Прикладное программное обеспечение. Текстовый редактор MSWord Табличный процессор MSExcel

СИБИРСКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ –  филиал РАНХиГС

 

Кафедра Информатики и математики

Межсессионная контрольная работа по дисциплине 
«Информационные технологии в юридической деятельности»

Фамилия

Сычев

Имя

Павел

Отчество

Вадимович

Номер группы

12338

Дата сдачи

  

Номер варианта

  
   
   

Протокол проверки:

Ф.И.О. преподавателя

  

Дата проверки

  

Оценка

  
   

 

 

Оглавление

Введение 2

Тема 1. Введение в информационные технологии. Архитектура  персонального компьютера. Программное  обеспечение. 3

Устройства  хранения информации. Классификация  памяти компьютера. 3

Тема 2. Операционная система Windows. Локальные и глобальные сети ЭВМ. 6

Компьютерные  вирусы и каналы их распространения. Профилактические средства предохранения  компьютеров от компьютерных вирусов. Использование антивирусных программ. 6

Тема 3. Прикладное программное обеспечение. Текстовый  редактор MSWord Табличный процессор MSExcel. 9

Использование текстового процессора MS Word: выделение  отдельных участков текста иным цветом, размером, начертанием шрифта. Понятие  о стилях форматирования и возможностях их использования. Печать документа. 9

Использование текстового процессора MS Word. 9

Форматирование  текстового документа и стили  в Word 9

Приложение 1. 13

Приложение 2. 14

 

 

Введение

 

Понятие информации является основополагающим понятием информатики. Любая деятельность человека представляет собой процесс сбора и переработки  информации, принятия на ее основе решений  и их выполнения. С появлением современных  средств вычислительной техники  информация стала выступать в  качестве одного из важнейших ресурсов научно-технического прогресса. В представленной работе рассмотрены способы получения  информации, обработки информации с  помощью компьютерной техники, повышение  эффективности работы с информацией. Также рассмотрен порядок выбора технических и программных средств для рабочего места, и приведена сравнительная характеристика программного обеспечения.

 

Тема 1. Введение в информационные технологии. Архитектура персонального компьютера. Программное обеспечение.

Устройства хранения информации. Классификация памяти компьютера.

По роду своей деятельности мне приходится работать с различными видами информации, а также проводить  различные операции с информацией, такие как сбор, обработка и  анализ поступающей информации. Прежде чем перейти к подробному рассмотрению операций проводимых с информацией  необходимо выяснить, что такое информация и какие виды информации существуют.

Человек воспринимает информацию с помощью органов чувств, хранит и перерабатывает ее с помощью  мозга и центральной нервной  системы. Передаваемая информация обычно касается каких-то предметов или  нас самих и связана с событиями, происходящими в окружающем нас  мире.

Термин «информация» происходит от латинского informatio — разъяснение, изложение, осведомленность. Энциклопедический словарь (М.: Сов. энциклопедия) определяет информацию в исторической эволюции: первоначально — сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств и т. д.); с середины XX века — общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире (передача признаков от клетки к клетке, от организма к организму).

Основные виды информации по ее форме представления, способам ее кодирования и хранения, что  имеет наибольшее значение для информатики, это:

графическая или изобразительная  — первый вид, для которого был  реализован способ хранения информации об окружающем мире в виде наскальных рисунков, а позднее в виде картин, фотографий, схем, чертежей на бумаге, холсте, мраморе и др. материалах, изображающих картины реального  мира;

звуковая — для этого вида был изобретен способ кодирования с использованием специальных символов, что делает возможным хранение ее аналогично графической информации;

текстовая — способ кодирования речи человека специальными символами — буквами, причем разные народы имеют разные языки и используют различные наборы букв для отображения речи; особенно большое значение этот способ приобрел после изобретения бумаги и книгопечатания;

числовая — количественная мера объектов и их свойств в окружающем мире; особенно большое значение приобрела  с развитием торговли, экономики  и денежного обмена; аналогично текстовой  информации для ее отображения используется метод кодирования специальными символами — цифрами, причем системы  кодирования (счисления) могут быть разными;

видеоинформация — способ сохранения «живых» картин окружающего  мира, появившийся с изобретением кино.

