ОГЛАВЛЕНИЕ 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

     С внедрением компьютерных систем в управлении, их организационным, программным и информационным обеспечением в последние десятилетие появилось документационное обеспечение управления.

     Делопроизводство  – это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением.

     Значение  документов в управленческой деятельности трудно переоценить, так как документ является основным носителем информации, на базе, которой принимается решение.

     В документах отражается и учитывается деятельность любой организации, фирмы, предприятия. Ведение многих документов предписано законами и нормативными актами. От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, часто зависит решение вопроса, а от быстроты получения и обработки информации своевременность принятия решения.

     Все работающие в сфере управления имеют  дела с документами. Одни их составляют, другие – оформляют, обрабатывают, третьи – визируют, подписывают и так далее. Документ, таким образом, является, главным объектом труда управленца.

     Оформление  документов и организации работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами.

     Одним из наиболее эффективных направлений  совершенствования документов являются классификация, стандартизация и унификация. 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1.1 Понятие о документе

     Всякое  управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

     Информация  должна быть достоверной, точной и своевременной, а также она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация пришла с опозданием, то уже нельзя принять участие в каких – то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, ваше решение может быть не только самым лучшим, но, наоборот, ошибочным, так как не учтены все факторы.

     В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Это связано, прежде всего, с ростом количества населения. Чем больше людей, тем больше надо школ, больниц, клубов, магазинов и других обслуживающих организаций, больше произвести товаров, с другой стороны - иметь больше мест приложения человеческих рук. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, могут существовать,  только обмениваясь информацией. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот  владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.

     Поэтому организации работы с информацией  и с документами как ее носителями уделяется большое внимание. У нас в стране 25.01.1995 года принят Закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации»

     Информация  и документ, как ее н6оситель, проникая во все сферы управления, влияют на функционирование различных структур и приводят к достижению экономических результатов.

     Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сфера жизни и являются исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ» многозначно от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельство чего-либо, для историка – историческим источником, для кибернетика – документалиста – носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

     По  мнению специалистов – документоведов, документ представляет собой результат  отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной  действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.д.).

     Закон «Об информации, информатизации и защите информации» дает нам определение термином « информация» и «документ».

       «Информация» - это сведения о  лицах, предметах,  фактов, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;

     Документированная информация «документ» - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

     Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу и многократное использование.

     Как носитель информации документ выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействия их частей. Информация является основанием для источников, для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывают, закрепляют в документе.

     Многие  формы управленческой  деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование – посредством подготовки различных планов, учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно – технической документации; инструктирование – в виде издания инструкций, методических указаний; контроль – путем сбора сведений в письменном виде. Таким образом, документация, тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации, возможных на него функций. Кроме того, документирование во многих  случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

     Закон «Об информации, информатизации и  защите информации» в статье 5 указывается: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов».

     Таким образом, документ является одним из средств укрепления законности и контроля.

     Для управленческой деятельности важна  юридическая сила документов, так  как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

     Одни  документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже. 

     Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

     Один  документ – это единичный акт  документирования, но деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления.

     Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. Такие функции, как прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое  обеспечение и другие. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм. «Совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сфера деятельности, единых требований к их оформлению» составляют систему документации.

     Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.

     Секретарю в процессе своей деятельности приходится иметь дело, прежде всего с документами  системы организационно-распорядительной документации. А в маленькой фирме, где секретарь оформляет и бухгалтерские документы, он работает и с системой документации, системой расчетно-денежной документации.

     Массовое  производство различных механизмов и приспособлений для хранения бумаг и работы с ними: папок, коробок, машин и так далее – потребовало, прежде всего, упорядочения, унификации форматов самих бумаг.

     Была  введена система взаимоувязанных  производственных и потребительских форматов бумаг, в основу которых были положены немецкие форматы. Для измерения форматов была принята метрическая система.

     Были  установлены форматы полей. В  соответствии с требованиями ГОСТа Р. 6.30 – 97 они должны быть не менее:

• левое поле – 2 см;
• правое поле – 1 см;
• верхнее поле – 2 см;
• нижнее поле – 1 см;

     Это минимальные размеры полей, меньше поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для  документов долговременно7го и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты,  следует левое поле установить 3,5 см.

1.2. Понятие классификации документов

     Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и другие с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

     Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

     Цель  классификации:

1. Повешение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей  исполнителей, четкого распределения информации.
2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога)

     Первичная классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними. Достичь этого можно при четкой классификации документов в текущем делопроизводстве. Классификация необходима также для проведения работ по унификации документов.

     Первой  ступенью классификации является группировка  исполненных документов в дела (ДЕЛО – совокупность документов, которые помещены в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Именно это является основой оформления дел. Для классификации документов одного учреждения составляют классификационные схемы – классификаторы.

     Классификаторы  составляют на основе положений об учреждении, его структурных подразделений и должностных инструкций.

     При составлении классификатора могу быть использованы номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.

     Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы создаются в учреждении для осуществления его функций.

     Классификаторы  бывают двух типов: структурные и производственно – отраслевые.

     В классификаторе структурного типа документация делится по частям применительно к использованию ее структурными подразделениями. Рубриками классификатора  структурного типа являются названия структурных подразделений, статьями – названия видов, а основным элементом классификации – содержание документа.

     Если  в организации нет четкого  деления на структурные подразделения, то используется классификатор производственно-отраслевого  типа, то есть классификатор, отражающий специфику данного конкретного предприятия.

