Пресс-конференция: назначение, подготовка, проведение

Министерство  высшего образования Российской Федерации

  
 
 
 

Курсовая  работа

По дисциплине «Теория и практика связей с общественностью»

На тему: «Пресс-конференция: назначение, подготовка, проведение» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение …………………………………………………………………………3

Глава 1. Пресс-конференция, как один из инструментов PR-

деятельности…………………………………………………………….. ……….5

1.1 Специфика, цели и задачи пресс-конференции………………….... ……..5

1.2 Анализ этапов подготовки пресс-конференции………………..… ………9

Глава 2. Исследование основных форм проведения пресс-конференции……………………………………………………………………..14

Глава 3. Пути оптимизации проведения пресс-конференции……………….19

Глава 4. Практическая работа: Москва-2012 за здоровые продукты питания.............................................................................................................24

Заключение  ………………………………………………………….….. …….24

Список  литературы…………………………………………………………... 25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ

     Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Получив огромное распространение пресс-конференции, как метод общения со средствами массовой информации, дают положительные результаты.

     Отношения с прессой и другими средствами массовой информации носят двусторонний характер. Они взаимовыгодны и постоянно возобновляются как журналистами, так и представителями деловых кругов, отдельных коммерческих, общественных и государственных структур. Взаимное доверие сторон в этом общении, в этом обмене информацией и услугами - основа равноправных отношений между СМИ и Public Relations, PR-агентствами, пресс-центрами, представляющими интересы своих организаций. Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, традиционно называется пресс-конференцией. Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет исключительно телевидение и радио.

     Актуальность  исследования обусловлена возрастающим количеством коммуникации в общественной и деловой жизни и необходимостью их детального исследования для правильного построения менеджмента организаций. В частности в современном мире получила распространение такая форма коммуникации, как пресс-конференция, которая практикуется органами власти, общественными организациями, коммерческими предприятиями и частными лицами.

     Целью работы является оптимизация подготовки и проведения пресс-конференции.

     Для реализации цели поставлены следующие  задачи:

    • Раскрыть смысл, назначение пресс-конференции.
    • Исследовать методические основы подготовки и проведения пресс-конференций.
    • Выявить основные этапы подготовки пресс-конференции и важные моменты ее проведения.
    • Провести анализ эффективности пресс-конференции.

      Объектом  исследования выступает пресс-конференция, как PR-мероприятие.

      Предмет исследования – сущность, подготовка, организация и проведения пресс-конференции.

      При написании первой главы была использована следующая литература: С. Блэк «Введение в паблик рилейшнз»; С. Блэк «Паблик рилейшнз. Что это такое?»; Лариса Геращенко «Азбука рекламы»; наибольшее влияние оказали: Кочеткова А. В., Филиппов В. Н., Скворцов Я. Л., Тарасов А. С.     «Теория и практика связей с общественностью»; Варакута С.А. «Связи с общественностью». При написании второй главы опор делался на: Игнатьев Д., Бекетов А. «Настольная энциклопедия Public Relations»; С. Холл «Мир наедине с собой: Производство новостей». Для написания третьей главы были использованы сайты газеты «Комсомольская правда», «PodFm.ru» и «информационный портал Тольятти», статьи из периодической печати: журнала «Советник». 
 
 
 
 

1.ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЯ, КАК ОДИН ИЗ ИНСТРУМЕНТОВ PR-ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1 Специфика,  цели и задачи пресс-конференции.

     Пресс-конференция  представляет собой заранее спланированную акцию в сфере связей с общественностью, основанную на тщательно выбранном информационном поводе.1 По форме это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественных организаций и коммерческих структур. Ее отличие от других форм взаимодействия с прессой состоит в том, что выбранный информационный повод должен быть достаточно весомым и значительным для всех заинтересованных сторон.

     Цель  пресс-конференции — способствовать адресному распространению информации (новостей, документов, фотографий) среди редакций СМИ. Целенаправленная встреча с журналистами ускоряет поступление информации в редакции, отличается авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений, при этом всегда возможна многократная проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений).

     Комментированность  предлагаемой информации достигается, во-первых, приглашением признанных авторитетов  в своей области (лидеров мнений), лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, а во-вторых, самим регламентом пресс-конференции, предусматривающим уточняющие вопросы журналистов, снабжение их пресс-релизами, фотографиями, текстами речей и выступлений.

