Практика учета и аудита расчетов с подотчетными лицами в ОАО «МСК «Дальмедстрах»

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг и по безналичному расчету, и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают и сами руководители организаций.

Объектом исследования является ОАО «МСК «Дальмедстрах». Предмет – учет и аудит расчетов с подотчетными лицами.

Основной целью бакалаврской работы является исследование учета и проведение аудита расчетов с подотчетными лицами на примере ОАО «МСК «Дальмедстрах» для дальнейшей разработки практических рекомендаций по совершенствованию учета и контроля по расчетам с подотчетными лицами.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- раскрыть  теоретические основы учета и аудита расчетов с подотчетными лицами;

- рассмотреть правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами;

- дать экономическую характеристику предприятию, выбранному в качестве объекта практического исследования;

- рассмотреть организацию бухгалтерского учета и учета расчетов с подотчетными лицами в медицинской страховой компании;

- исследовать систему контроля за учетом расчетов с подотчетными лицами;

- провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами ОАО «МСК «Дальмедстрах» за 2013 год;

- предложить пути совершенствования учета и контроля по данному участку учета.

Актуальность выбранной темы обоснована тем, что учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но, с другой - именно на этом участке допускается большое количество ошибок. Порой эти ошибки ведут к довольно неблагоприятным налоговым последствиям.

При выполнении работы использовались следующие экономические методы: анализа, синтеза, выборочного, сплошного, факторного анализа, экономического анализа.

В качестве информационной базы для написания бакалаврской работы были использованы: нормативные акты по бухгалтерскому учету, книги и статьи ведущих российских ученых-экономистов, специалистов по бухгалтерскому учету; законодательная  база  «КонсультантПлюс», и  другие  информационные  материалы. Внимание при написании работы также было уделено публикациям в специализированной периодической печати. Аналитической базой для работы является внутренняя статистическая информация, устав ОАО «МСК «Дальмедстрах», учетная политика Компании, первичная учетная документация, бухгалтерская финансовая отчетность за 2011-2013 гг., регистры аналитического и синтетического учета; периодические издания и бухгалтерские данные по расчетам с подотчетными лицами ОАО «МСК «Дальмедстрах».

Практическая значимость бакалаврской работы состоит в разработке и предложении формы учета расчетов с подотчетными лицами, которая будет способствовать контролю за соблюдением учета данных расходов в ОАО «МСК «Дальмедстрах». Исследование учета по расчётам с подотчетными лицами и проведение аудиторской проверки дает возможность оценить способы избежания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

1 Теоретические аспекты организации  бухгалтерского учета и аудита  расчетов с подотчетными лицами

1.1 Экономическая сущность и  организация учета расчетов с  подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей и различных услуг за наличные деньги. Для выполнения этих операций работнику предприятия выдаются денежные средства. Работник, получивший денежную сумму на предстоящие административно-хозяйственные или командировочные расходы, считается подотчетным лицом.

Денежные авансы выдаются в подотчёт на служебные командировки и на мелкие хозяйственные расходы.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются1.

Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны абсолютно для любой организации любой организационно-правовой формы собственности.

Кассовые операции - расчеты наличными деньгами - необходимы не только при выплатах работникам сумм оплаты труда, материального поощрения и иных выплатах. Абсолютная ликвидность денежных средств делает наличные денежные средства весьма привлекательным инструментом для проведения расчетов за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги, для приобретения материальных запасов, а при определенных условиях - и некоторых видов внеоборотных активов (производственного и хозяйственного инвентаря, вычислительной и оргтехники, отдельных групп объектов нематериальных активов).

Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства утвержден Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Согласно п. 6.3 данного документа на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя, наличные деньги выдаются работнику под отчет на основании его письменного заявления. Такое заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются деньги, а также подпись руководителя и дату. Выдача денежных средств оформляется расходным кассовым ордером (РКО), форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Не обязаны составлять РКО индивидуальные предприниматели2.

По общему правилу с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, не являются обязательными к применению, а могут быть разработаны и утверждены самостоятельно хозяйствующим субъектом. Однако данное правило не распространяется на формы документов, используемых в качестве первичных, которые установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании федеральных законов, помимо Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». К таковым, в частности, относятся кассовые документы, в том числе расходный кассовый ордер.

Подотчетное лицо обязано не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет. Унифицированная форма такого отчета № АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, но на сегодняшний день не относится к обязательным для применения. К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие осуществленные сотрудником расходы3.

В качестве оправдательных документов по затраченным суммам принимаются первичные документы, соответствующие «Положению о бухгалтерском учете и отчетности в РФ».

