Введение. 

    Главным направлением в адаптации менеджмента к условиям современного мира и его радикального усовершенствования, стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники.

    Формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации.

    Особое  значение имеет внедрение информационного  менеджмента, значительно расширяющее  возможности использования компаниями информационных ресурсов.

    Современное общество живет в период, характеризующийся  небывалым увеличением информационных потоков. Информация пронизывает все стороны деятельности субъектов экономики и производства. Наибольший рост объема информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской сфере.

    Применение информационных технологий в управлении торговым предприятием является актуальной темой для изучения т.к динамичное развитие торговли приводит к усилению конкуренции между торговыми предприятиями. Чтобы держаться на плаву торговой организации необходимо реагировать на быстро изменяющуюся деловую среду и внедрять новые программные продукты для решения организационно-экономических задач.

    Цель данной работы  дать представление о информационных технологиях, определить основные возможности и эффективность использования информационных технологий  в работе торговых предприятий.

    Для достижения цели необходимо решение следующих поставленных задач:

1. Дать общую характеристику информационных технологий и существующих систем. Раскрыть основные возможности информационных технологий и как адаптируются бизнес-процессы и технологии.
2. Разработать модель бизнеса с помощью программы BPWin.

    Курсовая  работа состоит из введения, основной части, заключения, списка используемой литературы.

    Во  введении раскрыта актуальность темы, сформулирована цель и задачи исследования.

    В первом разделе «Информационные технологии в управлении торговым предприятием» определены существующие информационные системы, стратегия адаптации бизнес-процессов и информационных технологий. Раскрыты основные возможности информационных технологий.          Во втором разделе «Практическая часть»  была разработана  модель бизнеса с помощью программы BPWin, которая дала полную картину организации деятельности предприятия ООО «Авангард»: от количества работы в небольших подразделениях  предприятия до сложных функций организации предприятия.

    В заключении сформулированы основные выводы. 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Информационные технологии в управлении в торговом предприятии.

    Информационные технологии стали сегодня важнейшим инструментом успешного торгового предприятия. При эффективном использовании такие системы позволяют компаниям получать на рынке значительные конкурентные преимущества.[6]

    Динамичное  развитие торговли приводит к усилению конкуренции между торговыми предприятиями. Это в свою очередь вынуждает предприятия повышать эффективность своей деятельности, что в немалой степени зависит от возможностей используемых программных продуктов по оперативной обработке больших объемов информации. Рост требований торговых предприятий стимулирует появление новых специализированных программных продуктов с расширенными возможностями.

    С другой стороны, разработчики программного обеспечения регулярно предлагают торговым предприятиям все более  совершенные продукты, обеспечивая  эффективность управления многими  бизнес-процессами в розничной торговле.

    Сегодня торговые предприятия используют различные специализированные информационные решения, такие как 1С , SAP Retail , Axapta Retail , Navision и др.

    Приведенные информационные продукты призваны:

• упрощать и совершенствовать систему контроля оперативной деятельности компании (финансы и затраты, запасы и склад, закупки и продажи, дебиторская задолженность и ценовая политика),
• управлять взаимоотношениями с заказчиками и поставщиками,
• контролировать процесс продаж.

    К принципиальным особенностям информационных технологий, разработанных специально для торговли, следует отнести необходимость работы с большим и достаточно быстро обновляемым перечнем товаров, а так же ориентированность на каждого конкретного клиента.

    По  прогнозам аналитиков в ближайшее  десятилетие отрасль розничной торговли ждут глобальные изменения. Большая часть покупок, как и прежде, будет происходить в реальных магазинах, но схема их работы серьезно изменится. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1.1. Характеристика существующих  систем.

    Все эти системы относятся к классу MRPII/ERP и являются лидерами на международном и, в частности, российском рынке.

    На  сегодняшний день компания SAP лидирует среди независимых производителей бизнес-приложений и занимает 36% этого рынка ПО. В России инсталлировано более 100 SAP  систем, на локализацию систем R\2 и R\3 компания затратила более 6 млн. немецких марок.

