Претензиционная документация
Содержание
Введение
1. Оформление договоров
1.1 Структура договора и его основные условия
1.2 Порядок оформления текста договора
1.3 Изменение и расторжение договора
2. Документы по внешнеэкономической деятельности
3. Претензиционная документация
Заключение
Список литературы
ПРИЛОЖЕНИЯ
Введение
Реализация коммерческих планов любого предпринимателя не возможна без совершения сделок и заключения договоров, потому что договор — это та форма, в которой воплощаются замыслы и расчеты бизнесменов, их стремление получить прибыль. Заниматься предпринимательством и не совершать сделки, не заключать договоры просто невозможно.
Итак: что такое договор вообще?
Договор — в первую очередь соглашение сторон - акт, в котором выражено их взаимное согласие действовать совместно в интересах обоюдной выгоды. Если взаимное согласие сторон отсутствует, то нет и договора. (Печникова Т. В., Печникова А. В. «Практика работы с документами в организации»)
Все деловые взаимоотношения между субъектами рынка регламентируются законодательством и теми условиями, которые они предусмотрели в своем соглашении, и успех всего коммерческого мероприятия или операции очень часто зависит от того, как такое соглашение составлено и оформлено. Это и неудивительно, поскольку именно в договоре определяются права и обязанности сторон, их ответственность, цена, сроки, порядок расчетов и т. д. Поэтому целью данной работы является рассмотрение основных видов договоров, а также правил их оформления и заключения.
1. Оформление договоров
1.1 Структура договора и его основные условия
Представляется, что любой «надежный» договор должен состоять из четырех частей:
1. Преамбула (или вводная часть)
2. Предмет договора. Права и обязанности сторон.
3. Дополнительные условия договора.
4. Прочие условия договора.
Преамбула (вводная часть) договора
Эта часть содержит следующие основные положения:
1. Наименование договора (договор купли-продажи, поставки, комиссии, на оказание брокерских услуг, аренды, о совместной деятельности и пр.).
Точное название договора сразу же поясняет читающим, о каких правоотношениях идет речь. Если же названия нет, то прежде, чем понять, о чем договор, его придется прочитать и лишь затем разбираться с ним по существу. Данное обстоятельство вызывает у любого читателя естественное чувство некоторого раздражения, а это будет крайне нежелательным, если предложить, что договор будет читать арбитр или налоговый инспектор.
2. Дата подписания договора.
Очень часто приходится сталкиваться с такой ситуацией, когда предприниматели, заключив договор, не проставляют число, месяц и год его подписания. Подобная практика просто недопустима. Дело в том, что с датой подписания договора связаны правильное определение момента его заключения и установление окончания срока действия, а значит, и тех юридических последствий, которые с этим связаны.
Если стороны подписывают договор в разное время, то он считается заключенным с момента подписания его последней стороной.
3. Место подписания договора (город или населенный пункт). Место совершения сделки - это не простая формальность; это условие имеет иногда очень большое юридическое значение. По законодательству местом совершение сделки определяются:
а) правоспособность и дееспособность лиц, совершающих сделку;
б) форма сделки;
в) обязательства, возникающие из сделки (хотя в этом случае стороны в договоре могут предусмотреть иное положение).
Это особенно важно при заключении внешнеторговых контрактов и договоров с фирмами государств — членов СНГ.
4. Полное фирменное наименование контрагентов, под которым они зарегистрированы в реестре государственной регистрации.
5. Название стороны по договору (например, «подрядчик», «поставщик», «арендатор» и т. д.). Это необходимо для того, чтобы в тексте договора каждый раз не повторять полностью фирменное название стороны.
6. Подробное наименование должности, фамилии, имени, отчества лица, подписывающего договор, а также Наименование документа, из которого следуют его полномочия на подписание договора.
Предмет договора. Права и обязанности сторон
Данная часть договора содержит существенные условия договора:
1. Обязанности и права первой стороны по договору.