С появлением компьютеров (или, как их вначале называли в нашей  стране, ЭВМ — электронные вычислительные машины) вначале появилось средство для обработки числовой информации. Однако в дальнейшем, особенно после  широкого распространения персональных компьютеров (ПК), компьютеры стали  использоваться для хранения, обработки, передачи и поиска текстовой, числовой, изобразительной, звуковой и видеоинформации. С момента появления первых персональных компьютеров — ПК (80-е годы 20 века) — до 80 % их рабочего времени посвящено работе с текстовой информацией.

Хранение информации при  использовании компьютеров осуществляется на магнитных дисках или лентах, на лазерных дисках (CD и DVD), специальных  устройствах энергонезависимой  памяти (флэш-память и пр.). Эти методы постоянно совершенствуются, изобретаются новые устройства и носители информации. Обработку информации (воспроизведение, преобразование, передача, запись на внешние носители) выполняет процессор компьютера. С помощью компьютера возможно создание и хранение новой информации любых видов, для чего служат специальные программы, используемые на компьютерах, и устройства ввода информации.

Особым видом информации в настоящее время можно считать  информацию, представленную в глобальной сети Интернет. Здесь используются особые приемы хранения, обработки, поиска и передачи распределенной информации больших объемов и особые способы  работы с различными видами информации. Постоянно совершенствуется программное  обеспечение, обеспечивающее коллективную работу с информацией всех видов.

При выполнении своих служебных  задач  мне приходиться сталкиваться с различными видами информации, а  именно такими как текстовая, поступает  от других сотрудников в виде документов составленных на компьютере и распечатанных  на принтере либо написанных от руки, графическая  представлена, как правило, в виде графиков и диаграмм, числовая в  виде таблиц и чисел, звуковая информация получаемая в результате общения с руководителем, коллегами и гражданами.

Для обработки, систематизации и хранения полученной информации я  использую компьютер и различные  устройства ввода и вывода информации такие как сканер для ввода графической информации и принтер для распечатки электронных документов а также использую различные магнитные носители такие как дискета, CD-R и DVD диски, но в настоящее время эти магнитные носителе всё больше заменяет флеш-карта которая позволяет наиболее оперативно переносить информацию от одного компьютера к другому, если они не объединены в единую локальную сеть.

Для повышения эффективности  работы с информацией в своей  организации считаю необходимым  объединение всех компьютеров в  единую локальную сеть, создания на сервере папок с общи доступом  для быстрого обмена документами  между сотрудниками. Создание автоматизированных рабочих мест АРМов.

АРМ представляет собой совокупность программно-аппаратных средств, обеспечивающих взаимодействие человека с ЭВМ, т.е. такие функции как:

возможность ввода информации в ЭВМ;

возможность вывода информации из ЭВМ на экран монитора, принтер  или другие устройства вывода (в  настоящее время этот перечень достаточно широк – графопостроители, и т.п.).

Так называемые интеллектуальные АРМ в свою очередь также содержат в своем составе ЭВМ, тем или  иным способом подсоединенную к центральной  ЭВМ (ВК) АСУ. Устройства ввода также  должны обеспечивать широкий спектр вводимой информации: текстовой, координатной, факсимильной и т.д. Поэтому АРМ  оснащаются при необходимости универсальной  или специальной клавиатурой, устройствами ввода координатной информации (типа мыши), различного рода сканерами и  т.д.

АРМ   должен отвечать следующим  требованиям:

    • своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста;
    • минимальное время ответа на запросы пользователя;
    • адаптация к уровню подготовки пользователя  и его профессиональным запросам;
    • простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения, надежность и простота обслуживания;
    • терпимость по отношению к пользователю;
    • возможность быстрого обучения пользователя;
    • возможность работы в составе вычислительной сети.

Общее программное обеспечение (ПО) обеспечивает функционирование вычислительной техники, разработку и подключение  новых программ. Сюда входят операционные системы, системы программирования и обслуживающие программы.

Профессиональная ориентация АРМ определяется функциональной частью ПО (ФПО). Именно здесь закладывается  ориентация на конкретного специалиста,  обеспечивается решение задач определенных предметных областей.

