Повышения эффективности системы обеспечения сбыта продукции ООО ПКФ «Уралагропродсервис»

Оглавление

Введение

Изменчивость окружающей среды при условии ориентации деятельности фирм на рынок привела к необходимости пристального внимания к долгосрочным управленческим решениям, стратегическим планам, созданию управленческих проектов по совершенствованию, изменению, созданию различных систем управления в организации. Данные управленческие решения позволяют обеспечить гибкость и адаптацию предприятия к динамичным, сложным и слабо предсказуемым условиям внешней среды.

Работа предприятий  в новых экономических условиях предполагает реструктурирование всех функциональных сфер деятельности хозяйствующих субъектов, но главным образом это касается сферы сбыта готовой продукции. При наличии жесткой конкуренции главная задача системы управления сбытом — обеспечить завоевание и сохранение организацией предпочтительной доли рынка и добиться превосходства над конкурентами. Сбыт продукции должен рассматриваться под принципиально иным углом зрения — через призму рыночного спроса и предложения. Для выживания в рыночных условиях отечественные товаропроизводители должны производить то, что продается, а не продавать то, что они производят. В рыночной экономике выживают, как известно, только те предприятия, чья продукция (работы, услуги) находит сбыт. Можно сказать, что эффективно сложенная система сбыта – это залог успеха предприятия.

Несмотря на то, что  большинство современных руководителей производственных организаций в настоящее время пришли к осознанию необходимости построения системы сбыта продукции, они лишены возможности в полной мере получить теоретические знания по этим вопросам. Это связано с тем, что даже в специализированных изданиях даются только общие рекомендации по управлению сбытом, оторванные от специфики конкретной компании и отрасли в целом.

Таким образом, необходимость  совершенствования системы обеспечения  сбыта продукции для эффективного функционирования каждого предприятия в современных рыночных условиях России и недостаточная разработанность данной проблематики обусловливают актуальность исследования.

Объектом исследования является ООО ПКФ «Уралагропродсервис», предметом – система обеспечения сбыта продукции этой организации.

Цель работы – разработать мероприятия по повышению эффективности системы обеспечения сбыта продукции ООО ПКФ «Уралагропродсервис».

Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить теоретические основы построения системы управления организации;

- провести комплексный анализ деятельности ООО ПКФ «Уралагропродсервис» и детально изучить систему управления сбытом данной фирмы;

- разработать рекомендации по совершенствованию системы управления сбытом в ООО ПКФ «Уралагропродсервис» и дать социально-экономическую оценку разработанным рекомендациям.

Список использованной литературы включает в себя учебную литературу по менеджменту и маркетингу таких авторов как Беляевский И.К., Божук С.Г., Виханский О.С., Ковалик Л.Н., Фатхутдинов Р.А., Голубков Е.П. и др.; научные статьи по данной проблеме, публикуемые в специализированных материалах периодической печати, таких как «Маркетинг», «Маркетинг в России и за рубежом», «Маркетинговые исследования в России и за рубежом», «Экономика и управление».

Информационную базу исследования составляют российская и  зарубежная монографическая и учебная литература, публикации в периодической печати, учетные, статистические данные предприятия.

Глава 1. Основы системы управления организацией

1.1. Сущность, содержание понятия организации, ее роль

Термин «организация» имеет в русском языке двойное толкование:

- организация как общественная ячейка или институт;

- организация как процесс осуществления чего-либо, например организация внешней торговли [6, с. 64].

В контексте данной работы организация рассматривается как социальный институт.

С этой точки зрения, организация — сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей [10, с. 29]. Под словами «сознательно координируемое» понимается управление, под «социальным образованием» - то, что организация состоит из отдельных людей или их групп, взаимодействующих между собой.

Организации тесно связаны с удовлетворением различных потребностей человека, следовательно, характеристики организации весьма разнообразны. К основным из этих характеристик следует отнести [15, с. 104]:

- целевое назначение;

- правовой статус;

- система внутреннего взаимодействия и система взаимоотношений с внешней средой.

Чтобы организация существовала, ей необходимо постоянно взаимодействовать  с внешней средой, последовательно получая ресурсы (потенциал работников, финансы, здания и оборудование, технология, материалы и информация), изготавливая продукт и передавая его опять во внешнюю среду. Нарушение или прекращение хотя бы одного из этих процессов ведет к ликвидации организации. Во избежание этого организации необходимо поддерживать определенный баланс между этими процессами, т.е. планировать, координировать и контролировать их ход, одним словом, осуществлять управление организацией.

