Правила документооборота

Содержание 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………….3

I. Этапы документооборота в бухгалтерии……………………………………...5

I.1.Составление и оформление первичных документов………………………..8

II. Проверка первичных документов ……………………………………..........12

II.1. Правила проверки первичных документов ………………………………12

II.2. Исправление ошибок в первичных документов………………………….13

II.3. Порядок изъятия первичных документов у предприятия…..……………14

II.4. Пропажа или гибель первичных документов…………..…………………16

III. Обработка документов………………………………..……………………..18

III.1. Регистры бухгалтерского учета………………….………………….........18

III.2. Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета………………………………………………………………………………20

III.3. Хранение бухгалтерских документов……….…………..……………......21

III.4. Учетная политика предприятия в области документооборота…………24

IV. Унифицированные формы документации………………...……………….26

IV.1. Применение унифицированных форм документации…………..………26

IV.2. Внесение изменений в  унифицированные формы первичной учетной документации…………………………………………………………………….28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ  ………………………………………………………………..30

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.………………………..32

ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………..…………….........33 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

    Тема  организации работы с документами  в современных условиях имеет  сейчас большую актуальность, так  как от правильного выбора технологии работы зависит успех  любой организации.

    В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение  всегда базируется на информации, на служебном  документе.

    Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом.

    При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется  правильному оформлению документов. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных хозяйственных операций запутывает бухучет, и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих разногласий практически всегда легко предсказать - финансовые санкции по отношению к предприятию.

    Создание  носителей первичной учетной  информации является ответственным моментом, при этом следует иметь в виду, что в целях налогообложения не только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера являются первичными документами. К таким документам могут относиться договоры, контракты, акты (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершения работ и т.д.) и др.

    В нашей стране установлена система  стандартов, в которых определены назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с принятыми едиными формами документов надо подробно рассматривать вопросы, возникающие при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для обеспечения юридической силы документов.

      Цель данной работы состоит  в том, чтобы исследовать основные  этапы документооборота в бухгалтерии.  Для постановки цели определим следующие задачи рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы; исследовать проверку первичных документов; проанализировать обработку документов; рассмотреть передачу документов в архив; выявить,  что утверждает учетная политика предприятия в области документооборота; исследовать применение унифицированных форм документации и внесение изменений в них. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Этапы документооборота в  бухгалтерии

      Все хозяйственные операции, проводимые  организацией, должны оформляться  оправдательными документами. Эти  документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

    Создание  носителей первичной учетной  информации (документов) — это трудоемкий процесс, на который затрачивается  более половины рабочего времени. Поток  документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

    Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

        Этапы документооборота:

1. Составление  документа на предприятии или  получение со стороны;

2. Проверка  документа: по форме, арифметически;  по существу;

3. Обработка  документа: запись проводок, включение  документов в регистры;

4. Сдача  в архив.

    Своевременное и качественное оформление первичных  учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

    Создание  первичных учетных документов, порядок  и сроки передачи их для отражения  в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

    Работу  по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

    Документооборот, организованный по графику, позволяет  ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

    График  документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. 

Пример графика  документооборота по предприятию

Утверждено  приказом № ___ от ___________ 

    Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

    Контроль  за соблюдением исполнителями графика  документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер. 
 
 

I.1. Составление и оформление первичных документов 

    Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения  хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению  документов.

    Основные  требования, предъявляемые к учетным  документам, приведены в ст.9 Федерального Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. от 23.07.98) "О бухгалтерском учете".

    •    Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

    •    Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

    Если  специфика деятельности организации  предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

    •    наименование документа;

    •     дату составления документа;

    •    наименование организации, от имени  которой составлен документ;

    •    содержание хозяйственной операции;

    •  измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

    •     наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

    •    личные подписи указанных лиц  и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением  средств вычислительной техники).

    В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и  технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета.

    Применение  бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

    •    Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

    Запрещается использовать для записей простой  карандаш. Свободные строки в первичных  документах подлежат обязательному  прочерку.

    •    Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой  отчетности, должны быть пронумерованы  в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

    Ответственность за своевременное и доброкачественное  создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

    Перечень  лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

    Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

    Без подписи главного бухгалтера или  уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются  недействительными и не должны приниматься  к исполнению. Под финансовыми  и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

    В случае разногласий между руководителем  организации и главным бухгалтером  по осуществлению отдельных хозяйственных  операций первичные учетные документы  по ним могут быть приняты к  исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который  несет всю полноту ответственности  за последствия осуществления таких  операций и включения данных о  них в бухгалтерский учет и  бухгалтерскую отчетность.

