Применение унификации и стандартизации в информационном обеспечении управления

Федеральное агентство по образованию

 Филиал государственного образовательного учреждения

 высшего  профессионального образования

“ РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ”

                                   в г. Улан-Удэ, Республика Бурятия 
 

                                                                            Кафедра  экономико- 

                                                                       управленческих и 

                                                                            правовых  дисциплин

                                                            

Будаева Сэсэгма Сидоровна

Применение  унификации и стандартизации в информационном обеспечении управления.

                                          Курсовая работа

студентки 4 курса гр.466

Информационное  обеспечение управления. 
 
 
 

                                                                               Научный руководитель:

                                                                                     Ст.преп.Митрофанова Т.В. 
 
 

                                        

                                                  г. Улан-Удэ 2010

                                         

                                                  Оглавление 

Введение………………………………………………………………………3

Глава Ι. Общая  характеристика процесса стандартизации………………...6

    1. Стандартизация: определение, сфера применения………………6
    2. Методы стандартизации…………………………………………..10
    3. Уровни стандартизации…………………………………………...12

Глава ΙΙ Процесс унификации, как основной метод стандартизации…….15

     2.1 Понятие ‹‹унификация››…………………………………………..15

     2.2 Виды унифицированных систем документации…………………18

     2.3 Характеристика альбома унифицированных  форм и табеля форм    документов……………………………………………………………………21

Заключение…………………………………………………………………...26

Список используемых источников и литературы………………………….28 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     Развитие  науки и техники, возникновение  новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

     Именно  поэтому в данной курсовой работе рассмотрены процесс стандартизации и унификации, как основного метода стандартизации и его применения на практике.

      Актуальность  данной курсовой работы заключается  в том, что современные предприятия  уделяют недостаточно внимания на унификацию документов, так как унифицированные формы являются рекомендательными.

      Практическая  значимость данной курсовой работы заключается  в том, что рассмотрение и применение процессов стандартизации и унификации может способствовать улучшению процесса работы с документами, правильное оформление, использование унифицированных форм для оптимизации, и рационализации делопроизводства.

      Так же при написании курсовой работы были изучены книги.

      Кузнецова Т.В. в своей книге «Секретарское  дело»1 подробно излагает современные требования к составлению и оформлению организационно - распорядительных и служебных документов.

      Кузнецова Т.В. в своей книге «Делопроизводство»2 рассматривает современные требования к составлению и оформлению документов на основе ГОСТ Р 6.30 – 2003.

      Митченко  О.Ю., Рысков О.И. Международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489-2001//Делопроизводство. 2003 № 3, в которой рассматриваются международные стандарты.

    Целью данной курсовой работы является рассмотрение процесса стандартизации и унификации, и их использование в делопроизводстве.

      Для достижения поставленной цели определены следующие задачи: 

  • рассмотреть общую характеристику процесса стандартизации;
  • рассмотреть методы и уровни стандартизации;
  • рассмотреть «унификацию», как основной метод стандартизации
  • описать виды унифицированных систем документации;
  • дать характеристику альбому унифицированных форм и табелю форм документов.

      Предметом исследования курсовой является изучение процесса стандартизации и унификации, его применения.

      Объектом  данной курсовой работы является процесс стандартизации и унификации, его применения.

      Источниковая  база:

      Правовые  основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает Закон РФ «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184-Ф3. Он обязателен для всех государственных органов управления, а также предприятий и предпринимателей, общественных объединений. В нем отражены меры государственной защиты интересов потребителей и государства путем разработки и применения нормативных документов по стандартизации.

      ГОСТ  Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»3 применяется при оформлении организационно - распорядительных документов, устанавливает состав и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.

      ГОСТ  Р 51141 – 98  «Делопроизводство и  архивное дело. Термины и определения»4, дает термины и определения в области делопроизводства и архивного дела.

      При написании данной курсовой работы использовались общенаучные методы исследований: системный, функциональный, анализа, сравнения, классификации, обобщения.

      Курсовая  работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.

      Во  введении определены актуальность темы, практическая значимость, научная новизна, методы исследований, цель, задачи, предмет и объект исследования, так же источниковая база.

 

  1. Общая характеристика процесса стандартизации
 
     
    1. Стандартизация: определение, сфера  применения.

     Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Законом  Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., Стандартизация - деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг5.

     Стандарт - документ, в котором в целях  добровольного многократного использования  устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать правила и методы исследований (испытаний) и измерений, правила отбора образцов, требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения6.

     Суть  стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных, государственных, отраслевых стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций.

     Цель  стандартизации – достижение оптимальной  степени упорядочения в той или  иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач.

