Приказы по основной деятельности

СОДЕРЖАНИЕ  
 

    ВВЕДЕНИЕ  

    ГЛАВА I.   СОСТАВ СИСТЕМЫ И СТРУКТУРА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ                       ДОКУМЕНТОВ ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ И ПОЛОЖЕНИЯ.                            5

1.1   Приказ как распорядительный документ : понятие, виды,

        назначение.                5

    1.2.  Нормативно- методическая база оформления распорядительной   документации.                                                                 7

    1. Состав и требования к оформлению реквизитов распорядительных документов.                  9
 

    ГЛАВА II.  ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ                  15

    2.1. Характеристика  этапов подготовки приказа по  основной  деятельности.                 15

    2.2. Правила  оформления приказа по основной  деятельности.         17

     

           ЗАКЛЮЧЕНИЕ                        

          СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ           

         ПРИЛОЖЕНИЕ №1               

         ПРИЛОЖЕНИЕ №2                 
     
     
     
     
     

ВВЕДЕНИЕ 

    Каждому человеку хотя бы несколько раз в  течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и ) оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т. д.        

    «Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая  документирование и организацию работы с документами».1  От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен, документ,   организована   работа   с   ним,   во   многом   зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

    Деятельность  любой организации невозможно представить  без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный документальный характер. 

    Понятием  «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, так как документ  является основным носителем информации, на базе которого принимается решение.  

    Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

 Организация и ведение делопроизводства требуют  профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные

 подразделения (службы делопроизводства), а в небольших  организациях и фирмах -секретари-референты (секретари).

    Принятые  руководителем, его заместителями решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу , соответствие действующему законодательству , правильность оформления, качество содержания, возможность оперативного поиска.

    Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве. 

    Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам.  Документ; документационная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.2 

    Тема  данной курсовой работы: «Приказ по основной деятельности: этапы подготовки, правила оформления». Этот вид документа является  самым распространенным видом распорядительного документа применяемого в практике управления.

    Целью курсовой работы является отслеживание и раскрытие таких вопросов как 

    • Вследствие чего и каких причин возникают организационно-распорядительные документы.
    • Цели издания приказов по основной деятельности.
    • Какие требования предъявляются к составлению и оформлению документов.  

    При написании курсовой работы были использованы такие источники как ГОСТ  Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. ГОСТ Р 6.30-2003.  Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000. №68. было прочитано и просмотрено много литературы по делопроизводству.

    ГЛАВА I.   СОСТАВ СИСТЕМЫ И СТРУКТУРА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ     ДОКУМЕНТОВ, ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ И ПОЛОЖЕНИЯ. 

    1. Приказ  как распорядительный документ : понятие, виды, назначение.
 

      Одной из основных управленческих функций является функция регулирования деятельности. Регулирование обеспечивает бесперебойность и непрерывность процесса управления, согласованность в работе всех органов и звеньев управления. Как правило, «регулирующие» решения подлежат либо немедленному выполнению, либо выполнению в строго установленное время.

    Решения, принимаемые в ходе регулирования деятельности, фиксируются в распорядительных документах. В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота исполнительной власти принадлежит одному лицу - руководителю (генеральному директору, директору, исполнительному директору, председателю правления, начальнику управления и т. д.), - это приказ.

    Приказ - правовой акт (нормативный документ), издаваемый руководством организации в целях решения текущих и перспективных задач, стоящих перед организацией, и обладающий юридической силой.

    Приказ  является самым распространенным видом  распорядительного документа, применяемого в практике управления. Посредством  приказа руководитель ставит перед  работниками основные задачи, указывает  пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.

    Оформлению  приказами подлежат:

  • Решения и поручения, связанные с организацией работы, порядком    деятельности    предприятия    и    другими основными     вопросами     деятельности,     имеющие постоянный характер и обязательные к исполнению, а также    с    проведением    важных    организационных мероприятий;                                   Утверждение и введение положений, уставов, правил, инструкций и т. п. и при необходимости решение вопросов по     проведению     определенных     организационных мероприятий, связанных с введением этих документов;
  • Вопросы     реорганизации,     создания,     ликвидации структурных подразделений;
  • Итоги  работы  предприятия,  объявления  результатов проверок и ревизий;

    Посредством приказа руководитель ставит перед  работниками основные задачи, указывает  пути решения принципиальных вопросов.

