Правовые основы закупок

Содержание  

Введение. 3

§1. Сущность закупочной логистики. 4

§2. Задачи закупочной логистики. 6

2.1. Задача «сделать  или купить». 7

2.2. Задача выбора  поставщика. 8

§3. Системы поставок «Точно в срок» и «Kanban». 9

§4. Автоматизация  планирования закупок. 11

§5. Технология проведения бизнес процесса закупок. 14

§6 Правовые основы закупок. 20

6.1 Основные элементы  контракта. 20

6.2 Условия контракта. 21

Заключение. 23

Приложение 1. 24

Приложение 2. 25

Приложение 3. 26

Список литературы.. 27 

Введение  

Целью закупочной логистики  является удовлетворение потребностей торговой организации в товарах  с максимально возможной экономической  эффективностью. Эта цель может быть достигнута при соблюдении следующих  условий:

1. выдерживание обоснованных сроков закупки товаров и материалов
2. обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них
3. соблюдение требований производства и торговли по качеству материалов и товаров.

.           

 В данном реферате  будет рассмотрено сущность и  задачи закупочной логистики,  из которых более подробно  рассматриваются две основные  задачи. Это задача «сделать или  купить» и задача выбора поставщика. Так как закупочная логистика  изучает материальный поток в  целом, включая транспортировку  материала, то необходимо рассмотреть  способы доставки материала –  это система «Канбан» и «Точно в срок». Также для упрощения рабочей деятельности была создана автоматизированная система закупок, которая в данном реферате рассмотрена на примере программы закупок «Конкорд». Важным компонентом или составляющей является правовая сторона закупок, то есть непосредственно контракт. И наконец, в приложении 1,2 представлены варианты организационной структуры предприятия, включающую в себя службу закупок на предприятии, а в приложении 3 представлена схема документооборота “поставщик-предприятие” на основе генерального договора.

§1. Сущность закупочной логистики 

            Закупочная логистика – управление  материальными потоками в процессе  обеспечения предприятия материальными  ресурсами.           

 Значимым элементом  микрологистической системы является подсистема закупок, организующая вход материального потока в логистическую систему. Управление материальными потоками на данном этапе имеет известную специфику, что объясняет необходимость выделения закупочной логистики в отдельный раздел изучаемой дисциплины.           

 Любое предприятие,  как производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные  потоки, имеет в своем составе  службу, осуществляющую закупку,  доставку и временное хранение  предметов труда: сырья, полуфабрикатов  и др. Деятельность этой службы  может быть рассмотрена на  трех уровнях, так как служба  снабжения одновременно является:

• элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макрологистической системы, в которую входит предприятие;
• элементом микрологистической системы, т.е. одним из подразделений предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого предприятия;
• самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели.

            Рассмотрим цели функционирования  службы снабжения на каждом  из выделенных уровней:

1. Как элемент макрологистический системы служба снабжения устанавливает хозяйственные связи с поставщиками, согласовывая технико-технологические, экономические и методологические вопросы, связанные с поставкой товаров. Работая в контакте со службами сбыта поставщика и с транспортными организациями, служба снабжения обеспечивает «ввязывание» предприятия в макрологистическую систему.Идея логистики – получение дополнительной прибыли от согласованности действий всех участников, требует, чтобы персонал службы снабжения добивался реализации целей собственного предприятия не как изолированного объекта, а как звена всей логистической системы.

            Логистическая интеграция с поставщиками достигается за счет комплекса мер экономического, технологического, технического и методологического характера. В основе интеграции должна лежать ориентация на хорошие партнерские отношения, ориентация на готовность сделать встречный шаг даже тогда, когда это не приносит никакой прибыли. В логистике отношения с поставщиками должны строиться на следующих принципах:

• Обращаться с поставщиками также, как и с клиентами фирмы
• Не забывать на деле демонстрировать общность интересов
• Знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций
• Проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у поставщика
• Соблюдать принятые на себя обязательства
• Учитывать в деловой практике интересы поставщика

1. Служба снабжения, являясь элементом организовавшего ее предприятия, должна органически вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи снабжение-производство-сбыт. Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой снабжения и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом. Современные системы организации производства и материально-технического обеспечения (например, система МРП или КОНКОРД) обеспечивают возможность согласования и оперативной корректировки планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев в масштабе предприятия с учетом постоянных изменений в реальном масштабе времени.           