     Пресс-конференции  целесообразны в тех случаях, когда организации необходимо: 2

  • проинформировать свою общественность о каком-либо важном и неординарном событии в своей жизни;
  • продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию;
  • представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;
  • решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественность;
  • наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ.

     Инициаторами  проведения пресс-конференции в  подавляющем большинстве случаев  являются руководители и специалисты  различных структур, организаций  и компании, а иногда работники СМИ, которые под давление различных групп общественности желают получить развернутые, квалифицированные и официальные ответы на интересующий вопрос.

     При организации пресс-конференции необходимо решить несколько задач:

    1. какой будет  информационный повод для пресс-конференции. Информационный повод (сформулированное в прошедшем времени сообщение о прошедшем событии, законченном этапе деятельности, принятом решении и пр.)
    2. выбор ньюсмейкера (персона либо организация, имеющая возможность и право сообщать новость)
    3. как собрать журналистов;
  1. когда проводить пресс-конференцию.

     Главная задача при подготовке пресс-конференции – это формирование информационного повода. Данный процесс является самым сложным и длительным моментом процесса подготовки любого новостного мероприятия.

     Информационный  повод — это то, что делает событие интересным, неординарным, значимым и привлекательным прежде всего для читателя, зрителя, слушателя. 3

     Грамотно  составленный информационный повод  — основа успешного мероприятия. Для эффективного формирования информационного повода необходимо:

    • владеть текущей общественной, политической и экономической ситуацией;
    • иметь функциональную базу данных СМИ, которая позволяет быстро составить «медиа-карту»;
    • правильно определить целевую группу СМИ;
    • определить цель мероприятия, его задачи, ожидаемый результат;
    • определить возможные риски и критические моменты;
    • исходя из всего выше изложенного определить тему мероприятия.

     Существуют  несколько факторов, которые помогут выделить ваш информационный повод среди других:

    • повод должен быть интересным для всех целевых групп, вовлеченных в проект;
    • его формулировка должна быть краткой и емкой;
    • повод должен соответствовать текущему политическому, экономическому, социальному и культурному контексту;
    • он должен иметь необычную подачу или эмоциональный оттенок;
    • чем более событие персонализировано, тем выше вероятность, что оно станет новостью;
    • чем больше в событии негативного, тем выше вероятность, что оно станет новостью;
    • лидеры общественного мнения скорее становятся предметом новостей.
 

     Для привлечения журналистов используют несколько приемов и стратегий. Во-первых, большое значение имеют  личные связи и хорошие отношения  с журналистами: гораздо легче  журналисту отказать малознакомому  человеку, которому он ничем не обязан, чем давнему знакомому, с которым его связывают хорошие отношения.

     Во-вторых, если событие, по которому собирается пресс-конференция не дотягивает до информационного повода или политика, ее собирающего, нельзя назвать ньюсмекером, то приглашают «специального гостя» — человека, выступление которого само по себе уже информационный повод.

     В-третьих, по завершению пресс-конференции организаторы обычно устраивают для приглашенных журналистов и репортеров небольшое угощение (коктейль, фуршет и т.п.). Цель данного мероприятия в создание неформальной обстановки для более эффективного общения руководителей и специалистов компании с представителями СМИ и деловых кругов.

     Подводя итог можно сказать, что для достижения поставленной цели,  специалистам по связям с общественностью необходимо грамотно подходить не только к подбору нужной целевой аудитории данного мероприятия, но и правильно организовать само проведение пресс-конференции, которая представляет собой адресное распространение информации, что является сложной задачей для решения которой необходима тщательная подготовка. 
 

     1.2 Анализ этапов подготовки пресс-конференции.

      Анализ  Российского рынка PR-услуг показывает, что средняя по качеству пресс-конференция обеспечивает значительно больший выход материалов в СМИ, чем самый блестящий пресс-релиз. Последний полезен на этапе подготовки события, в том числе пресс-конференции (как «разогревающая» информация), при его прохождении и после завершения акции (как дополнительный материал). 4

     Необходимо  знать, что каждая пресс-конференция имеет свой план, структуру, включающую последовательность ряда событий.

