Преимущества ведения бухгалтерского учета и анализа с использованием 1С: Предприятия

Содержание

Введение.

Сегодня от бухгалтера ожидают  не только аккуратного ведения учета, правильного расчета заработной платы и налогов, точного отражения проводок по документам, своевременного представления отчетности в налоговую инспекцию и во внебюджетные фонды, но и квалифицированных советов в области управления предприятием при поиске путей сокращения издержек, для более рационального использования имеющихся средств, для увеличения оборота и прибыли. Однако давать их, будучи ежедневно загруженным нелегкой, рутинной работой (особенно когда речь идет о довольно большом предприятии), крайне сложно. Много времени и сил уходит на обработку немалого количества документов, контроль оформления той или иной хозяйственной операции или сделки, на выполнение утомительных арифметических расчетов, проверку данных на смежных участках учета, не говоря уже о поиске причин различных неточностей и нестыковок. Кроме того, бухгалтеру нужно регулярно отслеживать многочисленные изменения инструкций и законов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета и налогообложение, и при необходимости оперативно вносить нужные коррективы. Особенно непросто это делать, если тот или иной законодательный акт вступает в силу "задним числом". Непременной составляющей работы бухгалтеров также является подготовка многочисленных справок и отчетов, как для внутреннего использования, так и для представления в различные инстанции. И, наверное, даже самый далекий от бухгалтерии человек, наслышан о том, как тяжело бывает готовить квартальные и годовые балансы. Ясно, что справиться с названным выше объемом задач, причем в строго определенные налоговыми органами сроки (не допустив при этом ни единой ошибки), без использования компьютерных технологий, проблематично. Именно потому все большее число бухгалтеров либо уже используют, либо стремятся приобрести специализированные компьютерные системы.

За последние годы наблюдается тенденция всеобщей компьютеризации, касающаяся всех областей деятельности. Это легко объяснимо – компьютер гораздо быстрее выполняет расчеты, позволяет автоматизировать сложные операции. Компьютеризация коснулась и финансово-экономической сферы деятельности человека. Финансово-экономический анализ деятельности предприятия и ведение бухгалтерского учета значительно упрощаются при применении новых компьютерных технологий. С помощью компьютера можно представить информацию в удобном для конкретного пользователя виде, значительно ускорить и упростить операции ее ввода и обработки, повысить наглядность и простоту конечных отчетов.

Если еще 10 лет назад  основным инструментом аналитика и  бухгалтера был калькулятор, то теперь практически ни одно предприятие не может обойтись без компьютера.

С внедрением компьютеров  появилось множество специальных  компьютерных программ, отвечающих нуждам бухгалтеров и других финансовых работников, компьютер стал главным  помощником менеджера и финансового директора.

Зачастую в бизнесе  информация и деньги – синонимы. В крупных компаниях накоплено  огромные объемы данных о заказчиках, рынках сбыта, финансах, конкурентах. Если раньше эти сведения хранились на бумаге, – то теперь они хранятся в электронной форме – в виде баз данных. Но ценность любой информации определяется не только ее количеством, но и возможностью ее правильного представления. Ведение бухгалтерского учета в таких компаниях осуществляет большое количество работников, зачастую выполняющих "лишние" операции, которые может выполнять компьютер. С другой стороны в маленьких фирмах, где штат работников небольшой на бухгалтерию ложится как задачи бухгалтерского учета, так и финансового анализа. Все это приводит к широкому распространению компьютерных технологий в области бухгалтерского учета.

Разумеется, для раскрытия  всех потенциальных возможностей, которые  несет в себе использование компьютеров, необходимо применять в работе на них комплекс программных и аппаратных средств. максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность коммерческих компаний в компьютерных программах, поддерживающих  работу управленческого звена компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования.

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных  операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами  на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы ( бухгалтерские книги и журналы ) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера невозможно.

Способ обработки хозяйственных  операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние  на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех  же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что  практически исключает появлению  случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке.

Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество  процедур внутреннего контроля, которые  в неавтоматизированных системах выполняют  разные специалисты.

Компьютерные системы  позволяют ввести дополнительные меры для поддержания контроля за использованием конфиденциальной информации на необходимом уровне. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

Потенциальные возможности  уменьшения появления ошибок и неточностей  в бухгалтерских документах.

Возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

Компьютерная система  может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

Рассматривать современную  комплексную информационную систему как “электронные счеты” – большое заблуждение. Широкая функциональность и интегрированность программного продукта, апробированные технологии и эффективные методики оказания услуг, таких как консалтинг, внедрение системы, обучение персонала предприятия-заказчика, техническая поддержка эксплуатации системы, позволяют утверждать, что подобная система – мощный инструмент создания рациональной управленческой схемы.

Рынок бухгалтерских  программ на данный  момент достаточно развит. Лидирующее положение на рынке бухгалтерских программ занимает компания "1С" - ей принадлежит свыше 50% рынка. В прошлом году начались продажи "1С:Предприятия 8.0" – новой версии 1С:Бухгалтерии, которая обладает массой дополнительных возможностей. Также на рынке представлены такие бухгалтерские программы, как "БЭСТ", "Турбо бухгалтер". Существует также большое количество других бухгалтерских программ, которые не имеют широкого распространения.

Эти программы позволяют  вести оперативный учет, статистический учет и бухгалтерский учет (синтетический и аналитический) , формировать отчетность, автоматизировать розничную и оптовую торговлю, вести складской учет и учет персонала.

Целью данной дипломной работы является исследование и описание возможностей использования этих программ по автоматизации бухгалтерского учета в условиях нынешней экономической реальности. Так как многие предприятия для ведения своей бухгалтерии используют программу “1С:Предприятие”, в дипломной работе рассматривается принцип и порядок работы именно этой программы - 1С Предприятия.

 Дипломная работа состоит из 3-х глав, в которых раскрываются важнейшие аспекты темы исследования, а также введение, заключения и списка использованной литературы, приложений.

                  Глава 1. Обзор возможностей современных компьютерных 

                                     программ для ведения бухгалтерского учета.

На сегодняшний день существует громадное количество программ по автоматизации бухгалтерского учета  на предприятии. Все эти программы  обладают весьма разным уровнем технического решения и степенью полноты перевода бухгалтерского учета с традиционных форм учета на компьютерную. Для того, чтобы определить каким набором функций должна обладать современная программа по ведению компьютерного бухгалтерского учета, мы рассмотрим в этой главе возможности наиболее известных и популярных сегодня на рынке программ автоматизации учета.

1.1.  Комплекс “БЕСТ-ПРО”

Комплекс "БЭСТ-ПРО" предназначен для автоматизации управления предприятиями в области производства, торговли и сферы услуг. В структурный состав комплекса входят подсистемы ведения договоров, учета денежных средств и расчетов с контрагентами, управления закупками и запасами, оперативного производственного планирования, управления выпуском продукции, сбытом, учета основных средств, автотранспорта, кадров, заработной платы, управленческого анализа, бухгалтерского и налогового учета.

Основой для ведения  бухгалтерского учета в системе "БЭСТ-ПРО" являются первичные документы, зарегистрированные в подсистемах, отвечающих за учет и управление финансовыми и материальными потоками и персоналом.

Информационным ядром  контура бухгалтерского учета является подсистема "Главная книга". В ней накапливаются все бухгалтерские проводки и формируется вся необходимая внутренняя и внешняя бухгалтерская отчетность.

Котировка первичных документов в системе "БЭСТ-ПРО" осуществляется в два этапа:

• собственно формирование проводок по документам;

• отправка в подсистему "Главная книга".

Проводки могут формироваться как по отдельному документу, так и в пакетном режиме. Поддерживается отложенная котировка документа. Формирование проводок может производиться либо в ручном режиме, либо с применением механизма типовых операций. Для расчета сумм по произвольным алгоритмам имеется встроенный язык программирования.

Операции, которые непосредственно  не связаны с первичными документами, например закрытие какого-либо счета, вводятся в подсистеме "Главная книга" при помощи документов специального вида - бухгалтерских справок.

Система "БЭСТ-ПРО" располагает гибкой настройкой плана счетов. План счетов бухгалтерского учета имеет иерархическую структуру, которая определяется произвольно задаваемым кодом счета. Программа поддерживает работу как с балансовыми, так и с забалансовыми счетами. В системе имеются средства для контроля корреспонденции счетов в бухгалтерских проводках.

Аналитический учет в  подсистеме "Главная книга" организован на специальных аналитических счетах, называемых аналитическими картотеками. Аналитическая картотека представляет собой набор карточек с настраиваемой структурой. Реквизитный состав аналитической карточки определяется пользователем и может включать в себя данные из различных системных или произвольно созданных справочников и картотек. Каждая карточка может иметь до 5 уровней вложенности.