 Цепь снабжение-производство-сбыт должна строиться на основе современной концепции маркетинга, то есть в начале должна разрабатываться стратегия сбыта, затем исходя из нее, стратегия развития производства, и уже затем – стратегия снабжения производства. Следует отметить, что маркетинг намечает данную задачу лишь в концептуальном плане. Научный инструментарий маркетинга, нацеленный на всестороннее исследование рынка сбыта, не выработал методов, позволяющих решать задачи технико-технологической согласованности с поставщиками в зависимости от соответствующих требований, выявленных при изучении рынка сбыта. Маркетинг не предполагает также и методов системной организации всех участников процесса продвижения материалов от первичного источника сырья вплоть до конечного потребителя. В этом плане логистика развивает маркетинговый подход к предпринимательской деятельности, нарабатывает методы, позволяющие реализовывать концепцию маркетинга, существенно расширяет и дополняет саму концепцию.

1. Эффективность функционирования службы снабжения, возможность реализации перечисленных целей, как на уровне предприятия, так и на уровне макрологистики, в существенной степени зависит от системной организации самой службы снабжения.

§2. Задачи закупочной логистики 

            Основные вопросы, на которые  следует ответить в процессе  обеспечения предприятия предметами  труда, традиционны и определяются  логикой снабжения:

v  что закупить;

v  сколько закупить;

v  у кого закупить;

v  на каких условиях закупить.           

 К традиционному  перечню логистика добавляет  свои вопросы:

v  как системно увязать закупки с производством и сбытом;

v  как системно увязать деятельность предприятия с поставщиками.            

 Обозначенный  круг вопросов закупочной логистики  определяет состав решаемых в  данной функциональной области  задач и характер выполняемых  работ.           

 Рассмотрим задачи  и работы, относящиеся к закупочной  логистике:

1. Определение потребности в материальных ресурсах. В процессе определения потребности в материальных ресурсах необходимо идентифицировать внутрифирменных потребителей материальных ресурсов. Затем выполняется расчет потребности в материальных ресурсах. При этом устанавливаются требования к весу, размеру и другим параметрам поставок, а также к сервису поставок. Далее разрабатываются планы – графики и спецификации на каждую позицию номенклатуры и (или) номенклатурные группы. Для потребляемых материальных ресурсов может решаться задача «сделать или купить», рассмотренная в пункте 2.1. этого параграфа.
2. Исследование рынка закупок. Исследование рынка закупок начинают с анализа поведения рынка поставщиков. При этом необходимо идентифицировать всех возможных поставщиков по непосредственным рынкам, рынкам заменителей и новым рынкам. Далее следует предварительная оценка всех возможных источников закупаемых материальных ресурсов, а также анализ рисков, связанных с выходом на конкретных рынок.
3. Выбор поставщиков. Включает поиск информации о поставщиках, поиск оптимального поставщика, оценку результатов работы с выбранными поставщиками (более подробно задача выбора поставщика рассматривается в пункте 2.2. данного параграфа).
4. Осуществление закупок. Реализация данной функции начинается с проведения переговоров, которые должны завершиться оформлением договорных отношений, то есть заключением контракта. Договорные отношение формируют хозяйственные связи, рационализация которых также является задачей логистики. Осуществление закупок включает в себя выбор метода закупок, разработку условий поставки и оплаты, а также организацию транспортировки материальных ресурсов. При этом составляются графики поставки, осуществляется экспедирование, возможно, организуются таможенные процедуры. Завершаются закупки организацией приемного контроля.
5. Контроль поставок. Одной из значимых задач контроля поставок является контроль качества поставки, то есть учет количества рекламаций и брака. Контроль поставок включает в себя также отслеживание сроков поставки (количество ранних поставок или опозданий), отслеживание сроков оформления заказа, сроков транспортировки, а также контроль состояния запасов материальных ресурсов.
6. Подготовка бюджета закупок. Существенной частью закупочной деятельности являются экономические расчеты, так необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы и решения. При этом определяют следующие виды затрат:

• затраты на выполнение заказа по основным видам материальных ресурсов;
• затраты на транспортировку, экспедирование и страхование;
• затраты на грузопереработку;
• затраты по контролю за соблюдением условий договора поставки;
• затраты на приемку и проверку материальных ресурсов;
• затрат на поиск информации о потенциальных поставщиках.

      В рамках проведения экономических  расчетов к задачам закупочной  логистики следует отнести расчет  издержек из-за дефицита материальных  ресурсов.

7. Координация и системная взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками. Эта специфическая задача закупочной логистики, решаемая, как было отмечено выше, посредством организации системной взаимосвязи закупок с производством и сбытом, а также тесных связей с поставщиками в области планирования, экономики, техники и технологии.

