Принципы организации отделов и служб ВЭД на предприятии

Содержание

Введение

Внешнеэкономическая деятельность реализуется как на уровне государства, так и на уровне отдельных хозяйствующих субъектов. В первом случае внешнеэкономическая деятельность направлена на установление межгосударственных основ сотрудничества, создание правовых, торговых и политических механизмов, стимулирующих развитие и повышение эффективности внешнеэкономических связей.

Одной из важнейших сфер деятельности российских предприятий на современном этапе является внешнеэкономическая. До падения административно-командной системы экономика нашего государства представляла собой замкнутый механизм. Долгие годы органами власти проводилась политика автаркии, являвшаяся тормозом экономического и технического прогресса. При такой политике отечественные предприятия не нуждались в выходе на внешние рынки, и развитие внешнеэкономической деятельности не представляло для них интереса. После падения «железного занавеса» у предприятий появились возможности использования преимуществ внешнеэкономических связей, а также вхождения в мировой процесс интеграции и кооперации производства. Отечественные предприятия стали проявлять активность во внешнеэкономической  деятельности.

Таким образом, изучение внешнеэкономической деятельности является актуальным. Ведь для наиболее эффективного ее осуществления очень  важно обладать достаточными теоретическими и практическими знаниями в этой области, которых, к сожалению, не имеется у   многих руководителей на российских предприятиях.

Цель исследования: изучить управления внешнеэкономической деятельностью предприятия.

Задачи исследования:

1. Рассмотреть принципы организации отделов и служб ВЭД на предприятии.
2. Ознакомиться с профессиональной ориентацией специалистов внешнеэкономической службы.
3. Дать характеристику основным группам внешнеэкономических функций экспортоориентированных предприятий.
4. Исследовать процесс выхода российских экспортеров на внешний рынок.
5. Изучить организационно-экономические и оперативно-коммерческие функции.

Объектом исследования является внешнеэкономическая деятельность предприятия.

Предметом исследования является изучение управления внешнеэкономической деятельностью предприятия.

1. Принципы организации отделов и служб ВЭД на предприятии

Организация ВЭД предприятия осуществляется в соответствии со следующими принципами:

1. По функциональному принципу (по видам (функциям) ВЭД).

Как правило, такую структуру имеют небольшие по размерам фирмы, работающие с узким товарным ассортиментом на небольшом числе зарубежных рынков и сегментов, отличающихся определенной однородностью, стабильностью и незначительной емкостью.

Такая структура подходит для фирм, производящих стандартные, неиндивидуализированные товары, которые не требуют значительной модификации в зависимости от различного предъявляемого к ним на любых зарубежных рынках спроса, а также не являются объектом активного воздействия НТП и т.д.

Такой тип структур имеет ряд недостатков:

• отсутствие специальных подразделений по видам товаров затрудняет управление процессом разработки нового товара, замедляет инновацию;

• отсутствие специальных подразделений по зарубежным рынкам приводит к замедлению реакции на изменение спроса в других странах.

2. По товарно-отраслевому принципу

Такую структуру имеют фирмы, выпускающие и/или экспортирующие продукцию широкого ассортимента с различной технологией изготовления, со значительной степенью инновации и специализирующиеся на небольшом числе динамично развивающихся зарубежных рынков однородного характера.1

Недостатки такой структуры:

• чрезмерная технологическая ориентация при поставке товаров за рубеж;

• трудности поиска и выхода на новые рынки сбыта;

• сложность проведения комплексной региональной политики;

• утяжеление структуры за счет многочисленных товарных отделов;

• усложнение общего стратегического управления.

3. По географическому принципу

Такая структура имеет наибольшее распространение при организации ВЭД. Она позволяет координировать и дифференцировать рыночную стратегию фирмы, добиваться чуткого реагирования на изменение среды и характера спроса на зарубежных рынках и своевременно адаптировать поставляемые на них товары. Такая структура подходит для фирм, продающих однородные товары с однородными требованиями со стороны потребителей на различных зарубежных ранках, способных взаимозаменять и/или дополнять друг друга. Товары этих фирм не должны быть подвержены резким колебаниям конъюнктуры и отличаться сезонностью продаж. Они должны продаваться через широкую сбытовую сеть посреднических организаций.

Недостатки этой структуры:

Она привносит децентрализацию и дублирование ряда функций в управлении, снижает координацию внешнеэкономической работы по товарам и функциям, неэффективна для наукоемких товаров и услуг и для фирм с широким номенклатурным рядом продаваемых за рубеж товаров.