При разработке ФПО очень  большое внимание уделяется вопросам организации взаимодействия «человек-машина». Пользователю интересно и увлекательно работать на ЭВМ только в том случае, когда он чувствует, что он занимается полезным, серьезным  делом. В противном  случае его ждут неприятные ощущения. Непрофессионал может почувствовать  себя обойденным и даже в чем-то ущемленным только потому, что он не знает неких  «мистических» команд, набора символов, вследствие чего у него может возникнуть глубокая досада на все программное  обеспечение или служителей культа ЭВМ.

Анализ диалоговых систем с точки зрения организации этого  диалога показал, что их можно  разделить (по принципу взаимодействия пользователя и машины) на:

    • системы с командным языком
    • «человек в мире объектов»
    • диалог в форме «меню»

Применение командного языка  в прикладных системах это перенос  идей построения интерпретаторов  команд  для мини - и микро  ЭВМ.  Основное его преимущество - простота построения и реализации, а недостаток - продолжение  их достоинств: необходимость запоминания  команд и их параметров, повторение ошибочного ввода, разграничение доступности  команд на различных уровнях и  пр.  Таким образом в системах с командным языком пользователь должен изучать язык взаимодействия.

Внешне противоположный  подход «человек в мире объектов» - отсутствуют команды и человек  в процессе работы «движется» по своему объекту с помощью клавиш управления курсором, специальных указывающих  устройств (мышь, перо), функциональных комбинаций клавиш. Диалог  в форме  меню «меню» представляет пользователю множества альтернативных действий, из которых он выбирает нужные. В  настоящее время наиболее широкое  распространение получил пользовательский интерфейс, сочетающий в себе свойства двух последних. В нем все рабочее  пространство экрана делится на три  части (объекта). Первая (обычно располагающаяся  вверху) называется строкой или полосой  меню. С ее помощью пользователь может  задействовать  различные  меню, составляющие «скелет» программы, с их помощью производится доступ к другим объектам (в т.ч. управляющим). Вторая часть (обычно располагается  внизу или в небольших программах может  вообще отсутствовать) называется строкой состояния. С ее помощью  могут быстро вызываться наиболее часто  используемые объекты или  же отображаться какая-либо текущая информация. Третья часть называется  рабочей поверхностью (поверхностью стола) - самая большая. На ней отображаются все те объекты, которые вызываются из меню или строки состояния. Такая форма организации  диалога человека и машины наиболее удобна (по крайней мере на сегодняшний день ничего лучшего не придумано) и все современные программы в той или иной мере используют ее.

 

Тема 2. Операционная система Windows. Локальные и глобальные сети ЭВМ.

Компьютерные  вирусы и каналы их распространения. Профилактические средства предохранения  компьютеров от компьютерных вирусов. Использование антивирусных программ.

Компьютерный вирус – это специально написанная, небольшая по размерам программа, то есть некоторая совокупность, выполняемого кода, которая может «приписывать» себя к другим программам, то есть «заражать» их, создавать свои копии и внедрять их в файлы, системные области компьютера и так далее, а также выполнять различные нежелательные действия на компьютере.

Каким бы не был вирус, пользователю необходимо знать основные методы защиты от компьютерных вирусов.

Для защиты от вирусов можно  использовать:

    • общие средства защиты информации, которые полезны также как и страховка от физической порчи дисков, неправильно работающих программ или ошибочных действий пользователя;
    • профилактические меры, позволяющие уменьшить вероятность заражения вирусом;
    • специализированные программы для защиты от вирусов.

Общие средства защиты информации полезны не только для защиты от вирусов. Имеются две основные разновидности  этих средств:

    • копирование информации - создание копий файлов и системных областей дисков;
    • разграничение доступа предотвращает несанкционированное использование информации, в частности, защиту от изменений программ и данных вирусами, неправильно работающими программами и ошибочными действиями пользователей.

Для обнаружения, удаления и  защиты от компьютерных вирусов разработано  несколько видов специальных  программ, которые позволяют обнаруживать и уничтожать вирусы. Такие программы  называются антивирусными. Различают  следующие виды антивирусных программ:

    • программы-детекторы;
    • программы-доктора или фаги;
    • программы-ревизоры;
    • программы-фильтры;
    • программы-вакцины или иммунизаторы.