2.1. Задача  «сделать или купить» 

            В закупочной логистике к  задаче типа «сделать или купить»  относится принятие одного из  двух альтернативных решений:

• самостоятельно формировать ассортимент, закупая ресурсы непосредственно у изготовителя;
• закупать товарные ресурсы у посредника, который специализируется на разукрупнении производственных партий, формировании широкого ассортимента и поставках его потребителям в скомплектованном виде.

            Рассмотрим возможные причины,  по которым закупка у посредника  может оказаться более выгодной, чем непосредственно у изготовителя:

1. Закупая товарные ресурсы у посредника, предприятие, как правило, имеет возможность приобрести широкий ассортимент небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента.
2. Цена товара у посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя. Предположим, изготовитель реализует товар по следующим ценам:

            а) для мелкооптовых покупателей  – 10 руб. за единицу;           

 б) для крупнооптовых покупателей – 8 руб. за единицу.           

 Посредник, закупив  крупную партию по 8 руб., разукрупняет  ее и реализует мелкооптовым  покупателям с 12% наценкой, то  есть 8,96 руб. за единицу. Посредник  может позволить себе это, так  как он специализируется на  разукрупнении партий. Изготовителю разукрупнение обходится дороже, и он вынужден продавать мелкооптовые партии по цене 10 руб., а не по 8,96 руб.

3. Изготовитель  товара может располагаться территориально  на более отдаленном расстоянии, чем посредник. Дополнительные  транспортные расходы в этом  случае могут превысить разницу  в ценах изготовителя и посредника.  

2.2. Задача  выбора поставщика 

Одной из основных проблем, возникающих при закупке  товара, является выбор поставщика. Важность ее объясняется не только тем, что на современном рынке  функционирует большое количество поставщиков одинаковых товаров, но главным образом тем, что поставщик  должен быть надежным партнером фирмы  в реализации ее логистической стратегии.

Рассмотрим основные этапы выбора поставщика.

1. Определение и оценка требований покупателей к количеству, качеству, срокам поставки и сервису, прилагаемому к товару.
2. Определение типа закупок: установившиеся (постоянные) закупки, модифицированные закупки (в которых меняется поставщик или параметры закупаемых товаров), новые закупки (закупки, связанные с изменением конъюнктуры рынка).
3. Анализ поведения рынка. Поставщик может функционировать в различной рыночной среде и типе рынка: монополистическом, олигополистическом, высококонкурентном. Знание и анализ рынка поставщиков помогают логистическому персоналу фирмы определить количество возможных поставщиков, позицию на рынке, профессионализм и другие факторы, позволяющие правильно организовать закупки.
4. Идентификация всех возможных поставщиков и их предварительная оценка.
5. После отбора наиболее подходящих поставщиков продукции происходит окончательный выбор поставщика. При этом используется метод многокритериальной оценки, включающий такие показатели как уровень цены, надежность поставок, качество сопутствующего сервиса и др.
6. Реализация процесса поставок конкретной номенклатуры товаров от поставщика посреднической фирме: оформление договорных отношений, передача прав собственности на продукцию, транспортировка, грузопереработка, хранение, складирование и т.п.
7. Контроль и оценка выполнения закупок. После завершения процесса доставки должен быть организован входной контроль качества продукции (данная процедура для надежных поставщиков, особенно при применении технологии JIT, может отсутствовать). Эффективность управления закупками оценивается в результате непрерывного контроля и аудита выполнения условий договоров по срокам, ценам, параметрам поставок, качеству продукции и сервиса.      

§3. Системы  поставок «Точно в срок» и «Kanban»  

            В этом параграфе будут  рассмотрены методы закупок «Kanban» и «J.I.T.».           

 Распределение  программ производства, снабжения  и сбыта, работающих строго  по графику («Канбан» и «Точно в срок») – это результат совершенствования методов производства товаров и доставки их на рынок. Взаимосвязь и взаимозависимость всех логистических элементов, включая транспорт, обусловили необходимость комплексного подхода к их дальнейшему развитию, на базе которого и происходило формирование инновационных транспортных систем сбора и распределения материальной продукции. Подготовка к внедрению вышеуказанных программ заключалась в таких мерах, как: налаживание высококачественного и надежного производства; перепланировка производственных помещений и настройка их на эффективную работу (включая улучшение работы по сбору заказов потребителей): внедрение современных информационных систем, обеспечивающих текущее управление и контроль всего логистического процесса в реальном масштабе времени, и, наконец, обеспечение надежной транспортировки грузов.