Таким образом, организация  является объектом управления, и для  того чтобы она хорошо работала, необходимы специальные знания, методы, приемы, обеспечивающие совместную деятельность людей.

Как объект управления организация  является системой, состоящей из отдельных, но взаимосвязанных элементов [13, с. 120].

Система — это целое, созданное из частей и элементов, для целенаправленной деятельности [22, с. 14].

Выделяют следующие  признаки системы: множество элементов, единство главной цели для всех элементов, наличие связей между ними, целостность и единство элементов, структура и иерархичность, относительная самостоятельность, четко выраженное управление.

К свойствам систем относят следующее:

-  система стремится  сохранить свою структуру (это  свойство основано на объективном законе организации — законе самосохранения;

-  система имеет  потребность в управлении (существует набор потребностей человека, животного, общества, стада животных и большого социума);

-   в системе формируется  сложная зависимость от свойств  входящих в нее элементов и  подсистем (система может обладать  свойствами, не присущими ее элементам,  и может не иметь свойств своих элементов).

Социальные системы, которые  реализуют себя в производстве товаров, услуг, информации и знаний, называются социальными организациями. Таким образом, существуют социально-политические, социально-образовательные, социально-экономические и другие организации. Каждый из этих видов имеет приоритет собственных целей. Так, для социально-экономических организаций главная цель — получение максимальной прибыли; для социально-культурных — достижение эстетических целей, а получение максимальной прибыли является вторичной целью; для социально-образовательных — достижение современного уровня знаний, а получение прибыли также является вторичной целью.

Социальные организации   играют существенную роль в современном мире. Их особенности:

-   реализация потенциальных  возможностей и способностей  человека;

-  формирование единства  интересов людей (личных, коллективных, общественных). Единство целей и интересов служит системообразующим фактором;

-  сложность, динамизм  и высокий уровень неопределенности.

Социальные организации  охватывают различные сферы деятельности людей в обществе. Механизмы взаимодействия людей через социализацию создают условия и предпосылки развития коммуникабельности, формирования позитивных моральных норм людей в общественных и производственных отношениях. Они также создают систему контроля, включающую наказание и поощрение индивидов, так чтобы выбираемые ими действия не выходили за рамки допустимых для данной системы норм и правил. В организации проходят объективные (естественные) и субъективные (искусственные, по воле человека) процессы. К объективным относятся циклические процессы спада-подъема в деятельности организации, процессы, связанные с действиями законов организации, например, синергии, композиции и пропорциональности, информированности. К субъективным относятся процессы, связанные с принятием управленческих решений. 

В социальной организации  имеются формальные и неформальные лидеры. Лидер — это физическое лицо, которое оказывает наибольшее влияние на работников бригады, цеха, участка, отдела и т.д. Он воплощает групповые нормы и ценности и выступает в защиту этих норм. Формальный лидер (руководитель) назначается вышестоящим руководством и наделяется необходимыми для этого правами и обязанностями. Неформальный лидер — это член организации, признанный группой людей как профессионал (авторитет) или защитник в интересующих их вопросах. Лидером обычно становится человек, у которого профессиональный или организаторский потенциал существенно выше потенциала его коллег в какой-либо области деятельности.

Социально-экономическая  организация характеризуется наличием социальных и экономических связей между работниками. К социальным связям относятся:   межличностные, бытовые отношения; отношения по уровням управления;   отношения к человеку общественных организаций.

 К экономическим  связям относятся:   материальное  стимулирование и ответственность;   прожиточный уровень, льготы и  привилегии.

Соотношение этих связей играет решающую роль при создании или диагностике организации.

В табл. 1  показано соответствие между уровнями названных выше связей и получающихся при этом состояний  социально-экономических организаций [22, с. 19].

Таблица 1

Влияние связей на состояние  организаций

Эта таблица имеет  большое практическое значение. Например, в соответствии с этой таблицей можно сделать вывод, что заинтересованность работников некоторой организации только материальным вознаграждением приведет к большим конфликтам. Если же часть материального вознаграждения направить на социальные нужды, то это будет способствовать укреплению организации.

К характеристикам социально-трудовой ситуации относят процессы, выражающие динамику взаимоотношений между людьми, работниками, их социально-психологическое самочувствие, удовлетворенность трудовой средой и т. д.

Организационная система - это определённая совокупность внутренне  взаимосвязанных частей организации, формирующая некую целостность.