4. По группам потребителей или по рыночным сегментам.

Такая структура рассчитана на удовлетворение требований индивидуализированных групп конечных потребителей. Повышая степень их обслуживания. Она в то же время обеспечивает долговременность связей с партнерами.

Матричная структура

В большей степени связана с построением центральных служб управления внешнеэкономической деятельностью. Отличаясь определенной консервативностью, матричная структура в меньшей степени способна обеспечить мобильную адаптацию к новым условиям развития зарубежных рынков.

При построении организационной структуры управления внешнеэкономической деятельностью в фирме, как правило, происходит комбинирование различных типов и формирование уникальных. Оригинальных структур управления, отвечающих условиям деятельности на внешних рынках именно данной фирмы, именно на данном рынке и именно с данной продукцией.

Основные принципы построения организационной оптимизации:

• гибкость, мобильность и адаптивность системы организации ВЭД чаще всего достигаются за счет так называемых временных рабочих групп или групп по проекту, создаваемых их числа сотрудников различных подразделений для решения текущей актуальной задачи развития ВЭД и подлежащих расформированию по завершении проекта и выполнения задания;

• относительная простота структуры, позволяющая четко построить организационную схему управления и не допускающая дублирования функций, нарушения и усложнения логичности горизонтальных и вертикальных связей;

• соответствие специфике ассортимента товаров, занятых во внешнеэкономической деятельности. Так, организационная структура управления ВЭД фирмы, занимающейся строительством за рубежом хозяйственных объектов, будет отличаться от структуры фирмы, занимающейся поставками за границу леса;

• соответствие специфике внешних рынков. Если число зарубежных рынков велико, но они могут быть однородными по группам стран, мы будем иметь дело с одним типом построения организационной структуры управления, а если число рынков невелико – то с другим.

Предприятия при организации внешнеэкономической деятельности должны предусмотреть ряд вопросов, напрямую связанных с условиями ее осуществления. К таким вопросам можно отнести:

- определение ответственных  исполнителей, состава и структуры  служб, осуществляющих ВЭД на  предприятии, а также границ их  полномочий и ответственности;

- обеспечение проведения  маркетинговых исследований, предшествующих  принятию решения о выходе  на внешние рынки, о перспективных  рынках и методах выхода на  них, о выборе продукта для  внешней торговли;

- выработка стратегии  выхода на внешний рынок и  товарной стратегии, используемой  фирмой на нем;

- изучение методов тарифного  и нетарифного регулирования  ВЭД как в России, так и в  странах, на рынки которых планируется  внедриться;

-формирование ценовой  политики на внешнем рынке;

-формирование имиджа  фирмы, проведение соответствующей PR-политики и другие.

Для эффективного управления ВЭД на уровне предприятия нужна адекватная условиям его работы структура управления. Организационная структура управления ВЭД предприятия определяется, прежде всего, теми целями и задачами, которые она призвана решать.

Формы организации внешнеэкономической службы на уровне предприятия.

Для эффективного управления внешнеэкономической деятельностью на уровне предприятия нужна адекватная условиям его работы структура управления. Организационная структура управления внешнеэкомической деятельностью предприятия определяется, прежде всего теми целями и задачами, которые она призвана решать.

Наибольший опыт управления внешнеэкономической деятельностью накоплен в специализированных внешнеторговых организациях (ВТО).

Ведущей структурной единицей ВТО является фирма, работа которой специализируется на торговле определёнными товарами либо с группой стран. Возглавляет фирму директор и в зависимости от объёма работа - несколько его заместителей.2

Функциональные отделы и службы, содействующие работе специализированных фирм и ВТО, можно условно разделить на три группы.

1. Группа отделов и служб, осуществляющих планирование:

а) планово-экономический отдел - планирование внешнеторговой деятельности и контроль выполнения плана, анализ хозяйственной деятельности ВТО;

б) валютно-финансовый отдел - валютное планирование и контроль за банковскими, кредитными и расчётными операциями, соблюдение интересов ВТО при внешнеторговых сделках;

в) транспортный отдел - планирование и обеспечение перевозок экспертных и импортных грузов;

г) бухгалтерия ВТО - учёт и отчётность, расчёты с банками, поставщиками и сторонними организациями, расчёт и выплата заработной платы, анализ результатов финансовой деятельности по объединению и рекомендации по её улучшению.

