Применение электронного документа в библиотечной сфере
Содержание
Введение
Глава 1 Электронный документ как объект законодательства
1.1 Понятие определения «электронный документ», его типология
1.2 Определение юридической силы электронного документа
Глава 2 Электронные документы и библиотека – грани взаимодействия (на примере Брянской областной универсальной научной библиотеки им. Ф.Т.Тютчева)
2.1 Характеристика деятельности библиотеки
2.2 Применение электронных ресурсов как одного из видов инновационного обслуживания пользователей
Заключение
Список литературы
Введение
Формирующееся информационное общество оказывает существенное влияние на состояние и перспективы развития библиотечного дела. В первую очередь это обусловлено становлением электронного документного пространства, необходимостью для библиотек определить в нем свое место, гармонизировав традиционные и компьютерные технологии.
Сегодня современные информационные технологии позволяют сохранять и распространять информацию в электронной форме. Электронная форма позволяет хранить информацию надежно и компактно, распространять ее оперативно и широко. Основные средства реализации этих возможностей – электронные документы.
Современные информационные технологии – это процессы получения, накопления, хранения, поиска, обработки и передачи информации в цифровом виде, использующие телекоммуникационные и мультимедийные средства.
Внедрение информационных технологий в библиотеке позволило организовать доступ пользователей к локальным электронным ресурсам, как созданным самой библиотекой, так и приобретенным. Кроме того, это дало возможность использовать ресурсы удаленного доступа.
На сегодняшний день электронные документы заняли достойное место в фонде каждой библиотеки. Более того, все большее количество библиотек самостоятельно выпускают электронные издания.
Таким образом, использование библиотекой электронных документов относятся к наиболее перспективным направлениям библиотечной деятельности в целом. Они не заменят собой всю информацию на бумажных носителях, но будут способствовать сохранности и обеспечению оперативного доступа к фондам библиотек.
Целью исследования является обоснование применения электронных документов в информационно-
Задачи:
обосновать понятие «электронный документ», выявить его основные характеристики;
проанализировать сущность электронного документа как объекта законодательства;
определить перспективные направления создания и использования электронных ресурсов на примере Брянской областной универсальной научной библиотеки им. Ф.Т.Тютчева.
Объектом исследования является электронный документ как составная часть информационно-
Предметом выступает инновационная деятельность библиотеки по созданию и использованию электронных ресурсов.
При выполнении работы был использован метод изучения и анализа учебной литературы и публикаций в периодических изданиях по данной теме.
Глава 1 Электронный документ как объект законодательства
1.1 Понятие определения «электронный документ», его типология
Несмотря на сравнительно небольшой период времени, прошедший с момента появления самого понятия «электронный документ», уже появились отдельные монографии и статьи, посвященные этой теме.
Одно из первых определений электронного документа было дано и Ф.С. Воройским. В словаре Ф. С. Воройского документ представляется «материальным носителем информации, зафиксированной вне памяти»[1].
Наиболее широкое понятие документа, на наш взгляд, дает профессор Ю. Н. Столяров. Он определяет понятие «документ» с нескольких точек зрения: «...документ в субстанциональном смысле – информация, закрепленная на материальном носителе способом, созданным человеком, могущая служить единицей в процессе социальной коммуникации: документ в функциональном смысле – материальный объект, используемый для получения необходимой информации, т. е. выполняющий функцию субстанционального документа»[2].
Очень важным для осмысления и усвоения является определение понятия «документ», приведенное в Федеральном законе «О библиотечном деле» № 78-ФЗ от 29 декабря 1994 г.: «Документ – материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования»[3].
В работах Земскова А.И. и Шрайберга Я.Л. «Электронный документ – это преднамеренно (искусственно) созданный и ограниченный во времени и в пространстве (то есть имеющий начало и конец) массив информации, зафиксированный на машиночитаемом носителе»[4].
Наиболее детальный анализ всех подходов к понятию «электронный документ» сделала Т. В. Майстрович в своей монографии «Электронный документ как объект библиотечного дела». «Электронный документ – это форма документа, созданного в целях передачи сообщения, зафиксированного средствами компьютерных технологий, позволяющих адекватно воспроизводить его содержание»[5].
