Приказ по личному составу: этапы подготовки, правила оформления

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ                    3

Глава 1.  РАЗНОВИДНОСТИ  ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ            7

          1.1 Виды и назначение приказов  по личному составу          7

1.2  Унифицированные формы   приказов по личному составу            9

Глава 2.  ПОРЯДОК  ПОДГОТОВКИ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ            

                ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ                      12

2.1  Порядок подготовки  приказов по личному составу           12

2.2  Правила оформления  приказов по личному составу             16

Глава 3.  РЕГИСТРАЦИЯ И  ХРАНЕНИЕ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ           

                СОСТАВУ                      21

3.1  Порядок регистрации  приказов                 21

3.2  Сроки хранения, систематизация приказов по личному составу  22

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                     26

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ                28

 

ВВЕДЕНИЕ

Система кадровой документации достаточно обширна и сложна в  оформлении. В подавляющем большинстве организаций и учреждений независимо от их организационно-правовой формы документированием кадровой деятельности занимаются специальные службы (отделы, управления, кадров или службы управления персоналом). Но нередко эта работа поручается секретарю.

В любой, даже небольшой организации  заключаются трудовые договоры, издаются приказы, ведутся учетные формы, вносятся записи в трудовые книжки работников. Эти документы составляют первоначальный и обязательный объем  кадровой документации каждой организации.

Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях1.

Приказ – основной правовой акт, издаваемый руководителем организации  любой организационно-правовой формы  или формы собственности, действующим  на основе единоначалия. Приказы издаются в целях разрешения основных и  оперативных задач, стоящих перед  организацией, а также по административным вопросам, требующим правового решения, и по вопросам трудовых отношений  между работником и работодателем.

Приказы по личному составу  являются не только распорядительными  документами, но и одновременно относятся  и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы2.

Актуальность выбранной  темы обусловлена тем, что документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Вследствие этого, составление и оформление приказов по личному составу, организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого сотрудника, осуществляющего документирование кадровой деятельности.

Объектом исследования данной курсовой работы является приказ по личному составу, как распорядительный документ, являющийся обязательным документом во всем объеме кадровой документации.

Предметом исследования является процесс создания и оформления приказов по личному составу.

Основными законодательными и нормативными актами, регламентирующими вопросы кадрового делопроизводства и использованными в данной курсовой работе, являются: Трудовой кодекс Российской Федерации3, Федеральный закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете»4, «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»5, ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»6.

В Трудовом кодексе Российской Федерации отражены процессы документирования трудовых отношений, которые являются основаниями для создания приказов по личному составу. Федеральный закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете», определяет правила использования унифицированных форм первичной учетной документации. В «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» установлены сроки хранения приказов по личному составу. ГОСТ Р 6.30 – 2003 содержит правила оформления реквизитов документа.

Литературу по проблематике работы можно разделить на учебные  пособия и статьи из периодических  изданий.

К учебным пособиям относятся  книги Быковой, Вяловой, Санкиной «Делопроизводство»7, Лопатниковой «Делопроизводство»8, Рогожина «Настольная книга секретаря»9. В перечисленных пособиях рассмотрены организация работы с документами и правила их оформления.

К статьям относятся статьи Санкиной Л.В. «Приказы по личному составу»10, Мидоновой Е.А «Приказы по личному составу»11, Дорониной «Приказ по личному составу: от создания до архива»12. В данных статьях рассматриваются процесс создания и правила оформления приказов по личному составу.

Цель настоящей курсовой работы – изучить порядок создания, оформления и хранения приказов по личному составу.

Для достижения поставленной цели в курсовой работе следует выполнить  следующие задачи:

  • рассмотреть виды приказов по личному составу и их назначение;
  • изучить унифицированные формы, используемые для оформления приказов по личному составу;
  • проследить процесс создания приказов;
  • рассмотреть основные правила оформления приказов по личному составу;
  • проследить порядок регистрации приказов;
  • изучить правила систематизации приказов по личному составу

В настоящей работе были использованы следующие методы научного исследования: поисковой, метод анализа, изучение нормативно-правовой базы, изучение статей.

Данная курсовая работа состоит  из введения, трех глав, каждая из которых  состоит из двух пунктов, заключения, списка источников и литературы.

В первой главе определены виды приказов по личному составу, их назначение и  унифицированные формы, применяемые для составления  приказов.

Во второй главе рассмотрены  порядок создания и правила оформления приказов по личному составу.

В третьей главе был  прослежен процесс регистрации  приказов по личному составу и  определены их сроки хранения.

 

1.  РАЗНОВИДНОСТИ ПРИКАЗОВ  ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

1.1 Виды и назначение  приказов по личному составу

Любой приказ – это распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем  организации и содержащий обязательные для исполнения предписания. В делопроизводстве выделяют два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по личному составу  регулируют правоотношения между работником и работодателем. Этим видом документов оформляют такие процедуры, как  прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командирование, изменение фамилии, поощрение и взыскание13.

