Презентация с помощью Microsoft PowerPoint

Введение

Актуальностью данной курсовой работы является то, что мультимедийные презентации  являются мощным информационным и финансовым инструментом, позволяющим пользователю активно взаимодействовать с ним через элементы управления.

Цель работы: описать процесс создания презентации с помощью Microsoft PowerPoint – самой популярной программы, являющейся частью Microsoft Office и доступной в редакциях для операционных систем Microsoft Windows и Mac OS.

В теоретической  части курсовой работы рассмотрено  создание мультимедийных презентаций, способы редактирования слайдов, создание мультимедийных эффектов и анимации.

Презентация представляет собой сочетание текста, гипертекстовых ссылок, компьютерной анимации, графики, видео, музыки и звукового ряда, которые  организованы в единую среду. Кроме того, презентация имеет сюжет, сценарий и структуру, организованную для удобного восприятия информации. Отличительной особенностью презентации является её интерактивность, то есть создаваемая для пользователя возможность взаимодействия через элементы управления.

С помощью презентаций  бизнесмены представляют проекты и  рекламируют товары, студенты защищают курсовые и дипломные работы, преподаватели и лекторы представляют изучаемый материал.

В практической части данной курсовой работы проведены автоматизированные расчеты в табличном процессоре MS Excel.

 Для выполнения и оформления курсовой работы использован ПК,  программное обеспечение Microsoft Office World, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint.

1. Теоретическая  часть.

1. MS PowerPoint

Идея PowerPoint появилась у Боба Гаскинса, студента университета Беркли, который решил, что наступает век графических интерактивных материалов.

В 1984 году Гаскинс  присоединился к Forethought и нанял разработчика Денниса Остина. Боб и Деннис объединили усилия и создали программу Presenter. Позже Боб решил сменить имя на PowerPoint, которое и стало названием конечного продукта.

В 1987 году вышел PowerPoint 1.0 для Apple Macintosh. Он работал в чёрно-белом цвете. Вскоре появились цветные Macintosh и новая версия PowerPoint не заставила себя ждать.

В 1990 году вышла версия для Windows. C 1990 года PowerPoint стал стандартом в наборе программ Microsoft Office.

В 2002 году вышла версия PowerPoint, которая не только была включена в пакет Microsoft Office XP, но также распространялась как отдельный продукт. В ней появились такие функции, как сравнение и смешение изменений в презентации, возможность задавать пути анимации для индивидуальных форм, создание пирамидальных, радиальных и целевых диаграмм, а также кругов Эйлера, панель задач для просмотра и выбора объектов буфера обмена, защита презентации паролем, автоматическая генерация фотоальбома, а также «умные теги» для быстрого выбора формата текста, скопированного в презентацию.

Версия PowerPoint 2007 привносит основные изменения в интерфейс программы  и увеличивает графические возможности

Запуск PowerPoint выполняется стандартными способами, например, щелкнув кнопку «Пуск», в Главном меню Windows выберем Программы, а затем – Microsoft Office – Microsoft PowerPoint.

2.  Создание презентации

Основные этапы создания презентации:

1. Начало создания новой презентации:

Запустить Power Point, выбрать команду Новый меню Файл.

2. Выбор способа создания новой презентации:

В окне Новая презентация выбрать переключатель Пустая презентация для создания презентации без использования мастеров и шаблонов Power Point. Нажать кнопку OK.

3. Выбор макета первого слайда:

Любую презентацию рекомендуется начинать со слайда-заголовка, в котором указывается тема презентации, доклада и тд. В диалоговом окне Новый слайд выбрать первый макет для создания слайда-заголовка презентации.

4. Создание первого слайда презентации:

В появившейся рамке Нажмите для добавления заголовка введите текст.

5. Начало создания второго слайда презентации:

Выполнить команду Новый слайд меню Вставка.

1. Существует несколько различных способов создания презентаций и множество возможностей форматирования самих слайдов.

3.  Редактирование слайдов

Слайд, который автоматически появляется в презентации, содержит два местозаполнителя, один из которых отформатирован для заголовка, а второй – для подзаголовка. Порядок прототипов на слайде называется макетом. В Office PowerPoint 2007 также предусмотрены другие типы местозаполнителей, например местозаполнители для изображений и рисунков SmartArt.

Чтобы одновременно с добавлением  слайда в презентацию выбрать  макет нового слайда, можно выполнить  следующие действия:

1.  На вкладке Слайды щелкнуть непосредственно под единственным содержащимся на этой вкладке слайдом.

2.  В группе Слайды вкладки Главная щелкнуть стрелку рядом с кнопкой Создать слайд.

