998 г. компания впервые инвестировала в строительство жилых домов в г. Долгопрудном и в г. Химках. Вскоре список инвестиционных проектов пополнился адресами в Мытищах, Чехове, Дедовске, Балашихе, Домодедово, Одинцово, Лыткарино, Щёлково, Люберцах.[5]

С этого момента Группа переживает период активного развития, что выражается в существенном увеличении объемов деятельности. Накапливающийся опыт позволяет постоянно улучшать качество работ; кроме того, освоение новых направлений позволяет расширить список предлагаемых компанией услуг и сформировать уникальный пакет.

В 2002 году ООО "РусМедиа" получает лицензии на деятельность по строительству зданий и сооружений I и II уровней ответственности в соответствии с государственным стандартом и создает отдел капитального строительства.

В 2003 году Правительство  Москвы предоставляет ООО "РусМедиа" право строительства жилых домов  в столице, и уже в следующем  году компания сдает пятисекционный кирпичный дом в г. Люберцах по ул. Шевлякова общей площадью более 13 000 кв. м.

В 2004-2005 гг. формируется современный  облик Группы. Во главе с управляющей  компанией ООО "РусМедиа" создается структура, цель которой – предоставление полного комплекса услуг на рынке недвижимости, включая функции инвестора и заказчика, а также выполнение строительно-монтажных работ, предоставление риэлтерских услуг, оформление прав собственности, согласование перепланировок, ремонт, дизайн и декорирование помещений, эксплуатацию и техническое обслуживание зданий.[6]

В 2006 г. с целью привлечения  внешнего финансирования проектов Группы создается ООО «ЖК-Финанс».

Надежность компании подтверждается лицензиями на осуществление строительства  зданий и сооружений в соответствии с Госстандартом, на осуществление деятельности по производству и реализации тепловой энергии. Мы также являемся членом Ассоциации инвесторов г. Москвы, Российской гильдии риэлторов, Московской гильдии риэлторов, членом Российского союза промышленников и предпринимателей, Московской торгово-промышленной палаты. В феврале 2007 года решением Общественного Совета Московской торгово-промышленной палаты ООО «рекламная компания "РусМедиа" включено в Реестр надежных предприятий г. Москвы.[7]

Структура корпоративного управления компании сформирована с учетом всех требований и возможностей, предоставляемых  на сегодняшний день как нормативно-правовой базой РФ, так и сложившейся  успешной практикой.

Сформированная структура  корпоративного управления компании, прежде всего, призвана обеспечить:

-                      максимальную эффективность и  надлежащий контроль деятельности  компании;

-                      гарантировать соблюдение прав  и интересов как собственников  компании (ее акционеров), так и  инвесторов, кредиторов, партнеров  компании, а также иных лиц,  прямо или косвенно связанных  с деятельностью компании;

-                      активное и стабильное развитие  компании.

Структура корпоративного управления представлена на рис. 1.

ООО "РусМедиа" имеет  постоянный, стабильный состав инженерно-технических  работников, имеющих большой опыт работы в строительной отрасли, а также постоянный состав квалифицированных рабочих различных специальностей.[8]

В Приложении 1 представлена организационная структура ООО "РусМедиа" (Приложение 1).

Рис. 1. Структура корпоративного управления[9]

Как показал анализ, что  организационная структура управления ООО "РусМедиа" – линейно-функциональная. Линейно-функциональная структура основана на тесном сочетании линейных и функциональных связей в аппарате управления. Она обеспечивает такое разделение труда, при котором линейные звенья принимают решения и управляют, а функциональные – консультируют, информируют, координируют и планируют хозяйственную деятельность. Руководитель функционального отдела является одновременно линейным руководителем непосредственно подчиненных ему работников.

Высшим органом управления ООО "РусМедиа" является общее  собрание акционеров. Возглавляет ООО "РусМедиа" Генеральный директор управляющей компании. Он является единоличным исполнительно – распорядительным лицом общества, который возглавляет дирекцию, представляет в ней интересы общества и действует от его имени. В компетенцию Генерального директора входит совершение всякого рода следок выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников Компании, положений о дочерних компаниях подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками компании. [10]

Непосредственно генеральному директору подчиняются Заместители  генерального директора.

Таким образом, организационно-управленческая структура ООО "РусМедиа" соответствует требованиям рынка и специфике услуг компании.

