Оглавление 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

   В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

   Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

   Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия^1. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

     Рационализации документационного  обеспечения управления  в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

   Принцип работы по информационно-документационному  обслуживанию сводится к набору одних  и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

   К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

   Вместе  с тем, правильное составление и  оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

   Актуальность  выбранной темы обуславливается  недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

  Задачей изучения вопроса является проведение исследование и анализ маршрута движения документов на предприятии, а также изучение проблемы рационализации маршрута их движения.

  Объект  изучения: документооборот, как упорядоченная  система движения совокупности документов необходимых для процесса управления по необходимым инстанциям.

  Способы исследования: анализ маршрута движения документов, а также рассмотрение проблемы его рационализации.

  Для этого необходимо: Во-первых, рассмотреть понятие документооборота и методики его рационализации. Во-вторых, провести анализ маршрутов движения документов, действующих на предприятии. В-третьих, привести предложения по рационализации маршрута документооборота.

Глава 1. Движение документов как часть информационного обмена на предприятия

     1.1. Понятие и организация документооборота

     Информационные  потоки в основной и наиболее важной своей части передаются, поступают  и трансформируются в виде документов. Каждое предприятие имеет свой документооборот².

     Документ  – носитель информации научно-технического, экономического, оперативно-производственного и административного характера. Документальная информация охватывает все стороны деятельности предприятия.

     Среди функций документа выделяются общие  и специальные³.

     К общим функциям документа относятся:

• информационная: любой документ создается для сохранения  информации,  ибо необходимость  зафиксировать   информацию – причина появления   любого документа;
• социальная: документ  является  социально  значимым  объектом,  поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;
• коммуникативная: документ  выступает  в  качестве  средства  связи  между отдельными  элементами  общественной   структуры,   в   частности   между учреждениями;
• культурная:  документ  -  средство  закрепления  и  передачи  культурных традиций,  что  лучше  всего   прослеживается   на   больших   комплексах документов, например в научно-технической документации находит  отражение уровень научного и технического развития общества.

     К специфическим функциям документа  относятся:

• управленческая: документ является инструментом управления; этой  функцией наделены так называемые  управленческие  документы  (плановые  документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально  создаваемые для реализации целей управления;
• правовая: документ является средством закрепления  и  изменения  правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены  законодательные и правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую  функцию на время (например, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ);
• функция исторического источника: документ выступает в качестве  источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе документов (примерно 12-14%) и только  после того, как документы выполнят  свои  оперативные  функции  и  поступят  на хранение в архив.

     Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело⁴.

     Документооборот является важным звеном делопроизводства , определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству , схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.

     Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил: ⁵

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т. д.);
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

   Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный принцип службы делопроизводства: специализацию, возможность централизованного выполнения однородных средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет  улучшить документационное обеспечение  аппарата управления за счет:

• прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
• ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

     Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

     Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

• характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
• маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);
• периодичность (стадии документооборота);
• направленность движения

   Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник⁶.

     Документопотоки различают по  направлению и по отношению  к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

   По  отношению к управленческому объекту в документообороте участвуют три категории документов:

• входящие документы;
• исходящие документы;
• внутренние документы.

   Они тесно взаимосвязаны, так как  информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т. д.

Рассмотрим  схему организации работы с этими документами ( Рис 1.1). ⁷

                                      Рис 1.1. Схема организации работы с документами

Входящий документопоток любой организации складывается из:⁹

• документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
• документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;
• документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
• обращений граждан – предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) – письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функции оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

              Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.

     Входящие  документы образуют три направления  движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

     Маршрут движения входящих документов зависит  и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, то есть на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

         Обработкой входящей корреспонденции занимается, как правило, специально уполномоченный сотрудник - секретарь, делопроизводитель, кадровик, если на него возложены такие функции. Или специальное подразделение (канцелярия, общий отдел и т. п.). Документы могут поступать в фирму по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

• прием;
• сортировка;
• рассмотрение руководством;
• направление исполнителям.