2. группа отделов, занимающихся непосредственно маркетингом:

а) отдел конъюнктуры и цен - исследование спроса, предложения, динамики цен, структуры рынков, систематизация конъюнктурных материалов, координация работа фирм с общими иностранными агентами, методическое руководство и контроль правильности расчётов и применения цен фирмами при подготовке и заключении контрактов.

б) отдел рекламы и выставок - обеспечение рекламной деятельности ВТО, организация участия специализированных фирм в международных выставках и ярмарках;

в) инженерно-технический отдел - изучение действующих на мировом рынке технических требований к товарам, информирование о них непосредственных производителей товаров, анализ технического уровня и качества продукции, ей конкурентоспособности, подготовка соответствующих заключений и рекомендаций специализированным фирмам по этим вопросам;

г) отдел совместных предприятий - координация, планирование и контроль деятельности совместных предприятий, созданных с участием иностранного капитала на территории России и т.д.

д) отдел технического обслуживания и запчастей - организация гарантийного и послегарантийного технического обслуживания экспортируемых объединением товаров в зарубежных странах.

3. Группа отделов, обеспечивающих принятие и исполнение управленческих решений:

а) отдел развития - совершенствование организационной структуры объединения;

б) отдел АСУ (ВЦ) - автоматизация расчётов, внедрение экономико-математических методов и ЭВМ в практику работы объединения и фирм, создание баз данных и ведение их;

в) отдел кадров - вопросы подбора и расстановки кадров, ведение личных дел работников;

г) отдел загранкомандировок - оформление командировок за границу;

д) канцелярия - регистрация и контроль организационно-распорядительной документации и переписки;

е) административно-хозяйственный отдел - снабжение необходимыми для работы объединения материалами и оборудованием, ответственность за эксплуатацию здания, другая хозяйственная работа;

ж) юридический отдел - помощь в составлении условий контрактов и соглашений, консультация фирм по вопросам презентаций и рекламаций, разногласий, защита интересов ВТО в судах и т.д.

з) протокольный отдел - выполнение поручений руководства ВТО и фирм по встречам, приёму и проводам представителей иностранных фирм, прибывших с деловыми целями.

Иногда юридический и протокольный отделы, а также бухгалтерия и отдел кадров подчиняются непосредственно генеральному директору ВТО, выполняя те же функции.

Создание такой разветвлённой структуры управления ВЭД характерно для предприятий независимо от их организационно-правовой формы, когда их деятельность целиком и полностью сосредоточена на внешних рынках.

На промышленных предприятиях, активно участвующих во внешнеэкономической деятельности, внешнеторговый аппарат существует в основном в двух формах: как часть внутрипроизводственной структуры в виде внешнеэкономического отдела и как относительно самостоятельное подразделение в виде внешнеторговой фирмы.

2. Характер профессиональной ориентации специалистов внешнеэкономической службы

Специалист, работающий в отделе ВЭД, курирует все операции, связанные с внешнеэкономической деятельностью фирмы. По сути, это экономист, отвечающий за оптимизацию закупок или продаж (экспортно-импортных операций).

Особенности профессии

В зависимости от сферы деятельности, список обязанностей специалиста по ВЭД может быть разным. Менеджер, работающий в компании-импортере, - это закупщик или байер. Специалист, работающий в экспорте, - большей частью продавец. В этом кроется основное отличие двух разновидностей профессии. Функциональные обязанности менеджера по ВЭД многообразны:

- анализ спроса и предложения;

- заключение и сопровождение  внешнеторговых контрактов;

- оформление необходимой  сопутствующей документации (графики  поставок, контроль платежей);

- разработка и развитие  новых направлений ВЭД компании,

- формирование и расширение  клиентской базы за рубежом;

- ведение переговоров  и деловой переписки;

- контроль своевременной  оплаты экспортных и импортных  платежей;

- взаимодействие с таможенными  и логистическими структурами;

Менеджер по ВЭД принимает также участие в международных выставках.

 Плюсы и минусы профессии

Специалисты по ВЭД постоянно востребованы на рынке труда, их доходы стабильно высоки. Существуют дополнительные компенсационные пакеты: помимо медицинской страховки и оплаты мобильного телефона, компенсируются расходы за использование личного транспорта. К минусам профессии можно отнести высокую ответственность, потому что от специалиста по ВЭД зачастую зависит успех всей коммерческой деятельности предприятия.3

Место работы

Отделы ВЭД в торговых и производственных компаниях различных форм собственности.

Важные качества

Обязательные требования к личностным качествам менеджера по международной логистике - коммуникабельность, умение вести переговоры, активная жизненная позиция, организованность, внимание к деталям и ответственность. Специалист по ВЭД должен иметь высшее образование и владеть разговорным английским Он также должен хорошо ориентироваться в законодательстве различных стран, ВЭД и процедурах таможенного оформления.