Появится коллекция, в которой  отображаются эскизы различных доступных  макетов слайдов.

3. Щелкнуть нужный макет для нового слайда

Новый слайд появляется и на вкладке Слайды, где он выделяется как текущий, и в области Слайд. Повторяем эту процедуру для каждого добавляемого слайда.

Если нужно, чтобы для нового слайда использовался тот же макет, что и для предыдущего слайда, просто нажимаем кнопку Создать слайд, вместо того чтобы щелкать стрелку рядом с ней.

Если нужно создать два слайда, аналогичных по содержанию и макету, можно сэкономить усилия, создавая один слайд с форматированием  и содержанием, общими для обоих слайдов, а затем создать копию этого слайда и добавить на каждый из этих слайдов окончательные индивидуальные детали.

1.  На вкладке Слайды щелкаем копируемый слайд правой кнопкой мыши, а затем выбираем команду копировать в контекстном меню.

2.  Находясь на вкладке Слайды, щелкаем правой кнопкой мыши место, в котором нужно добавить новую копию слайда, и выбираем в контекстном меню команду Вставить.

Можно также вставить копию слайда из одной презентации в другую презентацию.

Изменение порядка слайдов: На вкладке Слайды щелкнуть слайд, который нужно переместить, а затем перетащить его в новое место.

Чтобы выделить несколько слайдов, щелкнуть слайд, который нужно переместить, а затем нажать и удерживать клавишу CTRL, одновременно щелкая по очереди остальные слайды, которые нужно переместить.

Удаление слайда: На вкладке Слайды щелкнуть правой кнопкой мыши слайд, который необходимо удалить, а затем выбрать в контекстном меню Удалить. Или просто нажать клавишу Delete на клавиатуре.

Добавление и форматирование текста:

Самым общим содержанием слайдов  в презентации PowerPoint является текст – в заголовках, названиях и маркированных списках.

Чтобы добавить текст на любой слайд, щелкаем местозаполнители, в который  нужно добавить текст, а затем  вводим или вставляем нужный текст.

Изменение внешнего вида текста:

Существует множество способов изменить внешний вид текста на слайде, от основных кнопок вкладки Главная, предназначенных для форматирования характеристик шрифта, стиля, размера, цвета и абзаца, до дополнительных параметров, таких как анимация или преобразование в рисунки SmartArt.

4.  Дизайн презентации

Office PowerPoint 2007 предоставляет множество тем, упрощая изменение общего вида презентации. Тема представляет собой набор элементов оформления, придающий особый, единообразный внешний вид всем документам Office, используя конкретные сочетания цветов, шрифтов и эффектов.

Office PowerPoint 2007 автоматически применяет к презентациям, созданным с помощью шаблона новой презентации, тему Office, но внешний вид презентации можно легко изменить в любой момент, применив другую тему. Для этого в группе Темы вкладки Дизайн щелкнуть нужную тему документа (рис. 1).

Рисунок 1 – Группа Темы вкладки Дизайн

Для предварительного просмотра внешнего вида текущего слайда после применения конкретной темы просто наводим указатель на эскиз этой темы. Чтобы увидеть эскизы дополнительных тем, щелкните стрелки рядом со строкой эскизов.

Если не указано  иное, Office PowerPoint 2007 применяет темы ко всей презентации. Чтобы изменить внешний вид только выбранных слайдов, на вкладке Слайды нажимаем и удерживаем клавишу CTRL, одновременно щелкая каждый слайд, который нужно изменить. Выбрав все слайды, щелкаем правой кнопкой мыши тему, которую нужно применить к этим слайдам, и выбираем в контекстном меню команду Применить к выделенным слайдам.

1.5 Мультимедийные эффекты

Создаваемая презентация  должна быть максимально эффективной визуально – и часто серия слайдов, содержащая только маркированные списки, не является самым динамичным вариантом. Недостаток визуального разнообразия может привести к потере внимания аудитории. Кроме того, для многих видов данных абзац или маркированный список не является оптимальным представлением.

Office PowerPoint 2007 позволяет  добавлять множество видов аудио и видеоданных, включая таблицы, рисунки SmartArt, фигуры, диаграммы, музыку, фильмы, звуки и анимации. Можно также добавить гиперссылки, чтобы повысить гибкость перемещения по презентации и вне ее, а также привлекающие глаз переходы между слайдами.

Рассмотрим добавление клипа. Для этого:

1.  Щелкнуть прототип, в который необходимо добавить клип.

Если прототип не выделен или если выделен прототип, в который нельзя вставить изображение, клип вставляется в центр слайда.

2.  На вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажать кнопку Клип.

Откроется область задач Клип.

