Предложения по рациональной организации управленческого труда

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………...…………...…………………3

1. Теоретические основы организации управленческого труда..................................5

    1.1 Организация управленческого труда...................................................................5

    1.2 Культура управленческого труда  и ее элементы................................................9

    1.3 Структура управленческого персонала.............................................................13

    1.4 Техника управления и автоматизации управленческого труда......................15  

    1.5 Особенности управленческого труда................................................................16 

    1.6 Критерии оценки уровня организации  труда управленческого персонала...20

2.  Особенности управленческого труда на ОАО «Первоуральский новотрубный завод»..............................................................................................................................23

    2.1 Характеристика ОАО «ПНТЗ»...........................................................................23

    2.2 Анализ организации труда начальника цеха №15 ОАО «ПНТЗ»...................25

3.   Предложения по рациональной  организации управленческого труда...............30

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…….....…………………………………………………….................33

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ..............…………………………………………...............34

Приложение 1.................................................................................................................35 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

     Разделение и кооперации труда в процессе развития производства привели к выделению не только особой функции общественного труда – управления производством, но и особого вида трудовой деятельности – управленческого труда. Он стал одной из составляющих общественно необходимых затрат труда на производство любого вида продукции или услуг.

     Работники управленческого труда играют роль деятельности любого предприятия или  организации. Непосредственно не создавая материальных благ или услуг, они  воздействуют на все стороны их производства – организационную, техническую, экономическую, социальную, принимая те или иные управленческие решения, от степени прогрессивности которых зависит эффективность работы предприятия. В свою очередь на работу и результативность управленческого труда решающим образом влияет его организация.

     Необходимость совершенствования организации  управленческого труда вызвала  появление различных терминов и  определений для обозначения  совокупных действий по улучшению качества управленческой деятельности. Одним из таких понятий является культура управленческого труда, являющаяся фактором повышения конкурентоспособности, эффективности производства и управления организацией.

    Объектом исследования выступил управленческий труд. В качестве предмета исследования – социально-психологические проблемы, связанные с организацией управленческого труда.

    Опираясь  на материалы, представленные в отечественной  и зарубежной литературе по проблемам организации управленческого труда, в рамках данной работы была поставлена следующая цель: выявление особенностей управленческого труда и его организация. И в связи с этим необходимо поставить ряд задач: 

    1. Рассмотреть особенности управленческого  труда;

    2. Определить структуру управленческого персонала;

    3. Изучить культуру управленческого труда и ее элементы;

    4. Рассмотреть организацию управленческого труда;

    5. Выделить критерии оценки управленческого труда;

    6. Проанализировать организацию труда  начальника цеха №15 ОАО «ПНТЗ». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА

    1.1  Организация управленческого труда 

    Цели  и содержание работы руководителя, специалиста следует рассматривать  с точки зрения организации в  целом и самого работника. Если цели деятельности работника определены нечетко или он плохо их себе представляет, можно говорить об отсутствии предпосылок для эффективной работы                [12. стр. 211].

    Готовность  руководителя, специалиста к эффективной  деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Рационально организовать умственный труд, создать благоприятные условия для повышения его эффективности — эти задачи приобретают сегодня особенно важное значение. В любой сфере умственный труд, помимо собственно мыслительной деятельности, содержит чисто организационные, технические элементы, определенная часть которых является обшей для многих профессий. Следовательно, проблемы организации личного труда работника можно изучать с точки зрение организации, используемых методов, принципов и приемов работы. Второй стороной организации личного труда являются техника личной работы, технические средства, применяемые персоналом управления и практике повседневной работы.

    Область знаний, изучающую организацию личного  труда работника, основанную на использовании достижений науки и передового опыта, применении технических средств и позволяющую наилучшим образом установить взаимодействие между работником и используемыми техническими средствами в процессе выполнения должностных обязанностей, называют персональным менеджментом.

    Научную основу персонального менеджмента  составляет вся сумма знаний об организации  личного труда, накопленная в  практике управленческой деятельности и представленная в виде принципов, способов, методов организации трудовой деятельности персонала управления. Персональный менеджмент как наука выявляет факторы и условия эффективной работы руководители, специалистов и других служащих. На этой базе разрабатывается теория, содержанием которой являются принципы, формы и методы рациональной деятельности людей в процессе управления.

    Однако  следует помнить, что труд руководителя, специалиста не только объективно обусловлен, он носит инициативный, творческий характер. В этой связи можно говорить о том, что, с одной стороны, организация их работы подчинена определенным закономерностям, принципам, правилам, а с другой — эти правила сами требуют творческого осмысления для определения степени их применимости с учетом складывающейся производственной ситуации. Соответствующие принципы и правила служат здесь лишь исходным пунктом для работы руководителя, специалиста над совершенствованием индивидуального рабочего стиля, навыков и умений, методов организации своего труда.

