Правовое регулирование документирования деятельности государственных учреждений

направление подготовки 

«Документационное обеспечение управления и архивоведение  »

Курсовая работа по документоведению

Правовое регулирование  документирования деятельности государственных  учреждений

Дата получения

Оценка

зачет, незачёт

Подпись преподавателя

Содержание

Введение

Необходимой составной  частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Особое внимание к этой сфере обусловлено тем, что переход России к рыночным отношениям, коренным образом изменив характер деятельности предприятий, наполнил новым содержанием и всю их деловую корреспонденцию. Документационное обеспечение необходимо в любом учреждении независимо от его организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

В документах закрепляются производственные отношения, как учреждения, так и его отношения с другими  учреждениями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. Поскольку делопроизводство является неотъемлемой частью управленческого труда, возникает необходимость качественной и быстрой обработки информации, которая может быть обеспечена только при условии оснащения рабочего места руководителя современными средствами связи и современной компьютерной техникой.

Актуальность  выбранной темы обусловлена тем, что в современных условиях значительного роста объема информации в государственных учреждениях, роль организации процесса создания и оформления документов, а также роль контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления в государственных учреждениях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Цель работы – изучение правового регулирования  документирования деятельности государственных учреждений. Для достижения поставленной цели сформулированы следующие задачи:

1. Изучить теоретические основы документирования деятельности государственных учреждений, основные правила составления и оформления документов;
2. Рассмотреть процесс организации документирования деятельности в государственных учреждениях и его основные составляющие;
3. Выявление проблем и путей совершенствования процесса документирования в государственных учреждениях.

Объектом работы является правовое регулирование документирования в государственных учреждениях, а предметом теоретические основы документирования, характеристика и реализация процесса документирования.

Теоретической базой исследования являются нормативные  акты, исследования и разработки, специализированная литература, касающиеся правового регулирования документирования деятельности государственных учреждений.

При написании  данной работы использован метод  системного анализа становления  и развития процесса документирования, а также метод сравнения и  аналогий.

Структура работы обусловлена предметом, целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, трех глав и заключения.

 Введение  раскрывает актуальность, определяет  степень научной разработки темы, цель, задачи, объект и предмет,  а также методы исследования, раскрывает теоретическую и практическую значимость работы.

В первой главе  рассматриваются теоретические  основы документирования деятельности государственных учреждений.

Вторая глава  посвящена рассмотрению процесса документирования, его основных правил и особенностей.

В третьей главе  представлены проблемы и пути совершенствования  документирования в государственных  учреждениях.

В заключении подводятся итоги исследования, формируются  окончательные выводы по рассматриваемой  теме.

1 Теоретические  основы документирования деятельности государственных учреждений

1.1 Сущность  и значение документирования  в деятельности государственных  учреждений

Документирование - это процесс создания и оформления документа. Необходимость фиксировать  информацию появилась у людей  в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звукозаписи и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.) [11, с. 35].

Древнейшей  техникой документирования было текстовое  рукописное письмо. В конце 20 века с  изобретением пишущей машинки для  документирования все больше стали  применяться средства механизации  труда. В течение 20 века канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов.

В настоящее  время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

Документирование  в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях  документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Законодательство  Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного  обеспечения учреждений организаций  и предприятий.

Федеральный закон  от 27.07.2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о  защите информации» регулирует отношения, возникающие [3]:

• при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;
• при применении информационных технологий;
• при обеспечении защиты информации.

Данный закон  определяет такие понятия, как документированная  информация, распространение информации и электронное сообщение. Федеральный  Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет обладателя информации, устанавливает право на доступ к информации.

Федеральный закон  от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной  цифровой подписи» обеспечивает правовые условия использования электронной  цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие настоящего Федерального закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях [1].

Федеральный закон  от 22.10.2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» устанавливает порядок  оформления, формирования и хранения дел, а также их дальнейшую передачу в архив Российской Федерации. Существенное значение для регламентации кадровой деятельности, ее документационного оформления, имеют статьи, в которых определены понятие и правовой режим персональных данных. Этим же Федеральным законом устанавливает порядок доступа к персональным данным. Персональные данные отнесены законом к категории конфиденциальной информации [2].

Организация работы с документами - это обеспечение  движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. В технологию работы с документами входит:

- прием и  первичная обработка документов;

- их предварительное  рассмотрение и распределение;

- регистрация  документов;

- контроль исполнения  документов;

- информационно-справочная работа;

- исполнение  документов;

- их отправка;

- систематизация (формирование дел) и текущее  хранение документов.