3. В области задач Клип найти и щелкнуть нужный клип (рис. 2).

Рисунок 2 – Группа Иллюстрации вкладки Вставка

1.6 Создание рисунков SmartArt

Рисунок SmartArt – это визуальное представление сведений, которое можно полностью настроить. Преобразование текста в рисунок SmartArt – это быстрый способ преобразовать существующие слайды в профессионально оформленные иллюстрации. Например, можно одним щелчком превратить слайд повестки дня в рисунок SmartArt (рис. 3).

Рисунок 3 – Преобразование текста в рисунок

Чтобы наглядно выразить свои мысли  и идеи, можно воспользоваться  встроенными макетами.

Чтобы преобразовать существующий текст в рисунок SmartArt, выполняем следующие действия:

1.  Щелкнуть местозаполнитель, содержащий текст, который нужно преобразовать.

2.  В группе Абзац вкладки Главная нажать кнопку Преобразовать в рисунок SmartArt.

3.  Чтобы увидеть, как будет выглядеть рисунок SmartArt с нужным текстом, наводим в коллекции указатель на эскиз этого рисунка SmartArt. Коллекция содержит макеты рисунков SmartArt, которые лучше всего подходят для маркированных списков. Для просмотра полного набора макетов нажать кнопку Дополнительные рисунки SmartArt.

Найдя нужный рисунок SmartArt, щелкнуть его, чтобы применить к своему тексту.

Теперь рисунок SmartArt можно переместить, изменить его размер, повернуть, добавить к нему текст, применить к нему другой экспресс-стиль и выполнить иные изменения.

Хотя рисунок SmartArt легче всего  создать для существующего текста, можно пойти другим путем и  сначала вставить нужный рисунок SmartArt, а затем добавить к нему текст.

6.  Анимации слайдов

Смены слайдов представляют собой анимационные эффекты, возникающие при переходе от одного слайда к следующему. Office PowerPoint 2007 предоставляет множество типов смены слайдов, включая стандартные эффекты затухания, растворения, обрезания и стирания, а также более необычные переходы, например колеса и шахматные доски.

В группе Переход к этому слайду вкладки Анимации выбираем нужный вариант перехода.

Для предварительного просмотра внешнего вида текущего слайда с использованием конкретного варианта перехода наводим  указатель на эскиз этого перехода.

7.   Проведение презентации

Существует три способа показа слайдов: управляемый докладчиком, управляемый пользователем, автоматический. Для запуска показа слайдов открываем  презентацию, которую будем просматривать  в режиме показа слайдов, на панели инструментов выбираем Показ слайдов - Настройка демонстрации, где можно настроить параметры показа слайдов. Устанавливаем галочку на режиме показа – автоматический, управляемый пользователем или докладчиком. В режиме автоматический недоступна настройка параметров показа: без анимации, без речевого сопровождения, цвет пера и непрерывный показ до нажатия клавиши Esc. В режимах управляемый докладчиком и пользователем доступны все функции, также смена слайдов вручную или по времени, показ слайдов определённых номеров.

На панели Показ слайдов можно задать непрерывный показ слайдов без дополнительных настроек иконкой С начала (также клавиша F5). Иконкой С текущего слайда можно задать показ со слайда, на котором открыта презентация, иконкой Произвольный показ задать  произвольное воспроизведение, когда отображаются только выбранные слайды, что позволяет сократить время показа одной и той же презентации с учётом различных условий.

Иконкой Скрыть слайд можно скрыть текущий слайд, во время демонстрации он не будет отображаться.

В настройках мы можем, используя иконку Звукозапись, записать дорожку звукового сопровождения, с помощью микрофона, подключённого к компьютеру. Речевое сопровождение будет звучать во время показа слайдов в полноэкранном режиме. Иконка Настройка времени позволяет отрепетировать презентацию, слайды будут запущены в полноэкранном режиме, количество времени, потраченное на каждый слайд, будет записано.

Иконкой Мониторы можно выбрать разрешение экрана во время просмотра в полноэкранном режиме, при меньшем разрешении показ осуществляется быстрее, при большем можно рассмотреть больше наглядных деталей. Возможное разрешение: 640*480 (наибольшая скорость, наихудшее качество), 800*600, 1024*768 (наименьшая скорость, наилучшее качество).

Заключение

В теоретической части курсовой работы рассмотрено создание мультимедийных презентаций в среде MS Office.

C помощью презентаций можно рекламировать товары, представлять новые идеи, использовать презентации в преподавании. Информация может быть представлена в наглядной форме с использованием графики, видео, звука.

