Правовой статус бухгалтерской службы, ее место в структуре управления организацией

  1. Правовой  статус бухгалтерской  службы, ее место  в структуре управления организацией.

Организация структурно состоит из множества  взаимосвязанных элементов, одни из которых осуществляют коммерческую (текущую, финансовую, инвестиционную) деятельность, а другие – управление ею. Но все они находятся в неразрывной  связи и представляют в совокупности систему управления.

      Одной из составляющих системы управления хозяйствующим субъектом является подсистема бухгалтерского учета, выделяющая в своей структуре финансовый, управленческий и налоговый учет с соответствующими информационными  потоками, которые характеризуются  наличием прямой и обратной связей.

      Бухгалтерский учет в информационной системе управления организаций может быть представлен  следующей схемой:

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Бухгалтерская (финансово-бухгалтерская) служба является частью единого механизма управления текущей, финансовой и инвестиционной деятельностью, которая тесно связана с другими подразделениями организации.

     Правовой  статус бухгалтерской службы регулируется нормативными документами, организационно-правовой формой и общей структурой управления организацией.

      Задачами  бухгалтерской (финансово- бухгалтерской) службы являются:

  • Организация взаимоотношений организации с другими субъектами хозяйствования;
  • Поиск внутренних и внешних краткосрочных и долгосрочных источников финансирования, выбор наиболее оптимального их сочетания;
  • Своевременное обеспечение финансовыми ресурсами текущей деятельности организации;
  • Эффективное использование финансовых ресурсов для достижения стратегических и тактических целей организации;
  • Сохранение и рациональное использование основного и оборотного капитала, собственного и заемного капитала;
  • Обеспечение своевременности платежей по обязательствам организации.

     Конкретными формами реализации задач финансово-бухгалтерской  службы является разработка учетной  политики, элементами которой являются:

  • Финансовая политика;
  • Кредитная политика;
  • Политика управления денежными потоками;
  • Амортизационная политика;
  • Дивидендная политика;
  • Политика формирования доходов и расходов;
  • Налоговая политика.

     Деятельность  бухгалтерской службы организации  осуществляется на основании самых  разнообразных документов: организационных, распорядительных, платежных, учетных. Так, в соответствии с Федеральным  законом «О бухгалтерском учете» все факты хозяйственной деятельности, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами, поэтому постановка бухгалтерского дела в узком смысле сводится к разработке правил оформления, приема, выдачи и хранения учетной документации на основании организационных и распорядительных документов и составлению ряда дополнительных, корректировке специализированных документов – регистров бухгалтерского и налогового учета и документов внутренней отчетности.

     Таким образом, организация бухгалтерского дела предполагает:

  • Разработку организационно-распорядительных документов (положения о бухгалтерии, должностных инструкций работников бухгалтерии, штатного расписания);
  • Составление графика документооборота организации;
  • Создание номенклатуры дел и организацию хранения документов;
  • Формирование кадровой политики бухгалтерии (порядка аттестации бухгалтеров, системы подбора персонала и повышения его квалификации);
  • Создание технологии обработки получаемой информации (переменяемая форма ведение учетного процесса).

     Для большинства учетных систем в  мировой практике характерно наличие  двух бухгалтерий: финансовой (общей) и  управленческой (аналитической, промышленной). Финансовой бухгалтерией решаются проблемы взаимоотношений фирмы с государством, банками, акционерами, поставщиками, покупателями и другими контрагентами. Организация  финансовой бухгалтерии, соответствующая  национальной учетной системе, в  той или иной степени регламентируется государством, а во многих случаях  и группой государств в лице межправительственных организаций. Работники финансовой бухгалтерии занимаются определением финансового и имущественного положения  фирмы, оценкой статей актива и пассива  баланса, размеров прибыли, направлениями ее использования. Финансовая бухгалтерия представляет информацию для опубликования в открытой печати.

     Управленческая (аналитическая, промышленная) бухгалтерия  направлена на решение внутренних проблем, связанных с повышением эффективности  работы в разрезе центров ответственности, сегментов деятельности. В управленческой бухгалтерии организует синтетический  и аналитический учет движения материальных активов, готовой продукции, расчетов с рабочими и служащими. Деятельность управленческой бухгалтерии не регламентируется государством. Основная ее цель заключается  в представлении информации и  ее анализе по центрам ответственности, прибыльности сегментов деятельности, обеспечение учета доходов (маржи) и расходов.