1.3. Виды классификации  документов

     Все документы по отражающим в них  видам деятельности делятся на две  большие группы. Первая – это  документы по общим и административным вопросам,  то есть вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений  предприятия. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, Бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

• По наименованию:

     - служебные письма;

     - приказы;

     - протоколы;

     - акты;

     - докладные записки;

     - договоры.

• По месту составления:

     - входящие (поступившие в организацию);

     - исходящие (отправляемые из организации);

     - внутренние (составленные и используемые  в самой организации).

• По содержанию:

     - простые (посвященные одному вопросу)

     - сложные (охватывающие несколько  вопросов).

• По форме изложения:

- индивидуальные (содержание излагается в свободной  форме);

- трафаретные  (когда одна часть документа  отпечатана, а другая часть заполняется при составлении);

     - типовые (созданные для документирования  стандартных ситуаций).

• По видам документы делятся на:

     - организационно-правовые;

     - распорядительные;

     - справочно-информационные;

     - справочно-аналитические;

     - плановые;

     - отчетные;

     - документы по личному составу.

• По грифу ограничения доступа:

     - открытые – не секретные;

     - с грифом ограничения доступа.

• По срокам хранения:

     - постоянного хранения;

     - временного хранения (до 10 лет);

      - долговременного хранения (свыше  10 лет).

• По срокам исполнения:

     - срочные  - требующие исполнения в определенный срок;

     - несрочные - срок исполнения не  установлен. 
По происхождению:

- официальные  (служебные) – затрагивают интересы  организации, составляются юридическим или физическим лицом, оформляются в установленном порядке;

- личные  – касаются интересом конкретного лица и являются именными.

• По средствам фиксации информации:

     - рукописные;

     - машинописные (машинограммы);

     - графические (чертежи, схемы, рисунки,  картинки);

     - звуковые (аудиокассеты);

     - фотографические;

     - кинодокументы (видеокассеты).

• По месту происхождения:

     - внешние – пришедшие из других  организаций или частных лиц;

     - внутренние – созданные внутри  организации.

• По гласности документы делятся на:

- документы  ограниченного доступа – с  грифами «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» - информация содержит государственную тайну; «конфиденциально» - доступ к информации ограничен  законодательством РФ; «коммерческая тайна» - информация используется доля достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации; «для служебного пользования» - служебная информация, предназначена для работников конкретной организации.

- документы  без ограничения доступа.

       По юридической значимости:

- подлинники  – подписанный и надлежащий  образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз;

- копия  – документ, полностью воспроизводящий  информацию подлинного документа и все его внешние его признаки или часть их, не имеющие юридической силы. На копиях служебных документов, требующие особого удостоверения, в обязательном порядке ставится подпись руководителя и печать;

- заверенная  копия это копия документа,  на которой в соответствии  с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

- дубликаты  – повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу.

1.4. Унификация управленческих  документов

     Основным  направлением в совершенствовании  документации является унификация и стандартизация.

     С 1971 года в стране ведется унифицированная  система документации.

     Унификация  документов – заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

     В целях сокращения количества применяемых  в деятельности учреждений, организаций  и предприятий документов, типизации их форм, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации.

     Унифицированные системы документации (УСД) – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающая документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

     При создании УСД используется метод  унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

     Одновременно  с формированием УСД  разрабатываются  классификаторы технико-экономической  и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную отработку данных, содержащихся в УСД.

     Унифицированные системы документов – это приведенные к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные обще управленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

     Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

• единообразия построения форм документов;
• регламентации содержания форм документов, входящих в каждую систему;
• исключения из документов дублированных данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;
• сокращение количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;
• единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей;
• определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построение, ориентированных на компьютерную обработку и пригодных к воспроизведению человеком;
• установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации.

     К настоящему времени на обще управленческом уровне было унифицировано свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 году Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, которое определяет его принадлежность к одной из систем документации. Код форм подтверждает само его право на существование и в соответствии утвержденному образцу-эталону.

     В настоящее время действует восемь унифицированных систем документации:

     1. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации:

• документация по созданию организации, предприятия;
• документация по реорганизации организации, предприятия;
• документация по ликвидации организации, предприятия;
• документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
• документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
• документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
• документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
• документация по кадрам.

2. Унифицированная система банковской документации:

• платежная документация по безналичным расчетам через банки;
• документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков;
• документация по кредитным операциям банков;
• документация по контролю над расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
• документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
• выходная документация банков;
• документация по депозитарным операциям банков;
• платежная документация по безразличным расчетам через банки – внутри банковские формы документов;
• документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков – внутри банковские формы документов;
• документация по контролю над расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) – внутри банковские формы документов;
• выходная документация банков – внутри банковские формы документов;
• документация по денежному обращению – внутри банковские формы документов;
• документация по кредитным операциям банков – внутри банковские формы документов;
• бухгалтерская документация – внутри банковские формы документов.

3. Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций:

• финансовая документация;
• отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;
• учетная бухгалтерская документация.

4. Унифицированная система отчетно-статистическая документация:

• документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
• документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
• документация по статистике труда;
• документация по статистике материальных ресурсов;
• документация по статистике финансов;
• документация по социальной статистике;
• документация по статистике промышленности;
• документация по статистике сельского хозяйства и заголовок сельскохозяйственной продукции;
• документация по статистике капитального строительства; 
• документация по статистике внешнеэкономических связей;
• документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
• документация по статистике транспорта и связи;
• документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.