Правовая защита персональных данных работника



Содержание:

Введение 3

Глава I 4

Персональные данные

Правовое регулирование 4

Понятие персональных данных их отграничение от другой информации 6

Общие требования при обработке  персональных данных работника и 

гарантии их защиты 7

Передача персональных данных работников 13

Контроль защиты информации 13

 

Глава II 20

Ответственность за нарушение правил работы с персональными данными

Уголовная ответственность 20

Административная ответственность 22

Дисциплинарная ответственность 23

 

Заключение 25

 

Список литературы 26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В XXI веке у человечества появляется все больше новых объектов, нуждающихся в защите путем закрепления соответствующих норм в законе. Основной объект на сегодняшний день – это информация. В наше время общество всецело зависит от получаемых, обрабатываемых и передаваемых данных. По этой причине данные сами по себе приобретают высокую ценность. И тем больше цена полезной информации, чем выше ее сохранность.

В виду вышесказанного, законодательными актами как в России, так и зарубежных стран предусматривают  немалое количество норм, направленных на регулирование создания, пользования, передачи и защиты информации во всех ее формах.

Особой  ценностью обладает информация, несущая  в себе данные о личной, индивидуальной или семейной жизни человека. Ст.2 Конституции Российской Федерации  закрепляет основной принцип современного демократического общества: «Человек, его права и свободы являются высшей ценностью». Соответственно и  информация, непосредственно затрагивающая  частные интересы человека должны уважаться  и защищаться государством.

В повседневной жизни человека сохранность информации о его жизни зависит от него самого. Но совсем другая ситуация, когда  мы обязаны предоставить данные о  себе в соответствии с законом  третьему лицу, а конкретно –  работодателю. Работник в данной ситуации передает конфиденциальную  информацию о себе на ответственное хранение. Далее за сохранность данных отвечает уже работодатель. Он обязан оберегать  сведения о работнике от посягательств  третьих лиц и нести ответственность  за распространение указанных данных.

Цель  этой работы заключается в исследовании трудовых отношений в сфере защиты персональных данных работника. Рассматривается  порядок работы с конфиденциальными  сведениями о работнике, способы  их защиты, а также ответственность  работодателя за невыполнение обязательств по обеспечению сохранности персональных данных.

Необходимо  также уяснить, что защита информации используется в тех случаях, когда  информационные права уже нарушены или существует реальная угроза их нарушения.

 

 

 

Глава I

Персональные данные

 

Правовое  регулирование

 

В современном  мире к защите конфиденциальных сведений предъявляют все большие требования. Поскольку персональные данные работников содержат данные личного характера, к обеспечению гарантий по их сохранности  и неразглашению относятся очень  серьезно. В связи с этим нормативные  акты, регулирующие обеспечение сохранности  персональных данных вообще и работников в частности предусмотрены не только национальным законодательством, но и международными актами.

Статья 12 Всеобщей декларации прав человека 1948 года гласит «Никто не может подвергаться произвольному вмешательству в  его личную и семейную жизнь… Каждый человек имеет право на защиту закона от такого вмешательства или  таких посягательств»1. Право на уважение к личной и семейной жизни содержится так же и в Конвенции о защите прав человека и основных свобод2. Эти международные правовые акты заложили основу создания национальных правовых систем.  Необходимо отметить, что принимались они спустя несколько лет после разрушительной Мировой войны, в то время, когда права человека были чем-то очень далеким от реальности. И, тем не менее, право неприкосновенности частной жизни (в том числе конфиденциальных сведений) было вписано в Декларацию как одно из основных.

В дальнейшем, когда в мировом сообществе происходила  серьезная борьба за закрепление  политических прав человека, право  неприкосновенности личной жизни было подтверждено Международным пактом о гражданских и политических правах3.

В 1995 году Содружеством Независимых Государств (в состав которого входит Россия) была принята Конвенция о правах и  основных свободах человека, закрепившая основные права на территории распавшегося Союза СССР. 4

Что касается Российской Федерации, то на сегодняшний  день сохранность конфиденциальных сведений на ее территории обеспечивается следующими нормативными актами.