     Взаимодействие  бухгалтерии с другими структурными подразделениями организации определяется движением документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

     Возможны  два варианта организации учетного процесса:

  • централизованный;
  • децентрализованный.

     При централизации учетного процесса аппарат  бухгалтерской службы сосредоточен в главной бухгалтерии, где осуществляется ведение синтетического и аналитического учета на основании первичных  и сводных документов, поступающих  из отдельных подразделений организации. В самих подразделениях осуществляют лишь первичную регистрацию фактов хозяйственной деятельности.

     В случает децентрализации учетного процесса персонал бухгалтерской службы рассредоточен по отдельным производственным подразделениям организации, где осуществляется ведение аналитического и синтетиче6ского  учета, составляются отдельные балансы  и отчетность цехов, филиалов, структурных  подразделений. Главная бухгалтерия  в этом случае производит свод балансов подразделений, осуществляет консолидацию баланса и отчетности по организации, контроль за постановкой учета в отдельных подразделениях организации.

     Особенности построения учетного процесса как основы формирования структуры службы бухгалтерского дела.

       Рациональная организация бухгалтерского  учета – это система элементов  и средств наиболее оптимального  построения учетного процесса  с целью получения достоверной,  своевременной и уместной (полезной) для управления информации о  деятельности предприятия и осуществления  контроля за эффективностью использования  производственных ресурсов.

     Основные  элементы и средства системы организации  бухгалтерского учета:

     1. Рабочий план счетов бухгалтерского  учета.

     2. Регистры бухгалтерского учета.

     3. Первичные учетные документы.

     4. Внутренняя бухгалтерская отчетность.

     5. Документооборот.

     6. Использование средств механизации  и автоматизации учета.

     7. Построение учетного аппарата  и определение выполняемых им  функций.

     Ответственность за организацию бухгалтерского учета  в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации.

     Основными предпосылками рациональной организации  бухгалтерского учета является:

     изучение  организации, законоположений и  инструкций и других регламентирующих документов по учету и отчетности; установление наиболее рациональных взаимоотношений  производственных участков организации  с ее бухгалтерией; определение характера  и объема бухгалтерской информации; рациональное распределение труда  между работниками учетного аппарата.

     При изучении специфики функционирования организации необходимо установить ее организационно-правовую форму, организационную  структуру и структуру управления, определить наличие видов производств, видов хозяйственной деятельности, а также наличие структурных  подразделений и их территориальное  расположение. Изучению подлежат также  организационно-технологические особенности  и системы методов управления видами деятельности организации. Все  эти аспекты оказывают существенное влияние на организацию и построение учетного процесса, в частности на выбор рабочего плана счетов, других организационных, методических и технических  аспектов бухгалтерского учета при  разработке и принятии учетной политики организации.

     Например, знание организационной структуры, структуры вспомогательных, основных и обслуживающих производств  предопределяет возможность правильного  документооборота, рациональной расстановки  учетных работников и распределения  между ними объемов учетных работ. Знание технологии и организации  производства позволяет правильно  организовать учет затрат и выхода продукции, в практической деятельности использовать наиболее прогрессивные  методы производственного и системы  управленческого учета затрат на производство и т. д.

     При организации учета важным условием являются знание работниками бухгалтерской  службы законодательных актов и  инструктивных материалов, регламентирующих бухгалтерский учет и отчетность в РФ. Без знания общеустановленных  правил и принципов (вариантов) организации, методики и техники ведения бухгалтерского учета нельзя рационально организовать работу счетного аппарата и правильно  отражать хозяйственные операции.

     При организации бухгалтерского учета  необходимо установить наиболее рациональное взаимоотношение производственных подразделений с бухгалтерией. Эти  взаимоотношения должны обеспечить получение необходимой информации для контроля за ходом процессов  воспроизводства и управления хозяйственной деятельностью организации и ее сегментов.

     Рациональное  распределение труда между работниками  бухгалтерии означает составление  перечня учетных операций, подлежащих выполнению за месяц, и установление норм времени выполнения каждой операции работниками бухгалтерии. Для этого  разрабатывают план организации  бухгалтерского учета. Он включает:

     1. План документации – перечень  необходимых документов, график  документооборота.