Первые три пункта подготовительных мероприятий обычно осуществляются производственными  и реже посредническими фирмами. Перевозки же полностью или частично выполняются транспортными предприятиями  общего пользования. Поскольку все  элементы логистических каналов, функционирующих по вышеуказанным программам, должны работать почти идеально, чтобы избежать остановки производственного процесса или исчерпания запасов у потребителей, поскольку непосредственный контроль за движением товарно-материальных ценностей является основным объектом пристального внимания. Из этого следует, что транспорт представляет собой важное звено логистической системы: он должен обладать рядом необходимых свойств и удовлетворять определенным требованиям в целях создания инновационных систем сбора и распределения грузов. Прежде всего, транспорт должен быть достаточно гибким, чтобы обеспечивать перевозочный процесс, подвергающийся еженедельной или даже ежедневной корректировке, гарантировать частую и круглосуточную доставку грузов в разбросанные и отдаленные пункты, надежно обслуживать клиентуру с целью избежания остановки работы предприятия или дефицита у заказчика. Одновременно транспорт должен обладать способностью перевозить небольшие партии грузов через короткие интервалы времени в соответствии с меняющимися запросами пользователя и условиями мелкосерийного производства. Основными организационными структурами, отвечающими вышеуказанным требованиям, стали региональные транспортные компании по сбору и распределению грузов, обеспечивающие перевозки на небольшие расстояния к торговой зоне. Такие компании обычно осуществляют перевозки грузов малыми партиями и дают экономию затрат за счет использования собственного терминала по сбору и распределению грузов вместо распределительного центра промышленной фирмы, обслуживающего некоторый регион и несущего расходы по содержанию запасов.

Стремление иметь  логистические системы с более высоким уровнем обслуживания и низким уровнем запасов товарно-материальных ценностей на длинных линиях снабжения привело к возникновению различных вариантов управления этими системами, а именно: к изменению традиционных способов консолидации грузов, выполнению операций на вблизи расположенных складах, осуществлению новых видов услуг по сбору и распределению грузов, а также объединению систем поставщиков и производителей. При традиционных способах оказания услуг сокращение времени доставки грузов достигается путем комбинирования быстрого обслуживания клиентуры транспортными компаниями общего пользования и специальной ускоренной обработки грузов в пунктах их объединения.

Позитивная сторона (для поставщиков и производителей) данного способа обслуживания заключается  в простоте изменения вида услуг  и размера партий грузов, доставляемых транспортными фирмами, и возможности  приспосабливать логистические операции к потребностям предприятия в поставках на повседневной основе.

Самый современный  вариант логистического обслуживания клиентуры по программе «Точно в срок» (при дальних расстояниях перевозок грузов) – это интегрированные системы снабжения поставщика и производителя, появившиеся благодаря внедрению в хозяйственную практику фирм электроники. В таких системах имеются новейшие типы ЭВМ, связанные с центральной ЭВМ распределения, которая выдает данные о наличии запасов товарно-материальных ценностей, в том числе в пунктах укрупнения партий груза и на всем пути следования.

Несмотря на то, что отдельные элементы логистической системы (транспорт, пункты обработки грузов, средства связи и т.д.) могли бы принадлежать поставщикам и производителям на индивидуальной или совместной основе, фактически в первые годы зарождения системы современных услуг за большинством элементов сохранялась прежняя собственность, а их деятельность координировалась при помощи электронной техники, являющейся общей собственностью. В дальнейшем стала проявляться тенденция к совместному владению поставщиками и производителями некоторыми элементами логистических систем, работающих по программе «Точно в срок» (или осуществлению совместного контроля). Особенно это стало характерным для корпораций с вертикально интегрированными филиалами, поставляющими материалы другим дочерним фирмам, а также партнерам совместных предприятий, участвующим в разработке новейших технологий.

Таким образом, исследование новых логистических систем сбора и распределения грузов показали, что они получили широкое распространение в развитых странах с рыночной экономикой, став с точки зрения затрат и уровня обслуживания эффективными альтернативами прежним системам транспортного сервиса.

§4. Автоматизация  планирования закупок 

Эффективность управления предприятием во многом зависит от умения правильно распорядиться  ограниченными оборотными средствами. Это особенно актуально в современных  условиях только налаживающейся стабильности экономики. Важнейшей стороной управления оборотными средствами является возможность  принимать своевременные и оптимальные  решения по планированию закупочной деятельности, эффективному подстраиванию ее под пакет заказов покупателей с учетом динамики будущих поставок, прогнозируемого уровня продаж, текущего состояния складов и уже сформированных заказов на поставки.