Программа поддерживает мультивалютный учет бухгалтерских  операций. "БЭСТ-ПРО" автоматически контролирует балансовую стоимость средств в иностранной валюте и проводит расчет курсовых разниц. Текущие суммы остатков по мультивалютным счетам отображаются в таблице остатков по каждому виду валют.

Нередко в связи с  изменением действующего законодательства возникает необходимость внесения корректив в уже задействованный бухгалтерский счет: в его разбиении на субсчета, в переносе в другой раздел плана счетов или же понижении порядка (уровня) счета. Для этого в системе имеется режим "Реорганизация счетов".

В системе существует режим “Главной книги”. Он предназначен для анализа бухгалтерских записей по выбранному синтетическому счету. Данные по счету сгруппированы по учетным периодам. Система вычисляет итоговые обороты за период и рассчитывает сальдо по счету.

Для анализа оборотов и сальдо по счетам за выбранный период удобнее всего воспользоваться оборотно-сальдовым балансом. Обороты могут отображаться как в целом по счету, так и в разрезе проводок за период.

По каждой проводке можно  получить подробную информацию вплоть до указания первичного документа. Обороты и сальдо по счетам, на которых открыт аналитический учет, отображаются в разрезе аналитических карточек.

В системе "БЭСТ-ПРО" формируются все необходимые внутренние и внешние, как квартальные, так и годовые бухгалтерские отчеты. При необходимости можно настроить и свои собственные формы отчетов.

Следует отметить, что система "БЭСТ-ПРО" прекрасно адаптируется к любым изменениям в действующем законодательстве и в полном объеме учитывает российскую экономическую специфику. В ней можно настроить любые, сколь угодно сложные алгоритмы расчета налогов; она превосходно справляется и с учетом бартерных операций, и с взаимозачетами.

1.2.Система  “Турбо Бухгалтер 6.5”.

"Турбо Бухгалтер 6.5" - это интегрированная среда, объединяющая в рамках одного рабочего места самые разнообразные возможности учета.

Программа "Турбо Бухгалтер 6.5" позволяет автоматизировать банковские и кассовые операции, расчет зарплаты, учет основных средств и нематериальных активов (ОС и НА), учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и малоценных и быстро изнашивающихся предметов (МБП), вести синтетический, а также многомерный и многоуровневый аналитический учет, многовалютный учет, количественный учет, расчеты с контрагентами, делопроизводство.

"Турбо Бухгалтер 6.5" обеспечивает составление, хранение и печать первичных бухгалтерских документов, внутренних отчетов (оборотных, шахматных ведомостей, журналов-ордеров, Главной книги и т. п.) и отчетов для налоговых органов.

С помощью программы  можно выделить участки учета в бухгалтерии, вести бухгалтерии нескольких предприятий на одном компьютере, а также сводный учет по группе предприятий.

Программа содержит набор  готовых форм первичных и отчетных документов, соответствующих текущему Законодательству.

Гибкость и открытость является основой технологии "Турбо  Бухгалтера". Благодаря этому пользователь может самостоятельно вносить изменения в настройки при изменении законодательства, адаптировать ее к специфике учета на предприятии.

Программа содержит мощные средства программирования и широчайшие возможности для настройки программы, а также создания индивидуальных прикладных систем и автоматизированных рабочих мест.

Кроме того, появились  версии для бюджетных организаций  и силовых структур.

Для возможности удобного приобретения и дальнейшей эксплуатации программы были реализованы пять ее модификаций, ориентированные на разные категории пользователей.

• "Лайт" - простая в освоении и удобная в обращении бухгалтерская программа для уровня малых и средних предприятий;

• "Базовая" - комплексная программа для малых и средних предприятий, ведущих учет в одной валюте;

• "Проф" - комплексная программа для малых и средних предприятий, ведущих многовалютный учет;

• "Соло" - мощная программа для автоматизации бухгалтерии средних и крупных предприятий.

• "Сетевая" - версия, позволяющая нескольким пользователям работать с нескольких рабочих мест в единой базе данных. В качестве клиентских мест используются версии "Соло" или "Проф".

Разработан специальный  механизм создания так называемых "новых бухгалтерий" (для нескольких предприятий или участков учета).

1.3.  Программа “ИНОТЕК БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ”.