     Этапы планирования и подготовки пресс-конференции включают в себя следующие действия: создание новостного повода, определение тематики и состава участников пресс-конференции, определение доступного для журналистов места и нужного времени для проведения пресс-конференции, подбор модератора, отбор необходимого компании круга СМИ, заинтересованного в освещении конкретного новостного повода, приглашение журналистов: рассылка пресс-релизов, приглашений, обзвон и аккредитация приглашенных журналистов, подготовка зала для пресс-конференции, встреча журналистов, вручение пресс-пакетов, организация кофе-брейка, оформление и рассылка пост-релизов журналистам, которым не удалась попасть на пресс-конференцию, мониторинг вышедших публикаций в СМИ. 5

     Следует отметить, что пресс-конференция является отличной возможностью рассказать о новостях компании, подвести итоги или, наоборот, сообщить о начале мероприятия.

     В наиболее общем виде новость представляет собой творчески преобразованные факты с расчетом на их восприятие аудиторией, чтобы неожиданное, сенсационное сочеталось со значимым, помогающим в социальной ориентации. По мнению С.Холла, новостью может стать только интересное, необычное и значимое событие, происшедшее за последние двадцать четыре часа. То есть, прежде всего, важны ощутимая своевременность происшествий или высказанных мнений, их явная близость аудитории.

     Основными участниками пресс-конференции выступают: модератор (в его функции входит проведение мероприятия, представление основных действующих лиц, определение значимости вопроса); утверждающая команда или компания, подающая информационный повод. В состав команды входят: спикеры (представляет теоретический материал, отвечает на вопросы), технический персонал (в данную категорию участников входят обучающиеся, отвечающие за создание и показ презентационных материалов, звуковое сопровождение пресс-конференции), ньюс-мейкеры (в функцию ньюсмейкеров входит подготовка пресс-материалов); журналисты. К подготовке журналистов необходимо подойти особенно ответственно, т.к. они должны не только присутствовать на пресс-конференции, но и задавать вопросы провокационного, уточняющего, анализирующего характера.6

     Подбор времени пресс-конференции зависит от нескольких факторов. При выборе дня проведения пресс-конференции необходимо стремится к тому, чтобы он не совпадал с днем проведения в этом же городе какого-либо другого крупного события, представляющего широкий общественный интерес и привлекающего основную массу журналистов из различных СМИ. Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на 14.30-16.00. Время проведения пресс-конференции обычно от 30 минут до 3 часов в зависимости от темы и количества журналистов. Третью часть общего времени отводится для ответа на вопросы журналистов. Если речь идет о какой-то технической теме, то возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение. 7

       Очень важно выбрать также подходящий день. Лучшими днями проведения пресс-конференции считаются вторник, среда и четверг. Понедельник — день всевозможных оперативных совещаний, в том числе в самих редакциях СМИ. Пятница не лучший день потому, что материал по итогам обычной, не сенсационной пресс-конференции, вряд ли попадает в субботний, самый тиражный и читаемый выпуск газет. Состав журналистов определяется путем отбора наиболее подходящей для организаторов пресс-конференции целевой аудитории данного СМИ. Дабы привлечь внимание новой аудитории можно пригласить и менее значимые СМИ. 8

     Важное  значение при проведении пресс-конференций имеет личность выступающего (модератора), его ораторские способности и знания обсуждаемого предмета. Далеко не всегда эти свойства сочетаются в одном человеке, поэтому организаторы пресс-конференций вынуждены решать, кому доверить ведение пресс-конференции – искусному оратору, в совершенстве владеющему техникой устной речи, или же высококвалифицированному специалисту, не умеющему «красиво говорить», но в совершенстве знающему обсуждаемый предмет. Разумным выходом из подобной ситуации может быть такая организация пресс-конференций, при которой вступительное слово и главный доклад делает человек, имеющий опыт публичного выступления, а ответы на конкретные вопросы и специфические комментарии дает специалист в той или иной области.

     Как правило, пресс-конференцию ведет  пресс-секретарь или ответ-ственный за это мероприятие сотрудник пресс-центра или агентства по связям с общественностью. Его роль отнюдь не сводится к объявлению выступающих и предоставлению слова журналистам для вопросов. Ведущий может прервать выступающего или задающего вопрос; попросить уточнить сказанное; указать журналисту на то, что ответ на заданный вопрос уже содержится в раздаточных материалах; давать пояснения, резюмировать; осаживать авторов провокационных недоброжелательных вопросов и т. д.

