Правила оформления документов

Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования  Республики Хакасия

Хакасский колледж  профессиональных технологий экономики и сервиса

(ГБОУ СПО РХ «ХКПТЭС»)

КУРСОВАЯ РАБОТА

Правила оформления документов

РК 12 034702 3661 ПЗ  

Руководитель  работы____________________________Т.Т.Хромина

Разработчик____________________________________В.Д.Буланова

2012

Содержание

Введение

Актуальностью курсовой работы является то, что  в  жизни  любого человека документы  играют огромную роль. Практически  в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Что же означает слово документ? В «Правилах делопроизводства федеральных органах исполнительной власти", утвержденных 15 июня 2009 г.  дается следующее определение термина: «Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти»

Целью курсовой работы является изучение организационно – распорядительных документов. Для решения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• изучить понятия распорядительных документов;
• -изучить виды распорядительных документов;
• -изучить основные требования к ведению документов;
• -изучить оформление распорядительных документов на основе приказа;
• -изучить этапы подготовки распорядительных документов;
• -изучить пути совершенствования работы с документами;

Объект курсовой работы  - документы. Предметом исследования является оформление распорядительных документов.

Источники, методы

Практическая  значимость данной курсовой работы состоит  в том, что ее данные могут послужить  для студентов информационным источником для расширения знаний по профессии  секретаря и специалиста документационного  обеспечения управления.

Работа состоит из введения, двух частей, заключения, списка литературы,

глоссария, приложения.

1 Понятие распорядительных документов

1.1 Виды распорядительных документов

Распорядительные  документы - это документы, в которых  фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность организации.

Одна  из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, указания; решения; постановления, распоряжения.   

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными органами и  совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений). Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем  РЕШИЛА", "РЕШИЛИ", например: "Коллегия РЕШИЛА…" или: "Совет директоров РЕШИЛ…"

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан  и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.     

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями  преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным поря

1.2 Требования  к ведению распорядительных документов

Распорядительные  документы оформляются на общем  бланке формата А4.В состав реквизитов входят: Герб РФ, наименование ведомства, наименование учреждения, наименование вида документа, дата, номер, место составления. Заголовок, текст, подпись, отметки о согласовании. Текст распорядительного документа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано решение. В ней могут быть перечислены факты, события и дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный  документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть может отсутствовать. Если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме, в приказе - ПРИКАЗЫВАЮ; в распоряжении - ПРЕДЛАГАЮ; в решении - РЕШИЛ. Эти слова печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, они зрительно выделяются, тем самым отделяют констатирующую часть от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. За тем с новой строки с абзаца следует текст, постановляющий части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными и не противоречить смыслу ранее изложенным распорядительным документам, четкими, ясными, и не допускающими разных толкований. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения, однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов , утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнение документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста, реквизит «приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Таким образом, распорядительные документы очень важны в работе предприятия.

2 Оформление распорядительных документов на основе приказа

Приказ - важнейший правовой распорядительный документ, деятельности стратегических задач. Приказы по организации работы трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности. Кроме приказов по основной деятельности существуют приказы по личному составу. Они регулируют прием, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов. Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках. В состав реквизитов входят: 01 – Государственный герб Российской Федерации, если это соответствует Положению о Государственном гербе РФ. На этом месте

может быть помещен  герб субъекта РФ (02) или изображена символика(эмблема, товарный знак) организации (03);

08- наименование  организации;

10- наименование  вида документа;

14-место составления  и издания документа;

18- заголовок;

20- текст;

21- отметка о  наличии приложения;

22- подпись;

23- гриф согласования  документа4

24- визы согласования  документа;

27- отметка об  исполнителе;

28- отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело;

30- идентификатор  электронной копии документа.

Текст приказа  состоит из двух частей: Констатирующей и распорядительной. В констатирующей части  излагаются основания и причины, побудившие  руководителя издать приказ. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, без кавычек. Печатается с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После  слова приказываю ставится двоеточие. Если приказ предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и на подпункты. Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или структурного подразделения, затем в сжатой, четкой формулировке излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо или структурное подразделение, которому вменяется контроль за исполнением приказа. В процессе разработки приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения и должностные лица, которых касается приказ. Секретарь после издания приказа организует ознакомление сотрудников организации с его содержанием. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям. В ряде случаев ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа.  В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа(пункт), которая касается непосредственно конкретного исполнителя.

2.1 Краткая характеристика организации

Орджоникидзевский район, где находится районная больница, самый отдаленный район Хакассии. Население района составляет 12800 человек. Районная поликлиника является центральным  звеном по оказанию амбулаторно- поликлинической  помощи больным.

Структура поликлиники:

Районная больница является многопрофильным учреждением  на 103 коек и поликлиникой с плавной  мощностью 400 человек. Оказывает консультативную. Лечебно- профилактическую квалифицированную  медицинскую помощь населению. Осуществляет организационно – методическое руководство и контроль над деятельностью 3 участковых больниц. 4 врачебных амбулаторий и 15 ФАПов сельских территорий (3 из которых, относятся в качестве структурного подразделения к Копьевской ЦРБ- ФАП- д.Копьево, д.Большой – Сютик, д. Малый – Сютик). А так же:  хирургическое отделение, терапевтическое отделение, детское отделение, родильное отделение,  гинекологическое отделение, инфекционное отделение, приемное отделение, отделение «Скорая медицинская помощь»поликлиника, в состав которой входят кабинеты врачей и фельдшеров поликлинического приема: педиатрический, наркологический, фтизиатрический, стоматологический, отоларингологический, офтальмологический, дермато - венерологический, гинекологический.