    Исходя  из принятого определения, персональный менеджмент включает научно обоснованное решение следующих взаимосвязанных вопросов:

• организация труда в аппарате управления (разделение труда, регламентация труда по содержанию, регламентация труда по времени), выбор систем и методов работы;
• специфические проблемы организации личного труда (планирование и распределение рабочего времени, управлении потоком посетителей, индивидуальный рабочий стиль, рациональное веление корреспонденции и т.д.);
• организация и оснащение рабочих мест;
• организация использования средств вычислительной и оргтехники. 

    Перечень  представленных вопросов определяет состав задач и направлений работы в  этой области. Организация процессов  труда персонала управления заключается  в проектировании и внедрении  рациональных систем и методов выполнения возложенных на него функций с учетом применения необходимых технических средств.

    Научная организация труда персонала  управления предполагает определенную степень регламентации труда по содержанию и времени. Это обеспечивает необходимый порядок и организованность при исполнении работниками должностных обязанностей, при принятии и реализации управленческих решений. Регламентация труда означает установление и строгое соблюдение определенных правил, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономерностях, присущих научной организации труда. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить эффективную работу, если руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы. Устаревшие методы работы и неэффективный индивидуальный рабочий стиль превращают данный коллектив в наиболее слабое звено системы управления.

    Среди круга вопросов персонального менеджмента  особое значение имеют планирование и распределение рабочего времени, а также проблемы организации личного труда персонала управления. Рациональный индивидуальный рабочий стиль каждого работника является важным условием эффективной работы аппарата управления. Планирование труда руководителя, специалиста осуществляется в форме разработки плана работы на определенный период либо путем формирования планов выполнения конкретных работ и мероприятий.

    Типовыми  составляющими труда руководителя, специалиста, учитываемыми при установлении распорядка работы, являются: постановка целей (определение цели, ситуационный анализ, формулирование цели); планирование работы (подготовка к реализации поставленной цели, рациональное распределение и использование рабочего времени, поиск путей сокращения сроков исполнения решаемых задач); установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению; осуществление контрольных функций (анализ данных о ходе выполнения задании, контроль достижения поставленных целей); информация и коммуникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей). Конкретизация и детализация характера и содержания работ производятся оперативно с учетом складывающейся обстановки в основе планирования процессов выработки и реализации конкретных решений.

    Работники умственного труда, как правило, не придают вопросу рациональной организации своего рабочего места должного значения. Однако следует помнить о том, что от организации и оснащения рабочего места во многом зависит эффективность труда специалистов всех категорий независимо от характера и условий их деятельности. Рабочее место человека, занятого умственным трудом, — это часть помещения, в котором совершается трудовая деятельность и которое оснащено в соответствии с содержанием выполняемых работ необходимыми средствами труда. Задача совершенствования рабочего места включает оборудование его всем необходимым в соответствии с характером работы, его рациональное расположение, создание комфортных условий работы, предотвращение вредного воздействия на человека неблагоприятных факторов внешней среды.

    В настоящее время 40—60% рабочего времени руководителей и специалистов затрачивается на выполнение таких функций, которые могли бы выполняться специалистами более низкой квалификации. Много времени теряется на поиск необходимой информации, данных и документов. Работа персонала управления нуждается в совершенствовании. Оно должно заключаться в первую очередь в автоматизации рутинных операций путем широкого использования в практике повседневной деятельности руководителей и специалистов средств вычислительной и оргтехники. Автоматизация выполняемых функций позволит сэкономить не менее 15% рабочего времени. Комплексная автоматизация труда руководителей, специалистов и других служащих должна проводиться на базе внедрения современных информационных технологий. Это обеспечит увеличение степени автоматизации всех информационных процессов в организации.

    Организация труда работников аппарата управления представляет собой сложный и многогранный процесс. Важнейшей проблемой для любого работника сегодня является рациональное использование рабочего времени. Поэтому начальным этапом научной организации управленческого труда является изучение использования рабочего времени работников аппарата управления, которое позволяет выявить его потери, их причины, разработать новые формы и методы выполнения работ. 

2. Культура управленческого труда и ее элементы

    Термин  «культура» означает воспитание, образование  и развитие. В широком смысле, термин «управленческая культура»  употребляется для характеристики организационно-технических условий и традиций управления, профессионального и нравственного развитии развития руководителя. В узком значении культура управленческого труда может трактоваться как служебная этика руководителя [6. стр. 134].