    Приказы должны издаваться только в случаях  действительной необходимости. Изменения  и дополнения в приказы, а также их отмена производится только приказами.

Юридическим основанием для создания приказов являются

    • Законы Российской Федерации;
    • Указы, распоряжения Президента Российской Федерации;
    • Постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации;
    • Необходимость правового регулирования и решения основных задач,  стоящих перед предприятием.

Приказы предприятия  делятся на две основные группы :

  • по основной деятельности;
  • по личному составу
 

К приказам по основной деятельности относятся  приказы:

 

  • по организации работы предприятия;
  • финансированию;
  • планированию;
  • отчетности;
  • снабжению;
  • реализации продукции;
  • другим производственным вопросам, например:

    о распределении  служебных помещений;

    о порядке  и сроках хранения бухгалтерских  документов;

    о нарушении правил транспортировки грузов;

    о создании рабочей группы по проекту;

    о премировании сотрудников коммерческого отдела;

    о мерах  по улучшению пожарной безопасности.  

    1.2 .  Нормативно- методическая база оформления распорядительной документации. 

    В целом нормативную и законодательную базу подготовки управленческих документов, в том числе приказов, составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов, регламентирующих вопросы подготовки, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления. Но, создав документ, с ним надо еще много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нем можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т. д. Организация делопроизводства условно делится на две части:

    - организация и обеспечение своевременного и грамотного создания и оформления документов (документирование);

    -  организация работы с документами: получение - передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

    Приведем  краткую характеристику важнейших  законодательных и нормативных  актов, содержащих как отдельные  требования по организации делопроизводства и оформления распорядительных документов, так и целиком посвященных этим вопросам.

    Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения  товаров», постановления Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) содержат отдельные частные нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении документов. Законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы и т.д.

    Остановимся далее на некоторых нормативных актах, имеющих для оформления приказов и других распорядительных документов первостепенное значение.

    Государственная система документационного  обеспечения управления. (ГСДОУ).1991г. – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.

     Основными целями ГСДОУ являются:

  • упорядочение документооборота;
  • сокращение количества документов.
  • повышение качества документов;
  • нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных  форм собственности.  
  • совершенствование работы  аппарата управления.

     

     типовая     инструкция    по     делопроизводству    в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68. Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации - особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуру документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Инструкция используется не только в министерствах и ведомствах, она также находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления.

• ГОСТ Р 6.30-2003.  Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

    ГОСТ  Р. 6.30-2003. является важнейшим нормативным документом, оговаривающим требования к оформлению деловых документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительную документацию, которой закрепляются решения по вопросам управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий и организаций независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

    ГОСТ  Р. 6.30-2003. устанавливает: состав реквизитов организационно-распорядительной документации; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов в целом, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

    Правила и требования ГОСТ Р 6.30-2003. носят универсальный характер. Знание их позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, сэкономить время на их составление и обработку. 

    1.3. Состав и требования к оформлению реквизитов распорядительных документов. 

    Распорядительные  документы являются наиболее распространенным видом документации. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность заключается в разработке и последующей реализации управленческих решений документируемых в распорядительных документах – приказах, постановлениях, указаниях ,  распоряжениях, решениях.

    Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами.  

      Состав реквизитов организационно распорядительной документации установлен ГОСТ Р 6.30-2003. для подготовки приказов используются не все предусмотренные стандартом реквизиты поскольку ГОСТ Р 6.30-2003. распространяется и на другие виды документов (протоколы, письма, акты и др.)

    Приведем  полный перечень реквизитов оговоренных  стандартом.