кабинеты административно- управленческого аппарата, административно-хозяйственная часть, в службу которой входят: котельная, пищеблок, гаражи, прачечная, дезкамера.

В структуру  диагностических служб входят: клинико- диагностическая лаборатория, которая включает в себя биохимические исследования. Рентгенологический, флюорографический кабинет, выполняющий все методы рентген – исследований; Эндоскопический кабинет (ФГС); Функциональная диагностика (ЭКГ); Ультразвуковое исследование. 

За делопроизводство отвечает секретарь.

2.2 Этапы подготовки распорядительных документов

Приказ - важнейший правовой распорядительный документ, деятельности стратегических задач. Приказы по организации работы трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности. Кроме приказов по основной деятельности существуют приказы по личному составу. Они регулируют прием, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов. Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках. В состав реквизитов входят: 01 – Государственный герб Российской Федерации, если это соответствует Положению о Государственном гербе РФ. На этом месте

может быть помещен  герб субъекта РФ (02) или изображена символика(эмблема, товарный знак) организации (03);

08- наименование  организации;

10- наименование  вида документа;

14-место составления  и издания документа;

18- заголовок;

20- текст;

21- отметка о  наличии приложения;

22- подпись;

23- гриф согласования  документа4

24- визы согласования документа;

27- отметка об  исполнителе;

28- отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело;

30- идентификатор  электронной копии документа.

Текст приказа  состоит из двух частей: Констатирующей и распорядительной. В констатирующей части  излагаются основания и причины, побудившие  руководителя издать приказ. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, без кавычек. Печатается с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После  слова приказываю ставится двоеточие. Если приказ предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и на подпункты. Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или структурного подразделения, затем в сжатой, четкой формулировке излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо или структурное подразделение, которому вменяется контроль за исполнением приказа. В процессе разработки приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения и должностные лица, которых касается приказ. Секретарь после издания приказа организует ознакомление сотрудников организации с его содержанием. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям. В ряде случаев ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка  практически не отличается от самого приказа.  В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного  текста печатается та часть приказа(пункт), которая касается непосредственно конкретного исполнителя.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии:

1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
4. Согласование проекта документа.
5. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.
6. Принятие решения (подписание документа).
7. Доведение распорядительного документа до исполнителей¹.

Процедура документирования является организующим началом в  подготовке и издании распорядительного  документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным  планом или программой), по поручению  руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений  или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решений.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами  структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению  руководства организации создается  временная комиссия или назначается  группа работников для подготовки проекта распорядительного документа. Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо, прежде всего, определить источники такой информации – это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Подготовка проекта распорядительного документа: оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

Согласование  проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях).

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными  сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

Проекты и приложения к ним визируются исполнителем и  руководителем подразделения, внесшим  проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются  задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов).

Визы проставляются  на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его  части.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются". Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту

документа и  возвращается разработчикам проекта  для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя.

Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. При этом необходимо помнить, что повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Доработка проекта  распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

Контроль за правильностью оформления проектов документов осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

Если проект распорядительного документа готовился  по поручению вышестоящей организации, проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа руководителем, – решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Проекты документов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути проекта, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

Таким образом, приказ- это важнейший правовой распорядительный документ, деятельности стратегических задач. Без которого не осуществляется работа ни одной организации.

2.3 Пути совершенствования  работы с документацией

На данный момент среди методов, направленных на совершенствование  документирования, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К первой группе относят все процедуры  прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого  документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят  оптимизацию процедур подготовки и  оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения [23, с.135].

Важное современное  средство совершенствование документооборота - компьютеризация операций составления  и обработки документов: технические  средства должны уменьшаться на тех участках и такой производительности, которые позволяют получить экономический эффект, окупить затраты на приобретение и эксплуатацию.

Главное условие сокращения объемов документов -- упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы заменяются единой. Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота. Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.

В связи с  тем, что объем документации возрастает из-за некачественного или несвоевременного исполнения решений и поручений, большая роль в деле сокращения документооборота принадлежит контролю исполнения. На службу документации учреждения возлагается разработка рациональных форм контроля, ведение картотеки, наблюдение за сроками и т.п. Чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных документов, и наоборот.

Автономные  компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах вышеперечисленных проблем принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала. Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют, как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами. Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени. Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере.

Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок и т.п. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.

Одним из центральных  вопросов в организации информационно-документационного  обслуживания деятельности любого учреждения, фирмы, предприятия является создание службы ДОУ. Это обязательно должно быть самостоятельное структурное подразделение, подчинённое непосредственно руководителю. И хотя об этом много писалось и говорилось, осознание, что служба, руководящая всем информационно-документационным ресурсом фирмы, организации, предприятия - одна из важнейших, происходит в стране очень медленно. Вместе с тем именно в плохой работе этой службы кроется несвоевременность принятия решений, отправки ответов, посылки запросов, плохая подготовленность командировок руководителя, неграмотный ответ по телефону, неэффективное и неоперативное проведение совещаний и т.д. Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере управления, и каждый управленец понимает, что принять решение по любому вопросу он может, только располагая соответствующей информацией по вопросу. Чем быстрее он получит информацию, и чем она будет полнее, тем больше у него шансов разработать наилучшее решение в кратчайший срок и опередить своих конкурентов. Кроме того, место службы ДОУ коренным образом меняется с внедрением компьютерных технологий, созданием баз данных. Чаще всего внедрением компьютерных систем в организации занимается специально созданный отдел (служба информационного обеспечения). На наш взгляд, это должна быть единая с ДОУ служба, имеющая соответствующую структуру.