     2. План инвентаризации – порядок,  сроки и количество проведения  инвентаризаций.

     3. План отчетности – определяют  калькуляционный период определения  финансовых результатов, сроки  составления и представления  отчетности.

     4. План технического оформления  учета – определяется форма  бухгалтерского учета.

     5. План организации труда и повышения  квалификации работников бухгалтерии  – определяют штат  работников и структуру бухгалтерии, дают должностную характеристику каждому работнику,  намечают мероприятия по повышению их квалификации.

     6. План (проект) корреспонденции счетов  рабочего плана счетов.

     7. План проверок и ревизий.

     8. Организация бухгалтерского архива.

     Количество  работников бухгалтерии и число  рабочих мест определяются масштабом  организации, количеством одновременно осуществляемых видов предпринимательской  деятельности и объемом бухгалтерской  информации по каждому направлению.

     В организации, осуществляющей предпринимательскую  деятельность по выпуску продукции  или занимающейся торговой деятельностью, бухгалтерской службой должны выполняться  операции:

     1. Кассовые.

     2. Расчеты с работниками по оплате  труда.

     3. Материально-производственных запасов.

     4. Расчеты с поставщиками и подрядчиками.

     5. Расчеты с покупателями и заказчиками.

     6. Расчеты с бюджетом по налогам  и сборам.

     7. Учет производственных затрат  и издержек обращения (в торговых  организациях). 

     Если  объем работ на участке является значительным, вместо 1-го рабочего места  создается группа, в которой заняты от 2 и более работников. 

     При необходимости в штат бухгалтерии  может вводиться должность заместителя главного бухгалтера, через которого осуществляется взаимодействие главного бухгалтера с работниками и группами. Функции, выполняемые бухгалтерскими службами, прямо вытекают из задач бухгалтерского учета, определяемых законом «О бухгалтерском учете». Они состоят из:

     1. Ведение бухгалтерского учета  в соответствии с требованиями  действующего законодательства  РФ.

     2. Организация документооборота и  обмена данными бухгалтерского  учета и отчетности с целью  обеспечения информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской  отчетности для контроля за соблюдением законодательства РФ.

     3. Оперативный и систематический  анализ данных бухгалтерского  учета и отчетности с целью  выявления внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

     Кроме того, в обязанности бухгалтерских  служб входит:

     1. Контроль за правильным и экономным  расходованием денежных средств,  материальных и  трудовых ресурсов.

     2. Обеспечение сохранности денежных  средств в процессе их получения,  хранения и использования.

     3. Контроль за сохранностью материальных ценностей в местах хранения и эксплуатации.

     4. Формирование рациональной схемы  документооборота со структурными  подразделениями организации, выделенными  на обособленный баланс.

     5. Начисление и выплата в установленные  сроки оплаты труда работникам, проведение расчетов с  работниками по иным основаниям.

     6. Своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе осуществления  предпринимательской деятельности.

     7. Своевременное проведение расчетов  с налоговыми органами.

     8. Участие в проведении инвентаризации  имущества и финансовых обязательств, своевременное и  правильное определение результатов инвентаризации и отражение их в учете.

     9. Проведение инструктажа материально-ответственных  лиц по вопросам учета и  сохранности  ценностей, находящихся на их ответственном хранении.

     10. Широкое применение современных  средств автоматизации при выполнении  учетно- вычислительных работ.

     11. Составление и представление  в установленном порядке и  в предусмотренные сроки бухгалтерской  и налоговой отчетности.

     12. Ведение массива нормативных  и других документов по вопросам  учета и отчетности, относящихся  к компетенции бухгалтерских  служб.

     13. Хранение документов в соответствии  с правилами организации государственного  архивного дела. 
 

     
 
 
 
 
  1. Организация документооборота в  бухгалтерской службе и в организации.

     Документ  есть закодированное определенным образом  и зафиксированное на специальном  носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной  жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

     Документооборот – движение документов на предприятии  от их создания или получения от других организаций до принятия к  учету, обработке и передачи в  архив (См. приложение №1).

     Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает  материальную ответственность работников за доверенные им ценности.[1]

     Бухгалтерскими  документами оформляются любые  хозяйственные операции в той  последовательности, в какой они  совершались. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов учета; юридическое обоснование бухгалтерских  записей, которые делают на основании  документов, имеющих доказательную  силу; использование документов для  текущего контроля и оперативного руководства  хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку  документы служат источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях (См. приложение №3).

     Все документы применяемые в настоящее  время в хозяйственной деятельности, могут быть подразделены по следующим  основным признакам:

  • По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения предприятия со своими контрагентами (платежные требования). Внутренние документы составляются на самом предприятии его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных операций (приходный кассовый ордер).
  • По объему отраженных хозяйственных операций – первичные и сводные документы. Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Сводные документы предназначены для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни).
  • По числу учитываемых позиций документы могут однострочными и многострочными. Однострочные документы содержат одну учетную позицию. Многострочные документы содержат две и более учетные позиции (платежная ведомость).
  • По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы). Эти документы разрежают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах. Оправдательные документы содержат информацию об исполнении распоряжения (отчет кассира, накладные, требования, приходный ордер). Эти документы отражают фактическое совершение операции, и содержащаяся в них информация заносится в учетные регистры. Документы бухгалтерского оформления предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет износа основных средств). Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных (разрешительных), оправдательных и документов бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость на оплату труда).
  • По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акт приемки-передачи основных средств). Денежные документы предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное требование-поручение). Расчетные документы используются для оформления расчетных взаимоотношений со своими контрагентами по внешним обязательствам (счет-фактура).
  • По способу заполнения – документы могут быть заполняемыми в ручную или с помощью электронных средств вычислительной техники.

     Первичные документы бухгалтерского характера  заполняются бухгалтером. К ним  относятся: различные справки, расчеты, разработочные ведомости и др. Информация, отраженная в этих документах, также заносится в учетные  регистры. Документы, отражающие вопросы  общего руководства предприятием и  его производственно-эксплуатационной деятельностью, составляются органами управления организации.

       Основные этапы документооборота:

     1. Составление и  оформление документов;

     Чтобы документы могли служить достоверным  основанием для бухгалтерских записей  и иметь юридическую силу, к  их составлению предъявляются определенные требования. Прежде всего, необходимо, чтобы документ был составлен  на бланке. Лишь при отсутствии бланков  допускается составление документа  на чистом листе бумаги.

     Бланки  документов изготавливают на белой  бумаге или на бумаге светлых тонов  формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается  использование бланков формата  А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

     Размер  полей бланка не менее мм:

     20 – левое;

     10 – правое;

     20 – верхнее;

     10 – нижнее.

     Написание документа производится чернилами, химическим карандашом, на пишущей  машинке или средствами механизации. Некоторые документы, например чеки, кассовые ордера и т.п., должны заполняться  только чернилами. Не разрешается заполнять  документы простым карандашом, так  как в таких документах легко  стереть написанное и заменить его  другим. Документ составляется по определенной форме, установленной для документов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и  цифры документа требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы  не допускать возможности различного их понимания и толкования. В документе  не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его подлинности и  правильности. Свободные строки и  графы на бланке документа необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано  или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках, кассовых ордерах  и др.) сумму требуется указывать  не только цифрами, но и прописью, т.е. словами. Документ должен быть снабжен  всеми подписями, необходимыми для  оформления регистрируемой операции и  придания документу юридической  силы. Подписывать документ следует  разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность  дающего подпись.

     Отсюда  вытекает общее правило составления  документов.

     Для правильного составления документа  необходимо:

  • Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;
  • Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;
  • Точно и ясно излагать содержание документа;
  • Четко и разборчиво писать текст и цифры;
  • Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;
  • Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;
  • Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

     Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с совершением  операции либо непосредственно вслед  за ее совершением. Своевременность  составления документов является важнейшим  условием правильности отражения операций в документах и своевременности  записей их в учетных регистрах.

     Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями). Это выполняется  обычно автоматически одновременно с составлением документа путем  оттиска через подложенную под  него копировальную бумагу.

     Копии документов используются для различных  целей. Так, при акцептной форме  расчетов за отгруженную продукцию  поставщик выписывает несколько  экземпляров счетов — платежных  требований для направления их в  различные адреса (банку, покупателю).