Во-первых, это Конституция РФ1. В ее положениях признается не только само право на неприкосновенность личной жизни, личную и семейную тайну (ч.1 ст.23), но и обеспечивающие это право дополнительные гарантии. В соответствии со ст. 2 Конституции «человек, его права и свободы являются высшей ценностью. Признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина - обязанность государства». Т.о. Российская Федерация не только устанавливает право, но и обязуется защищать его; ставит интересы человека и гражданина на ступень выше, чем интересы государства, общества, либо общественных или коммерческих организаций. Согласно ч.1 ст. 15 Конституция РФ является документом прямого действия, т.е. ее нормы не требуют дополнительного признания и исполняются «как есть». Ч.4 ст. 15 признает Международные договоры (в т.ч. указанные Конвенции) источником права и отводит им главенствующую роль. Ч.1 ст. 24 запрещает сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия. И, наконец, согласно ст. 46 каждому гарантируется судебная защита его прав, в том числе в межгосударственных органах.

Кроме того, данную сферу регулирует Федеральный  Закон "Об информации, информатизации и защите информации"2. В частности ч.1 ст. 11 Закона определяет, что персональные данные являются конфиденциальной информацией, а ч.3 этой же статьи предупреждает о наступлении ответственности юридических и физических лиц за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

Персональные  данные отнесены к категории конфиденциальных сведений (в соответствии с ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации») и соответствующим Перечнем, который дает им следующее определение:  «сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность»3.

Сфера отношений, касающаяся персональных данных работника  регулируется гл.14 Трудового кодекса  Российской Федерации4. Где установлено понятие персональных данных работника, установлен порядок работы с ними и закрепляется ответственность работодателя за нарушение соответствующих норм.

Понятие персональных данных, их отграничение от другой информации

 

В Трудовом кодексе впервые появилась специальная  глава, посвященная защите персональных данных работника (ст. 85-90). Работодатель всегда собирал данные о личности работника. Для этой цели использовались "Личный листок" и различные  анкеты, а также письменные характеристики и т.д. Однако официальная правовая регламентация обработки этих данных, доступная работнику, отсутствовала.

В ст. 85 ТК и последующих статьях настоящей  главы применительно к трудовым отношениям получили конкретизацию  конституционные положения о  праве каждого на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго  имени (ст. 23 Конституции РФ)1.

В Трудовом кодексе под персональными данными  работника понимается информация, необходимая  работодателю в связи с трудовыми  отношениями и касающаяся конкретного  работника (ч.1 ст.85 ТК РФ).

Легко заметить, что под это определение можно  подвести любую информацию о работнике. И работодатели нередко собирают о сотруднике всю информацию, мотивируя это тем, что хотят иметь максимально полное представление о нем.

Довольно  часто от работника требуют сообщить исчерпывающую информацию о его  семейном положении и ближайших  родственниках, о жилищных условиях, состоянии здоровья, о фактах привлечения  к уголовной ответственности, о  наличии постоянной регистрации  по месту жительства и многое другое. Но такого рода информация никаким  образом не относится к трудовой деятельности работника. Наоборот, тем  самым работодатель переходит тонкую грань, отделяющую персональные данные от сведений, составляющих тайну частной  жизни, личную или семейную тайну  гражданина.

Среди документов и материалов, содержащих информацию, необходимую работодателю в связи  с трудовыми отношениями, основное место занимают:

1) документы,  предъявляемые при заключении  трудового договора (см. ст. 65 ТК);

2) документы  о составе семьи работника,  необходимые для предоставления  ему гарантий, связанных с выполнением  семейных обязанностей;

3) документы  о состоянии здоровья работника,  если в соответствии с законодательством  он должен пройти предварительный  и периодические медицинские  осмотры;

4) документы,  подтверждающие право на дополнительные  гарантии и компенсации по  определенным основаниям, предусмотренным  законодательством (об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне  воздействия радиации в связи  с аварией на Чернобыльской  АЭС и др.);

5) документ  о беременности работницы и  возрасте детей для предоставления  матери установленных законом  условий труда, гарантий и компенсаций.

Среди персональных данных работника должны быть трудовой договор, приказ (распоряжение) о приеме на работу, приказы (распоряжения) об изменении  условий трудового договора, его  прекращении, а также приказы (распоряжения) о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, примененных к работнику. В период действия трудового договора среди  персональных данных работника должна находиться его трудовая книжка1.

Для того чтобы установить, в каком объеме работодатель вправе получать от работника  информацию о его персональных данных, необходимо обратить внимание на очень  важное ограничение - это целевой  характер использования персональных данных. Обработка этого вида информации может производиться исключительно в целях, указанных в пункте 1 статьи 86 ТК РФ.