Деньги под отчет можно выдать не только работнику, но и физическому лицу, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор. Порядок оформления такой операции тот же, что и при выдаче денег под отчет сотруднику компании.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Если работник потратил денег меньше, чем ему было выдано (по авансовому отчету есть остаток), неизрасходованный остаток сдается им в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Не обязаны оформлять данный документ индивидуальные предприниматели. Перерасход по авансовому отчету (если работник потратил денег больше, чем ему было выдано) выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Заметим, что выдача подотчетных денежных средств путем их перечисления на банковскую карту не противоречит действующему законодательству4. Преимуществом такой формы платежа, как безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт, является повышение эффективности платежных процессов и автоматизация сверки расчетов и контроля за поступлением (зачислением) средств и их использованием5.

С 1 июня 2014 года вступили в силу сразу два Указания ЦБР, касающихся денежных расчетов наличными средствами. Новый порядок ведения кассовых операций, который применяется взамен прежнего Положения, утвержденного Банком России от 12.10.2011 № 373-П, распространяет свое действие на юридических лиц (за исключением банков), а также позволяет предпринимателям и субъектам малого бизнеса вести учет кассовых операций в упрощенном виде. Выдача наличных денег под отчет работникам до этого регулировалось Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12.10.2011 № 373-П.

При выдаче подотчетных сумм следует соблюдать основные требования, определенные трудовым законодательством6:

- выдавать  наличные деньги можно только  работникам своей компании. Лицам, не заключившим с данной компанией  трудовой договор, подотчетные суммы  не выдаются;

- только  при отсутствии задолженности  данного подотчетного лица по  ранее полученному авансу, срок  отчета которого уже прошел;

- в размерах  и на срок, которые определяются  руководителем компании;

- на цели, связанные с деятельностью компании, утвержденные руководителем;

- выданные  одному работнику под отчет  деньги не могут быть переданы  им другому работнику.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, предназначен активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

По кредиту счета 71 отражаются израсходованные подотчетными лицами суммы в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. По дебету отражаются суммы, выданные работнику под отчет.

Кредитовое сальдо будет показывать сумму имеющихся долгов перед подотчетными лицами. Дебетовое сальдо будет отражать факт наличия задолженности за подотчетными лицами.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет7.

В некоторых случаях для целей финансового или экономического анализа, а также при существенных оборотах подотчетных сумм может оказаться весьма полезной организация аналитического учета по принципам, используемым в бюджетном учете, - в зависимости от целей, на которые выдан аванс:

- на оплату труда;

- на оплату услуг связи;

- на оплату транспортных услуг;

- на оплату коммунальных услуг;

- на арендную плату за пользование имуществом;

- на приобретение основных средств;

- на приобретение материалов;

- на командировочные расходы (с возможной дифференциацией по видам расходов);

- на расчеты с поставщиками товаров и т.п.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Как правило, в этом случае размер подотчетной суммы определяется из расчета продолжительности командировки (суточные и расходы на оплату найма жилого помещения в месте командировки) и стоимости проезда.

Общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами установлены Инструкцией по применению Плана счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н8.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Особенности отражения в учете отчета о расходовании подотчетных сумм обусловлены спецификой производимых расходов:

- расходы, связанные с формированием стоимости внеоборотных активов, а также материальных запасов (если их фактическая стоимость формируется обособленно) списываются в дебет калькуляционных счетов 08 «Вложения во внеоборотные активы» и 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»;

- расходы, связанные с приобретением материальных запасов (если их фактическая стоимость формируется без использования счета 15), - в дебет соответствующего субсчета, открытого к счету 10 «Материалы»;

- расходы, ранее оформленные как задолженность перед работниками организации или другими получателями, оформляются как уменьшение задолженности;

- все прочие расходы списываются на счета учета расходов (по соответствующим синтетическим и аналитическим счетам).

Таким образом, наиболее распространенными являются следующие бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами9:

- Дебет 71 Кредит 50 - на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет материально ответственному лицу.

- Дебет 71 Кредит 51 - на сумму денежных средств, полученных материально ответственным лицом непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте осуществления расчетов;

- Дебет 10 Кредит 71 - на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов;

Чаще всего подобным образом приобретаются канцелярские товары, товары хозяйственного и бытового назначения, а также оплачиваются некоторые услуги (например, транспортные), стоимость которых подлежит включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов.