Таким образом, документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

1.2 Основные  правила составления и оформления документов

Основные правила  составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих  нормативно-методических документах - государственных стандартах, которые  являются основой для конкретизации  правил работы с документами в  каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение устанавливает  свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе [5, с. 42]:

• права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;
• состав применяемых в аппарате управленческих документов;
• компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;
• порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
• обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо  от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются  следующие основные требования:

• обеспечение юридической силы документа;
• создание условий для оперативного исполнения документов;
• возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);
• возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Действующие государственные  нормативно-технические документы  предназначены также для обеспечения  качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт, включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных  систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в  нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности. Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, определенный ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», который включает 29 наименований, таких как: государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; место составления или издания документа; гриф ограничения доступа к документу; адресат; гриф утверждения документа; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; печать; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа [8, с. 117].

Это максимальный перечень реквизитов, используемых при  составлении и оформлении документов, составляющих эту систему. Данный перечень реквизитов составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация, для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение данных требований обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контролем за, его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении [24, с. 108].

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов). Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления.

Таким образом, для унифицированной работы в  сфере документирования деятельности государственных учреждений государственным  стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации») установлены требования о составе реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

1.3 Требования, предъявляемые к процессу документирования  в государственных учреждениях

Упорядочение  процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления  документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие  документы изготавливаются на пишущих  машинках или компьютерах. Документы  должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

Согласно постановлению  Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1, 5 - 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) - 28 знаков. Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 - через один интервал. Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему [9, с. 78]:

• от границы левого поля печатают: реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».
• отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.
• отступив 32 печатных знака – реквизит «адресат».
• отступив 40 печатных знаков – реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения».
• отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные  средства – текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа. Документы изготавливают на бланках.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь  поля. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. Реквизиты, в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

• центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
• флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов [19, с. 51]:

• Общий бланк - используют для изготовления любых видов документов, кроме письма; в зависимости от учредительных документов организации включает в себя определенные реквизиты; на общем бланке предусмотрена нанесение меток для размещения реквизитов «дата» и «регистрационный номер» документа; бланк называется «общим», так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.
• Бланк письма - в зависимости от учредительных документов организации включает в себя определенные реквизиты (государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации); на бланке для писем наименований вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерческое предложение» или «деловое письмо».
• Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя определенные реквизиты. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкретных видов документов целесообразно создавать, если в организации применяется большое количество документов этих видов (например, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

В организации  субъектов Российской Федерации, имеющих  наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов. Возможно, создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды – на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных [15, с. 139].

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий  вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии. Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:

- наименование  вида бланка;

- дату поступления;

- номер сопроводительного документа;

- наименование  предприятия-изготовителя;

- серию и  номера гербовых бланков.

При выдаче бланков  делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

- наименование  вида бланка;

- количество  экземпляров;

- серию и номера бланков;

- наименование  структурного подразделения;

- фамилию и  инициалы должностного лица-получателя;

- расписку в  получении;

- примечание (отметка  об уничтожении и др.)

Согласно постановлению  Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта. На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться надежно в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназначенные для рассылки в другие организации или учреждения копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации – автора документа [4, с. 49].

Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных  подразделений, бланки должностных  лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации - автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименовании должности размещается ниже наименования организации - автора документа.

Расположение  реквизитов на бланках всех видов  предусмотрено государственным  стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все  реквизиты бланка располагаются  вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают площадь в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

Согласно действующему законодательству, изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изготовлении бланков. Не допускается [21, с. 207]:

• размещение на бланке только сокращенного наименования организации - автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;
• составление бланка на двух языках, но с различной формацией об организации - авторе;
• «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;
• размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государственной регистрации;
• произвольного расположения реквизитов бланка, не соответствующих требования государственного стандарта;
• размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения);
• размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

В заключение, можно  сделать вывод о том, что процесс  документирования в государственных  учреждениях, получения и обработки  информации, в составе управленческих документов организации всегда предполагает внутренние комплексы форм документов, имеющие некоторую специфику их составления и оформления. Каждая управленческая ситуация требует в конечном итоге своего оформления в документной форме. Создание собственных форм документов в любой организации, безусловно, необходимо, так как общеотраслевые и локальные унифицированные системы и формы документов не обеспечивают всех возникающих управленческих ситуаций готовыми комплектами форм документов.

2 Документирование  деятельности государственных учреждений

2.1 Организация  документирования деятельности государственных учреждений

Документооборот представляет собой сложный технологический  процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью  организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут  движения, который включает все инстанции  на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Документопотоки различают  по направлению и по отношению  к управленческому объекту. По направлению  выделяют горизонтальные потоки, связывающие  организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации. По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток учреждений складывается из [17, с. 135]:

• документов вышестоящих организаций. В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности.
• документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности.
• документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации.
• обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.