В условиях небольшого предприятия соответствующие решения  относительно несложно принимать “из  головы”, основываясь на здравом  смысле и общем понимании состояния  дел на собственном предприятии. Однако на крупных предприятиях, имеющих  множество заказов широкого ассортимента от большого числа потребителей, такая  информация уже не может уместиться даже в самой светлой голове. Для  эффективного управления становится необходимой  группировка заказов по номенклатуре, их распределение во времени и  по поставщикам, что довольно сложно и при решении традиционными  методами может приводить к распылению и неэффективному использованию  оборотных средств, не говоря уже  о возможных срывах поставок, часто  влекущих за собой существенные штрафные санкции. Здесь при принятии решений  на помощь могут прийти средства автоматизации: компьютерная техника и специальное  программное обеспечение. Многие западные экономисты, основываясь на анализе  соответствующей статистики, именно им отводят важнейшую роль при  осуществлении целенаправленной деятельности по корректировке уровня запасов  и их оптимизации.

К сожалению, на текущий  момент в большинстве представленных на российском рынке систем автоматизации  пока достаточно успешно решаются лишь задачи текущего оперативного и бухгалтерского учета, отражающие движение финансовых и товарных потоков предприятия  лишь по факту их совершения. В лучшем случае поддерживается лишь относительно небольшой перечень задач бюджетирования. Функции же планирования, особенно планирования закупок товара пока в большей части разработок остаются в стороне.

В этой связи определенный интерес представляют системы, поддерживающие западные стандарты MRP1, MRP2, в соответствии с которыми информационные системы  должны не только поддерживать функции  учета уже совершившихся фактов товародвижения, но и обеспечивать планирование процесса закупок необходимых  товаров у поставщиков, основываясь  на уровне запасов товара, имеющегося в наличии, заказов покупателей, прогнозируемых продаж, производственных мощностей.

В качестве примера  комплексного решения задач логистики  рассмотрим систему “КОНКОРД” (Concord XAL), представляемую на российском рынке фирмой Columbus IT Partner. Она содержит необходимые функции по автоматическому формированию предложений на закупку товара и внесению изменений в существующие заказы на закупки у поставщиков, а также может предоставлять пользователю информацию для анализа существующих заказов покупателей и оценки возможностей их своевременного выполнения.

При проведении оценки потребностей система позволяет  учитывать, следует ли пополнять  запасы исходя из оценки общей потребности  за указанный пользователем период, нужно ли формировать отдельные  предложения по каждому зарегистрированному  в системе заказу, следует ли ограничивать поставку при достижении установленного минимума (максимума) запаса товара, выбирать срок инициации закупки и т.д.

Следует отметить, что “КОНКОРД” позволяет готовить предложения организационного характера. Например, система может порекомендовать  сократить срок поставки, ускорить выполнение оформленных закупок, увеличить  объем уже сделанных закупок  вместо создания дополнительных и пр. При ряде условий могут быть сформированы предложения по корректировке поставок и производственных планов, а также  указания на целесообразность поиска других поставщиков товарно-материальных ценностей.

Этапы планирования закупок

Задача автоматического  расчета потребностей в системе  “КОНКОРД” предполагает выполнение следующих основных этапов:

• задание схемы планирования;
• проведение расчета потребностей;
• использование результатов расчета потребностей в формировании закупок.

Для автоматического  расчета потребностей используются сведения об уровне товарных запасов  из складской картотеки, а способы  расчета регулируются параметрами  управления автоматического расчета  потребностей, устанавливаемых в  подсистеме автоматизации складского учета. На результате обработки этих данных с помощью специальных  функций расчета потребностей для  одного или группы товаров модуля “Склад” автоматически формируются  предложения на закупку товаров  и большой набор экранных форм и отчетов по результатам расчёта  потребностей. В результате их анализа  пользователь принимает решение  одобрить или не одобрять сформированные системой предложения.

Основной информационной базой для выполнения расчетов является набор параметров, сопоставляемых с  каждой номенклатурной единицей. В  соответствии с ними система рассчитывает потребности в закупках, необходимых  для выполнения совокупности заказов. Оценивая потребность в товаре (сырье, комплектующих и т. д.), система  осуществляет интегральный анализ наличия  данного товара на складе, размеров заказов, поступивших от клиентов, ожидаемых  поставок товара, его ожидаемого потребления  в качестве производственного компонента и т. п.