Программы-детекторы осуществляют поиск характерной для конкретного  вируса сигнатуры в оперативной  памяти и в файлах и при обнаружении  выдают соответствующее сообщение. Недостатком таких антивирусных программ является то, что они могут  находить только те вирусы, которые  известны разработчикам таких программ.

Программы-доктора или  фаги, а также программы-вакцины  не только находят зараженные вирусами файлы, но удаляют из файла тело программы-вируса, возвращая файлы в исходное состояние. В начале своей работы фаги ищут вирусы в оперативной памяти, уничтожая  их, и только затем переходят к  «лечению» файлов. Среди фагов  выделяют полифаги, т.е. программы-доктора, предназначенные для поиска и  уничтожения большого количества вирусов. Наиболее известные из них: Aidstest, Scan, Norton AntiVirus, Doctor Web.

Учитывая, что постоянно  появляются новые вирусы, программы-детекторы  и программы-доктора быстро устаревают, и требуется регулярное обновление версий.

Программы-ревизоры относятся  к самым надежным средствам защиты от вирусов. Ревизоры запоминают исходное состояние программ, каталогов и  системных областей диска тогда, когда компьютер не заражен вирусом, а затем периодически или по желанию  пользователя сравнивают текущее состояние  с исходным. Обнаруженные изменения выводятся на экран монитора. Как правило, сравнение состояний производят сразу после загрузки операционной системы. При сравнении проверяются длина файла, код циклического контроля (контрольная сумма файла), дата и время модификации, другие параметры. Программы-ревизоры имеют достаточно развитые алгоритмы, обнаруживают стелс-вирусы и могут даже очистить изменения версии проверяемой программы от изменений, внесенных вирусом. К числу программ-ревизоров относится широко распространенная в России программа Adinf.

Программы-фильтры или  «сторожа» представляют собой небольшие  резидентные программы, предназначенные  для обнаружения подозрительных действий при работе компьютера, характерных  для вирусов. Такими действиями могут  являться:

    • попытки коррекции файлов с расширениями COM, EXE;
    • изменение атрибутов файла;
    • прямая запись на диск по абсолютному адресу;
    • запись в загрузочные сектора диска;
    • загрузка резидентной программы.

При попытке какой-либо программы  произвести указанные действия «сторож» посылает пользователю сообщение и  предлагает запретить или разрешить  соответствующее действие. Программы-фильтры  весьма полезны, так как способны обнаружить вирус на самой ранней стадии его существования до размножения. Однако, они не «лечат» файлы и  диски. Для уничтожения вирусов  требуется применить другие программы, например фаги. К недостаткам программ-сторожей можно отнести их «назойливость» (например, они постоянно выдают предупреждение о любой попытке  копирования исполняемого файла), а  также возможные конфликты с  другим программным обеспечением. Примером программы-фильтра является программа  Vsafe, входящая в состав пакета утилит MS DOS.

Вакцины или иммунизаторы - это резидентные программы, предотвращающие заражение файлов. Вакцины применяют, если отсутствуют программы-доктора, «лечащие» этот вирус. Вакцинация возможна только от известных вирусов. Вакцина модифицирует программу или диск таким образом, чтобы это не отражалось на их работе, а вирус будет воспринимать их зараженными и поэтому не внедрится. В настоящее время программы-вакцины имеют ограниченное применение.

Для того чтобы не подвергнуть  компьютер заражению вирусами и  обеспечить надежное хранение информации на дисках, необходимо соблюдать следующие  правила:

    1. оснастите свой компьютер современными антивирусными программами, например Aidstest, Doctor Web, и постоянно возобновляйте их версии;
    2. перед считыванием с дискет информации, записанной на других компьютерах, всегда проверяйте эти дискеты на наличие вирусов, запуская антивирусные программы своего компьютера;
    3. при переносе на свой компьютер файлов в архивированном виде проверяйте их сразу же после разархивации на жестком диске, ограничивая область проверки только вновь записанными файлами;
    4. периодически проверяйте на наличие вирусов жесткие диски компьютера, запуская антивирусные программы для тестирования файлов, памяти и системных областей дисков с защищенной от записи дискеты, предварительно загрузив операционную систему с защищенной от записи системной дискеты;
    5. всегда защищайте свои дискеты от записи при работе на других компьютерах, если на них не будет производится запись информации;
    6. обязательно делайте архивные копии на дискетах ценной для вас информации;
    7. не оставляйте в кармане дисковода А дискеты при включении или перезагрузке операционной системы, чтобы исключить заражение компьютера загрузочными вирусами;
    8. используйте антивирусные программы для входного контроля всех исполняемых файлов, получаемых из компьютерных сетей для обеспечения большей безопасности применения Aidstest и Doctor Web необходимо сочетать с повседневным использованием ревизора диска Adinf.