Необходимо отметить большой разброс мнений в отношении свойств и функций электронного документа. Основным концептуальным положением, высказываемым в работах Р.С. Гиляревского является отождествление электронного документа только с мультимедийным изданием, имеющим развитую систему гиперсвязей. Данная позиция не стала предметом широкой научной дискуссии, что негативно сказывается на динамике теоретических разработок в области электронного документа.
На сегодняшний день существует ряд определений понятия «электронный документ».
Электро́нный докуме́нт – это:
Информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования.
Форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.[6]
Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.[7]
Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи.[8]
Необходимо отметить тот факт, что даже используемая терминология находится еще в крайне неустойчивом состоянии. Дискуссии ведутся, в том числе, и вокруг терминов, внесенных в государственные стандарты и законодательные акты.
Основные типы электронных документов
Полнотекстовые документы с широкими возможностями форматирования текста в произвольном по размеру и по типу шрифте, включения каких-то дополнительных компонентов (иллюстрации, звук, видео и т. д.), возможностями поиска по всему тексту, наличием гиперсвязей (отсылок к сетевым документам), возможностью автоматического агрегирования, то есть составления персонально ориентированных подборок. Особое место в этом ряду занимают полнотекстовые электронные журналы, которые незаметно, понемногу идут на смену традиционным печатным журналам.
Таблицы с расширенными функциями обработки данных и демонстрации результатов (спрэдшиты). Эти таблицы позволяют для однажды введенных данных проводить довольно широкий функциональный набор статистических, арифметических и алгебраических действий, изменять конечный результат автоматически с изменением входных данных, а итоговый продукт представлять самым разнообразным способом — таблицами, линейными или столбчатыми многомерными и многоцветными графиками, гистограммами, кольцевыми и круговыми диаграммами и т. п.
Различные базы данных — фактографические, адресные, библиографические, реферативные, полнотекстовые с возможностями поиска по многим точкам доступа (введенным полям или областям) и по всему тексту или содержанию.
Электронные рисунки и изображения с возможностями обработки файлов по размерам, цвету, пространственным параметрам изображения и построения многомерных изображений.
Аудиозаписи и музыка, видео, компьютерная анимация.
Мультимедийные материалы (совмещение разных видов ресурсов, например текста и звука; текста, изображения, звука; текста и анимации и т. д.).
Агрегированные подборки — новый вид электронных публикаций, которые пока изучены недостаточно. Фактически, это особый вид персональных тематических публикаций, подборка из электронных журналов и других электронных ресурсов, которая рассылается на электронный адрес.
Следует заметить, что термин «электронные документы» может оказаться чрезмерно расширенным при анализе практического применения в библиотеках.
Как показывает практика, внутри этого понятия в настоящее время существует заметная разница между офлайновыми документами, записанными на физически ощущаемом и переносимом носителе, например на СD-RОМ, гибких дисках, кассетах и картриджах цифровых магнитофонов и т. п. (хранящихся в библиотеке), и онлайновыми (сетевыми) ресурсами. Библиотекари вполне освоили обращение с офлайновыми ресурсами — в службах комплектования, библиографической обработки, хранения и обслуживания[9].
Совсем другие технологии используются в работе с сетевыми ресурсами, доступными через локальную сеть или через Интернет и предстоит еще многое сделать по развитию навыков практической работы с ними.
1.2 Определение юридической силы электронного документа
На протяжении многих веков единственным способом создания, хранения и передачи информации был бумажный носитель. С развитием общества и ростом темпов производства растут объёмы документооборота, в связи, с чем возникла необходимость в поиске новых способов и методов создания, хранения и передачи информации. В эпоху информационных технологий на помощь всё возрастающему документообороту пришла развивающаяся электронная техника. Возможность перевода бумажного потока документов на качественно новый уровень, в другую среду существования, на электронные носители позволяет существенно облегчить создание, передачу, хранение и поиск документов, решить многие проблемы документооборота.
Вместе с этим, при переходе к электронным документам возникает проблема придания таким документам юридической силы. Решение проблемы юридической силы электронного документа позволило бы расширить сферу его использования.