1.2 Характеристика деятельности  компании

Деятельность ООО «рекламная компания "РусМедиа" - каждой его  структуры и каждого его сотрудника – направлена на оптимальное решение  одной из самых важных жизненных  задач человека – приобретение жилья  и его превращение в комфортный и уютный дом. Мы ясно понимаем, что  от качества нашей работы зависит  не только материальное, но и душевное и духовное благополучие наших клиентов, и именно этим обусловлены добросовестность и ответственность, с которой ООО «рекламная компания "РусМедиа" всегда выполняет принятые на себя обязательства.[11]

ООО "РусМедиа" предлагает широкий спектр различных работ  и услуг в сфере недвижимости: это строительство, генеральный подряд, привлечение и управление финансами в сфере строительства, а также все операции с первичной и вторичной недвижимостью, техническая эксплуатация и управление недвижимостью, ремонт, отделка, дизайн помещений.[12]

Кроме этого ООО "РусМедиа" предлагает следующие услуги[13]:

-                      сдача в аренду оборудования, помещений и иного имущества;

-                      операции с недвижимостью - риэлтерская  деятельность;

-                      оказание консультационных услуг;

-                      торгово-закупочная деятельность;

-                      торгово-посредническая деятельность;

-                      снабженческо – сбытовая деятельность;

-                      строительство и ремонт жилых  и нежилых помещений;

-                      лизинговая деятельность, включающая  инвестиции в ценные бумаги, недвижимость, производство и другие сферы общественной жизни, как на территории РФ, так и за ее пределами;

-                      операции с ценными бумагами;

-                      организация и проведение аукционов,  выставок, выставок-продаж, ярмарок,  аукционов, торгов, как в РФ, так  и за ее пределами;

-                      организация и проведение деловых  встреч, симпозиумов, конференций,  бизнес туров, круизов и др. туристических и деловых поездок; содействие в подготовке и оформлению правовой, экономической и др. документации, проведение переговоров, заключение контрактов как с российскими предприятиями, так и с иностранными (зарубежными) партнерами;

-                      разработка и внедрение перспективных  технологий и другая научно-производственная  деятельность, осуществление научно-исследовательских,  проектно-изыскательских работ,  выявление перспективных разработок  и внедрение их во все сферы  общественной жизни;

-                      проведение семинаров и тренингов;

-                      организация торгово-закупочной  деятельности;

-                      организация и ведение оптовой  и розничной торговли;

-                      внешнеторговая деятельность;

-                      осуществление иной деятельности, не запрещенной законодательством  РФ.

Все перечисленные виды деятельности осуществляются в соответствии с  действующим законодательством  Российской Федерации. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется специальными Федеральными законами, Общество может заниматься только при получении специального разрешения (лицензии). [14]

Приоритетным направлением компании является инвестиционно-строительная деятельность в сегменте жилой недвижимости экономического класса.

Для достижения своих целей  ООО "РусМедиа" имеет право  совершать любые незапрещенные законодательством РФ сделки и другие юридические акты с юридическими и физическими лицами, в том числе осуществлять внешнеэкономическую деятельность.[15]

При осуществлении видов  деятельности, на которые распространяются ограничения, предусмотренные действующим законодательством России, ООО "РусМедиа" в установленном порядке получает лицензии.

1.3 Роль документооборота  в структуре управления компанией

Согласно Основным положениям государственной службы документационного  обеспечения управления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.[16]

Служба делопроизводства представлена управлением документационного  обеспечения административно-правового  департамента ООО «рекламная компания "РусМедиа". В управление документационного  обеспечения входят следующие отделы: курьерский отдел, отдел документооборота, отдел архивного хранения документов. Руководит управлением документационного обеспечения Директор.

В обязанности директора  управления документационного обеспечения  административно-правового департамента входит (приложение 2):[17]

1.                 Организовывать регистрацию и  учет документов (доверенностей,  договоров, служебных писем), поступающих  в Компанию извне, а также  создаваемых в Компании.

2.                 Контролировать прохождение документов (служебных писем, доверенностей,  договоров) в Компании на всех  этапах.

3.                 Еженедельно готовить отчеты  о ходе согласования договоров  (с разбивкой по конкретным  документам и участникам согласования) и предоставлять их Директору  административно-правового департамента для последующего доклада Заместителю генерального директора по корпоративной и административной деятельности.

4.                 Организовывать техническое оформление  и подготовку к подписанию  Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке.

5.                 Организовывать своевременную передачу  в административное управление  административно-правового департамента документов для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

6.                 Возглавлять работу по ведению  баз данных по документообороту.

7.                 Контролировать своевременность  подписания, отправки и получения  документов от контрагентов (контрагентам).

8.                 Руководить работой по ведению  архивного дела в Компании.

9.                 Организовывать работу по созданию  справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый  их поиск.

10.             Участвовать в работе по экспертизе  научной и практической ценности  архивных документов (в составе постоянно действующей экспертной комиссии).

11.            Обеспечивать контроль состояния  документов, своевременности их  восстановления, соблюдения в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

12.            Организовывать выдачу в соответствии  с поступающими запросами архивных  копий и документов, составление  необходимых справок на основе  сведений, имеющихся в документах  архива, подготовку данных для  составления отчетности о работе  архива.