- Дебет 20 (23) Кредит 71 - на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных подотчетным лицом, а также на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства;

- Дебет 25 Кредит 71 - на сумму оплаченных наличными деньгами расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов. Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, начальника цеха);

- Дебет 26 Кредит 71 - на сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы (например, коммунальные платежи, оплата юридических, консультационных услуг и т.п.);

- Дебет 44 Кредит 71- наряду с бухгалтерской записью в корреспонденции со счетом 26 использование счета учета расходов на продажу в корреспонденции со счетом 71, имеет наибольшее распространение. В таком порядке могут быть списаны расходы по транспортировке и хранению готовой продукции - при условии, что они оплачены наличными деньгами. Кроме того, таким же образом списываются расходы, связанные с заключением и исполнением хозяйственных договоров, представительские и рекламные расходы, а также расходы, осуществляемые в рамках претензионной работы (с поставщиками, подрядчиками, транспортными организациями и т.п.) и мероприятий по разрешению разногласий с контрагентами. Организации торговли и общественного питания в дебет счета 44 могут списывать суммы оплаченных наличными расходов любого из работников организации (с распределением по статьям издержек обращения);

- Дебет 68 Кредит 71 - на сумму наличных денежных средств, использованных на оплату задолженности перед бюджетом по налогам и сборам (чаще всего подобным образом осуществляется оплата государственной пошлины);

- Дебет 70 Кредит 71 - на сумму выплаты заработной платы структурным подразделениям организации через подотчетных лиц (раздатчиков). Бухгалтерская запись оформляется после завершения выплат и сдачи ведомости (платежной или расчетно-платежной) в кассу организации;

- Дебет 50 Кредит 71 - на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации;

- Дебет 51 Кредит 71 - на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом непосредственно на расчетный счет в банке;

- Дебет 70 Кредит 71 - на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица, - при условии его согласия на удержание. Если работник не согласен с удержанием (например, в случае, когда часть фактически произведенных расходов не принимается к оплате), используется другая схема бухгалтерских записей:

- Дебет 94 Кредит 71 - на сумму остатка денежных средств или расходов, не подтвержденных оправдательными документами;

- Дебет 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», Кредит 94 - на сумму, подлежащую удержанию на основании проведенного расследования и изданного приказа или распоряжения руководителя организации;

- Дебет 91 Кредит 94 - на сумму ущерба, во взыскании которой отказано судом или арбитражем, а также при отсутствии оснований для взыскания;

- Дебет 70 Кредит 73 - на сумму, удержанную с оплаты труда подотчетного лица.

Если с подотчетным лицом производятся расчеты по оплате труда с использованием банковской карты, то возврат подотчетной суммы может быть оформлен как удержание. В этом случае при начислении заработной платы сумма задолженности организации перед работником уменьшается на размер остатка подотчетной суммы и на банковскую карту перечисляется уже уменьшенная сумма обязательства. Никаких дополнительных бухгалтерских записей в этом случае оформлять не следует10.

При расчетах с подотчетными лицами по суммам, выданным для осуществления хозяйственных расходов, проведения расчетов и приобретения активов обстоятельства для ведения налогового учета, как правило, не возникают - материальная выгода или дополнительный доход подотчетным лицом получены быть не могут, так как неизрасходованные суммы подлежат возврату в кассу или удержанию. Необходимость организации и ведения обособленного налогового учета при списании подотчетных сумм возникает, как правило, только при принятии к учету командировочных расходов11.

Работнику при направлении в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение 3 рабочих дней следующие документы:

- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются оформленное надлежащим образом командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой;

- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Заметим, что с 8 января 2015 г. оформление командировочного удостоверения и служебного задания не является обязательным.

Согласно Трудовому кодексу РФ предприятие, направляя работника в командировку, обязано оплатить проезд до места командировки и обратно, наем жилья, суточные и другие расходы12.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации13.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

При командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха14.

В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.

1.2 Законодательное и нормативное  регулирование учета и аудита  расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета, перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе «О бухгалтерском учете»15.

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи до 1 июня 2014 г. оговорены в «Порядке о ведении кассовых операций». Банк России Указанием от 11.03.2014 № 3210-У утвердил новый порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ юридическими лицами (за исключением банков), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями (ИП) и субъектами малого предпринимательства (Указание № 3210-У).

Указание № 3210-У вступило в силу с 1 июня 2014 г., за исключением требований к программно-техническим средствам для приема банкнот Банка России, которые начали действовать с 1 января 2015 года.

Со дня вступления в силу Указания № 3210-У утрачивает силу Положение Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».

В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются и в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. Без учета предельного размера наличных расчетов осуществляется расходование поступивших в кассы участников наличных расчетов наличных денег в валюте Российской Федерации на выдачу работникам под отчет.

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли16.