Основными элементами организационной  системы (а значит и объектами  организационного управления) выступают:

-производство;

-маркетинг и сбыт;

-финансы; 

-информация;

-персонал, человеческие  ресурсы - обладают системообразующим  качеством, от них зависит эффективность  использования всех остальных  ресурсов.

Эти элементы являются основными объектами организационного управления.

Особой характеристикой систем является наличие внутренних отношений между ее элементами.

Модели взаимодействия, которым следуют индивидуумы, являются преднамеренными. Организационные  процессы содержат в себе социальную сущность, а взаимодействие членов групп должно быть сбалансировано и предполагает необходимость в координации. Организация имеет относительно определенные границы, которые могут меняться со временем. Члены организации, на которых возлагаются определенные обязанности, вносят свой вклад в достижение установленных целей. Преимущество организованных групп заключается в том, что человек, входя в состав коллектива, может более успешно достичь своих целей, чем индивидуально [14, с. 69]. Поэтому он и создает интегрированные, кооперативные системы поведения.

Определение организации  предусматривает необходимость  формального координирования взаимодействия работников. Структура организации  определяет, каким образом должны быть распределены задачи, какой должна быть субординация, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия. Для организации характерны комплексность, формализация и определенное соотношение централизации и децентрализации [8, с. 96]. Комплексность рассматривает степень дифференциации в рамках организации. Она включает уровень специализации или разделения труда, количество уровней в иерархии организации и степень территориального распределения подразделений организации. Под формализацией понимаются заранее разработанные и установленные правила и процедуры, определяющие поведение работников. Некоторые организации почти не используют такие стандартные директивы. Другие, напротив, применяют все типы правил, инструктирующих работников по поводу того, что они могут и чего не могут делать. Соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. В некоторых организациях процесс принятия решений очень централизован, разрешением проблем занимаются высшие руководители. В других случаях принятие решений децентрализовано, ответственность делегируется вниз по иерархии управления. От соотношения централизации и децентрализации зависит характер и тип устанавливаемой организационной структуры управления.

Взаимодействуя с внешней средой и являясь, таким образом, открытой системой, организация обладает всеми чертами этой системы. Организация отражает изменения внешней среды и адаптируется к ним. Несмотря на границу, отделяющую организацию от внешней среды, между ними существует взаимозависимость: изменения в окружении влияют на элементы системы, и наоборот [3, с. 75]. Для функционирования любой организации требуется обратная связь, подразумевающая введение в систему информационных или материальных ресурсов, полученных в результате ее функционирования (например, части прибыли после реализации продукции), для возобновления или преобразования ее деятельности (например, производства или выпуска новой продукции).

Таким образом, организация  как система представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, образующих целостность (т.е. внутреннее единство, неразрывность, взаимную связь). Любая организация является открытой системой, т.к. взаимодействует с внешней средой. Она получает из окружающей среды ресурсы в виде капитала, сырья, энергии, информации, людей, оборудования т.п., которые становятся элементами её внутренней среды. Часть ресурсов с помощью определенных технологий перерабатывается, преобразуется в продукты и услуги, которые затем передаются во внешнюю среду.

1.2. Составляющие системы управления организацией

Любая организация может  быть представлена как открытая система, встроенная во внешний мир. На входе организация получает ресурсы из внешней среды, на выходе она отдает ей созданный в организации продукт.

Поэтому жизнедеятельность  организации состоит из трех основополагающих процессов: получение сырья или ресурсов из внешнего окружения; изготовление продукта; передача продукта во внешнюю среду.

Все эти три процесса являются жизненно важными для организации. Если хотя бы один из процессов прекращается, организация далее уже не может существовать. Ключевая роль в поддержании баланса между этими процессами, а также в мобилизации ресурсов организации на их осуществление принадлежит менеджменту.

Именно для решения этих задач существует управление в организации, и именно это является основной ролью, которую играет управление в организации. Так как менеджмент играет столь важную роль в организации и решает столь многоплановые задачи, управление организацией не может быть представлено только как особый вид деятельности по целенаправленной координации действий участников процесса совместной работы. Помимо функциональной характеристики управления, отвечающей на вопрос, что и как делается в управлении, очень важными аспектами рассмотрения управления являются также:

- взаимосвязь управления  и системы отношений в организации;

-  управление и внешняя  среда организации;

- лидерство.

Так как менеджмент представляет собой многоплановое явление, охватывающее происходящие в организации процессы, связанные как с ее внутренней жизнью, так и с ее взаимодействием с окружающей средой, то его рассмотрение в зависимости от того, какие процессы ставятся во главу угла, может вестись с различных точек зрения.