 Программа ИНОТЕК  БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ представляет  собой комплексную систему ведения  бухгалтерского учета для предприятий  любой численности и любого профиля и функционирует под управлением операционных систем: Windows 2000, Windows ХР, Windows 2003, а также в различных локальных сетях.

В стандартную поставку программы ИНОТЕК БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ как составные части входят программы  ИНОТЕК ЗАРПЛАТА и ИНОТЕК ДОКУМЕНТЫ. Опционально поставляется модуль планирования и контроля исполнения бюджета ИНОТЕК БЮДЖЕТ, а также модули: ИНОТЕК ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА, ИНОТЕК СКЛАД и ИНОТЕК АРХИВАТОР.

Программа ИНОТЕК БУХГАЛТЕР  ПРОФЕССИОНАЛ поставляется с интерфейсом  на русском или английском языках.

Данная программа  обеспечивает:

•  ведение журнала хозяйственных операций в нацвалюте и инвалюте;

• ведение максимально развернутого аналитического учета на основе настраиваемого плана счетов, имеющего семиуровневую иерархическую структуру субсчетов, в разрезе до 3-х аналитических характеристик (объектов учета) по каждому счету (субсчету) и до 8-ми аналитических отметок — по каждой проводке;

•  ведение мультивалютного учета с автоматизированным расчетом курсовых разниц и возможностью замены базовой валюты на любую иную валюту;

•  разноску проводок непосредственно из тела заполняемого первичного документа и построение документов на основе выполненных проводок;

•  учет взаиморасчетов с дочерними предприятиями, сторонними организациями и подотчетными лицами;

•  ведение кассовой книги;

•  учет договоров и контрактов;

•  учет основных средств и нематериальных активов с возможностью выбора различных моделей расчета амортизации;

•  ведение учета товарно-материальных ценностей и списание их по средним ценам либо на основе методов ЛИФО и ФИФО;

•  возможность работы с системами штрихового кодирования;

• расчет заработной платы в нескольких валютах; начисляемая зарплата может быть рассчитана на основе сумм "чистыми на руки" (так называемый обратный расчет);

• возможность настройки рабочих мест пользователей с учетом ограничения их прав доступа к различным подсистемам, включая: планы счетов, журналы, хозяйственные операции и т.д.;

• формирование и вывод на печать первичных бухгалтерских документов; в комплект поставки входит встроенный редактор для разработки необходимых дополнительных первичных документов;

•  формирование и вывод на печать форм бухгалтерской квартальной отчетности;

•  планирование и контроль исполнения бюджета предприятия (сметы проекта);

•  фактический и прогнозный учет с возможностью моделирования налогообложения;

• экспорт и импорт данных для электронных таблиц, текстовых редакторов, систем клиент-банк и др.;

•  ведение бухучета нескольких предприятий на одном компьютере (в одной локальной сети);

• формирование консолидированной отчетности.

1.4. Система “1С: Предприятие 7.7.”.

Программу 1С:Предприятие  без преувеличения можно назвать  бестселлером бухгалтерских программ в России и в странах СНГ. История ее создания и развития служит яркой иллюстрацией смены информационных технологий компьютерного бухгалтерского учета: от простейшего АРМ, функционирующего в операционной системе MS-DOS, до создания компьютерных систем бухгалтерского учета масштаба крупного предприятия, соответствующей требованиям международных стандартов в области бухгалтерского учета и аудита.

  «1С: Предприятие» - самая распространенная программа автоматизации бухгалтерского учета . По данным журнала «Бухгалтерский учет» количество только зарегистрированных ее пользователей составляет около 250 тысяч.

Программа может  продаваться в разных вариантах  – однопользовательском (локальном) и многопользовательском (сетевом). Многопользовательский вариант предполагает одновременную работу с программой на нескольких рабочих местах в компьютерной сети.

Типовая конфигурация программы, входящая в комплект поставки, использует стандартную методику бухгалтерского учета в соответствии с действующим законодательством. Помимо этого существуют базовая и профессиональная версии программы. Они отличаются тем, что в первой из них отсутствует возможность конфигурирования, и бухгалтер может работать с ней только в рамках типовой конфигурации. Базовая версия  является однопользовательским вариантом.