Директору управления документационного  обеспечения административно-правового  департамента непосредственно подчиняется Начальник отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

Начальник отдела документооборота управления документационного обеспечения  административно-правового департамента обязан (приложение 3)[18]:

1.                 Обеспечивать регистрацию и учет  документов (доверенностей, договоров,  служебных писем), поступающих в  Компанию извне, а также создаваемых  в Компании.

2.                 Координировать процесс согласования  договоров в электронном и  в бумажном виде (включая обработку  результатов такого согласования, а также визирование согласованных договоров компетентными должностными лицами Компании).

3.                 Обеспечивать техническое оформление  и подготовку к подписанию  Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке (распечатывание, скрепление, нумерация страниц и т.д.).

4.                 Организовывать своевременную передачу  в административное управление  административно-правового департамента документов для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

5.                 Обеспечивать ведение баз данных  по документообороту.

6.                 Организовывать работу по обеспечению  своевременности подписания, отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам).

Менеджер отдела документооборота управления документационного обеспечения  административно-правового департамента подчиняется непосредственно Начальнику отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

Менеджер отдела документооборота управления документационного обеспечения  административно-правового департамента обязан (приложение 4)[19]:

1.                 Регистрировать и учитывать документы  (доверенности, договоры, служебные  письма), поступающие в Компанию  извне, а также создаваемые  в Компании.

2.                 Участвовать в ведении делопроизводства  отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

3.                 Организовывать согласование договоров  в электронном и в бумажном  виде (включая визирование согласованных  договоров компетентными должностными  лицами Компании).

4.                 Осуществлять техническое оформление  и подготовку к подписанию  Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке (распечатывание, скрепление, нумерация страниц и т.д.).

5.                 Передавать в административное  управление административно-правового  департамента документы для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

6.                 Вести базы данных по документообороту.

7.                 Участвовать в работе по обеспечению  своевременности подписания, отправки  и получения документов от  контрагентов (контрагентам).

8.                 Составлять описи документов  для передачи по назначению.

Выводы по главе 1

Таким образом, можно сделать  вывод, что начав свою деятельность на рынке недвижимости в 1997 году как агентство по продаже недвижимости, сегодня ООО «рекламная компания "РусМедиа" представляет собой группу из шести компаний, объединённых единым брендом.

Стратегия Группы компаний ориентирована на осуществление  деятельности в сегменте жилой недвижимости эконом-класса, в особенности –  на работу в рамках национального  проекта «Доступное и комфортное жилье – гражданам России».

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства ООО «рекламная компания "РусМедиа" и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место  узлового звена системы делопроизводства предприятия.

Проведем анализ организации  документооборота компании ООО «рекламная компания "РусМедиа".

Глава 2 Организация документооборота в компании ООО "РусМедиа"

2.1 Общие положения организации  документооборота в компании

В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, Плановые документы, отчетной документации, договорной документации.[20]

Рассмотрим подробнее  их сущность.

Организационно-правовые документы  являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.[21]

Система плановой документации. Общим назначением плановой документации является установление целей и задач  деятельности организации, определение  необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям. Система отчетной документации. Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). На рисунке 2 представлены основные документы перечисленных выше систем документирования.

Рис. 2. Системы документации организации

Система договорной документации. В процессе осуществления своей  деятельности любая организация  вступает во взаимоотношения с другими  организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.

Документооборот — движение документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждой организации.[22] При этом необходимо соблюдать следующие принципы:

1.           оперативность движения документов  по наиболее короткому пути  с минимальными затратами труда и времени;

2.           однократность пребывания документа  в одном структурном подразделении  или у одного исполнителя;

3.           параллельность выполнения различных  операций по обработке документа  с целью сокращения времени  его пребывания в сфере делопроизводства  и повышения оперативности исполнения.

В документообороте участвуют  документы, обладающие различными свойствами, что обусловливает особенности  работы с ними. Данное обстоятельство определяет необходимость качественной характеристики документооборота.

Выделяются следующие  группы документов, участвующих в  документообороте.

По месту изготовления назначают документы[23]:

-                получаемые извне (входящие документы);

-                созданные в организации, функционирующие  в данной организации (внутренние документы) или отправляемые в другие организации (исходящие документы).

Входящие документы различаются  по корреспондентам (авторам документов, от которых они получены):

-                от вышестоящих инстанций (руководящие  документы, предписания, приказы);

-                подведомственных организаций (отчеты, информация о состоянии дел,  предложения, просьбы);

-                других организаций: клиентов, поставщиков,  покупателей (деловая переписка);

-                частных лиц (письма, заявления,  жалобы).

Такой анализ необходим для  создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Эти данные используются при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

Документы, созданные в  организации, разделяются:[24]

а) по видам документов:

-                организационно-распорядительные;