Федеральный закон «О библиотечном деле» от 23.11.1994 г., как это указано в его преамбуле, «является правовой базой сохранения и развития библиотечного дела в Российской Федерации». Понятие «документ» определено Законом о библиотечном деле следующим образом: «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования». Очевидно, что электронный документ как понятие – шире понятия «документ», закрепленного в библиотечном законе.
Рассмотрим понятие «электронный документ». В Законе РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» это понятие отсутствует, при этом в п. 11 ст.2 Закона дано понятие документированной информации: «документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель». В ст.3 Закона РФ «Об электронной цифровой подписи» электронный документ трактуется как «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме».
Изменения внесённые в Федеральный закон «О библиотечном деле» обоснованы тем, что в законе необходимо четко сказать о библиотечном фонде как о культурном достоянии народов Российской Федерации. Ввели отдельные понятия: «библиотечный фонд», «национальный библиотечный фонд» и «книжный памятник»[10]. Библиотечный фонд должен быть актуальным. Он должен постоянно обновляться, в том числе и электронными документами.
«Библиотечный фонд – совокупность изданий, которые используются для обслуживания читателей». Но при этом часть его, названная «национальный библиотечный фонд», должна храниться постоянно и передаваться от поколения к поколению. Эта часть формируется на основе системы «обязательного экземпляра, и в нее же включены книжные памятники.
«Обязательный экземпляр» был и раньше. Он необходим, чтобы сохранять в определенном количестве экземпляров весь наш национальный книжный репертуар, как это делают все развитые государства.
Понятие «книжный памятник» в закон введено впервые. В этой части библиотечного фонда необходимо сохранить не только содержание, но и форму книги. Речь идет только об особо выдающихся изданиях: редких и рукописных книгах.
Сейчас в законе четко определено, что такое «книжный памятник», сказано, что он находится под охраной государства и что книжные памятники должны регистрироваться. Издание только тогда приобретает статус книжного памятника, когда оно зарегистрировано, когда его статус подтвержден специальным органом.
В связи с этим накладываются определенные ограничения и на использование книжных памятников. В отличие от обычного библиотечного фонда книжные памятники должны сохраняться на века в первозданном виде. Здесь обеспечивается приоритет сохранности над доступностью. Копия с книги, факсимильная, электронная или микрофильм, делается только один раз. Этой копией может пользоваться любой читатель. Оригинал же выдается только для специалистов-исследователей. И в отношении доступности к таким «книжным памятникам» электронный документ является универсальным.
Внесенные изменения в Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» касаются, в частности, определения ряда основных понятий, применяемых в целях формирования системы обязательного экземпляра, видов документов, входящих в состав обязательного экземпляра, а также вопросов доставки обязательного экземпляра печатных изданий, неопубликованных документов, официальных документов, стандартов, электронных изданий, аудиовизуальной продукции и документов, выполненных на различных носителях[11].
Уточнены формулировки следующих понятий: «документ», «обязательный экземпляр субъекта Российской Федерации», «обязательный экземпляр муниципального образования», «получатель документов», «национальный библиотечно-информационный фонд документов Российской Федерации».
Упразднено понятие «обязательный платный экземпляр», а также нормы о целях и порядке его формирования.
Перечень видов документов, которые входят в состав обязательного экземпляра, дополнен следующими видами:
программы для электронных вычислительных машин и базы данных на материальном носителе;
стандарты;
комбинированные документы.
В связи с этим признаны утратившими силу соответствующие нормы Федерального закона от 11.02.2002 N 19-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов».
Одним из наиболее важных нормативных актов, создающих основу для использования электронного документа является Гражданский кодекс РФ.
Современная ситуация, связанная с вопросами использования библиотеками изданий, защищенных авторскими правами, стоит достаточно остро. Привлечение цифровых технологий в библиотечную деятельность часто входит в противоречие с нормами 4-й части Гражданского кодекса РФ. Для решения этой проблемы следует идти по единственно возможному пути – пути заключения лицензионных договоров с авторами.
В законе Российской Федерации «О библиотечном деле» заложены принципы всеобщей доступности информации для всех жителей нашей страны. Обеспечить это право граждан возможно, оцифровав книжные ресурсы и предоставив к ним удаленный доступ из любой российской библиотеки. Созданный по распоряжению Правительства РФ от 20 октября 2010 года № 1815-р Национальный библиотечный ресурс призван обеспечить бесплатный доступ читателей к любой книге в электронном виде.