2. Обязанности и права второй стороны по договору.
3. Срок выполнения своих обязательств сторонами.
4. Место исполнения обязательств каждой из сторон.
5. Способ исполнения обязательств каждой из сторон (поря док действий, их последовательность и сроки).
Конкретное содержание этих условий зависит от вида договора и от конкретной ситуации его заключения.
Дополнительные условия договора
Настоящий раздел любого договора включает в себя такие условия, которые в принципе не обязательно предусматривать в договоре, но, тем не менее, их наличие существенно влияет на права и обязанности сторон, а также на порядок их исполнения.
1. Срок действия договора.
Срок действия договора необходимо указать даже тогда, когда указаны сроки выполнения обязательств сторонами.
2. Ответственность сторон.
Данное условие любого договора обеспечивает исполнение обязанностей сторонами на случай нарушения одной из них условий договора. Обычно, оно содержит определение различного рода санкций в виде неустойки (цени, штрафа), уплачиваемых одной стороной, не выполнившей своих обязательств в отношении одного из согласованных условий.
При составлении договора можно предложить следующую методику определения ответственности — против каждой обязанности контрагента должна быть предусмотрена соответствующая ответственность, в основном, конечно, штрафная неустойка.
3. Способы обеспечения обязательств.
Российское законодательство знает четыре основных способа обеспечения обязательств, каковыми являются: неустойка, залог, поручительство (гарантия), задаток.
4. Основания досрочного расторжения договора в одностороннем порядке и порядок действий сторон при одностороннем расторжении договора.
Как показывает арбитражная практика, споры предприятий по вопросам одностороннего расторжения довольно распространена. В частности, возникает много проблем по возврату авансовых платежей и предоплаты.
В этом условии договора можно предусмотреть, что в случае одностороннего расторжения договора все авансовые платежи должны быть возвращены в течение определенного времени.
5. Условия о конфиденциальности информации по договору. В данном пункте договора предусматривается, какие условия договора считаются конфиденциальными и не подлежат разглашению сторонами.
6. Порядок разрешения споров между сторонами по договору.
Как правило, все споры между сторонами разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации в арбитражном порядке, независимо от того, предусмотрено данное условие в договоре или нет. Но стороны могут установить и иное положение, например, рассмотрение споров не в арбитражном, а третейском суде, создаваемом самими сторонами или в соответствии с регламентом какого-либо постоянно действующего третейского суда.
Прочие условия договора
1. Чем еще, кроме договора, регулируются отношения сторон?
Естественно, что стороны определяют в договоре свои конкретные обязательства, и нет смысла переписывать к тому же нормы законодательства, которыми регулируются все отношения сторон по договору. Поэтому возможна следующая формулировка: «В случаях, не предусмотренных настоящим договором, стороны руководствуются действующим гражданским законодательством».
2. Условия о согласовании связи между сторонами.
В данном пункте для каждой стороны указываются:
а) лица, полномочные давать информацию и решать вопросы, относящиеся к исполнению договора. Это может формулироваться двумя способами: с персональным указанием полномочного лица (лиц) или с указанием должностей;
б) способы связи. Это может быть телефон, факс, телекс, телеграф, телетайп с указанием их номеров и иных данных.
3. Преддоговорная работа и ее результаты после подписания договора.
Данный пункт договора содержит положение, в соответствии с которым стороны устанавливают, что после подписания настоящего договора все предварительные переговоры по нему, переписка, предварительные соглашения и протоколы о намерениях теряют силу.
4. Реквизиты сторон.
В данном пункте для каждой стороны указываются:
а) почтовые реквизиты;
б) местонахождение (адрес предприятия);
в) банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета, учреждение банка, код банка, МФО, данные расчетно-кассового центра, корреспондентский счет банка);
г) отгрузочные реквизиты (для железнодорожных отправок, для контейнеров, для мелких отправок).
