Приказ по личному составу, его особенности и виды

Содержание

Введение

Актуальность выбранной темы заключается в том, что в настоящее время, функционирование любой организации невозможно без оформления документов по личному составу.

Документальные материалы  по личному составу являются неотъемлемой частью в настоящее время в  регулировании деятельности любой организации. Перечень предусматривает различные виды документов, касающиеся лиц, как состоящих (состоявших) в штате учреждений, организаций и предприятий, так и привлекавшихся для работы в качестве нештатных сотрудников (по договору, трудовому соглашению и т.п.). Эти материалы отражают вопросы приема, перемещения, увольнения и учета рабочих и служащих, выдачи заработной платы (расчетов с военнослужащими, с членами кооперативных и общественных организаций), награждения, аттестации и квалификации и другие.

Автор Андреева В.И. яркий  пример из тех, кто затрагивает тему делопроизводства в кадровой службе, рассматривая вопросы документирования всех основных функций современных  кадровых служб с учетом требований действующего законодательства и нормативно-методических материалов, а также описывая примеры документации по личному составу. Она выделяет кадровую документацию как важную составляющую часть в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране и в условиях развития рыночных отношений.

Практическую основу кадрового делопроизводства рассматривает автор Рогожин М.Ю., делая акцент на полнотекстных версиях наиболее важных документов по вопросам управления персоналом. Автор помогает ответить на основные вопросы организации работы с документами по персоналу в условиях современного предприятия.

Подробная разработка и согласование проекта приказа по личному составу описывается в статье Каменевой Е.М. «Работа с проектами документов по личному составу». Она рассматривает подробную работу, состоящую из нескольких последовательных этапов для того, чтобы проект стал документом. В своей статье Каменева Е.М. опирается на ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Цель данной работы - изучить  распорядительную документацию по личному составу.

Основные задачи исследования:

1) Ознакомиться с приказом по личному составу, его особенностями и видами.

2) Рассмотреть этапы подготовки приказов по личному составу, а именно, обоснование необходимости издания приказа, сбор и анализ информации по конкретному вопросу, подготовка проекта приказа, согласование и доработка по замечаниям, принятие решения и доведение до исполнителей, а также порядок регистрации и хранения.

3) Рассмотреть правила оформления  приказов по личному составу.

Объектом исследования являются распорядительные документы, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя.

Предметом исследования выступают приказы по личному составу.

Ключевую роль в данной работе играет биографический метод т.к. материалы по личному составу являются одним из основных источников биографического характера при изучении жизни и деятельности лиц, особо проявивших себя в различных областях творчества, общественной, политической, народнохозяйственной, научной, военной, культурной и другой жизни. Поэтому одной из важнейших задач материалов по личному составу является отбор на постоянное хранение материалов.

Немало важную основу работы определяет системный метод исследования, который рассматривает систему разновидностей приказов по личному составу по определенным функциям и задачам управленческой документации (приказы о приеме, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинированных взысканий и др.). Наиболее многочисленная по видам и разновидностям групп кадровых документов является распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы.

Генетический метод исследования наглядно показывает нам эволюцию определенных качеств и показателей трудовой деятельности человека с момента создания приказа по личному составу (например, о приеме на работу).

Структура работы обусловлена целями и задачами исследования. Курсовая работа объемом 32 страницы состоит из Введения, Трех разделов, Заключения, Списка использованных источников и литературы, включающего 30 наименований.

В первом разделе раскрывается понятие приказа по личному составу, его особенности и виды, а также важность в кадровом делопроизводстве любой организации.

Второй раздел посвящен основным этапам подготовки приказа по личному составу, а именно, сбор и анализ информации, подготовка проекта, согласование, доработка, принятие решение, доведение до исполнителей, порядок регистрации и хранение.

В третьем разделе рассматриваются и анализируются правила оформления приказов по личному составу, какие реквизиты используются при его составлении.

1 Приказ по личному  составу, его особенности и  виды

Приказ по личному  составу - это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации (учреждения, предприятия, фирмы и др.) по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией. Приказ по личному составу является основным документом любой кадровой службы.

Случаи необходимости его издания  предусмотрены Трудовым кодексом Российской Федерации [1], и именно приказ является документом, на основе которого ведутся учетные формы, лицевые счета, личные дела, трудовые книжки и ряд других документов.

По структуре приказы по личному составу могут быть простыми и сложными.

Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и другие.

Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц - сводным.

Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки информации.

При составлении сложных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно быть информации с разными сроками хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о приеме на работу, увольнении и т.п. (срок хранения 75 лет минус возраст).

В связи с тем, что  приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют  временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу и, как правило, индивидуальные.

Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях.

Содержание кадрового приказа  должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.