Наиболее значимыми  подходами к рассмотрению управления организацией являются следующие:

- рассмотрение управления  с точки зрения процессов, происходящих  внутри организации;

- рассмотрение управления  с позиции процессов включения  организации во внешнюю среду;

- рассмотрение управления организацией с точки зрения процесса осуществления самой этой деятельности.

Позиции управления внутри организации в основном определяются тем предназначением и той  ролью, которые призвана реализовывать  данная организация. Во внутриорганизационной  жизни управление играет роль координирующего начала, формирующего и приводящего в движение ресурсы организации для достижения ею своих целей. Менеджмент формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание таких составляющих, как структура, внутриорганизационные процессы, технология, кадры, организационная культура, и осуществляет управление функциональными процессами, протекающими в организации.

Структура организации  отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое. Исходным в построении структуры является проектирование работы. В организации может быть принята система автономных работ, могут быть взяты за основу конвейерная, модульная или бригадная формы работы. Проектирование работы зависит от многих факторов, в частности от того, какая квалификация требуется для выполнения работы, какую часть продукта изготовляет отдельный работник, в какой мере содержание работы воздействует на работника, требуется ли наличие обратной связи от конечного результата, должна ли работа предполагать развитие и обучение работника и т.п. От проектирования работы зависит очень многое во внутренней жизни организации. Поэтому менеджмент должен уделять этому очень большое внимание и периодически проводить пересмотр спроектированной системы работ.

Следующим шагом в  формировании структуры организации  является выделение структурных  подразделений, иерархически увязанных  и находящихся в постоянном производственном взаимодействии. Менеджмент должен определить организационные размеры структурных подразделений, их права и обязанности, систему взаимодействия и информационной связи с другими подразделениями.

Он должен поставить  задачи перед подразделениями и наделить их необходимыми ресурсами. От умелого решения всех этих вопросов и своевременной корректировки и изменения структуры очень сильно зависит успех функционирования организации.

Внутриорганизационные процессы, формируемые и направляемые менеджментом, включают в себя три основных подпроцесса: координация, принятие решений, коммуникации. Для координации менеджмент может сформировать в организации два типа процедур:

- непосредственное руководство  действиями в виде распоряжений, приказов и предложений;

- координация действий  посредством создания системы  норм и правил, касающихся деятельности  организации.

Процедуры и нормы  принятия решений по-разному формируются  менеджментом в различных организациях. Широко известен опыт японских фирм, когда принятие решений осуществляется снизу вверх. Есть много организаций, где решения принимаются только на верхнем уровне. Существуют организаций, в которых широко практикуется система делегирования права принятия решения на нижние уровни иерархии.

Существующие в организации нормы и формы коммуникации оказывают большое влияние на климат внутри организации. Существуют организации, в которых практикуется преимущественно только письменная форма коммуникаций. Имеются организации, где все контакты в основном осуществляются в виде разговора.

Многие организации  применяют комбинацию этих форм. Важной характеристикой коммуникаций является наличие ограничений на коммуникации. Все эти и многие другие аспекты  коммуникационных процессов находятся  под сильным влиянием управления и составляют предмет особой заботы руководства организации в том случае, если оно стремится к созданию наилучшей атмосферы внутри организации.

Технология, включающая в себя технические средства и  способы их комбинирования и использования  для получения конечного продукта, создаваемого организацией, является предметом самого пристального внимания со стороны менеджмента. Управление должно решать вопросы технологий и осуществления их наиболее эффективного использования. В последнее время в связи с появлением все более передовых технологий соответствующие задачи менеджмента становятся исключительно сложными и значимыми. Это связано с тем, что их решение может привести к важным и далеко идущим положительным последствиям для организации. Они могут вызвать и негативные процессы во внутренней жизни организации, разрушить ее организационную структуру, привести к демотивированию работников. Поэтому в современных условиях менеджмент не может смотреть на технологии только с точки зрения повышения производительности и эффективности. Очень важно учитывать то, как новые технологии могут повлиять на климат внутри организации, как они могут подействовать на ее «организм».

Кадры являются основой  любой организации. Без людей  нет организации. Организация живет  и функционирует только потому, что в ней есть люди. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

В силу такого особого  положения люди в организации  являются для менеджмента «предметом номер один». Менеджмент формирует кадры, устанавливает систему отношений между ними, включает их в созидательный процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе.