     Примерно  за неделю до ожидаемой пресс-конференции  необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо на пресс-конференции, в зависимости от её темы. Как правило, это делается путём рассылки пресс-релизов (по уже заранее заготовленной медиа-карте) — по электронной почте или по факсу. После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону. Накануне перепроверяется количество принявших приглашение, тех, кто посетит пресс-конференцию.

     Пресс-конференцию  рекомендуется проводить в специальном  помещении: в комнате для встреч, заседаний, совещаний, но не в чьем-либо офисе или в большом актовом зале, где все будут смотреть в спину друг другу либо разбредутся по всему огромному помещению, что создаст неудобства для коммуникации. В небольшом помещение ведущий и выступающие легко могут держать в поле зрения всех компактно сидящих присутствующих. Для выступающих должны быть подготовлены карточки с их именами и фамилиями, написанными так, чтобы можно было прочесть с самого дальнего ряда в зале. Все члены ПР-команды должны иметь значки со своими именами для более эффективной коммуникации с ними.  Помещение для пресс-конференции должно иметь стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций: микрофоны на столе и в зале; ТВ-камеры, осветительные приборы; телефонная связь; технические службы (машбюро, фотолаборатории); система синхронного перевода; службы аккредитации; служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.

     На  входе в здание должно быть объявление, а на пути между входной дверью и местом проведения пресс-конференции следует развесить указатели «пресс-конференция», «гардероб», что позволит приглашенным без труда ориентироваться в здании. На столе президиума должны стоять таблички с ФИО выступающих. Надписи должны быть повторены и на обратной стороне, чтобы выступающие смогли найти свое место за столом. Отсутствие табличек в президиуме становится гарантом того, что представители СМИ перепутают и во время пресс-конференции, и во время подготовки материала к печати фамилии, имена, должности выступающих. Особенно в том случае, если число отвечающих больше чем один и большая часть — люди неизвестные. Желательно, чтобы микрофон был не один на всех участников, а у каждого персональный. На стене за столом участников должен висеть логотип организации. Размер логотипа не должен быть меньше, чем 60 х 80 см. 9

     Подводя итоги первой главы, где были проанализированы и рассмотрены назначение, этапы подготовки можно с уверенностью сказать, что пресс-конференция представляет собой одну из форм коммуникации между организаторами и представителями средств массовой информации, которая в свою очередь сама является коммуникационным процессом между целевой аудиторией и организацией. Посредствам пресс-конференции зачастую принято предоставлять какие-либо инновационные свершения.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.ИССЛЕДОВАНИЕ ОСНОВНЫХ ФОРМ ПРОВЕДЕНИЕ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ.

     Широко  известен факт, что выступления на пресс-конференции готовятся заранее; они или просто зачитываются, или произносятся в режиме импровизации по выученному наизусть тексту. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции.

     Чтобы провести пресс-конференцию ее делят  на части, такими составными частями выступают: встреча и регистрация прибывших журналистов; открытие, представление устроителей пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления, информационные сообщения основных участников; вопросы журналистов и ответы на них; краткое заключительное слово ведущего и закрытие. 10

 Самая первая и важнейшая часть заключается  в встрече прибывших на пресс-конференцию. В группу по приему и регистрации журналистов и гостей назначаются самые опытные и коммуникабельные сотрудники. Группа размещается за столом с надписью «Регистрация» у входа. К функциям таких групп следует относить: приветствие пришедшего; попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных; выдача комплекта информационных материалов, так называемый «пресс-кит», который представляет собой папку, в которую вложены пресс-релиз, дополнительные материалы (например тексты выступлений на пресс-конференции, информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать, фотографии, копии предыдущих статей), рекламные буклеты и брошюры, визитная карточка сотрудника фирмы, отвечающего за связи с общественностью и прессой, а также полезные сувениры, украшенные символикой организации: блокнот, ручка, календарь, наклейка, зажигалка и т. п.; представить при необходимости пришедшего журналиста ответственному за проведение пресс-конференции или представителю руководства вашей организации; указать дорогу в конференц-зал и гардероб. 11

     К обязанностям ведущего причисляется вовремя исправлять негативные впечатления от ошибок и оговорок руководства или сотрудников организации во время пресс-конференции.

     Перед началом пресс-конференций иногда целесообразно провести краткую  репетицию той ее части, на которой  докладчик выступает с основной речью, дополнительно проинструктировать персонал на случай непредвиденных вопросов и ситуаций.