     При составлении документов могут быть допущены ошибки.

     Ошибки  в документах исправляются следующим  образом. Подлежащие исправлению ошибочные  слова и числа (суммы) зачеркиваются  аккуратно тонкой чертой так, чтобы  можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым делается правильная запись. При этом если в числе (сумме) неправильна только одна цифра, то нельзя ограничиться исправлением одной этой цифры, а надо исправить все число. Например, вместо 725 написано ошибочно 727. В этом случае нельзя зачеркнуть только цифру 7 и надписать над  ней цифру 5, а необходимо зачеркнуть все число 727 и надписать над  ним 725.

     О произведенном исправлении на свободном  месте документа (внизу или на полях) делается оговорка, например "исправлено 725", которая заверяется лицами, подписавшими документ.

     В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление ошибок не допускается вовсе. Если в таком  документе допущена ошибка, он выписывается заново на другом бланке.

     Так как документы имеют большое  значение не только в учете, но и  во всей хозяйственной деятельности, то в отношении качества документов, особенно своевременности и правильности их составления и оформления, существует строгий порядок.

     За  нарушение порядка составления  документов отвечают, прежде всего, те лица, которые их составляют и оформляют  своими подписями. Еще большая ответственность  ложится на аппарат бухгалтерии, получающий эти документы, всесторонне  проверяющий их и делающий на их основании учетные записи. Особая ответственность возлагается на главного или старшего бухгалтера как  руководителя учета. Старший бухгалтер  несет материальную, дисциплинарную или уголовную ответственность  за неправильное либо небрежное составление  и оформление документов, утерю или  порчу их, за оформление документов на отпуск материальных ценностей с  нарушением установленного порядка  и т.п. (См. приложение №2).

     В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных Баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

     Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.

     Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

     Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации, Система организационно-распорядительной документации», Система ОРД «Требования к оформлению документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации (См. приложение №4).

    1. Прием и регистрация документов;

     На  предприятии различают три основных потока документации:

  • входящие документы, поступающие из других организаций;
  • исходящие документы, отправляемые в другие организации;
  • внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

     Все документы, поступающие на предприятие  проходят: первичную обработку, предварительное  рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

     Служба  документационного обеспечения  управления, которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным  структурным подразделением, так  и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.

     Конверты  от поступающих документов оставляют  в том случае, кода по конверту можно  определить адрес отправителя, время  отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично”  и в адрес общественных организаций.

     Предварительное рассмотрение документов проводится с  целью распределения поступивших  документов на:

  • направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;
  • направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

     Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую  оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это  позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым  могут принимать ответственные  исполнители.

     На  рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

     Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления. Если документ должен исполняться несколькими  подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

     Документы, подлежащие отправке в другую организацию  сортируют, упаковывают, оформляют  как почтовое отправление и сдают  в отделение связи. Перед упаковкой  обязательно проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров  количеству адресатов. Неправильно  оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником и датируется.

     Исходящие документы должны обрабатываться и  отправляться в день регистрации.

     Внутренние  документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной  форме.

     Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получеия".

     Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт юридическую  силу документу, так как фиксирует  факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так  как факт получения не подтверждён.

     Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

     Регистрации подлежат все документы, требующие  специального учета, исполнения и использования  в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс  регистрации - это снятие с документа  показателей (реквизитов) и занесение  их в определённую регистрационную  форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для  создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая  система по всем документам организации (фирмы).

     Каждый  документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно  меньше учётного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении  документа в организацию.

     Документы регистрируются один раз. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится, децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

     Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

     Из  документа в процессе регистрации  в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

     - дата получения;

     - входящий № (индекс);

     - дата документа;

     - индекс документа;

     - регистрационный номер документа;

     - автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;

     - заголовок (о чем документ);

     - резолюция;

     - срок исполнения;

     - исполнитель (кто с ним работает);

  • ход исполнения;

     - № дела (куда документ помещен после исполнения)

     При регистрации отдельных видов  документов, например обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные  формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений  граждан записывается их адрес.

     Учреждение  имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

     Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная.

     Журнальная  система регистрации нужна только тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, Документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

Правовой статус бухгалтерской службы, ее место в структуре управления организацией