Люди, работающие в организации, очень сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение и т.п. Все эти отличия могут оказывать серьезное влияние как на характеристики работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим менеджмент должен строить свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий. В отличие от машины человек имеет желания, и для него характерно наличие отношения к своим действиям и действиям окружающих. А это может очень серьезно влиять на результаты его труда. В этой связи менеджменту приходится решать ряд чрезвычайно сложных задач, от чего в большой степени зависит успех функционирования организации.

Организационная культура, являясь все пронизывающей составляющей организации, оказывает сильное  влияние как на ее внутреннюю жизнь, так и на ее положение во внешней среде. Организационная культура складывается из устойчивых норм, представлений, принципов и верований относительно того, как данная организация должна и может реагировать на внешние воздействия, как следует вести себя в организации, каков смысл функционирования организации и т.п. Часто основные положения организационной культуры находят проявление в обобщающих смысл деятельности организации лозунгах. Носителями организационной культуры являются люди, но вырабатывается она и формируется в значительной мере менеджментом и, в частности, высшим руководством. Организационная культура может играть огромную роль в мобилизации всех ресурсов организации на достижение ее целей. Но может и являться мощным тормозом на пути достижения целей, в особенности если для этого потребуется проведение изменений. Поэтому менеджмент уделяет большое внимание решению вопросов формирования, поддержания и развития организационной культуры.

Внутренняя жизнь организации  состоит из большого количества различных  действий, подпроцессов и процессов. В зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности отдельные процессы и действия могут занимать в ней ведущее место, некоторые же, широко осуществляемые в других организациях процессы, могут либо отсутствовать, либо осуществляться в очень небольшом размере. Однако несмотря на огромное разнообразие действий и процессов, можно выделить пять групп функциональных процессов, которые охватывают деятельность любой организации и которые являются объектом управления со стороны менеджмента. Данными функциональными группами процессов являются следующие: производство; маркетинг; финансы; работа с кадрами; эккаунтинг (учет и анализ хозяйственной деятельности).

Управление производством  предполагает, что соответствующие  службы менеджмента осуществляют управление процессом переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих на входе в организацию, в продукт, который организация предлагает внешней среде. Для этого менеджмент осуществляет следующие операции:

- управление разработкой  и проектированием продукта;

- выбор технологического  процесса, расстановку кадров и  техники по процессу с целью  оптимизации затрат на изготовление  и выбор методов изготовления  продукта;

- управление закупкой  сырья, материалов и полуфабрикатов;

- управление запасами на складах, включающее в себя управление хранением закупленных товаров, полуфабрикатов собственного изготовления для внутреннего пользования и конечной продукции;

- контроль качества.

Управление маркетингом  призвано посредством маркетинговой  деятельности по реализации созданного организацией продукта увязать в единый непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов организации и достижение целей организации. Для этого осуществляется управление такими процессами и действиями, как изучение рынка; реклама; ценообразование; создание систем сбыта; распределение созданной продукции; сбыт.

Управление финансами  состоит в том, что менеджмент осуществляет управление процессом  движения финансовых средств в организации. Для этого осуществляется: составление бюджета и финансового плана; формирование денежных ресурсов; распределение денег между различными сторонами, определяющими жизнь организации; оценка финансового потенциала организации. Управление персоналом связано с использованием возможностей работников для достижения целей организации.

 Кадровая работа  включает в себя следующие  элементы: подбор и расстановка кадров; обучение и развитие кадров; компенсация за выполненную работу; создание условий на рабочем месте; поддержание отношений с профсоюзами и разрешение трудовых споров.

Управление эккаунтингом предполагает управление процессом  обработки и анализа финансовой информации о работе организации  с целью сравнения фактической  деятельности организации с ее возможностями, а также с деятельностью других организаций. Это позволяет организации вскрыть проблемы, на которые она должна обратить пристальное внимание, и выбрать лучшие пути осуществления ее деятельности.

Не существует ни одной  организации, которая не имела бы внешнего окружения и не находилась бы с ним в состоянии постоянного взаимодействия. Любая организация нуждается в регулярном получении из внешней среды исходных продуктов для обеспечения своей жизнедеятельности. При этом каждая организация должна отдавать что-то во внешнюю среду в качестве компенсации за ее существование. Как только рвутся связи с внешней средой, организация погибает. В последнее время в связи с усилением и усложнением конкуренции, а также резким ускорением процессов изменения в окружающей среде организации все в большей мере вынуждены уделять внимание вопросам взаимодействия с окружением, все в большей мере развивать способности адаптации к изменениям внешней среды.