В практической части курсовой рассмотрена задача и ее решение при помощи табличного процессора MS Excel. MS Excel идеальное средство для решения подобных задач. В одни ячейки мы заносим текущие данные, а в другие – формулы, позволяющие обрабатывать исходные данные. Табличный процессор подходит для простой организации данных в виде таблиц. В то же время его математический аппарат позволяет делать сложные инженерные, экономические, финансовые, статистические вычисления. Если же встроенных формул не хватает, мы можем написать программу на встроенном языке MS Visual Basic, обработать данные из таблиц Excel и передать их снова в ячейки. Результаты вычислений всегда можно представить в виде наглядных графиков.

II Практическая часть

2.1 Общая характеристика задачи

Предприятие ООО «Анаконда» сдает  в аренду офисные помещения в центре города различным организациям. Данные для выполнения расчетов представлены на рис. 4 и 5.

Для решения задачи необходимо следующее.

1. Построить таблицы по данным, приведенным на рис. 4 и 5.

2. Организовать межтабличные связи  с использованием функций ВПР  или ПРОСМОТР для автоматического  формирования общей стоимости  аренды помещений, включая дополнительные  услуги.

3. Сформировать и заполнить таблицу с данными о расчетах дохода от сдачи помещений в аренду за месяц по каждой организации и по всем организациям в целом (рис. 6).

4. Результаты расчетов доходов  от сдачи помещений в аренду  представить в графическом виде.

Рисунок 4 – Данные об арендуемых площадях

Рисунок 5 – Данные о стоимости предоставляемых услуг

Рисунок 6 – Расчет дохода от сдачи помещений в аренду

2.2 Алгоритм решения  задачи

1. Запустить табличный процессор MS Excel;
2. Создать книгу с именем «ООО Анаконда»;
3. Лист 1 переименовать в лист с названием Арендуемые площади организациями;
4. На рабочем листе Арендуемые площади организациями MS Excel создать таблицу с числовыми данными о площади арендуемых помещений по каждой организации;
5. Заполнить таблицу арендуемых помещений исходными данными (рис. 7);

Рисунок 7 – Расположение таблицы «Арендуемые площади организациями» у ООО «Анаконда» на рабочем листе Арендуемые площади организациями MS Excel

6. Лист 2 переименовать в лист с названием Стоимость услуг;
7. На рабочем листе Стоимость услуг MS Excel создать таблицу, в которой будет отражаться стоимость услуг:
8. Заполнить таблицу со стоимостями услуг исходными данными (рис. 8);

Рисунок 8 – Расположение таблицы «Стоимость услуг» на рабочем листе Стоимость услуг MS Excel

9. Лист 3 переименовать в лист с названием Доход от сдачи помещений;
10. На рабочем листе Доход от сдачи помещений создать таблицу «Доход от сдачи помещений в аренду»;
11. Заполнить графу Стоимость аренды помещений для ООО «Альфа» при помощи функции ПРОСМОТР: =ПРОСМОТР (B3:B8;'Арендуемые площади организациям'!A3:A8;'Арендуемые площади организациям'!B3:B8) *'Стоимость услуг'!$B$3;
12. С помощью автозаполнения заполнить полностью графу Стоимость аренды помещений;
13. Заполнить графу «Оплата охраны объекта» для ООО «Альфа» при помощи функции ПРОСМОТР: =ПРОСМОТР(B3:B8;'Арендуемые площади организациям'!A3:A8;'Арендуемые площади организациям'! B3:B8) *'Стоимость услуг'!$B$4;
14. С помощью автозаполнения заполнить полностью графу «Оплата охраны объекта»;
15. Аналогично заполнить графу «Уборка помещений».
16. В графу «Общая стоимость аренды и услуг» ввести формулу: =СУММ(C3;D3;E3). Размножить введенную в ячейку F3 формулу для остальных ячеек (с F4 по F8) данной графы
17. Заполнить графу ИТОГО с помощью автосуммы (рис. 9)

Рисунок 9 – Таблица «Доход от сдачи помещений в аренду»

Заполненная при помощи функции  ПРОСМОТР и формулы СУММ

18. Лист 4 переименовать в лист с названием «Гистограмма», создать гистограмму, отразив общую стоимость аренды и услуг в графическом виде (рис. 9);

Рисунок 9 – Гистограмма общей стоимости аренды и услуг

Список используемой литературы

1. Информатика в экономике: учебное пособие / под ред. Б.Е. Одинцова, А.Н. Романова. – М.: Вузовский учебник, 2008.
2. Информатика: Базовый курс: учебное пособие / под ред. С.В. Симоновича. – СПб.: Питер, 2009.
3. Экономическая информатика: Учебник / Под ред. В.П. Косарева. — М: Финансы и статистика, 2006.
4. www.twirpx.com