     В президиуме пресс-конференции, включая ведущего, должно сидеть от трех до пяти человек. Большое количество участников в президиуме производит негативное впечатление. Пустой зал также не создает деловой обстановки, поэтому, если присутствующих уж совсем мало, стоит на время пресс-конференции посадить в зал какое-то количество сотрудников фирмы или членов общественной организации. 12

      Некоторые модераторы не уделяют должного внимания вступительной речи. Тем не менее, значение вступительной речи кажется  нам очень важным. Вступлением вы как бы задаете свои правила информационной игры  (т.е. взаимодействия  с журналистами). Вступительное слово модератора включает представление участников пресс-конференции, анонсирование темы и правил ведения пресс-конференции.

      Организаторы пресс-конференции вправе объявить любой регламент ее проведения (формат и количество вопросов). В дальнейшем, когда обнаружатся попытки журналистов нарушить регламент пресс-конференции, модератор должен немедленно их пресекать. Главное учитывать, что формат пресс-конференции не предполагает дискуссию или даже обмен мнениями. Функция пресс-конференции – информирование общественности через СМИ. Порядок вопросов регулируется обычно очередностью поднятых журналистами рук.

        Начинать пресс-конференцию  ровно в назначенное время нецелесообразно, открытие должно произойти на 5-10 минут позже. За это время подойдут опоздавшие. Однако разрыв продолжительностью более 15 минут недопустим: аудитория начнет испытывать раздражение. Вступительное слово начинается с благодарности ведущего журналистам за то, что они пришли, оглашения темы пресс-конференции, представления выступающих, информации о порядке проведения и объявления, что на все мероприятие организаторы конференции планируют отнять у журналистов 40-50 минут. Это должно примерно соответствовать действительности. После краткого вступительного слова ведущего следуют основные выступления, каждое из которых не должно быть длиннее 15, а лучше — 10 минут. Недопустимо читать выступления по бумажке.

        «Вопросная», т. е. экспромтная,  импровизированная часть пресс-конференции должна быть по мере возможности подготовлена заранее. Вполне может возникнуть ситуация, когда после окончания основных выступлений и предложения задавать вопросы никаких вопросов не будет и в зале воцарится неловкое молчание. Полезно заранее распределять некоторые вопросы (из числа предполагаемых) среди своих сотрудников, с тем, чтобы они могли задать их выступающим в подходящий момент для смягчения трудной ситуации или перевода обсуждения на другую тему. Этот прием нередко используется в практике проведения пресс-конференций, однако злоупотреблять им не стоит. Часто используется следующий прием: «Перед пресс-конференцией (или во время выступления) нам было передано несколько записок с вопросами...». Вопросы могут быть и неожиданными, и «неудобными», поэтому подготовка к пресс-конференции включает в себя также и составление списка возможных вопросов и ответов на них. Отвечающий должен владеть рядом приемов, позволяющих ответить на любой нежелательный вопрос. Например: «Спасибо за вопрос. Проблема, о которой вы говорите, действительно существует. Но чтобы разобраться в вашем вопросе квалифицированно, нужно рассказать вот о чем...». Молчание при ответе на нежелательный вопрос – вовсе не худший вариант. Варианты ответов «У меня сейчас нет данных» или «Не знаю» значительно лучше, чем «Без комментариев» или «Не хочу отвечать». Если же выступающий все-таки ошибся, он должен сразу признать ошибку и принесите извинения, в противном случае ошибки будут «смаковать» журналисты. 13

     После завершения пресс-конференции основные выступающие должны на какое-то время задержаться. Как правило, журналисты хотят взять у них отдельное интервью, задать дополнительные вопросы.

     За  официальной частью может следовать неофициальная, к примеру — фуршет. И хотя на первый взгляд фуршет представляет не столь важной частью встречи, это далеко не так. Для докладчиков и руководителей компании, проводившей пресс-конференцию, фуршет — это время свободного, неформального общения с прессой. Их работа не заканчивается вместе с официальной частью, и они не должны уезжать после ее завершения. Подобного рода неформальные встречи имеют большой содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур. Именно при неформальном общении журналисты имеют возможность выяснить многие вопросы, которые их волнуют, договориться о дополнительных встречах и интервью, узнать компетентное мнение специалистов о событиях в отрасли. Беседы во время фуршета иногда оказываются полезнее, чем сама пресс-конференция. 14

Пресс-конференция: назначение, подготовка, проведение