    Основные  модули:

• финансовая бухгалтерия
• контроллинг
• управление материальными потоками
• техническое обслуживание и ремонт оборудования
• продажа, отгрузка, фактурирование
• система проектов
• управление, планирование и контроль основных средств
• управление персоналом.

    Базовая система R\3 предоставляет набор функциональных возможностей для решения организационно-экономических задач, включая гибкое производство, планирование производственных мощностей и техническое обслуживание предприятия, систему сбыта, прием и исполнение заказов в условиях существования различных валют, языков, прочих особенностей, планирование и осуществление транспортных операций.

    Oracle Applications от Oracle представляет собой набор из более чем 35 интегрированных приложений, в которые входят:

    - приложения для управления финансами;

    - приложения для управления материальными потоками;

• приложения для управления производством;

    - приложения для управления проектами;

    - приложения для управления персоналом;

    - приложения для управления маркетингом;

    Данные  программные модули для автоматизации  всех аспектов деятельности предприятия.

    Базовая система BAAN IV создана для комплексной поддержки системы управления предприятием. Все подсистемы конфигурируются под конкретные процедуры и задачи управления. Самое главное в системе – ее гибкость и функциональное наполнение.

    Состав  базовой системы BAAN IV.

    - программные инструментальные средства;

    - производство;

    - сбыт, снабжение, склады;

    - сервис;

    - финансы;

    - транспорт;

    - проект;

    - организатор;

    Несомненным плюсом системы является то, что  она легко может быть адаптирована к любому пользовательскому интерфейсу. Доступ к базе данных системы возможен из любых прикладных программ.

    Программно  обеспечение BAAN может применяться в широком диапазоне предприятий – от средних до самых крупных.

    Функциональные  возможности комплексной интегрированной  системы управления БОСС охватывают все основные бизнес процессы организации:

• управление и бухгалтерский учет;
• финансовый менеджмент;
• управление персоналом;
• логистика;
• маркетинг и продажи;
• управление производством;
• делопроизводство и документооборот.

    Система состоит из отдельных, полностью  самостоятельных и  в то же время  интегрированных продуктов. Это  позволяет создавать систему предприятия поэтапно, начиная с того функционального подразделения, автоматизация которого наиболее актуальна в настоящий момент.

    БОСС-КОРПОРАЦИЯ – полномасштабная система управления финансово-хозяйственной деятельностью, разработанная для крупных корпораций и торговых объединений. Состоит из четырех взаимодействующих подсистем (финансы, логистика, маркетинг и персонал).

    Эту систему отличает легкость настройки  и адаптации, открытость исходных материалов, масштабируемость, надежность, ориентация на российскую специфику ведения учета.

    Microsoft Navision - комплексное решение, предназначенное для автоматизации всех видов хозяйственной деятельности небольших и средних предприятий с любой отраслевой и бизнес-спецификой. Система позволяет быстро и качественно повысить эффективность и управляемость компании. Она идеально подходит тем руководителям, которые хотят как можно скорее избавиться от лишней нагрузки, чтобы сфокусироваться на ведении бизнеса и получить о нем цельное представление.

    Microsoft Navision позволяет оперативно получать и использовать информацию о деятельности предприятия, отслеживая любые критические параметры бизнеса в условиях быстро меняющейся деловой среды. Это комплексное решение, которое автоматизирует все сферы деятельности предприятия, формируя новые конкурентные преимущества и надежную платформу для дальнейшего роста компании.

    Microsoft Navision - простое решение сложных  проблем:

• Легкость  изучения и использования.
• Привычный интерфейс пользователя.
• Интеграция с Microsoft Outlook.

    Удобные средства администрирования системы.

    Гибкие  средства для финансового планирования и учета затрат, мощный управленческий инструментарий.

    Мониторинг  всех критических показателей на любом уровне оргструктуры компании.

    Microsoft Navision охватывает все аспекты деятельности предприятия, от финансового и бухгалтерского учета до средств управления производством и отношениями с клиентами. Для того чтобы начать работу с Microsoft Navision, достаточно знакомства с принципами работы в Word или Excel.