Приказы по личному составу  относятся к наиболее важным документам, образующимся в кадровом делопроизводстве, и являются основными в деятельности кадровой службы любой организации, независимо от формы собственности.

По структуре приказы  могут быть простыми и сложными.

  Если приказ касается  одного лица, то он называется  простым (индивидуальным). В заголовках  к текстам таких приказов пишется:  «О приеме на работу...», «О  переводе на другую работу...»,  «О поощрении...» и т.п.

  Объединение в приказе  нескольких распорядительных пунктов  делает приказ сложным.

  В сложных приказах  при решении одного кадрового  вопроса (прием или увольнение  и др.) заголовок формулируется  в зависимости от решаемого  вопроса. В сложных приказах, решающих  несколько кадровых вопросов (и  прием, и увольнение и др.), заголовок  отсутствует или дается в обобщенном  виде («По личному составу»). В  этих приказах, как правило, существует  определенная последовательность  расположения отдельных вопросов: сначала — назначение на должности, затем — перевод на другие должности, далее — освобождение от занимаемых должностей.

Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все  более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу  и, как правило, индивидуальные.

Приказами по личному составу оформляют следующие процедуры:

  • прием на работу;
  • перевод на другую работу;
  • увольнение (расторжение трудового договора);
  • предоставление отпусков (отзыв из отпуска);
  • командирование;
  • внесение изменений в учетные документы;
  • применение к работнику мер поощрения;
  • наложение на работника дисциплинарного взыскания.

Для каждого из приказов существуют определенные документы, послужившие  основанием для их издания.

Для приказа о приеме на работу такими документами являются личное заявление, приглашение от работодателя о приеме на работу в порядке перевода, трудовой договор.

Для приказа о переводе на другую работу по инициативе работника  основанием является личное заявление, а по инициативе работодателя –  представление о переводе.

Для приказа об увольнении основанием служат такие документы  как личное заявление работника, акт о нарушении трудовой дисциплины, решение суда и другие, в зависимости  от причины увольнения.

Для приказа о предоставлении отпуска основанием являются личное заявление или график отпусков.

Для приказа о командировании – докладная записка руководителя структурного подразделения с обоснованием цели и необходимости командировки.

При применении к работнику  мер дисциплинарной ответственности на практике создается немало документов (докладные и объяснительные записки, акты), где излагаются обстоятельства произошедшего с выводами и предложениями. Именно эти документы и служат основанием для создания приказа.

Для большинства перечисленных  разновидностей приказов разработаны  унифицированные формы, обязательные для применения во всех организациях.

 

1.2 Унифицированные формы приказов по личному составу

Постановлением Госкомстата  России от 5.01.2004 №1 был утвержден  ряд унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты. Среди них выделяются следующие приказы по личному  составу:

  • О приеме работника на работу (унифицированная форма Т-1);
  • О приеме работников на работу (унифицированная форма Т-1а);
  • О переводе работника на другую работу (унифицированная форма Т-5);
  • О переводе работников на другую работу (унифицированная форма Т-5а);
  • О предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма Т-6);
  • О предоставлении отпуска работникам (унифицированная форма Т-6а);
  • О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (унифицированная форма Т-8);
  • О прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (унифицированная форма Т-8а);
  • О направлении работника в командировку (унифицированная форма Т-9);
  • О направлении работников в командировку (унифицированная форма  Т-9а);
  • О поощрении работника (унифицированная форма Т-11);
  • О поощрении работников (унифицированная форма Т-11а).

Добавление литеры «а»  к номеру унифицированной формы  означает, что она предназначена  для документального оформления приказа по личному составу, в  котором одно распорядительное действие (например, прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные  формы приказов без литеры «а»  используются для оформления индивидуального  приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

Заголовочная часть унифицированных  форм приказов имеет одинаковый состав реквизитов: наименование организации, ее код по ОКПО (Общероссийский классификатор  предприятий и организаций), наименование вида документа (формы) и ее код по ОКУД (Общероссийский классификатор  управленческой документации), номер  и дата составления документа.

Все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных  форм первичной учетной документации (включая код, номер формы, наименование документа) не подлежат изменению. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных  форм не допускается.

Кадровая служба для удобства пользования имеет право по своему усмотрению вносить в унифицированные формы следующие изменения:

  • вносить дополнительные реквизиты, например должности и фамилии лиц, визирующих документ, или особенности оплаты труда и др.;
  • расширять или сужать графы и строки с учетом количества знаков переменной информации, которая в них вносится;
  • заменять рекомендуемые форматы бланков более удобными.

Для оформления некоторых  действий (например, распоряжения об отстранении  работника от работы, объявлении выговора или замечания) нет принятой унифицированной формы. Тогда текст приказа составляется по усмотрению работодателя в соответствии с требованиями трудового законодательства14.