5. Количество экземпляров договора.
Обычно данный пункт содержит следующую формулировку: «Настоящий договор составлен в …. подлинных экземплярах по одному для каждой из сторон».
6. Порядок исправлений по тексту договора.
Среди предпринимателей очень распространено, когда готовый проект договора подписывается одной из сторон и полностью передается другой стороне для последующего подписания. В этой ситуации иногда случается, что недобросовестный партнер в одностороннем порядке исправляет какие-то условия договора в своем и чужом экземпляре, что ставит партнера в щекотливое положение. Дело в том, что наличие подписи на документе практически означает: подписавший с этими односторонними исправлениями «якобы согласен», что иногда действительности не соответствует. В связи с этим, если практикуется вышеуказанный способ подписания договора, можно включить в договор условие: «Все исправления по тексту настоящего договора имеют юридическую силу только в том случае, если они удостоверены подписями сторон в каждом отдельном случае».
7. Подписи представителей сторон.
Каждый договор, поскольку в нем выражена воля определенного лица, должен быть подписан этим лицом или его полномочным представителем собственноручно. (см. приложение 1)
1.2 Порядок оформления текста договора
В соответствии с действующим законодательством, договор считается заключенным, когда между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным его условиям. Момент заключения договора определяется моментом придания соглашению установленной формы.
Договор заключается несколькими способами, основные из которых представлены и проанализированы ниже. Но в любом случае конкретный выбор способа заключения договора представлен на усмотрение сторон и зависит от особенностей и специфики конкретного договора.
Составление одного документа под названием «договор».
Данный способ является самым оптимальным вариантом в выборе конкретного способа заключения договора. Именно в едином документе под заголовком «договор», «контракт», «соглашение» стороны определяют все существенные условия и аспекты предстоящей коммерческой операции. Большим достоинством данного способа можно назвать и тот момент, что при его наличии спора о самом факте заключения договора практически не возникает. Таким способом могут заключаться любые хозяйственные договоры.
Иногда на практике встает вопрос: можно ли считать договорные отношения по коммерческой купле-продаже (поставке) оформленными при наличии не самого договора, а лишь согласованной спецификации? Спецификация, подписанная сторонами, не содержит всех существенных условий для признания договорных отношений установленными и не может заменить договор поставки, заключаемый в установленном порядке.
Заключение договора в соответствии с протоколом о намерениях.
Вообще, договор и есть договор, и никакой протокол о намерениях его заменить не может. Тем не менее, такой протокол может в некоторых случаях накладывать на лиц, его подписавших, определенные обязательства, о чем здесь необходимо особо сказать.
В соответствии с российским законодательством, ведение переговоров по поводу предстоящего договора не предоставляет участникам этих переговоров каких-либо прав и обязанностей.
Однако в последнее время широкое распространение получил такой вид коммерческой документации, как протокол о намерениях. Некоторые протоколы о намерениях представляют собой не просто документ, в котором фиксируются результаты переговоров между сторонами, но и документ, который имеет в ряде случаев важное юридическое значение.
Дело в том, что действующим законодательством предусмотрена такая форма, как предварительный договор. В соответствии с предварительным договором стороны обязуются заключить в будущем Договор на передачу товаров, выполнение работ и т. д. на условиях, предусмотренных предварительным договором. В целом ряде случаев предприниматели, подписывая протокол о намерениях, и не подозревают, что на самом деле заключают своего рода договор, по которому принимают на себя определенные права и обязанности. Если сторона предварительного договора уклоняется от заключения предусмотренного им договора, другая сторона вправе обратиться в суд с иском о понуждении заключить соответствующий договор, а также с требованием о взыскании со стороны, которая уклоняется от заключения договора, возникающих в связи с этим убытков.
Обмен письмами, телетайпограммами, телеграммами, телефонограммами и т. п., подписанными стороной, которая их посылает.