По набору функций и  гибкости настроек антивирусы можно  разделить на:

Продукты для домашних пользователей:

    • Собственно антивирусы;
    • Комбинированные продукты (например, к классическому антивирусу добавлен антиспам, файрвол, антируткит и т. д.);

Корпоративные продукты:

    • Серверные антивирусы;
    • Антивирусы на рабочих станциях («endpoint»);
    • Антивирусы для почтовых серверов;
    • Антивирусы для шлюзов.

Следует отметить, что ни одна из существующих антивирусных технологий не может обеспечить полной защиты от вирусов. Антивирусная программа  забирает часть вычислительных ресурсов системы, нагружая центральный процессор и жёсткий диск. Особенно это может быть заметно на слабых компьютерах. Замедление в фоновом режиме работы может достигать.

Антивирусные программы  могут видеть угрозу там, где её нет (ложные срабатывания). Различные методы шифрования и упаковки вредоносных программ делают даже известные вирусы не обнаруживаемыми антивирусным программным обеспечением. Для обнаружения этих «замаскированных» вирусов требуется мощный механизм распаковки, который может дешифровать файлы перед их проверкой. Однако во многих антивирусных программах эта возможность отсутствует и, в связи с этим, часто невозможно обнаружить зашифрованные вирусы.

 

Тема 3. Прикладное программное обеспечение. Текстовый редактор MSWord Табличный процессор MSExcel.

Использование текстового процессора MS Word: выделение отдельных участков текста иным цветом, размером, начертанием шрифта. Понятие о стилях форматирования и возможностях их использования. Печать документа.

Использование текстового процессора MS Word.

Использование текстового процессора MS Word - выделение отдельных участков текста иным цветом, размером, начертанием шрифта. Понятие о стилях и возможностях их использования. Печать документа.

Большая часть приемов  редактирования Word (включая технику форматирования) требует, чтобы пользователь сначала выделил фрагмент текста, а затем выполнил для него соответствующую команду. Выделение текста расширяет действие команд Word.

Чтобы выделить фрагмент документа  в обычном режиме поместите указатель мыши в начало или конец выделяемого фрагмента. Далее выполните одно из следующих действий:

    1. Нажмите левую кнопку мыши и выделите фрагмент протаскиванием указателя в нужном направлении или нажмите клавишу Shift и с помощью клавиш управления курсором расширим выделение фрагмента в нужном направлении, или, нажмите клавишу Shift и щелкните мышью в конце выделяемой области.
    2. Затем выделенному участку можно поменять шрифт, размер, цвет с помощью соответствующих кнопок на панели инструментов.

В общем случае, стили (styles) — это наборы характеристик, определяющих внешний вид и форматирование текста, к которому они применяются. В Word 2000 можно выбрать один из двух типов стилей: Character (Знаки) и Paragraph (Абзац).

Стили символов способны объединить в двух шагах пять шагов, описанных в предшествующем абзаце. С другой стороны, стили абзацев определяют выравнивание, межстрочные интервалы и позиции табуляции данного абзаца.

Печать производится путём  нажатия кнопки «Печать» на панели инструментов или выбора в меню файл пункта «Печать».

Форматирование  текстового документа и стили  в Word

Форматирование документа – это изменение его внешнего вида. WORD обеспечивает форматирование документов на пяти различных уровнях:

    • на уровне символов (изменение гарнитуры, начертания, размера и цвета шрифта, межбуквенного интервала в слове, анимации и т.д.)
    • на уровне абзацев (выравнивание по левому краю, по правому краю, по центру и по ширине; отступы справа и слева; отступ первой строки; отступы до и после абзаца; межстрочный интервал, управление разбивкой на страницы и т.д.)
    • на уровне страниц (параметры страниц, ориентация страниц, рамка, колонтитулы первой страницы, четных и нечетных страниц и т.д.)
    • на уровне разделов (формирование разделов со следующей страницы или на текущей странице, разбиение текста на колонки и т.д.)
    • на уровне документа (номера страниц, оглавление и т.д.).