     Хоть  стандартизация и осуществляется на основе принципа добровольного применения стандартов. Однако, следует отметить, что соблюдение установленных требований позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной разработке и исполнению, сокращает затраты на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой.

     Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции.

     Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты  на отдельные документы (например, отчет  о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения)7, так и на унифицированные системы документации.

     Государственные стандарты предназначены также  для обеспечения качественного  внешнего вида документов. Это достигается  за счет закрепления места каждого  реквизита на поле документа в соответствии с последовательностью их заполнения и чтения.

     Рациональное  размещение реквизитов в документах позволяет максимально увеличить  «полезную» площадь, которая отводится  для текста – основного реквизита  документа. Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы выполняют свои основные функции – фиксируют и сохраняют информацию в юридически значимой форме, служат свидетельством и доказательством определенных фактов и событий. Кроме того, соблюдение установленных правил обеспечивает эргономичность документов: они легко воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи.

     С целью стандартизации управленческой документации была утверждена серия  государственных стандартов на управленческую документацию.

     Документирование  управленческой деятельности ведется  на основе Унифицированной системы  организационно-распорядительной документации (УСОРД), с большинством документов которой приходится работать как  специалистам управленческих структур, так и службам ДОУ независимо от направления деятельности организации и ее организационно- правовой формы.

     УСОРД содержит государственный  стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и  применению. Государственный стандарт8 на организационно-распорядительную документацию имел несколько редакций, ныне действующая введена постановлением Госстандарта России в 2003г.

     Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

     Применение  УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

     ГОСТ  распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

  • федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
  • предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

     Настоящий стандарт устанавливает:

  • состав реквизитов;
  • требования к оформлению реквизитов;
  • требования к бланкам и оформлению документов;
  • требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

     В приложениях к указанному ГОСТу  приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.

     Кроме унифицированных форм и унифицированных  систем документации Госстандарт еще  и утвердил ряд государственных стандартов, обязательных к применению в делопроизводстве.

     ГОСТ 17914-729 разработан с целью установления требований к оформлению дел постоянного и длительного сроков хранения, его положения используются при подготовке документов к сдаче в архив.

     ГОСТ  Р 51141-9810 нормативно закрепляет термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле и их определения. В стандарт включены 140 терминов, называющих общие понятия в делопроизводстве, термины, необходимые при документировании, организации работы с документами. Применение стандартных терминов обязательно во всех видах документации, в том числе при создании или регламентации конкретной делопроизводственной системы, инструкциях, положениях, регламентах, в специальной литературе по делопроизводству.

     В ГОСТ 9327-6011 установил форматы для производства бумаги, изготовления изделий из нее, подготовки документов. В соответствии с ним в управленческой практике нашей страны основным форматом бумаги является формат А4(210х297мм).

     Так же с целью стандартизации управленческой документации была утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, в которую вошли: ГОСТ 6.38–72 «Основные положения», устанавливающие общие требования к стандартизации документов;

     ГОСТ 6.39–72 «Формуляр-образец», устанавливающий типовую структуру управленческих документов, а также ряд стандартов на часто встречающиеся виды управленческих документов, например положение, решение, приказ, протокол, инструкция, акт, служебное письмо. 
 

    1. Методы  стандартизации.

     В зависимости от поставленных целей  и решаемых задач используют различные  методы стандартизации.

     К методам стандартизации относятся:

  • упрощение (симплификация). Симплификация – это метод стандартизации, который заключается в сокращении типов изделий в рамках определенной номенклатуры до такого числа, которое является достаточным для удовлетворения существующей потребности на данное время.
  • упорядочение (систематизация и классификация) объектов стандартизации. Упорядочение объектов стандартизации является универсальным методом в области стандартизации продукции, процессов и услуг. Упорядочение как управление многообразием связано, прежде всего, с сокращением этого многообразия. В него входят систематизация и классификация. Систематизация заключается в расположении в определенном порядке и последовательности, удобной для пользования. Наиболее простой формой систематизации является расположение систематизируемого материала в алфавитном порядке (в справочниках, библиографиях и т. п.). Классификация заключается в расположении предметов и понятий по классам и размерам в зависимости от их общих признаков. В качестве международной системы принята универсальная десятичная система (УДК). Классификация и систематизация предполагает кодирование информации. Кодирование - группирование по определенным правилам объектов или групп объектов и присвоение им кодов, позволяющее заменить несколькими знаками (или символами) наименования этих объектов. Коды позволяют идентифицировать объекты наиболее коротким способом (минимальным количеством знаков), способствуя повышению эффективности сбора, учета, хранения и обработки информации.
  • параметрическая стандартизация. Параметрическая стандартизация применяется для установления рациональной номенклатуры изготавливаемых изделий с целью унификации, повышения серийности и развития специализации их производства. Для этого разрабатывают стандарты на параметрические ряды этих изделий. Параметрическим рядом называют закономерно построенную в определенном диапазоне совокупность числовых значений главного параметра машин (или других изделий) одного функционального назначения и аналогичных по кинематике или рабочему процессу.
  • унификация, (от лат. unio – единство и facare – делать, т. е. приведение чего – либо к единообразию, к единой форме или системе) – это приведение объектов одинакового функционального назначения к единообразию (например, к оптимальной конструкции) по установленному признаку и рациональное сокращение числа этих объектов на основе данных об их эффективной применяемости. Унификация согласно определению, данному комитетом ИСО/СТАКО, – это форма стандартизации, заключающаяся в объединении одного, двух и более документов (технических условий) в одном с таким расчетом, чтобы регламентируемые этим документом изделия можно было взаимозаменять при употреблении.
  • типизация - метод стандартизации, заключающийся в установлении типовых объектов для данной совокупности, применяемых за основу (базу) при создании других объектов, близких по функциональному назначению.