       Культуру управленческого труда принято подразделять на:

1. личную культуру руководителя (уровень квалификации, этическое воспитание, личную гигиену и внешний вид, форму обращения к подчиненным);
2. рациональное распределение рабочего времени. Рациональная организация труда руководителя немыслима без четкого представления о том, что он делает, когда он это делает, сколько времени затрачивает на различные виды работ. Речь идет о строгом планировании личной работы.
1. Работа с документами. Как правило, руководители перегружены работой с документами и из-за неупорядоченности маршрутов движения документов, длительной их обработки и плохо организованной.  Так руководители предприятий, документооборот которых составляет 20 – 30 тыс. единиц (и это далеко не самые крупные предприятия), подписывают ежегодно не менее 20 тыс. организационно – распорядительных документов, не считая договоров, отчётов, графиков, проектов. Просмотр документа и его подписание отнимают приблизительно полминуты. Таким образом, 20 – 25 дней в году руководители заняты исключительно подписанием документов.
2. Работа с кадрами и решение социально-экономических вопросов.
3. Решение коммерческих вопросов.
4. Совещания, переговоры.
5. Непроизводственные затраты времени, не уточненное время.

    Руководителю  в то же время следует иметь  в виду, что он должен учитывать  и планировать не только рабочее, но и свободное время.

3. культуру содержания рабочего места. Отдельные руководители считают, что в процессе работы необходимо, чтобы все находилось «под рукой», и с этой целью на рабочий стол выкладывают всю имеющуюся документацию. Однако при таком подходе трудовой процесс сильно затрудняется: уменьшая рабочую площадь стола, трудно сосредоточиться на каком-либо одном деле, ухудшаются санитарно-гигиенические условия, легко потерять нужные в данный момент документы и т. д.
4. культуру проведения массовых мероприятий. Речь идет, прежде всего, о культуре проведения различного рода совещаний, переговоров и бесед, на которые тратится значительное количество рабочего времени. Для экономии времени и повышении результативности совещаний в любой организации руководителем должны использоваться такие правила их подготовки, как: четкое определение темы совещания, разработка повестки дня, своевременное оповещение участников совещания, решение организационных вопросов (вентиляция помещения, размещение участников), решение всех вопросов только через председательствующего (во избежание конфликтных ситуаций).
5. культуру приема посетителей. Она предполагает соблюдение правил и требований при приеме работников, как по личным, так и по служебным вопросам.
6. культуру  в работе с письмами. Сюда входит обязательная регистрация писем, определение сроков их рассмотрения, персональная ответственность руководителя за своевременное и правильное реагирование на них, обязательный ответ на каждое письмо.
7. культуру речи. Около 80 % рабочего времени руководителя связано с контактами с людьми. Поэтому умение говорить (общаться) является важной составной частью культуры труда руководителя.
8. организационную культуру,  к числу процедур которой можно отнести: 
1. подбор и расстановку кадров:
• прежде  всего, производится анализ предполагаемой работы, общие к ней требования и обязанности работника (в сфере гостеприимства, например: уборка номеров за единицу времени; минимальное, максимальное или среднее количество производимых продуктов), а также место работника и должностное ограничение в структуре организации (например, все в той же сфере гостеприимства: ограничения на принятие чека, превышающего определённую сумму без согласования с высшим руководством и т. д.);
• продолжением  процесса  подбора является спецификация кадров, то есть детализация требуемых признаков и качеств работников (квалификация, навыки, темперамент и т. д.);
• далее следует процесс  отбора кадров, включающий тесты, собеседования, опросные листы и т. д.

           На сегодняшний день собеседование является особо важным и распространённым элементом отбора, так как здесь кандидатам дается возможность наиболее полно себя проявить. В свою очередь, опытные интервьюирующие, зная как себя вести и какие вопросы задать, отбирают именно тех кандидатов, которые наиболее соответствуют их требованиям.

• последним этапом является процесс введения или адаптации нового работника. Стоит заметить, что разные организации используют разные методы адаптации работников к новым условиям.

            Работа любой   организации неизбежно связана с необходимостью  комплектования штата. Отбор новых работников  не   только   обеспечивает режим нормального функционирования организации, но и закладывает фундамент будущего успеха. От того, насколько эффективно поставлена работа по отбору персонала, в значительной степени зависит качество человеческих ресурсов, их вклад в достижение целей организации и качество производимой продукции или предоставляемых услуг.

2. работу с кадрами, разработку организационных норм и нормативов, план личной работы, постановку задач и доведение их до исполнителей, распорядительство, контроль исполнения и др.

    Она определяет степень владении знаниями теории управления, методами организаторской  работы, опыт, навыки, умение осуществлять разнообразные организационные процедуры, составляющие значительный удельный вес в структуре рабочего времени руководителя [6. стр. 136].