С 1 января 2013 г. требование о  применении унифицированных форм при  составлении первичных учетных  документов в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 6.01.2011 № 402-ФЗ отсутствует, но их использование привычно для многих хозяйствующих субъектов. Кроме того, самостоятельная разработка форм документов, отличных от унифицированных, требует времени, специальных знаний и дополнительных затрат на настройку программного обеспечения под новые бланки, а применение таких форм может вызвать затруднения в работе как внутри организации, так и с контрагентами.

Запрета на использование  унифицированных форм в Федеральном законе № 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя.

 

2. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

2.1 Порядок подготовки приказа по личному составу

Процедура составления и  оформления приказа по личному составу  конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей  порядок работы с документами.

Подготовка приказа начинается с обязательного контроля качества первичных документов, которые в  подавляющем большинстве случаев  составляются работниками организации  и передаются в кадровую службу. Документирование приема, увольнения и движения кадров предусматривает  первоначальное составление таких  документов, как заявления, докладные  записки, представления, уведомления  и др. Эти первичные документы  называют документами-основаниями  для издания приказов по личному  составу15.

Кадровая служба (работник, отвечающий за работу с этой документацией) должна знать, как оформляется каждый из этих документов. На основе документов-оснований  и готовятся приказы по личному  составу. До подготовки приказа на первичном  документе кадровик обязан получить резолюцию руководителя организации. Резолюция пишется от руки на первом листе документа справа и выражает решение руководителя по затронутому  в документе вопросу. На кадровых документах резолюция носит «разрешительный» или «запретительный» характер, возможно, конкретизирует порядок и характер исполнения документа. Резолюция должна содержать: фамилию работника кадровой службы, которому дается поручение, содержание поручения, срок исполнения, личную подпись руководителя и дату составления резолюции16.

Документы-основания к  приказам по личному составу с  резолюцией руководителя организации  являются правовой основой действия, которое устанавливается в приказе. Кроме того, в любом приказе  по личному составу должна содержаться  ссылка на наименование документа, его  автора и дату.

Некоторые организации не оформляют визы на приказе и ограничиваются сбором виз должностных лиц на заявлениях. В тех случаях, когда  визирование проводится, приказы  по личному составу, как правило, визируют руководитель структурного подразделения, в котором работает данный работник, главный бухгалтер, юрисконсульт (при  его наличии). На приказе может  быть виза инспектора или руководителя кадровой службы, подтверждающая ответственность  кадровика за оформление приказа, за состояние документов, предъявленных  работником, и т.д.

Состав лиц, визирующих приказы  по личному составу, в разных организациях имеет существенные различия. Поэтому  правила визирования приказов по личному составу в конкретной организации должны быть определены кадровой службой и руководством организации и закреплены в инструкции по работе с кадровыми документами  или ином локальном нормативном  акте.

Визы проставляются или  в нижней части последнего листа  приказа (после подписей), или на оборотной стороне последнего листа  подлинника приказа.

Согласно п. 3.24 ГОСТ Р 6.30–2003 оформление визы должно состоять из подписи лица, визирующего документ, его должности, расшифровки подписи (т.е. указания инициалов и фамилии), даты визирования17.

В процессе согласования могут  быть высказаны замечания и дополнения к проекту приказа. Они могут  быть внесены непосредственно в  представленный проект документа или  оформлены на отдельном листе  как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании  на проекте документа кроме подписи  визирующего лица и даты проставляется  отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются". Особое мнение, оформленное на отдельном  листе, прикладывается к проекту  документа и возвращается разработчикам  проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания  должны будут поступить вместе с  документом на рассмотрение руководителя18.

Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального  характера, то он подлежит перепечатке  и повторному согласованию. При этом необходимо помнить, что повторное  согласование не требуется, если при  доработке в проект документа  внесены только уточнения редакционного  характера, не изменившие его содержания19.

Доработка проекта приказа  по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа  по результатам согласования, окончательное  оформление согласованного проекта  документа на бланке и представление  его руководителю на подписание.

Последний этап подготовки приказа – его подписание. На подпись руководителю организации  представляется полностью заполненная  унифицированная форма. Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя, его личной подписи, инициалов и фамилии. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

На практике еще встречаются  случаи, когда перед должностью руководителя от руки пишутся «за», «зам.» или  проставляется косая черта. ГОСТ Р 6.30–2003 и иные действующие нормативные  документы не допускают использование  подобных приемов: это лишает документ юридической силы.

Последний реквизит, который  заполняется в унифицированных  формах, – виза ознакомления работника, состоящая из слов «С приказом ознакомлен», личной подписи работника и даты ознакомления.

В отношении отдельных  приказов закон предусматривает  сроки ознакомления с ними работников. Так, приказ о наложении дисциплинарного  взыскания объявляется работнику  под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника  на работе20.