В рамках данной деятельности 15 апреля 2011 г. в Московском международном деловом центре (Москва-Сити) была проведена торжественная церемония передачи авторских прав профессоров и преподавателей ряда российских вузов в Национальный библиотечный ресурс.
В результате чего Национальный библиотечный ресурс получил право на создание цифровых копий более 500 произведений – учебников, учебных пособий, учебно-методических комплексов, монографий. Это значит, что читатели Российской государственной библиотеки и других библиотек России скоро получат доступ к этой литературе.
По мнению многих специалистов в области библиотечного дела 4-ая часть Гражданского Кодекса РФ существенно усложняет доступ граждан к информации и свободный информационный обмен.
Существующие законодательные нормы не позволяют библиотекам переводить в электронный вид хранящиеся у них издания без заключения письменного договора с автором. Запрещен и свободный межбиблиотечный обмен, библиотеке лишь разрешается передать оцифрованный вариант издания в другую библиотеку в том случае, если данное издание уже имелось в фондах данной библиотеки, но пришло в негодность.
Также одним из основных законов Российской Федерации в области электронного документа на сегодняшний день является Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», в котором впервые на законодательном уровне закрепляются основополагающие понятия: «электронный документ» и «электронная цифровая подпись», а также, определяются правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах.
Однако, несмотря на сравнительно недавнее появление закона Российской Федерации «Об электронной цифровой подписи», еще с 80-х годов ХХ века создавалась и развивалась нормативно-методическая база по использованию документов на машинных носителях в отдельных отраслях деятельности, были разработаны Государственные стандарты, Типовые инструкции, методические указания и другие документы, содержащие положения о документах на машинных носителях и машинограммах, об электронных документах, об электронной цифровой подписи. Безусловно, все эти нормативно-методические акты оказали большое влияние на развитие национального законодательства Российской Федерации в этой области.
Впервые юридическая сила документа на машинном носителе была закреплена в ГОСТе 6.10.4–84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники». Требования, предъявляемые этим ГОСТ, действовали на протяжении длительного периода времени. Лишь с середины 1990-х гг. в связи с активным развитием информационных технологий появилась необходимость конкретизировать условия придания юридической силы электронным документам.
Так, в п. 3 ст. 5 Федерального Закона РФ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации», действовавшего до 2006 г., упоминалась электронная цифровая подпись как реквизит, придающий юридическую силу документу обрабатываемому, хранимому и передаваемому с помощью информационных систем. Юридическая сила электронной цифровой подписи признавалась при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима[12]. После вступления в силу этого ФЗ электронная цифровая подпись стала обязательным реквизитом документа в автоматизированной информационной системе, позволяя реализовывать механизм проверки достоверности сведений, содержащихся в таком документе.
Решающим шагом в развитии электронного документооборота стало подписание 10 января 2002 г. Федерального закона РФ «Об электронной цифровой подписи», который создаёт правовую основу для широкого использования электронной цифровой подписи в различных сферах деятельности.
Целью этого ФЗ является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признаётся равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе[13].
К сожалению, в процессе реализации на практике различных форм цифрового удостоверения подлинности документов возник ряд вопросов, ответы на которые не даёт вышеназванный Федеральный закон. Так, электронная цифровая подпись определяется как «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе»[14].
В соответствии с этим определением на законодательном уровне признаются только цифровые подписи, полученные в результате криптографической технологии определённого типа. Другие формы цифрового удостоверения, например, цифровые изображения собственноручной подписи на бумаге, персональные идентификационные номера не будут признаваться равнозначными собственноручной подписи.
По признанию большинства специалистов, принятый в 2002 г. ФЗ «Об электронной цифровой подписи» не решил целого ряда проблем. К числу основных недостатков данного документа относят: отсутствие правовых признаний различных видов подписей, несогласованность с другими Федеральными законами, несоответствие принципу «технологической нейтральности законодательства». В нём не предусмотрены случаи и порядок использования иных электронных аналогов собственноручной подписи, а также не приняты подзаконные нормативные акты, необходимые для его реализации. Все эти недостатки негативно влияют на широкое использование ЭЦП в нашей стране, тормозят развитие электронной коммерции и гражданского электронного документооборота.