      Как правило, для наиболее полной  характеристики организационной  работы руководителя с кадрами,  принято выделять стили, методы и принципы, используемые им в управлении людьми.

    Стиль работы руководителя представляет собой совокупность приемов и способов управленческого воздействия на персонал. Именно в стиле руководства находят свое отражение внутренняя культура, знания и опыт руководителя и именно стиль оказывает существенное влияние на климат в коллективе и культуру организации [3. стр. 57].

      Несомненно, с помощью стиля руководства  можно значительно улучшить работу  организации, подразделения, аппарата  управления, но можно и существенно ухудшить. Следует помнить, что не существует универсального стиля управления, одинаково подходящего для осуществления руководства разными людьми. Хороший руководитель - это хороший психолог, который в нужный момент выбирает тот стиль управления, который в наибольшей мере отвечает требованиям конкретной управленческой ситуации.

    Понятием, близким по смыслу определению «стиль управления», является «метод управления», представляющий собой способ достижения какой-либо цели, решения конкретной задачи; совокупность приемов или операций практического или теоретического освоения (познания) действительности.

    Принято выделять 3 группы методов:

• экономические  методы управления. Это система приемов и способов воздействия на исполнителей с помощью конкретного соизмерения затрат и результатов (материальное стимулирование и санкции, финансирование и кредитование, зарплата, себестоимость, прибыль, цена). В качестве основных методов управления здесь выступает система заработной платы и премирования, которая должна быть максимально связана с результатами деятельности исполнителя;
• организационно – распорядительные  методы управления. Это методы прямого воздействия, носящие директивный, обязательный характер. Они основаны на дисциплине, ответственности, власти, принуждении.
• социально - психологические методы управления. Т. к. участниками процесса управления являются люди, то социальные отношения и отражающие их соответствующие методы управления важны и тесно связаны с другими методами управления. К ним относятся: моральное поощрение, социальное планирование, убеждение, внушение, личный пример, регулирование межличностных и межгрупповых отношений, создание и поддержание морального климата в коллективе.

           Таким образом, влияние культуры  управленческого труда на трудовые процессы в организации является одним из самых важных моментов, который должен учитываться любым руководителем, как начинающим, так и имеющим опыт. Знание и правильное использование всех элементов культуры труда управленцем, будь то культура проведения совещаний или же организационная культура по подбору персонала,  не может не привести к положительным результатам повышения производительности на предприятии, а значит, не может игнорироваться на любом этапе управленческой деятельности [11. стр. 148].  

3. Структура управленческого персонала

    По  характеру участия в процессе управления все работники управленческого  труда подразделяются на три группы:

1. руководители;
2. специалисты;
3. технические исполнители.

    Такое деление обусловлено тем, что  управленческая деятельность заключается в осуществлении непосредственного руководства управляемым объектом, разработке необходимых управленческих решений и подготовке информации. Характер участи каждой из названных групп работников в процессе управления определяется решаемыми ими задачами и функциональными обязанностями (табл.1)

    Таблица 1

    Группировка управленческого  персонала по характеру  участия в процессе управления

    Перечень  должностей руководителей, специалистов и служащих определен «Квалификационным  справочником». В нем же изложены должностные обязанности по различным  должностям, относящимся к названным  группам [2. стр. 24-27].

1.4 Техника управления и автоматизации управленческого труда 

     Материальной  базой управленческого труда  является организационная и вычислительная техника, офисная мебель, электронные  средства сбора, регистрации, обработки, передачи информации. Современные информационные технологии включают: 1) автоматизированную обработку информации с помощью персональных ЭВМ; 2) локальные распределительные сети ЭВМ; 3) машиночитаемые носители информации; 4) устройства для быстрого изготовления, копирования и размножения документов (ксероксы, принтеры). Новые информационные технологии позволяют 1) применять электронную почту, дают возможность направлять письменные сообщению любому человеку в организации и вне её; 2) проводить видеоконференции руководителей и специалистов, находящихся в разных местах; 3) обеспечить доступность документов через электронные средства связи.   На предприятиях, для установления межмашинного обмена информацией создаются сети ЭВМ любой конфигурации и сопряженности, которые включают в себя автоматизированные рабочие места (АРМ) руководителей и специалистов по управлению производством. (АРМ) представляет собой комплекс технических, программных и информационных средств для решения задач по управлению производством непосредственно на рабочем месте в режиме диалога с ЭВМ. Сеть АРМ охватывает все производственные и вспомогательные цеха, функциональные подразделения и связаны с вычислительным центром предприятия. АРМ включает как правило персональную ЭВМ, к которой подключаются периферийные устройства различного функционального назначения, а также устройства связи с автоматикой технологического оборудования. Принципиальная схема автоматизированного управления производством с помощью АРМ имеет следующий вид (рис. 1):