С приказом об увольнении работник должен быть ознакомлен под роспись  в день увольнения.

Когда сроки законом не установлены, затягивать с ознакомлением работников с содержанием приказа, тем не менее, не следует.

Возможны случаи, когда  ознакомить работника с приказом невозможно ввиду его отсутствия на работе или в связи с тем, что он отказался ознакомиться с  документом. Для приказов о наложении  дисциплинарного взыскания и  об увольнении предусмотрены специальные  правила21:

  • при отказе работника письменно подтвердить факт ознакомления с приказом об этом составляется соответствующий акт;
  • если работника невозможно ознакомить с приказом под роспись, об этом делается соответствующая отметка на приказе.

Отменить или изменить приказ по личному составу может  только лицо, подписавшее этот приказ, а также руководитель вышестоящей  организации. При этом изменение  отдельных пунктов приказа заверяется его подписью22.

2.2. Правила оформления приказов по личному составу

Приказы по личному составу  оформляются на общем бланке организации  и включают в себя следующие реквизиты:

  • название вида документа;
  • дата;
  • порядковый номер приказа;
  • место издания приказа;
  • заголовок к тексту приказа;
  • текст приказа;
  • подпись руководителя организации;
  • визы согласования;
  • отметка об исполнителе.

Текст приказа следует  излагать кратко в повелительной  форме. Он состоит из двух частей –  констатирующей и распорядительной23.

В констатирующей части должны быть изложены цели и причины издания  приказа. В распорядительной – перечислены  конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части приказа по личному составу разбивается на разделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Кроме того, обязательно должны быть перечислены основания для издания приказа.

Определенные приказы  по личному составу имеют особенности  в оформлении.

Для оформления приказа о  приеме на работу применяется унифицированная  форма Т-1 «Приказ (распоряжение) о  приеме на работу работника».

Заголовочная часть формы  Т-1 содержит название организации, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Напротив наименования организации в специальном окне проставляется ее код по Общероссийскому классификатору промышленных объединений и организаций (ОКПО).

В заголовочной части формы  также размещается название вида документа «Приказ». Код приказа  по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) уже  проставлен в форме, его следует  только воспроизводить на каждом конкретном приказе24.

Далее в форме Т-1 предусмотрено  место для проставления номера и  даты приказа. Эти реквизиты являются обязательными элементами оформления, так как оказывают прямое влияние  на юридическую силу документа25. В соответствии со статьей 68 Трудового Кодекса Российской Федерации приказ должен быть подготовлен не позднее трех дней после заключения трудового договора. Оформлять дату можно, используя один из следующих вариантов:

  • цифровым способом;
  • словесно-цифровым способом26.

Содержательная часть  приказа о приеме на работу начинается с распорядительного действия и  указания его продолжительности  в соответствии со сроком действия трудового договора.

В унифицированной форме  Т-1 содержательная часть приказа  о приеме на работу построена в  табличной форме, которая включает в себя следующие данные: фамилия, имя, отчество, табельный номер работника; наименование структурного подразделения; должность, разряд, класс (категория) квалификация, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, продолжительность  испытательного срока.

Ссылка на документ –  основание издания приказа является обязательным реквизитом любого приказа  по личному составу.

Оформляющая часть приказа  о приеме на работу содержит подпись  руководителя организации и отметку  об ознакомлении работника с приказом.

Оформление подписи предусматривает  указание должности руководителя организации, его личной подписи, инициалов и  фамилии. В организациях, где имеется  должность заместителя руководителя по работе с кадрами, право подписи этих документов обычно предоставлено ему.

Категорически не допускается  исправление от руки должности или  фамилии в подлиннике приказа, проставление предлога «за» или «зам.», а также  косой черты перед должностью. Применение подобных приемов лишает документ юридической силы27.

Перевод на другую работу на том же предприятия, в учреждении, организации, а также перевод на работу на другое предприятие, в учреждение, организацию либо в другую местность, хотя бы вместе с предприятием, учреждением, организацией, допускается только с согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ст. 72 и 74 Трудового кодекса РФ.

Перевод на другую работу оформляется  индивидуальным приказом

по форме № Т-5 или  № Т-5а, включающим в себя следующую информацию:

  • причину перевода;
  • условия труда на прежнем и новом месте работы (участок работы, профессия, должность, размер ставки, оклада и т. д.).

Поскольку унифицированная форма не содержит отражающих процедуру перевода реквизитов, она требует составления дополнительных документов — листка прохождения инструктажа, листка медицинского осмотра, справки о несданных материальных ценностях и т. д.

Приказ подписывает руководитель организации (учреждения) и визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового мест работы. Обязательное требование — подпись работника, подтверждающая его согласие с переводом.

Приказ по личному составу: этапы подготовки, правила оформления