Приказы по личному составу документируют  процесс движения кадров в организации. С этой целью целесообразно разработать инструкцию, которая определяла бы порядок оформления документов при приеме, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу [8].

Приказами по личному составу документально  оформляются:

- прием, перевод на другую работу, увольнение;

- изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;

- установление размеров оплаты труда;

- предоставление отпусков;

- командирование сотрудников;

- установление неполного рабочего дня;

- изменение фамилии; 

- наложение дисциплинарных взысканий и др.

- прекращение работы в связи со смертью.

По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: «О приеме на работу», «О командировании» и другие.

В организациях, где командировки не носят массовый характер, сведения по ним включают, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать.

Каждый пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления  сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.д.).

В пункте приказа (приказе) следует  указывать:

1. При приеме на работу:

- на какую должность;

- в какое подразделение; 

- с какой оплатой; 

- с какого числа;

- вид работы - постоянная  с испытательным сроком;

- со стажировкой;

- временная на срок;

- по совместительству;

- особые условия работы;

- с принятием материальной ответственности;

- с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.

2. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают:

- вид и причину перевода;

- устанавливаемый оклад;

- длительность, в случае временного  перевода;

- в качестве основания приводят  заявление работника о переводе на другую работу;

- при переводе на вышестоящую  должность указывают на представление  руководителя структурного подразделения.

При поощрении работника в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания - на докладную записку руководителя структурного подразделения.

При предоставлении отпуска в приказе  следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск.

3. При увольнении работника с работы в приказе указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса Российской Федерации и дату увольнения. Как основание к приказу (пункту) дают ссылку на заявление работника об увольнении. При увольнении по инициативе администрации приводят ссылку на докладную записку руководителя подразделения.

- Фамилии, имена и отчества пишут полностью.

- Благодарности и взыскания оформляют отдельными приказами.

Нумеруются приказы  в течение календарного года. Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам.

Начальник отдела кадров должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: «С приказом ознакомлен», подпись работника, дата ознакомления. Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет [9].

Приказы по личному составу  регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Перечень форм приказов по личному составу:

- приказ (распоряжение) о  приеме работника на работу (форма  № Т-1, индивидуальная);

- приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);

- приказ (распоряжение) о  переводе работника на другую  работу (форма № Т-5);

- приказ (распоряжение) о  переводе работников на другую  работу (форма № Т-5а, сводная);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);

- приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);

- приказ (распоряжение) о  прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником (форма № Т-8);

- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);

- приказ (распоряжение) о  направлении работника в командировку (форма № Т-9);

- приказ (распоряжение) о  направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная);

- приказ (распоряжение) о  поощрении работника (форма №  Т-11);

- приказ (распоряжение) о  поощрении работников (форма №  Т-11а, сводная) Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05 января 2004 г. № 01 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [2].

2 Этапы подготовки приказа  по личному составу

2.1 Обоснование  необходимости издания приказа  сбор и анализ информации по вопросу

Приказы могут оформляться  в текстовой или табличной форме. В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации [3], во втором – в унифицированной системе первичной учетной документации [4].

Особенностью издания приказов по личному составу является наличие в них ссылки на документы-основания.

 В силу сложившейся традиции любой приказ руководителя организации по личному составу издается на основе так называемого инициативного документа, который и является основанием для издания самого приказа.

В приказе обязательным реквизитом является ссылка на соответствующий документ-основание, при этом указывается наименование документа (докладная записка, заявление, уведомление и др.), дата и номер, а также нередко должность, инициалы и фамилия автора документа.

В ходе проверок документации по личному составу в любой организации проверяющие органы могут, помимо самих приказов, инспектировать и документы-основания.

Можно выделить следующие  стадии подготовки распорядительного документа:

- изучение существа  вопроса;

- подготовка проекта документа;

- согласование проекта  документа; 

- доработка проекта приказа  по замечаниям;

- принятие решения (подписание  документа);

- доведение (ознакомление) до исполнителей.

Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа [10].

Процедура составления  и оформления приказа по личному  составу конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству [5] или в инструкции, устанавливающей порядок работы с документами [6].

Процедура издания приказа  по личному составу включает следующие  стадии:

- инициирование решения  (обоснование издания приказа);

- сбор и анализ информации  по вопросу;

- подготовка проекта документа;

- согласование проекта  документа; 

- доработка проекта  приказа по замечаниям;

- принятие решения  (подписание документа);

- доведение (ознакомление) до исполнителей.

Обоснование необходимости  издания приказа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты приказов по личному  составу составляются работниками  отдела кадров предприятия на основании представлений руководителей структурных подразделений.

Проекты приказов по личному  составу должны составляться на основе тщательного и всестороннего  изучения причин издания приказа, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде. Также сама формулировка приказа должна соответствовать действующему законодательству.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого  решения (например, прием на работу, перевод, увольнение и т.д.) предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо, прежде всего, определить источники такой информации. Это могут быть:

- законодательные акты  и нормативная документация;

- текущая документация  организации; 

- документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций;

- архивные документы; 

- публикации в периодической  печати;

- научные материалы  и др.