Не каждое и любое письмо или телеграмма могут свидетельствовать о заключении догов, между сторонами.
Гарантийные письма должны отвечать требованиям предложения о заключении договора (оферта), а именно:
во-первых, гарантийное письмо должно содержать в себе всю необходимую информацию относительно существенных условий договора (предмет договора, необходимые сроки, пена и т. д.);
во-вторых, гарантийное письмо должно быть достаточно определенным, т. е. оно должно быть обращено к конкретному лицу;
в-третьих, предложение о заключении договора должно исходить от полномочного лица предприятия;
в-четвертых, гарантийное письмо должно выражать намерение лица, которое его посылает, считать себя связанным правами и обязанностями в случае принятия предложения.
Таким образом, из текста гарантийного письма должно ясно и однозначно исходить предложение заключить договор. Не может оцениваться как оферта некое заявление о некоторых обстоятельствах, или некое мнение, или сообщение, или рассказ о предприятии и его товарах (услугах).
Если выше перечисленные условия в гарантийном письме отсутствуют, то его можно рассматривать в качестве рекламы или как приглашение к переговорам по поводу будущего договора. Никаких юридических последствий такое гарантийное письмо не влечет.
Но даже если гарантийное письмо отвечает всем предъявляемым юридическим требованиям, одного его для заключения договора недостаточно. Необходимо, чтобы предложение было принято (акцептовано), поскольку договорные отношения между сторонами возникают не из самого гарантийного письма, а из одобрения его сторонами. Принятие предложения о заключении договора (акцепт), как и оферта, тоже должно отвечать определенным требованиям.
Во-первых, акцепт должен исходить только от того лица, которому сделана оферта, а во-вторых, акцепт должен быть безоговорочным. В случае же несогласия стороны с хотя бы некоторыми и незначительными условиями оферты такой акцепт рассматривается новым предложением заключить договор. В данном случае большое значение будут иметь сроки, в течение которых предложение должно быть принято.
Когда оферта сделана с указанием срока для ответа, договор считается заключенным, если ответ о принятии (акцепте), предложения получен в течение этого срока. Когда срок в оферте не указан, то принятие имеет юридическое значение, если ответ получен в течение нормального необходимого времени, установленного действующим законодательством.
Принятие заказа к исполнению.
Договор может быть заключен путем принятия к исполнению заказа. Данный способ особенно широко применялся в плановой экономике в отношении договоров по поставке товаров народного потребления и продукции производственно-технического назначения. Необходимо отметить, что в условиях свободного предпринимательства возможности данного способа крайне ограниченны.
В настоящее время, этот способ широко применяется в отношениях между брокерскими конторами и их клиентами при заключении договора на брокерское обслуживание. В частности, если в срок, определенный вышеуказанным договором, брокер не заявит своих возражений по полученному от клиента заказу, договор в части, касающейся этого заказа, можно считать заключенным. Однако договором на брокерское обслуживание могут предусматриваться и иные варианты.
По общему правилу сделка, для которой законодательством не установлена письменная или иная определенная форма, может быть совершена устно. Такая сделка считается совершенной и в том случае, когда из поведения лица явствует его воля совершить сделку. Однако при несоблюдении простой письменной формы стороны лишаются права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки на свидетельские показания, а в случаях, прямо указанных в законе, отсутствие письменной формы влечет за собой недействительность сделки.
Иными словами, при отсутствии договора, как единого документа или совокупности нескольких взаимосвязанных документов, заинтересованное лицо вправе доказывать факт совершения сделки иными способами (кроме свидетельских показаний), например, письмами от организаций, документами об оплате или отгрузке товаров и т. д.
Как видно по общему правилу, «телефонная» сделка и «джентльменское соглашение» юридического значения не имеют, если обратное не будет доказано в суде в случае спора.