    Сложные процессы реализованы простым и  доступным для понимания образом. В компании, внедрившей Microsoft Navision, все сотрудники будут иметь дело с единым источником информации. Притом, что у каждого из них есть свой круг обязанностей и область профессиональных интересов, это позволяет избежать многократного дублирования действий и рутинной работы.

    SAP for Retail предлагает розничной компании  весь необходимый функционал  для автоматизации бизнеса, наивысшую надежность и масштабируемость. Решение характеризуется единой архитектурой, адаптированной под требования высокой производительности, давно и успешно адаптировано к специфике российского рынка, полностью локализовано, не имеет зависимости от баз данных и операционных систем и включает полноценный набор модулей, необходимых для ведения бизнеса

    Результатом внедрения SAP for Retail является:

• Повышение эффективности управления компанией
• Увеличение инвестиционной привлекательности
• Снижение себестоимости
• Повышение капитализации за счет формирования прозрачной финансовой отчетности
• Целостное и объективное видение бизнеса за счет качественной отчетности
• Обеспечение контроля за выделением и использованием средств целевого финансирования
• Возможность управления полной стоимостью деятельности холдинга (стоимостью всех функций на предприятии) через места возникновения затрат, статьи затрат и т.д.

    1.2. Основные возможности информационных технологий.

    Современные информационные технологии позволяют в максимально короткие сроки выявить наиболее существенные тенденции развития компании в целом и оценить эффективность работы отдельных структурных подразделений. Сбор, обработка и анализ информации в сроки, максимально приближенные к режиму реального времени, позволяют оперативно скорректировать работу компании, а также учесть изменения внешних факторов раньше, чем это сделают конкуренты.

    К важнейшим возможностям современных  информационных технологиях можно отнести:

-планирование основных показателей работы розничных магазинов, таких как оборот, прибыль, количество и средний размер покупок;

-анализ эффективности использования торговых площадей, производительности труда персонала и др.;

-оценку соответствия плановых показателей реальным. Этот параметр предъявляет повышенные требования к оперативности сбора и обработки информации.

    Особое  место в автоматизации системы  отчетности компании занимает финансовая и бухгалтерская отчетность. Периодические  изменения в налоговом законодательстве и системе отчетности, представляемой в различные государственные органы, требуют от информационной системы розничного предприятия определенной гибкости и возможности адаптации к подобным изменениям[7].

    Отметим, что внутренний контроль всех финансовых потоков крупной или средней компании без внедрения современных автоматизированных технологий обработки информации, значительно затруднен.

    Еще одним важным вопросом автоматизации  является корректное взаимодействие с  информационными системами сторонних  организаций при осуществлении взаимных расчетов.

    Автоматизация анализа структуры покупок и  динамики среднего чека позволяет повысить эффективность существующих в розничных  сетях программ лояльности.

Нетривиальные результаты дает возможность получать применение инструментов Data mining, основанных на поиске скрытых закономерностей в больших массивах данных.

    1.3. Стратегия адаптации  бизнес-процессов и информационных технологий

    Принципиальным  вопросом, с которым приходится сталкиваться торговым предприятиям в процессе совершенствования или внедрении новых информационных технологий, зачастую становится выбор решения о том, в какой степени эффективнее адаптировать информационную систему к существующим отлаженным бизнес-процессам, а в какой – оптимизировать сами бизнес-процессы в соответствии с функциональными возможностями внедряемых информационных технологий. В отличие от иностранных розничных сетей, например, Auchan или Metro AG, в которых информационные системы изначально используются и совершенствуются вместе с корпоративными бизнес-процессами, для российских торговых сетей данный вопрос стал крайне актуальным.

    Перестройка или оптимизация бизнес-процессов  напрямую касается отлаженного механизма  взаимодействия сотрудников и отдельных структурных подразделений компании, что на начальном этапе внедрения новой информационной системы может сказаться на эффективности их работы. Кроме того, затраты на совершенствование информационной системы, интегрированной с бизнес-процессами компании, в будущем напрямую зависят от принятых решений на стадии ее внедрения.