01   - Государственный герб Российской  Федерации;

02   - герб субъекта Российской Федерации;

03   - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04  - код организации;

05  - основной государственный регистрационный номер

(ОГРН) юридического лица;

06   - идентификационный номер налогоплательщика/код

причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07  - код формы документа;

08   - наименование организации;

09  - справочные данные об организации;

10  - наименование вида документа;

11   - дата документа;

12  - регистрационный номер документа;

13   - ссылка на регистрационный номер документа и дату документа;

14   - место составления или издания документа;

15   - адресат;

16   - гриф утверждения документа;

17   - резолюция;

18  - заголовок к тексту;

19   - отметка о контроле;

20   - текст документа;

21   - отметка о наличии приложения;

22   - подпись;

23   - гриф согласования;

24   - визы согласования документа;

25    - оттиск, печати;

26    - отметка о заверении копии;

27    - отметка об исполнителе;

28   - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29    - отметка о поступлении документа в организацию;

30    - идентификатор электронной копии документа.

       Все реквизиты распорядительных документов можно разделить на постоянные и переменные.

    Постоянные – в обязательном порядке повторяются на всех видах бланков документов данного именования.

    Переменные – наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.

    При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник. дубликат, копия).3

    ГОСТ  Р 6.30-2003. устанавливает в площади формата места расположения для всех реквизитов с учетом последовательности оформления и прочтения документов.

    Каждый  лист документа оформленный как  на бланке, так и без него должен иметь поля, не менее:

    20 мм- левое;

    10 мм- правое;

    20 мм- верхнее;

    20 мм- нижнее.

    Бланки  распорядительных документов следует  изготавливать на белой бумаге или  бумаге светлых тонов стандартных  размеров (А-4 и А-5).

      Требования к оформлению реквизитов  распорядительных документов предоставлены в ГОСТ Р 6.30-2003.

    В качестве примера рассмотрим некоторые  из них :

01 – Государственный  герб Российской  Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».

02   - Герб субъекта Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 - Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) - помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04 - Код организации - проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

07 - Код   формы   документа   -   проставляют   по Общероссийскому классификатору  управленческой  документации (ОКУД).

08 - Наименование организации - являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают его сокращенное,  а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Например: 

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или после него.

Например:

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО

РАЗВИТИЯ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(Минтруд  России)

103706, Москва, Биржевая пл., 1 

Наименование  организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским  языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

17 - Резолюция  -  Резолюция пишется на  документе соответствующим   должностным   лицом   и   включает   фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

18 - Заголовок к тексту - включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком), например:

Приказ  о создании аттестационной комиссии

чего? кого? например:

Должностная инструкция ведущего эксперта

  К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять.

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа,  свидетельствующего     о его исполнении,  или,  при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнителе; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ подпись ответственного исполнителя. дату. например:

 

Направлено  письмо

 от 23.05.2006 № 32

 

 В  дело 01-05

  Личная подпись  25.05.2006

Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело подписывается и  датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 - Отметка о поступлении документа в организацию – содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). например: 

                                           Вх. №145

                                                                            25.05.2006  14 ч. 15 мин. 

    Состав  реквизитов в конкретном документе зависит от его вида и будет гораздо меньше. Обязательными для большинства документов являются: наименование организации- автора документа, наименование вида документа (кроме письма), дата документа, его регистрационный номер, текст, подпись.

Документ становиться недействительным, то есть утрачивает свою юридическую силу при отсутствии даже одного из таких реквизитов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА II.  ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ  

2.1. Характеристика этапов  подготовки приказа  по основной деятельности. 

    Порядок разработки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения включает в себя следующие этапы:

  • Выявление проблемы и выбор варианта ее разрешения в виде издания приказа, распоряжения или указания;
  • Сбор и анализ необходимой информации по возникшей проблеме;
  • Подготовка проекта распорядительного документа;
  • Согласование текста документа с заинтересованными подразделениями и должностными лицами;
  • Оформление документа в соответствии с действующими нормами и правилами;
  • Подписание документа;
  • Доведение  распорядительного документа до исполнителей.

    Необходимость издания приказа возникает в  связи с текущей деятельностью  организации, в связи с выходом  в свет новых законодательных  актов, постановлений Правительства, нормативных документов, решений органов власти или вышестоящих организаций.

Приказы по основной деятельности