В последнее время многие, ссылаясь на зарубежный опыт, утверждают, что якобы «у них» миллионные сделки заключаются по телефону или устно за ужином, в клубе и т. д. Действительно, в нравственном смысле, в смысле поддержки репутации и имиджа, такие сделки совершаются, но для правовых отношений «купеческое слово» значения не имеет. Да и вообще, простота западных способов заключения контрактов несколько преувеличена. Обычно после телефонной сделки западные бизнесмены дают задание своим адвокатам оформить и урегулировать все необходимые формальности будущего договора. А размер этих «формальностей» иногда составляет десятки страниц текста конкретного коммерческого контракта.
О заключении договора свидетельствует его подписание. Как правило, оно включает в себя собственноручную подпись полномочного представителя предприятия, а также оттиск печати этой организации. Печать предприятия на договоре как бы подтверждает полномочия лица, подписавшего договор, но отсутствие печати предприятия на договоре не делает договор автоматически недействительным. Вообще, значение печати предприятия на договоре нельзя переоценивать. В соответствии и с действующим законодательством наличие или отсутствие печати на договоре никак не связано с его действительностью или недействительностью. Решающее значение закон придает полномочиям «рукоприкладчика». Поэтому наличие печати на договоре, подписанном неполномочным лицом, не делает договор действительным, в то время как отсутствие печати на подписи полномочного лица однозначно свидетельствует о заключении договора.
Подписание договора свидетельствует о волеизъявлении сторон на его заключение, в соответствии с которым у этих сторон возникают соответствующие права, обязанности, ответственность.
1.3 Изменение и расторжение договора
Естественной представляется ситуация, когда стороны после заключения договора решают изменить те или иные его условия, заменить договор на другой, продлить срок действия договора, а то и расторгнуть ранее заключенный договор. Для того чтобы правильно оформить все необходимые изменения, надо знать некоторые юридические правила, которые предъявляются к такого рода действиям сторон.
Но всегда необходимо помнить одно существенное положение закона:
Односторонний отказ от исполнения обязательства и одностороннее изменение условий договора не допускается, за исключением случаев, предусмотренных договором или законодательством.
Изменение или дополнение условий договора.
По общему правилу одностороннее изменение или дополнение условий уже заключенного договора, как было указано выше, не допускается. Все коррективы в ранее заключенный договор могут вноситься только по соглашению сторон.
Когда одна из сторон считает необходимым изменить или расторгнуть договор, она обязана направить другой стороне соответствующее предложение. Другая сторона обязана рассмотреть предложение и дать ответ в обусловленный предложением инициатора срок. Изменение или дополнение условий заключенного ранее договора оформляется в том же порядке, в каком оформлен сам договор, т. е. письменно. В большинстве случаев изменение или дополнение договора оформляется отдельным соглашением сторон или протоколом, но может оформляться и обменом письмами, телеграммами, факсами и т.д.
Продление срока действия договора оформляется в том же порядке. Для договоров некоторых видов в случаях, предусмотренных законодательством (например, аренды), если ни одна из сторон не потребует его прекращения, договор считается пролонгированным автоматически. В некоторых случаях договор пролонгируется автоматически на новый срок, если об этом стороны договорились при заключении договора.
В соглашении об изменении, дополнении или пролонгации договора рекомендуется указывать следующее:
а) какой договор подлежит изменению (номер договора, о чем договор, от какого числа);
б) причины изменения договора;
в) какие условия подлежат изменению или какие условия договора дополняются;
г) новую редакцию измененных условий, например: «п. 3. ст. 5. договора изложить в следующей редакции: »;
д) пункт о том, что прежние условия договора с момента заключения соглашения об изменениях теряют юридическую силу;
е) порядок урегулирования возникающих вопросов, если какие- то условия договора, которые изменились соответствующим соглашением, уже начали действовать. Например, если по договору была изменена цена и покупатель прежнюю цену уже уплатил, то необходимо предусмотреть порядок доплаты (срок, раз мер, способ и т. д.).