       Сначала нужно проверить правильность доставки и целостность упаковки  (если это почтовое отправление). Затем конверты вскрывают и   проверяют комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны    быть по описи, но они отсутствуют, нужно сообщить об этом   отправителю. На входящих документах проставляются дата поступления и   порядковый учетный номер. Затем документы нужно отсортировать по исполнителям.  Документы, адресованные руководителю фирмы или фирме, передаются  секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные в структурные подразделения, забирают и регистрируют соответствующие секретари. Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

   Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

   Если  нужно подготовить ответ на входящий запрос, то работа над ним строится по такой схеме:

• исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;
• проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем
• на согласование заинтересованным лицам;
• исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в
• окончательном виде;
• заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает
• его;
• ответ передается для отправки.

               Такая же схема (исключая первую  процедуру) действует и при   подготовке инициативных документов - запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п. Перед отправкой документа нужно:

• проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);
• проверить наличие необходимого числа копий;
• уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т.п)

          Некомплектные и неправильно оформленные документы нужно вернуть исполнителю на доработку. ¹⁰

          Работа с внутренними документам строится по той же схеме, что и работа с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение документ не  отправляется из фирмы, а передается на исполнение ответственным   сотрудникам.¹¹ Документы, затрагивающие права и интересы сотрудников, а также распорядительные документы рекомендуется визировать у юриста, а все финансовые документы – у главного бухгалтера.

     Служба  делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце – отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет: ¹²

• определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;
• определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
• разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
• установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;
• рассчитать численность службы делопроизводства.

     1.2. Рационализация движения документов

      Построение  рационального маршрута движения документов- основа эффективного информационного обеспечения. В маршрутах движения документов фиксируется прохождение документов по должностным лицам, и следовательно, отражается технологическая  взаимосвязь выполнения различных видов работ и операций.

        В основе рациональности маршрутов  движения лежит принцип прямоточности поступления документа.¹³ Этот принцип предполагает минимальное количество инстанций, которые проходит документ в процессе его разработки, оформления и использования.

    Как показывает практика, при организации  документооборота этот принцип не всегда реализуется.  Часто документы ( как  входящие, так и исходящие, а также внутренние) проходят излишне усложненный маршрут. Это отражается на качестве информации, снижается скорость ее прохождения, затрудняется процесс принятия правильного и во время принятого решения.

   Чтобы рационализировать документооборот, необходимо четко регламентировать маршруты  движения документов, утвердить согласованные правила для всех принятых делопроизводственных процедур, создать благоприятные организационно-технические условия для производительной работы сотрудников службы делопроизводства.  

Для оптимизации документооборота в организации строят технологические инструкции, карты, графики, оперограммы и т.п.

     Оперограмма — графическая интерпретация  процесса составления документа. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение должностных лиц и часы их приема¹⁴.

     При проектировании  нового маршрута необходимо обратить особое внимание на устранение излишних операций по согласованию или на изменение их последовательности. При замене последовательного согласования параллельного ( с дублированием первых экземпляров по числу должностных лиц, с которыми происходит согласование) затраты времени сокращаются примерно в три- четыре раза.

     Детальному  анализу должна также подвергаться повторяемость операций. Нерационально  использовать повторы записей, воспроизведение неиспользованных записей и др.

     Изменение конфигурации операционной сети позволяет  наглядно представить содержание и количество сокращенных операций, изменение хода работы над документами, уменьшение числа инстанций  его прохождения.

     Изменения, внесенные в работу над документом, позволяет упростить маршрут  движения и сократить время, так  как путь движения будет короче, более прямоточен, с меньшим числом операций.

     Процесс построения рационального движения документов неразрывно связан с разделением труда и установлением четкой ответственности должностных лиц за выполнение определенной работы и права подписи на тех или иных документах. Особое внимание необходимо уделить степени участия главного руководителя организации в работе над документами. Существуют документы, которые не требуют непосредственного участия, поскольку содержащаяся в них информация носит промежуточный характер. Аналогично решается вопрос и об участии специалистов в формировании документов.

        Проектирование рациональной схемы документооборота основывается на положениях, выработанных практикой делопроизводства и научной организацией управленческого труда.

Основные  цели анализа:

• повышение эффективности управленческой деятельности;
• ускорение движения документов;
• уменьшение трудоемкости обработки документов;
• исключение или ограничение возвратного движения документов;
• обусловленность  пребывания  документа  только необходимостью его обработки;
• соблюдение параллелизации движения документов;
• централизованность сведений о движении и исполнении документа;
• предусмотрение различных вариантов движения документов.