Попытки решить возникшие проблемы были предприняты в законопроекте «Об электронной подписи», разработанном Министерством информационных технологий и связи в 2005 г[15]. Проект закона существенно отличается от действующего Федерального закона. При разработке вышеназванного законопроекта использовались аналогичные законодательные акты европейских стран и стран СНГ. В законопроекте предпринята попытка уменьшить количество предъявляемых к электронной подписи требований и сделать её создание и применение более простым и доступным.
В проекте выделены три типа подписи, каждый из которых является более сложным вариантом предшествующего. За основу взята простая подпись, за ней следовала усиленная, а потом квалифицированная. В связи с этим предполагалось, что простая и усиленная подписи будут являться электронными подписями и только квалифицированная подпись способна придавать юридическую силу документу, по сути ЭЦП только без привязки к технологии создания.
Принятие данного законопроекта могло бы решить возникающие в связи с определением юридической силы электронного документа проблемы и гармонизировать российское законодательство с зарубежным. Но, к сожалению, указанный законопроект не был принят.
За последние несколько лет принят ряд законов, нормативно-методических актов, в которых рассматриваются вопросы, ранее не оговоренные чётко в ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Например, в принятом в 2004 г. ГОСТе Р 52292–2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения»[16] рассматривается электронный документ в различных средах существования (электронной, цифровой, аналоговой).
В Федеральном законе от 27.06.2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» цифровые подписи были приравнены в электронных документах к собственноручным: «Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или другим аналогом собственноручной подписи, признаётся электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если Федеральными законами или иными нормативными актами не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе»[17].
Кроме того, в настоящее время не решён вопрос признания в нашей стране электронных подписей, созданных на территориях других государств (американский и европейский варианты подхода к созданию электронной подписи технологически нейтральны). Попытки гармонизировать наше законодательство с иностранным не увенчались успехом.
Таким образом, юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий[18]:
сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;
при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
В настоящее время электронная цифровая подпись (ЭЦП) является необходимым атрибутом организации современного документооборота. Применение ЭЦП в электронных аукционах позволяет обеспечить юридическую значимость документооборота и сделок, заключаемых по итогам торгов. Наличие электронной цифровой подписи – необходимое условие для участия в электронных торгах по госзаказу, а также в торгах, проводимых на электронной торговой площадке.
Глава 2 Электронные документы и библиотека – грани взаимодействия (на примере Брянской областной универсальной научной библиотеки им. Ф.Т.Тютчева)
2.1 Характеристика деятельности библиотеки
Брянская областная научная библиотека основана в августе 1944 года, в связи с образованием Брянской области. Первоначально библиотеку размещают в двух небольших комнатах в полуразрушенном здании городского краеведческого музея, находившегося на улице 3-го Интернационала (ныне улица Калинина).
15 января 1945 года библиотека открылась для читателей, имея 2,5 тысячи экземпляров книг. С первых дней среди читателей были представлены все группы населения города: рабочие и инженеры, врачи и учителя, старшеклассники, студенты и научные работники, журналисты и поэты... Дифференцированный подход к каждому – таков был главный принцип работы с читателями.
В 1950 г. библиотека переводится в здание Брянской таможни – памятник гражданской архитектуры на территории Брянской области, а в 1959 г. состоялось торжественное открытие нового здания библиотеки, построенного по специальному проекту брянских архитекторов В.Н. Городкова и А.Э. Фридмана. Начинается новый, более активный и более плодотворный этап деятельности областной библиотеки по всем направлениям. Этому способствует расширение структуры библиотеки и увеличения штата библиотечных работников. Но, главное, улучшились условия обслуживания читателей. Областная библиотека укрепляет свой статус методического центра для библиотек Брянской области. С 1965 года регулярно проводятся школы передового опыта по различным направлениям библиотечной деятельности. Середина 70-х годов – активное внедрение централизации.
По итогам 1979 и 1983 годов Брянская область награждена переходящим Красным Знаменем Совета Министров РСФСР и ВЦСПС за лучшую постановку библиотечного обслуживания населения.