Необходимо также отметить, что если одна сторона возражает против изменения некоторых условий, то договор должен быть исполнен на тех условиях, которые были предусмотрены ранее.
Соглашение о замене договора (новация).
Стороны могут достигнуть соглашение не только об изменении каких-либо условий договора, но и вообще о замене ранее заключенного договора другим договором.
Новация — это гражданско-правовая сделка, лежащая в основе аннулирования одного и возникновения другого обязательства между теми же лицами.
Примером новации может служить замена договора займа договором купли-продажи. Предметом договора купли-продажи здесь выступает имущество, которое передается заемщиком в качестве погашения договора займа. Отношения в этом случае регламентируются нормами о договоре купли-продажи, а не о договоре займа.
Изменение сторон по договору.
За время существования договора в нем могут произойти те или иные изменения не только с точки зрения содержания, но также его участников.
Возможны три основных способа перемены лиц в обязательстве: перевод долга; уступка требования; уступка договора (цессия).
а) Перевод долга.
Перевод своего долга одним лицом (должником) на другое лицо допускается' только с согласия кредитора (того лица, перед которым должник и должен). Если такого согласия нет, то перевод долга невозможен.
Основанием для такого перевода служит соглашение между первоначальным должником по договору и лицом, заступающим на его место в обязательстве (но не в договоре).
Согласие на перевод долга должно быть выражено кредитором в той же форме, в какой заключен договор, — в письменной. Если стороны, заключая договор, предвидят возможность перевода долга (или заранее знают, что их обязательства по договору будут исполнены другой стороной), то в договоре можно предусмотреть условие, в соответствии с которым стороны сразу и предварительно дадут свое условие на перемену должника. В этом случае согласия на перевод долга у кредитора каждый раз истребовать нет необходимости.
б) Уступка требования.
Уступка требования означает, что прежний кредитор, которому должник должен исполнить свое обязательство, выбывает, а на его место заступает новое лицо.
Согласия должника на уступку требования по законодательству не требуется, он лишь должен быть проинформирован о факте уступки и о том, что свои обязательства он должен исполнить перед новым лицом. Однако необходимо ответить, что соглашением сторон (в частности, в договоре) стороны могут установить, что и передача прав по договору может осуществляться только с согласия противоположной стороны.
в) Уступка договора (цессия).
Особенностью цессии является то, что одна сторона выбывает из договора, а на ее место приходит другая сторона. С переменой лица в договоре уступаются не только права, но и обязанности. Отсюда следует, что в этом случае можно применять правила, которые относятся и к переводу долга, и к уступке требования. Таким образом, партнер, участвующий в двухстороннем договоре может, если на это есть согласие его контрагента, уступить договор третьему лицу. С момента получения согласия (а если согласие было получено ранее, то с момента сообщения об уступке) третье лицо становится носителем всех прав и обязанностей уступившей стороны.
Уступка договора оформляется отдельным соглашением.
Порядок расторжения договора.
Может случиться и так, что по тем или иным причинам договор, заключенный между сторонами, может потерять для них интерес и стороны придут к выводу о необходимости расторгнуть ранее достигнутое соглашение.
Стороны могут достичь соглашения о прекращении договора, как с момента его заключения, так и на будущее время. В этом случае договор не будет создавать для сторон прав и обязанностей и считается как бы не заключенным в свое, время.
Соглашение о расторжении договора оформляется протоколом или иным двусторонним документом. В соглашении необходимо указать:
а) какой договор расторгается;
б) с какого момента договор считается расторгнутым;
в) причину, по которой расторгается договор;
г) способы урегулирования между сторонами возникших проблем или окончания обязательств, которые уже возникли между сторонами (например, сроков и порядка возвращения авансовых платежей по договору, если таковые были сделаны);
д) пункт о том, что с момента вступления соглашения в силу стороны теряют права требования по заключенному ранее договору.