    Первичные и сводные учетные документы  можно составлять на машинном носителе.

    В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

    Подписи лиц, ответственных за составление  машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

    Порядок записи в машиночитаемых первичных  документах определен общеотраслевыми  руководящими методическими материалами  по созданию и внедрению автоматизированного  бухгалтерского учета в составе  АСУ предприятий, учреждений.

    В том случае, когда в правоотношении участвует другой участник хозяйственной  операции, а также контролирующий орган, суд или прокуратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях. В качестве примера можно привести случай, когда налоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами, проводит проверку предприятия (например, при ликвидации юридического лица) и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых первичными и сводными первичными документами.

    В соответствии с Положением о главных  бухгалтерах, запрещается принимать  к исполнению и оформлению первичные  документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.

    Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность  их повторного использования:

    •    при ручной обработке - дату записи в учетный регистр;

    •    при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

    Все документы, приложенные к приходным  и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

    Дополнительные  требования к порядку создания первичных  документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка РФ и другими нормативными актами.

2. Проверка  первичных документов

   II.1. Правила проверки первичных документов 
 

    Проверка  первичных документов - контроль, проводимый на предмет соответствия документа  установленным правилам.

    Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

    •    по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

    •    арифметически (подсчет сумм);

    •    по содержанию (законность документальных операций).

    При проверке по форме необходимо проконтролировать  заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом  документ налоговая инспекция может  признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.

    Приемка и проверка отдельных первичных  документов, используемых в бухгалтерском  учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе  вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера. 

    II.2. Исправление ошибок в первичных документов 

    Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

    •     по причинам возникновения — небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

    •     по месту возникновения — в  тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

    •     по значению — локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

    Внесение  исправлений в кассовые (приходные  и расходные кассовые ордера) и  банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные  документы исправления могут  вноситься лишь по согласованию с  участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

    Ошибки  в первичных документах, созданных  вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

    •     зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма  так, чтобы можно было прочитать  исправленное;

    •     надписывается над зачеркнутым  исправленный текст или сумма;

    •  на полях соответствующей строки делается оговорка "Исправлено" за подписью лиц, подписавших ранее  документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а  также проставляется дата исправления.

    В тексте и цифровых данных первичных  документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

    •     если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

    Типичные  ошибки при работе с первичными документами:

    •     использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

    •  отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными  обязательных реквизитов;

    •    не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

    •     наличие подчисток и помарок  в документах;

    •    нарушение правила исправления  ошибок в документах;

    •    исправления в кассовых документах;

    •    записи простым карандашом;

    •    отсутствие прочерков в свободных  строках;

    •    отсутствие штампа или записи "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых  к приходным и расходным кассовым ордерам;

    •    арифметические ошибки при таксировке документов. 

    II.3. Порядок изъятия первичных документов у предприятия 
 

    Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой  полицией по делам, находящимся у  них на рассмотрении, на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

    Изъятие документов производится в соответствии с требованиями, изложенными в "Налоговом  кодексе Российской Федерации (часть  первая)" от 31.07.98 № 146-ФЗ и в Инструкции Министерства финансов РСФСР от 26 июля 1991 г. № 16/176 "О порядке изъятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан".

    Выемка  документов у предприятий производится на основании письменного мотивированного постановления должностного лица Государственной налоговой инспекции, которое должно быть утверждено руководителем (его заместителем) налогового органа.

    Должностное лицо налогового органа предъявляет  постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам  их права и обязанности. Выемка документов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов, а также, в необходимых случаях, приглашается специалист.

    Представитель налогового органа предлагает лицу, у  которого производится выемка документов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

    Не  подлежат изъятию документы и  предметы, не имеющие отношения к  предмету налоговой проверки.

    При изъятии документов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных ст.99 Налогового Кодекса.

    В протоколе указываются:

    •    его наименование; место и дата производства конкретного действия; время начала и окончания действия;

    •   должность, фамилия, имя, отчество лица, составившего протокол; фамилия, имя, отчество каждого лица, участвовавшего в действии или присутствовавшего при его  проведении, а в необходимых случаях - его адрес, гражданство, сведения о том, владеет ли он русским языком;

    •    содержание действия, последовательность его проведения;