Абзац – это фрагмент текста, который заканчивается непечатаемым символом или фрагмент текста, процесс ввода которого заканчивается нажатием на клавишу ввода Enter. К абзацу относятся: абзац основного текста, заголовки, оглавление, списки (нумерованные и маркированные) и т.д.

Для форматирования символов применяется диалоговое окно Шрифт (Формат / Шрифт) или команды на панели инструментов форматирования. Форматирование абзацев осуществляется с помощью  окна диалога Абзац, которое открывается  командой Формат / Абзац.

Посмотреть форматирование выделенного текста можно в области  задач, выполнив команду Формат / Показать форматирование.

Стили

Стили предназначены для  внешнего оформления документа и  его абзацев, т.е. стили используются для форматирования документа. Стиль - это набор форматирующих команд, сохраняемый под уникальным именем для многократного использования. Форматирование текста с помощью  стиля значительно быстрее, чем  форматировать вручную каждый элемент  текста, так как одна команда (стиль) автоматически форматирует группу параметров текста.

Существует три основных типа стилей:

    1. Стиль символа содержит параметры форматирования символов, включая шрифт, размер, начертание, положение и интервалы
    2. Стиль абзаца содержит параметры форматирования абзацев, такие как междустрочные интервалы, отступы, выравнивание и позиции табуляции. Стили абзацев также могут содержать стили или параметры форматирования символов. Большинство стилей, используемых в Word, являются стилями абзацев
    3. Стиль таблицы содержит параметры форматирования таблиц (при вставке таблицы, ей по умолчанию назначается стиль – сетка таблицы).

При создании нового документа "Документ 1" на базе шаблона Обычный, он получает копию набора стилей из базового набор стилей общего назначения (из встроенных стилей): Обычный, Заголовки 1, 2, 3.

После того как ввод текста в документ завершен, и текст отредактирован, целесообразно воспользоваться  командой Автоформат для изменения внешнего вида всего документа.

При автоматическом форматировании документа каждому абзацу назначается  один из стилей Word. Например, заголовку может быть назначен стиль Заголовок 1 или Заголовок 2 , абзацу основного текста – стиль Основной текст, а абзацу, входящему в список - стиль Список. Примечаниям назначается стиль Текст Примечание, верхним колонтитулам – стиль Верхний колонтитул, а номерам страниц – стиль Номер страницы и т.д.

Назначение абзацам документа  стандартных стилей Word обеспечивает быстрое изменение внешнего вида созданного документа за счет применения стилей из библиотеки стилей. Встроенные стили обеспечивают форматирование заголовков различных уровней и позволяют просматривать иерархическую структуру документа в режиме структура, а также быстро строить оглавление.

Кроме того, если для большинства  абзацев документа используется стиль Основной текст, а не Обычный, вы сможете легко переформатировать  только стиль основного текста, не затрагивая при этом стиль остального текста.

Операции со стилями в области  задач Стили и форматирование

Стили можно изменять и  создавать новые. Кроме того, можно  применить другой стиль (наложить стиль) к уже отформатированному тексту, т.е. переформатировать его.

Для этого необходимо выбрать  команду Формат / Стили и форматирование, появится область задач в режиме «Стили и форматирование». Установите курсор в текст, который необходимо переформатировать, и в области  задач в разделе «Выберите  форматирование для применения»  щелкните на требуемый стиль, абзац  под курсором переформатируется  на выбранный стиль.

Если необходимо изменить стиль или создать новый стиль, то установите курсор в текст, стиль  который необходимо изменить, в области  задач в разделе «Форматирование  выделенного текста» будет отображаться стиль текста под курсором. Далее  необходимо подвести указатель мыши к названию стиля и щелкнуть на появившейся справа стрелке, откроется   список команд: Очистить формат, Изменить стиль, Создать стиль. Выберите требуемую команду (изменить или создать стиль), появится соответствующее окно диалога, в котором можно осуществить изменение или создание стиля.