 

Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты.

Конфиденциальность, сохранность и защита персональных данных в отделе кадров обеспечивается отнесением их к служебной  тайне. Работа с персональными данными  должна быть организована в строгом  соответствии с требованиями к обработке  и хранению информации ограниченного  доступа. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в  случаях обезличивания их или  по истечении 75 – лет срока хранения, если иное не определено законом.

Персональные  данные содержатся в документации отдела кадров. Это:      

      • документы, связанные с подбором персонала;
      • документы, сопровождающие процесс оформления трудовых правоотношений  гражданина (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении и т.п.);
      • материалы анкетирования, тестирования, проведения собеседований с кандидатами на должность;
      • трудовые договоры, соглашения, устанавливающие взаимоотношения сторон;
      • подлинники и копии приказов по личному составу;
      • личные дела и трудовые книжки сотрудников;
      • дела, содержащие основания к приказам по личному составу;
      • дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям и т.п.;
      • справочно-информационный банк данных по персоналу - учетно-справочный аппарат (картотеки, журналы, базы данных и др.);                   
      • подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству предприятия, руководителям структурных подразделений и служб;
      • копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления, муниципальные и другие учреждения.

При работе с персональными данными сотрудниками отделов кадров должны соблюдаться  следующие основополагающие принципы по их защите:

    • личная ответственность руководства предприятия и работников отдела кадров за сохранность и конфиденциальность сведений о работе отдела и персональных данных, а также о носителях этой информации;
    • разбиение (дробление) персональных данных между разными руководителями предприятия и работниками отдела кадров;
    • наличия четкой разрешительной системы доступа руководства предприятия и  работников отдела кадров к документам, содержащим персональные данные;
    • проведения регулярных проверок наличия традиционных и электронных документов, дел и баз данных у работников отдела и кадровых документов в подразделениях предприятия.

 Главным здесь является четкая регламентация функций работников отдела кадров по разным видам документов, дел, карточек, журналов персонального учета и баз данных. Посторонние лица не должны знать распределение этих функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в отделе кадров. Под посторонними лицами понимаются не только злоумышленники или их сообщники, но и сотрудники предприятия, функциональные обязанности которых не связаны с работой отдела кадров. Следует также учитывать, что работник отдела кадров не должен быть осведомлен о порядке работы других сотрудников отдела.

Для этого  первый руководитель предприятия должен издать приказ о закреплении за работниками  отдела кадров определенных массивов документов, необходимого для информационного  обеспечения функций, указанных  в должностных инструкциях. Должна также быть схема доступа работников отдела кадров и руководящего состава  предприятия, структурных подразделений  к документам отдела, введена личная ответственность указанных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.

Не допускается, чтобы работник отдела кадров мог  знакомиться с любыми документами  и материалами отдела. Целесообразно, чтобы каждый из них был закреплен  за определенной группой персонала  предприятия и выполнял весь объем  функций от подбора кандидата  на вакантную должность до хранения документации.

В случае необходимости перераспределения  обязанностей среди работников отдела (например, при болезни одного из них) издается соответствующее распоряжение начальника отдела кадров, в котором  регламентируется характер изменений, их срок и дополнения к документам, делам и базам данных.

Следует соблюдать следующие особенности  обработки и хранения документов.

Приказы по личному составу составляются, оформляются и хранятся в отделе кадров, а не в делопроизводственной службе.

Операции  по оформлению, формированию, ведению  и хранению личных дел выполняются  одним работником отдела кадров, который  несет личную ответственность за сохранность документов в делах  и доступ к делам других работников.

Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований с кандидатами на должность, помещаются не в личное дело сотрудника, а в специальное дело с грифом «Строго конфиденциально». Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику.

Материалы тестирования работающих сотрудников, их аттестации формируются в отдельное  дело также с грифом строгой конфиденциальности. В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для его изъятия и нового местонахождения. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются начальником и работником отдела кадров. Замена документов в личном деле кем бы то ни было запрещена. Новые исправленные документы помещаются с ранее подшитыми.