     Принципиальное  отличие унификации от других методов стандартизации состоит в том, что в процессе унификации предполагается внесение изменений в конструкцию изделия или иного объекта унификации с целью увеличения его применяемости и снижения, тем самым, его себестоимости с одновременным повышением качества. 

    1. Уровни  стандартизации.

     Уровень стандартизации различается в зависимости  от того, участники какого географического, экономического, политического региона  мира принимают стандарт.

     Стандартизация  осуществляется на разных уровнях:

  • международная стандартизация;
  • региональная стандартизация;
  • национальная стандартизация;
  • административно-территориальная стандартизация.

    Если  участие в стандартизации открыто  для соответствующих органов  любой страны, то это международная стандартизация

     Региональная стандартизация — деятельность, открытая только для соответствующих органов государств одного географического, политического или экономического региона мира.

     Национальная  стандартизация — стандартизация в одном конкретном государстве. При этом национальная стандартизация также может осуществляться на разных уровнях: на государственном, отраслевом уровне, в том или ином секторе экономики (например, на уровне министерств), на уровне ассоциаций, производственных фирм, предприятий (фабрик, заводов) и учреждений.

      В развитых странах действуют свои национальные органы стандартизации. К ним относятся:

        в США – Американский национальный институт стандартов и технологии (NIST). Там федеральные стандарты разрабатывают авторитетные организации, аккредитованные NIST. Наиболее известные из них: Американское общество по испытаниям и материалам (АSТМ); Американское общество по контролю качества (АSQС); Американское общество инженеров-механиков (АSМЕ); Объединение испытательных лабораторий страховых компаний, Общество инженеров-автомобилестроителей (SАЕ), Институт инженеров по электротехнике и электронике (IЕЕЕ) и др.;

      в Великобритании – Британский институт стандартов (BSI);

      во Франции – Французская ассоциация по стандартизации (AFNOR);

      в Германии – Немецкий институт стандартов (DIN). Решением Президиума DIN создано Германское общество по маркированию продукции (DQWK), которое и занимается организацией, управлением и надзором за системами сертификации продукции на соответствие требованиям стандартов DIN (или международных). Информационным обеспечением  занимается Информационный центр технических правил (DITR). В настоящее время развивается сотрудничество DIN с Госстандартом России. Несколько лет работает совместное предприятие DIN, Госстандарта России и Союза технического надзора Берлин-Бранденбург – «Общество по сертификации в Европе» (GZE);

      в Японии – Японский комитет промышленных стандартов (JISC);

      в Швеции – Шведская комиссия по стандартизации (SJS);

      в Дании – Датский совет по стандартизации (DS);

      в Норвегии – Норвежский союз стандартизации (NSF);

      в Финляндии – Финляндская ассоциация по стандартизации (SFS);

      в Малайзии - Малайзийский институт стандартов и промышленных исследований (СИРИМ);

      в Таиланде - Таиландский институт промышленных стандартов (ТИСИ);

      в Индонезии - Национальный Совет по стандартизации Индонезии (ИСС).

     Стандартизацию, которая проводится в административно-территориальной  единице (провинции, крае и т.п.), принято  называть административно-территориальной стандартизацией. 

 

      II. Процесс унификации, как основной метод стандартизации. 

     2.1. Понятие «унификация».

     Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

     Работа  по унификации включает:

  • разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
  • внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
  • ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
  • разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
  • разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

      Основными принципами унификации документов являются:

  • унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;
  • единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;
  • комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
  • информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;
  • сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;
  • стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);
  • сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;
  • экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

     Унификация  документов производится в целях  сокращения количества применяемых  в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

     Управленческая  деятельность любой организации  характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд  типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и  отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.

Применение унификации и стандартизации в информационном обеспечении управления