Программа имеет  современный внешний вид; разделы  главного меню интуитивно понятны даже неопытному пользователю; в отдельные группы скомпонованы справочники, документы, отчеты и журналы, что дает возможность наглядно и быстро работать с ними. В программе имеется справочник корректных проводок, что уменьшает вероятность ошибки при корреспонденции счетов. Каждый бухгалтер может иметь свои настройки, свои пункты меню и панели инструментов в зависимости от обслуживаемого им участка бухгалтерского учета и права доступа к данным, хранящимся в системе. Есть возможность, уходя со своего рабочего места заблокировать работу с программой; без личного пароля никто не сможет получить доступ к программе и данным бухгалтерского учета.

Система 1С:Предприятие 7.7 может быть использована для ведения  любых разделов бухгалтерского учета  на предприятиях различных типов. По нашему мнению, которое мы аргументируем ниже, особенности этой программы позволяют рекомендовать ее для любых предприятий.

1C: Предприятие может поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.

Разнообразные и гибкие возможности системы 1С:Предприятие  позволяют использовать ее и как  достаточно простой и наглядный  инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода  первичных документов до формирования отчетности.

Система 1С:Предприятие  может быть использована для ведения  практически любых разделов бухгалтерского учета:

• учет операций по банку  и кассе;

• учет основных средств  и нематериальных активов;

• учет материалов и МБП;

• учет товаров, услуг  и производства продукции;

• учет валютных операций;

• учет взаиморасчетов с  организациями, дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами;

• учет расчетов по заработной плате;

• учет расчетов с бюджетом;

• другие разделы учета.

Система 1С:Предприятие  обладает гибкими возможностями организации учета;

• синтетический учет по многоуровневому плану счетов;

• учет по нескольким планам счетов;

• валютный учет и учет покрытия валют;

• многомерный аналитический  учет;

• многоуровневый аналитический  учет по каждому измерению;

• количественный учет;

• учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.

Ввод информации в 1C:Предприятии может быть организован с разной степенью автоматичности:

• режим ручного ввода  операций;

• режим типовых операций;

• режим автоматического формирования операций по документам.

Исходя из рассмотренных  выше возможностей наиболее распространенных бухгалтерских программ, следует, что  современное средство автоматизации  бухгалтерского учета должно обладать следующими возможностями:

• Вести учет по банковским и кассовым операциям;

• Вести расчет зарплаты;

• Вести учет основных средств и нематериальных активов (ОС и НА);

• Вести учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и малоценных и быстро изнашивающихся предметов (МБП);

•  Вести синтетический учет;

•  Вести многомерный  и многоуровневый аналитический  учет;

•  Вести многовалютный  учет;

•  Вести количественный учет;

•  Вести учет товаров, услуг и производства продукции;

•  Вести расчеты  с бюджетом.

Система “1С:Предприятие” версии 7.7 обладает всеми перечисленными возможностями и следовательно соответствует современным требованиям к программам автоматизации бухгалтерского учета.

ГЛАВА 2.     Преимущества ведения бухгалтерского учета  и

            анализа с использованием «1С:  Предприятия ».

В данной главе преимущества ведения компьютерного бухгалтерского учета будут рассматриваться на примере программы “1С:Предприятие 7.7”. Это обусловлено тремя причинами:

1)Данная программа  наиболее распространена среди  пользователей бухгалтерских программ на сегодняшний день;

2)Эта программа соответствует  современным требованиям к системам  автоматизации бухгалтерского учета,  определенным в главе 1;

3) На предприятиях, организациях нашего города  в основном используется именно эта система.

2.1.    Общие сведения о программе  1С: Предприятия.

Программа “1С:Предприятие 7.7.” использует стандартный интерфейс для приложений к операционной системе серии Windows ХХ . Функционирование системы делится на два разделенных во времени процесса: настройку (конфигурирование) и непосредственную работу пользователя по ведению учета или выполнению расчетов.

Конфигурирование. На этапе  конфигурирования системы 1С:Предприятне  выполняется настройка различных  режимов системы в соответствии с особенностями конкретного предприятия. При этом определяются структуры и свойства справочников и документов, описываются формы и алгоритмы построения отчетов, разрабатываются виды расчетов, настраивается ведение синтетического, аналитического, количественного и валютного учета.

При конфигурировании системы разработчик конфигурации или администратор системы может также создать наборы прав доступа к данным, соответствующие пользователям разного уровня.

Работа пользователя. В этом режиме собственно выполняется  функционирование системы в предметной области: осуществляется ввод документов и операций, заполнение справочников, формирование различных отчетов, выполнение различных регламентных расчетов и т.д.