Приказом  первого руководителя предприятия  должен быть установлен порядок выдачи и ознакомления руководящего состава  с личными делами сотрудников. Личные дела могут выдаваться только на рабочие  места первого руководителя предприятия, его заместителя по кадрам и начальника отдела (управления) кадров. Дела выдаются (в том числе начальнику отдела кадров или при наличии письменного  разрешения – работнику отдела) под роспись в контрольной карточке. При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений и включений в дело других документов или их подмены. Просмотр дела производится в присутствии руководителя. Передача личных дел руководителям через их секретарей или референтов не допускается.

Другие  руководители предприятия могут  знакомиться с личными делами (или при  отсутствии личных дел  – карточками формы Т-2 (Приложение 1)) только непосредственно подчиненных им сотрудников; к справочно-информационному банку данных и другой документации отдела кадров они не допускаются. Ознакомление с делами осуществляется в помещении отдела кадров под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Факт ознакомления фиксируется контрольной карточке личного дела. Работник предприятия вправе ознакомиться только со своим личным делом и трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в контрольной карточке.

Не менее  строгого контроля требует работа со справочно-информационным банком данных по персоналу предприятия (карточками, журналами и книгами персонального  учета сотрудников).

Отчетная  и справочная работа отдела формирует  каналы несанкционированного получения и незаконного использования персональных данных. В связи с Тим первым руководителем устанавливается: кто, когда, какие сведения и с какой целью может запрашивать в отделе кадров. И, что особенно важно – определяется порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут находиться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность.

На документах, выходящих за пределы отдела кадров, может ставиться гриф «конфиденциально» или «для служебного пользования». В отделе кадров обязательно остаются копии всех отчетных и справочных документов. Целесообразно, чтобы подлинники этих документов после минования в них надобности возвращались в отдел кадров для включения в дело вместо хранящейся там копии.

В структурных  подразделениях предприятия могут быть следующие документы, содержащие персональные данные:

    • журнал табельного учета с указанием должностей, фамилий и инициалов сотрудников (находится у работника, ведущего табельный учет, - табельщика),
    • штатное расписание (штатный формуляр) подразделения, в котором может дополнительно указываться, кто из сотрудников занимает ту или иную должность, вакантные должности (находится у руководителя подразделения),
    • дело с выписками из приказов по личному составу, касающимися персонала подразделения (находится у табельщика).

Руководитель  подразделения может иметь список сотрудников с указанием основных биографических данных каждого из них (год рождения, образование, местожительство, домашний телефон и др.). Все перечисленные документы следует хранить в соответствующих делах, включенных в номенклатуру дел и имеющих гриф ограничения доступа. Не реже одного раза в год работники отдела кадров проверяют наличие этих дел в подразделениях, их комплектность, правильность ведения и уничтожения.

В отделе кадров дела, картотеки, учетные журналы и книги учета хранятся в рабочее и нерабочее время в металлических запирающихся и опечатываемых шкафах. Работникам не разрешается при любом по продолжительности выходе из помещения оставлять какие-либо документы на рабочем столе или оставлять шкафы незапертыми. У каждого работника должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним дел и картотек. Трудовые книжки хранятся в сейфе. Оставлять на рабочем столе в нерабочее время документы, картотеки, служебные записи и другие материалы категорически запрещается.

Помимо  операций с документами работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетителей. Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, т.к. посетители могут представлять определенную угрозу информационной безопасности отдела кадров и физической безопасности работников отдела. Приемные часы должны быть разными для сотрудников предприятия и лиц, не входящих в эту категорию. В часы приема посетителей работники отдела не должны выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону.

На столе  работника, ведущего прием, не должно быть никаких документов, кроме тех, которые  касаются данного посетителя. Ответы на вопросы даются только лично тому лицу, которого они касаются. Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации, по телефону или факсу. Ответы на правомерные письменные запросы других учреждений и организаций даются в письменной форме и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений.

Подбор  персонала для работы в отделе кадров ведется с учетом требований, которые разработаны для должностей, связанных с владением и обработкой конфиденциальных сведений и документов. Здесь: анализ личностных и моральных качеств претендентов на должность; подписание обязательства о неразглашении защищаемых сведений; оформление приказом первого руководителя предприятия допуска к конфиденциальной информации; обучение правилам защиты конфиденциальной информации и регулярное инструктирование по отдельным вопросам защиты; контроль соблюдения действующих инструкций по работе с конфиденциальными документами.

Иными словами, порядок функционирования отдела кадров должен быть подчинен решению задач обеспечения безопасности персональных сведений, их защиты от разного рода злоумышленников1.