    Самостоятельная последующая модернизация информационных технологий требует больших затрат на содержание крупного IT-подразделения в штате торговой компании, что могут позволить себе лишь лидеры торгового рынка. Для средних и малых компаний более характерно использование информационных продуктов, обновляемых производителем. Таким образом, если для крупных торговых компаний уникальные информационные технологии являются одним из основных конкурентных преимуществ, то для средних и малых торговых сетей конкурентным преимуществом могут выступать сами бизнес-процессы и технологии работы, базирующиеся на стандартизированных информационных решениях.

2. Анализ процесса управления продажами в ООО «Авангард».

2.1.Характеристика  предприятия ООО  «Авангард».

       В данной курсовой работе исследование будет производиться на ООО строительная компания «АВАНГАРД».

       ООО строительная компания «Авангард» занимается различными строительными работами в том числе:

       - кровельные работы;

       - отделочные работы;

       - ремонтные работы;

       - сантехнические работы;

       - малоэтажное строительство.

       Исследуемое предприятие осуществляет свою деятельность с 2003 года, за 7 лет работы, штат сотрудников  увеличился с 10 до 37 человек. Исследуемое  предприятие располагается в городе Южно-Сахалинск, Хабаровская ул. 43, офис 315 (4242) 43-09-83 (тел./факс).

       Особенностью  деятельности ООО Авангард состоит  в индивидуальном подходе к каждому  клиенту, так как работы связанные  с строительством являются уникальными, по составу, сложности, и месту проведения, что приводит к наличию большого количества уникальных условий при получении, исполнении заказа и его оплате. В таких условиях управление жизненно важными процессами для компании усложняется и требует автоматизации. На сегодняшний день, процесс управления продаж связан с движением большого количества документов и их копий от одного структурного подразделения к другому. На рисунке 1 показана схема взаимодействия отделов предприятия в процессе управления продажами.

       На  рисунке 1 показана схема структуры  ООО «АВАНГАРТ» 

       Рис.1 – Схема взаимодействия подразделений ООО «Авангард» в процессе управления продажами. 

       На  рисунке 1 прослеживается большое количество взаимосвязей между отделами по движению запросов и документов (информации), что свидетельствует о перегруженности процесса продаж, «бумажной» работай и значительными транзакционными затратами. Таким образом, потребность предприятия ООО «Авангард» в автоматизации процесса продаж является очевидной и требует решения.

       В данной курсовой работе необходимо разработать  проект автоматизации отвечающий следующим требованиям:

       - снижение потоков движения запросов  и информации между сотрудниками, для разгрузки рабочего времени, от затрат на составления отчетов для других подразделений.

       - ускорить процесс составления  отчетов и получения информации (сократить время актуальности).

       - повысить эффективность процесса  управления продажами в целом. 

Применение BPWIN в проектировании выбранной предметной области.

            Подход SADT (технология структурированного анализа и разработки) относится к классу формальных методов, используемых при анализе и разработке систем. Несмотря на то , что вполне допустима независимая разработка функциональных моделей , методология SADT предполагает ведение структурированного проекта анализа , в процессе которого происходит их создание. В дополнение к функциональному моделированию SADT структурный анализ предполагает построение информационных моделей данных и диаграмм состояний , которые моделируют поведение системы во времени.

             Часто разработка моделей применяется для документирования ситуации, сложившейся к определенному моменту (модели “как есть” – “as is”). Впоследствии они применяются при создании новых моделей функционирования системы (модели “как должно быть “ – “to be”), а также для проверки моделей “to be ”, с тем чтобы удостовериться, что предполагаемые изменения действительно повлекут улучшение функционирования системы.

       В дополнение к алгоритмизации процесса построения предполагаемой системы модели “to be” используются для планирования загрузки частей системы, калькуляции бюджета и распределения ресурсов, при построении плана реорганизации системы, определяющего действия по переводу системы из состояния “as is” в состояние ”to be”.

       Преимущества, получаемые от разработки моделей “as is” , должны быть сопоставимы с затратами  средств и времени, которые для  этого необходимы. В литературе без  труда можно найти многочисленные примеры систем, изначально построенных  для решения несоответствующих их истинному назначению задач. “As is”- моделирование позволяет обойти подобные трудности. С другой стороны, если имеется определенный уровень понимания задачи в целом (как это часто случается при разработке информационных систем), затраты средств на разработку “as is”-моделей могут быть неоправданными.