Итогом сбора и анализа  информации по вопросу является выработка  управленческого решения, причем, как  правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое [11].

Собрав и изучив необходимые  материалы, получив полную ясность  по существу вопроса, четко определив  цель издания приказа по личному составу, приступают к составлению его проекта.

Подготовка проекта  приказа: оформление выработанного  решения в виде проекта приказа  осуществляется не на бланке, а на стандартном  листе бумаги формата А4 по тем  же правилам, что и окончательный документ.

На верхнем поле справа проставляется слово «Проект». Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

Особенностью приказа  по личному составу является отсутствие констатирующей части. Основную нагрузку в приказе несет распорядительная часть. Распорядительное действие обозначается словами: принять, назначить, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать, премировать и т.д.

Согласование проекта  документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). Обеспечение качественной подготовки проектов приказов по личному составу и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителя отдела кадров.

Проекты и приложения к ним визируются исполнителем и  руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы.

Визы проставляются  на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания  и дополнения к проекту приказа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания.

В последнем случае при  визировании на проекте документа  кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются». Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа.

При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя.

Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения  принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию [12].

При этом необходимо помнить, что повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Доработка проекта приказа  по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке и представление его руководителю на подписание.

Принятие решения, т.е. подписание приказа руководителем, - решающая стадия подготовки документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Круг работников, которым  предоставляется право визирования  проектов приказов по личному составу, определяется руководителем предприятия.

По поручению руководителя предприятий приказы на определенную категорию работников могут подписывать  их заместители и руководители подразделений, пользующиеся правами приема и увольнения. В отсутствии основного руководителя приказы подписывает лицо, исполняющее его обязанности.

Отменить или изменить приказ по личному составу может  только лицо, подписавшее этот приказ, а также руководитель вышестоящей  организации. При этом изменение  отдельных пунктов приказа заверяется его подписью.

Доведение приказа по личному составу до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям [13].

2.2 Подготовка  проекта документа

Проекты приказов по личному  составу составляются работниками  отдела кадров предприятия на основании представлений руководителей структурных подразделений.

Проекты приказов по личному  составу должны составляться на основе тщательного и всестороннего  изучения причин издания приказа, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде. Также сама формулировка приказа должна соответствовать действующему законодательству.

Проекты приказов должны отвечать следующим требованиям:

- соответствовать нормам действующего законодательства;

- отражать объективное положение дел, определять конкретные поручения, объем работ, сроки их выполнения, исполнителей, быть краткими по содержанию;

- учитывать реальные финансовые и материально-технические возможности для решения проблем и поставленных задач.

При подготовке проекта рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman размером 10 пт. (для оформления табличных материалов), 12 пт. (для оформления текстовых материалов), межстрочный интервал 1,5.

Проект должен иметь краткое название (заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?) и текст, состоящий, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной:

- в констатирующей части кратко излагается содержание вопроса;

- в распорядительной части даются конкретные указания исполнителям о характере и содержании их действий, указываются сроки исполнения.

Текст пунктов распорядительной части  издается в повелительной форме («обеспечить», «создать» и т. д.).

При ссылках в проекте на правовые акты указываются дата издания, реквизиты и точное наименование акта и органа, его издавшего [14].

Одновременно с разработкой  проекта приказа должны быть подготовлены предложения о необходимости изменения, дополнения ранее изданных приказов Управления образования или их частей либо о признании их утратившими силу.

В случае необходимости отмены ранее  принятых документов указывается дата, номер и наименование документа или отдельный пункт, подлежащий отмене.

В проект такого приказа  включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах предписания, которые сохраняют свою силу. В этом случае ранее изданный приказ подлежит отмене.

В качестве исполнителей в проектах приказов указываются  заместители начальника, начальники отделов, структурные подразделения, подведомственные образовательные учреждения с указанием конкретных фамилий.

Срок исполнения указывается конкретной датой.

Последний пункт проекта  документа устанавливает должностное  лицо, на которое возложен контроль за исполнением всего документа.

Срок подготовки проекта  приказа не должен превышать десяти дней, если не установлен другой срок.

Автор проекта несет  персональную ответственность за достоверность, полноту и качество подготовленных документов, за соблюдение служебной  тайны и неразглашение персональных сведений, сроки подготовки проекта.

Проект приказа до передачи его на подпись начальнику Управления образования подлежит согласованию [15].

2.3 Согласование проекта  документа и доработка проекта  приказа по замечаниям

Согласование проекта  документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях).

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов по личному  составу и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителя отдела кадров.