 

Передача персональных данных работников

 

Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена  государственным органам в порядке, установленном федеральным законом.

Работодатель  не вправе предоставлять персональные данные работника третьей стороне  без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это  необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных  федеральным законом.

В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом  на получение персональных данных работника  либо отсутствует письменное согласие работника на предоставление его  персональных сведений, работодатель обязан отказать в предоставлении персональных данных. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных.

Персональные  данные работника могут быть переданы представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом, в  том объеме, в каком это необходимо для выполнения указанными представителями  их функций.

Работодатель  обеспечивает ведение журнала учета  выданных персональных данных работников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем  запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в  предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.

В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом  или настоящим Положением на получение  информации, относящейся к персональным данным работника, работодатель обязан отказать лицу в выдаче информации. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается уведомление об отказе в  выдаче информации, копия уведомления  подшивается в личное дело работника.

 

 

Контроль  защиты информации

 

Взаимопонимание между работодателем и работниками не означает полной свободы в организации рабочих процессов и желании выполнять или не выполнять требования по защите конфиденциальной информации. С этой целью руководителям всех рангов и службе безопасности следует организовать регулярное наблюдение за работой персонала в части соблюдения ими требований по защите информации.

Основными формами контроля могут быть:

      • аттестация работников;
      • отчеты руководителей подразделений о работе подразделений и состоянии системы защиты информации;
      • регулярные проверки руководством фирмы и службой безопасности соблюдения работниками требований по защите информации;
      • самоконтроль.

Аттестация  работников представляется одной из наиболее действенных форм контроля их деятельности как в профессиональной сфере (исполнительность, ответственность, качество и эффективность выполняемой работы, профессиональный кругозор, организаторские способности, преданность делу организации и т. д.), так и в сфере соблюдения информационной безопасности фирмы.

В части  соблюдения требований по защите информации проверяется знание работником соответствующих нормативных и инструктивных документов, умение применять требования этих документов в практической деятельности, отсутствие нарушений в работе с конфиденциальными документами, умение общаться с посторонними лицами и т.д.

По результатам  аттестации издается приказ (распоряжение), в котором отражаются решения  аттестационной комиссии о поощрении, переаттестации, повышении в должности или увольнении сотрудников. Аттестационная комиссия может также выносить определение об отстранении сотрудника от работы с информацией и документами, составляющими секретными.

Другой  формой контроля является заслушивание руководителей структурных подразделений и руководителя службы безопасности на совещании у первого руководителя фирмы о состоянии системы защиты информации и выполнении ее требований работниками подразделений. Одновременно на совещании принимаются решения по фактам нарушения работниками установленных правил защиты секретов предприятия, организации и т.д.

Формой  контроля являются также регулярные проверки выполнения сотрудниками (в том числе хорошо работающими) правил работы с конфиденциальной информацией, документами и базами данных.

Проверки  проводятся руководителями структурных  подразделений и направлений, заместителями главного руководителя и работниками службы безопасности.

Проверки  могут быть плановыми и внеплановыми (внезапными). Внезапные проверки проводятся при возникновении малейшего  подозрения о разглашении или утечке информации.

Самоконтроль  состоит в проверке самими руководителями и исполнителями полноты и правильности выполнения ими действующих инструктивных положений, а также в немедленном информировании службы безопасности и непосредственного руководителя о фактах утери документов, утрате по какой-либо причине ценной информации, разглашении лично или другими сотрудниками сведений, являющихся секретными, нарушении работниками порядка защиты информации.

При работе с персоналом следует сосредоточивать  внимание не только на сотрудниках, работающих с конфиденциальной информацией. Под  контролем должны находиться также лица, не имеющие доступа к секретной информации. Следует учитывать, что эти работники могут быть посредниками в действиях злоумышленника: в проведении электронного шпионажа, создании условий для хищения документов, снятии с них копий и т.п.

Кроме того, необходимо помнить, что работники, владеющие конфиденциальной информацией, вынуждены действовать в рамках требований, регламентированных инструкцией по обеспечению режима конфиденциальности. Ограничение свободы человека в использовании информации может приводить к стрессам, нервным срывам. Сохранение чего-то в тайне противоречит потребности человека в общении путем обмена информацией. В связи с этим особенно важно, чтобы психологический настрой коллектива и отдельных работников всегда находился в центре внимания руководства  и службы безопасности.

Правовая защита персональных данных работника