Правила проверки первичных учетных документов, исправление ошибок в них
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………
1 Документирование хозяйственных операций как основа
бухгалтерского учета…………………………
1.1 Значение документации
в бухгалтерском учете……………….……
2 Классификация бухгалтерских
документов……………..……………..………………
2.1 Понятие первичных учетных
документов и их значение………………
3 Правила проверки первичных
учетных документов, исправление
ошибок в них……….…………………………….……
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…...…………………………………………
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ……..………………
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………..….43
ВВЕДЕНИЕ
Документооборот в организации - это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации.
Применительно к бухгалтерскому
учету понятие "документооборот"
определено в Положении о документах
и документообороте, согласно которому
под документооборотом следует
понимать создание или получение
от других организаций первичных
документов, их принятие к учету, обработка
и передача в архив. Таким образом,
как следует из определения, документооборот
в бухгалтерском учете
Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных документов, учетных регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их хранения.
При этом принятая система документирования хозяйственной деятельности должна обеспечивать:
- во-первых, полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском документе, поскольку именно первичные учетные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой - на основании первичных учетных документов формируются бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия;
- во-вторых, выявление на предприятии скрытых резервов. Целесообразно построить систему документирования хозяйственных операций на предприятии таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов и тем более при составлении синтетических учетных регистров производился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии. Этого можно достичь, в частности, введением в первичные учетные документы и учетные регистры специальных граф, содержащих контрольные показатели. Таким образом, уже в процессе документирования хозяйственных операций будет существенно облегчена возможность предварительного анализа их эффективности и целесообразности;
- в-третьих, отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно быть построено таким образом, чтобы оно исходило не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. При организации документирования хозяйственных операций большое значение имеет соблюдение принципа приоритета содержания перед формой. На каждом предприятии периодически возникают нестандартные хозяйственные ситуации, которые очень часто связаны с фактом поступления на предприятие ненадлежащим образом оформленных документов, изменить которые предприятие уже не имеет возможности;
- в-четвертых, тождественность данных аналитического и синтетического учета. При организации системы документирования хозяйственных операций необходимо предусмотреть систему взаимного контроля работников бухгалтерии. Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы бухгалтеры вынуждены были сверять данные, формируемые ими в учетных регистрах, с данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами. Организует эту работу непосредственно главный бухгалтер либо бухгалтер, отвечающий за составление и представление бухгалтерской отчетности внешним пользователям;
- в-пятых, рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия. При организации системы документирования хозяйственных операций и документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций - одним сводным документом.
Цель курсовой работы –
исследовать вопросы
Задачи курсовой работы:
1. определить значение документации в бухгалтерском учете;
2. изучить требования, предъявляемые
к первичной учетной
3. привести классификация первичных учетных документов;
4. рассмотреть
правила проверки учетных
1 Документирование
- Значение документации в бухгалтерском учете
Первичные данные о хозяйственной деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее – необходимая информация для лиц, принимающих решение.
В бухгалтерском учете порядок создания, принятия и отражения первичных документов регламентируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденным МФ СССР от 29.07.83 № 105.
Документ – это письменное
свидетельство, составленное в порядке,
предусмотренном законом и
Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально–ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно–платежной дисциплины.
Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:
- своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;
- простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;
- рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.
При проверках предприятий
налоговыми органами много внимания
уделяется правильному
Создание носителей первичной учетной информации (документов) – это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.
- Требования, предъявляемые к первичной учет
ной документации
Первоначально информация о совершенных
хозяйственных операциях должна
отражаться в первичных учетных
документах. Бухгалтерскими документами
оформляются любые
К оформлению первичных учетных документов предъявляются следующие требования:
1) Первичные учетные документы
принимаются к учету, если они
составлены по форме,
С 1 января 1999 г. организации применяют
формы первичных учетных
Унифицированные формы первичных документов должны применятся в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все необходимые реквизиты.
Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, т.е. установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.
2) Первичные документы должны
содержать обязательные
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.
В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
3) Первичные учетные документы
должны быть составлены в
4) Качество заполнения первичных
документов должно
5) Запись в документах
делают шариковой ручкой или
машинописным способом. В денежных
документах сумму указывают
2 Классификация бухгалтерских документов
2.1 Понятие первичных учетных документов и их значение
Документ – письменное
свидетельство факта
Материальным носителем учетной информации является учетный бланк или магнитный диск в зависимости от способа ведения первичного учета. Одни из них фиксируют хозяйственные операции в момент ее совершения, другие создаются на основе данных первичных носителей и служат для удобства последующей обработки информации, а также дают возможность автоматически вводить данные в компьютер.
Документ является основанием
и подтверждением учетных записей.
Все хозяйственные факты должны
оформляться первичными учетными документами.
Ни одна операция не может быть отражена
в учете, если на нее нет надлежащим
образом составленного
Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое значение.
Практическое значение документов
в оперативно-хозяйственной
Юридическое значение документов
состоит в том, что они обеспечивают
доказательное обоснование
Контрольно-аналитическое
значение документов заключается в
том, что они служат источником контрольных
данных при осуществлении
Документы имеют важное значение и для анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности с целью выявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, для выявления неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производстве.
Организационно-управленческое
значение документов заключается в
том, что путем системного использования
информации, носителем которой являются
бухгалтерские документы, можно
добиться оптимального взаимодействия
всех функций управления (учета, планирования,
прогнозирования, контроля, анализа, регулирования)
и всех систем хозяйственного механизма
для достижения намеченных экономических
показателей и получения
Экономическое значение документов
состоит в том, что они позволяют
укреплять хозяйственный расчет
в организации и в ее подразделениях,
работающих на принципах самоконтроля,
самоокупаемости и
Таким образом, первичный бухгалтерский документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений и детализации. К учету могут приниматься только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юридическую силу.
Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа. Поэтому каждый первичный учетный документ должен составляться с соблюдением установленных правил и требований.
Наиболее распространенный материальный носитель – учетный бланк (напечатанный типографским способом разграфленный лист бумаги) куда заносятся сведения о хозяйственной операции. Они могут заполняться от руки или автоматизировано, что определяется в инструкции по составлению первичных учетных документов. Ряд документов необходимо заполнять только с использованием техники (платежные поручения).
Учетный документ в бланке
часто составляется в нескольких
экземплярах, что регламентируется
правилами ведения
2.2 Классификация первичных учетных документов
По назначению бухгалтерские документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительные документы содержат распоряжения, задания, приказы руководителя организации или других уполномоченных для этого лиц о совершении определенных операций. К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, платежные поручения на перечисление денежных средств с банковских счетов организации, доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др.
Распорядительные документы не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции, и поэтому основанием для учётных записей не являются.
Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют (подтверждают) факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, наряды на сдельную работу и т. д. Эти документы являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственных операций.
Документы бухгалтерского оформления составляются с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов. К таким документам относятся:
- документы по учету ОС и НМА;
- документы по учету сырья и материалов;
- документы по учету кассовых операции;
- документы по учету банковских операции;
- документы по учету НДС;
- документы по расчетам с подотчетными лицами;
- документы по учету рабочего времени и начислению зарплаты.
Комбинированные документы содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер содержит распоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег (исполнение операции) и включает корреспондирующие счета (дебетуемый и кредитуемый).
По содержанию хозяйственных операций документы подразделяют на материальные, денежные и расчетные.
Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. Например, акты приемки-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др.
Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К денежным документам относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты и др.
Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами: платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.
По объему содержащихся в документах сведений или по порядку их составления они делятся на первичные и сводные.
Первичные документы составляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Они имеют юридическую (доказательную) силу, поскольку являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. К ним относятся, в частности, накладные, документы на поступление и отпуск материалов, начисления заработной платы, отгрузку продукции и др.
Сводные документы составляют
на основании первичных
По способу использования документы подразделяются на разовые и накопительные.
В разовых документах отражаются (регистрируются) одна или несколько хозяйственных операций, совершаемых одновременно. Сразу после их составления они могут являться основанием для бухгалтерских записей.
Накопительные документы
составляют за определенный период времени
(день, декаду и т.д.); они содержат
информацию об однородных хозяйственных
операциях. К ним относятся лимитно-
По месту составления документы подразделяются на внутренние (путевые листы, кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости по заработной плате), оформленные и применяемые внутри одного предприятия, и внешние (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры поставщиков, судебные и исполнительные документы), поступающие от других юридических и физических лиц.
По количеству учетных позиции документы бывают однопозиционные, содержащие одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы), и многопозиционные, состоящие из нескольких позиций и наименований (счет, товарно-транспортная накладная).
По способу заполнения документы подразделяют на составляемые вручную, на пишущей машинке и на компьютере. Документы, составляемые вручную, заполняются от руки либо на пишущей машинке. Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.
3 Правила проверки первичных учетных документов, исправление ошибок в них
Проверка первичных документов – контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.
Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на машинно-счетную установку подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа. Во-первых, документы проверяются по существу, т. е. устанавливают целесообразность и законность указанной в документе операции; определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в документе. При этом используют метод встречной проверки документов. Например, сопоставление нарядов на изготовление изделий и накладных на оприходование этих изделий, накладных на отгрузку продукции и квитанций покупателей на прием этой продукции и т. п. Во-вторых, производится формальная проверка документа, т. е. устанавливается, выписан ли документ на бланке установленной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвующих в совершении операции и оформлении документов. В-третьих, проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке.
Группировка — это подборка документов в однородные группы не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам, что значительно облегчает учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой.
Арифметическая проверка документов позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.
Таксировка документов — выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет суммы.
Под контировкой документов понимают уточнение счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции.
Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:
- по причинам возникновения – небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;
- по месту возникновения – в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;
- по значению – локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).
Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:
- корректурным способом: ошибочно сделанная запись аккуратно зачеркивается, делается правильная запись и подписывается бухгалтером с указанием даты. Этот метод применяется, когда ошибка сделана в одном из регистров и обнаружена до подсчета итоговых сумм.
Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ. Текст оговорки таков:
Написанному в исправлении ошибки верить
(новый текст или сумма)
Дата Подпись
- способом дополнительной проводки: дополнительная проводка составляется, если фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше правильной. При этом оформляется бухгалтерская спра
вка с указанием на то, какая ошибка исправляется и где искать первичный документ, который является основанием. При мемориально-ордерной форме учета для дополнительных проводок составляется мемориальный ордер. Этот способ применяется в том случае, когда ошибка повторяется в нескольких учетных регистрах или выявлена после подсчета итогов; - способом "красное сторно": в случае, если операция записана в большей сумме, чем следовало, или по счетам разнесена ошибочная бухгалтерская запись, то при подсчете итогов излишне записанная сумма вычитается;
- способом обратной проводки: для исправления проводки (как правило, ошибочно сделанной в прошлом отчетном периоде) делают запись обратной корреспонденцией.
В некоторых документах, например, в приходных и расходных кассовых ордерах, исправления делать не разрешается.
В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления так же не допускаются.
Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.
Типичные ошибки при работе с первичными документами:
- использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
- отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;
- отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
- не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах;
- исправления в кассовых документах;
- записи простым карандашом;
- отсутствие прочерков в свободных строках;
- отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;
- арифметические ошибки при таксировке документов.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного использования.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Подведем итоги курсовой работы:
Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.
Документирование
Основанием для отражения
информации о совершенных хозяйственных
операциях в регистрах