       SADT - одна из самых известных и  широко используемых систем проектирования. SADT - аббревиатура слов Structured Analysis and Design Technique (Технология структурного  анализа и проектирования) - это  графические обозначения и подход к описанию систем. Дуглас Т. Росс ввел их почти 20 лет назад. С тех пор системные аналитики компании SofTech , Inc . улучшили SADT и использовали ее в решении широкого круга проблем. Программное обеспечение телефонных сетей, системная поддержка и диагностика, долгосрочное и стратегическое планирование, автоматизированное производство и проектирование, конфигурация компьютерных систем, обучение персонала, встроенное программное обеспечение для оборонных систем, управление финансами и материально-техническим снабжением - вот некоторые из областей эффективного применение SADT. Широкий спектр областей указывает на универсальность и мощь методологии SADT. В программе интегрированной компьютеризации производства (ICAM) Министерства обороны США была признана полезность SADT, что привело к стандартизации и публикации ее части, называемой IDEF. Под названием IDEF SADT применялась тысячами специалистов в военных и промышленных организациях. В коммерческом мире SADT используется для определения требований. В этом качестве она конкурирует с методами, ориентированными на потоки данных, - структурного проектирования Е.Иордана, структурного анализа Т.ДеМарко, структурного системного анализа С. Гейна и Т. Сарсона, а также с методами структуризации данных - методами М.Джексона, Лж.Д. Варнира и К. Орра. В отличие от этих методов структурного анализа, истоки которых нужно искать в проектировании программного обеспечения, SADT создана для описания системы и ее среды до определения требований к программному обеспечению или к чему-либо другому. Иными словами, поставив своей целью описание системы в общем, создатели SADT изобрели графический язык и набор процедур анализа для понимания системы прежде, чем можно представить себе ее воплощение. Таким образом, SADT, как правило, применяется на ранних этапах процесса создания системы, который часто называют "жизненным циклом системы", и иногда за этим следует применение упомянутых выше методов.

       Методология SADT представляет собой совокупность методов, правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области. Функциональная модель SADT отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между этими действиями. Основные элементы этой методологии основываются на следующих концепциях:

• графическое  представление блочного моделирования. Графика блоков и дуг SADT-диаграммы  отображает функцию в виде блока, а интерфейсы входа/выхода представляются дугами, соответственно входящими в блок и выходящими из него. Взаимодействие блоков друг с другом описываются посредством интерфейсных дуг, выражающих "ограничения", которые в свою очередь определяют, когда и каким образом функции выполняются и управляются;

• строгость  и точность. Выполнение правил SADT требует достаточной строгости и точности, не накладывая в то же время чрезмерных ограничений на действия аналитика. Правила SADT включают:

• ограничение  количества блоков на каждом уровне декомпозиции (правило 3-6 блоков);

• связность  диаграмм (номера блоков);

• уникальность меток и наименований (отсутствие повторяющихся имен);

• синтаксические правила для графики (блоков и  дуг);

• разделение входов и управлений (правило определения  роли данных).

• отделение  организации от функции, т.е. исключение влияния организационной структуры на функциональную модель.

       Методология SADT может использоваться для моделирования  широкого круга систем и определения  требований и функций, а затем  для разработки системы, которая  удовлетворяет этим требованиям  и реализует эти функции. Для уже существующих систем SADT может быть использована для анализа функций, выполняемых системой, а также для указания механизмов, посредством которых они осуществляются.

       Методологии моделирования DFD (data flow diagram) и IDEF3 (workflow). Методология DFD служит для описания потоков данных, которые возникают в результате деятельности компании. Методология IDEF3 служить для графического описания потока процессов (работ), взаимодействия процессов и объектов, которые изменяются этими процессами. В диаграммах потоков данных все используемые символы складываются в общую картину, которая дает четкое представление о том, какие данные используются, и какие функции выполняются системой документооборота. Хранилища данных соответствуют тем хранилищам, которые либо уже существуют, либо которые нужно создать.