Где учат

В экономических ВУЗах по специальности «Мировая экономика». При кафедрах ВЭД существуют всевозможные краткосрочные программы повышения квалификации.

Оплата труда 

Базовые оклады начинающих специалистов составляют 1500 у.е. Верхняя планка окладов и бонусов не ограничена. Это зависит от товара, с которым приходится работать, размера компании и объема внешнеторгового оборота.

Ступеньки карьеры и перспективы

Начать карьеру можно, будучи еще студентом старших курсов с позиции ассистента специалиста по ВЭД. Следующий шаг - позиция экономиста отдела ВЭД. Ступенькой выше находится ведущий специалист по ВЭД, затем идет заместитель руководителя отдела ВЭД. И, наконец, руководитель отдела ВЭД.

Портрет современного менеджера по ВЭД:

90% менеджеров ВЭД имеют  высшее образование, 80% - свободно  владеют английским языком, а 75% - прошли специализированные курсы. Женщин в этой профессии чуть  больше (57%), чем мужчин. Возрастной  диапазон наиболее востребованных  рынком труда менеджеров по  ВЭД — 25-40 лет.

Специалисты по ВЭД  должны знать:

- нормативные правовые  акты, другие руководящие и методические  материалы, регулирующие внешнеэкономическую  и производственно-хозяйственную  деятельность организаций;  
- направления и перспективы технического, экономического и социального развития отрасли и организации; 
- рыночную экономику, предпринимательство, основы ведения бизнеса; 
- порядок и условия заключения и исполнения договоров; 
- методы анализа и систему сбора, обработки и передачи информации с использованием современных технических средств коммуникаций и связи, компьютеров; 
- номенклатуру и ассортимент выпускаемой организацией продукции (видов выполняемых работ, оказываемых услуг); 
- стандарты и технические условия, предъявляемые к выпускаемой продукции (выполняемым работам, оказываемым услугам), ее (их) основные свойства, качественные и потребительские характеристики; 
- основы организации рекламной деятельности и виды рекламы; 
- основы технологии производства; 
- передовой опыт в области организации и совершенствования внешнеэкономической деятельности; 
- приемы и методы ведения переговоров и общения с клиентами; 
- основы маркетинга (концепцию маркетинга, основы управления маркетингом, способы и направления исследований рынка, способы продвижения товаров на рынок);  
- закономерности развития рынка и спроса на товары (работы, услуги); 
- теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования; 
- порядок разработки бизнес-планов и коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов; 
- психологию и принципы продаж; 
- технику мотивации клиентов к покупкам; 
- этику делового общения; 
- правила установления деловых контактов; 
- основы социологии, психологии и мотивации труда; 
- иностранный язык в необходимом для выполняемой работы объеме; 
- основы трудового законодательства; 
- правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

Квалификационные требования:

Специалист по внешнеэкономической деятельности I квалификационной категории: высшее профессиональное (экономическое, инженерно-экономическое, юридическое) образование и стаж работы в должности специалиста по внешнеэкономической деятельности II квалификационной категории не менее 3 лет.  Специалист по внешнеэкономической деятельности II квалификационной категории: высшее профессиональное (экономическое, инженерно-экономическое, юридическое) образование и стаж работы в должности специалиста по внешнеэкономической деятельности не менее 3 лет.

Должностные обязанности

1. Осуществляет работу по установлению, поддержанию и развитию прогрессивных форм внешнеэкономических связей (торгово-экономических, производственных, научно-технических, финансовых и пр.), научно-технического и торгово-экономического сотрудничества с зарубежными партнерами (странами, организациями и т.д.).

2. Участвует в определении общей внешнеэкономической и маркетинговой стратегии организации, в разработке ее бизнес-планов и инвестиционных проектов, составлении технико-экономических обоснований по установлению, поддержанию и развитию торгово-экономических, научно-технических и других связей с зарубежными партнерами.

3. Отслеживает тенденции в сфере внешнеэкономической деятельности.

4. Проводит мониторинг зарубежных рынков, прогнозирует и отслеживает динамику цен на продукцию (товары, услуги); анализирует объемы продаж, осуществляет сбор информации о спросе на товары (работы, услуги), причинах его изменения (повышения, понижения), анализирует потребности покупателей и готовит отчеты по результатам анализа для представления вышестоящему должностному лицу.

5. Осуществляет сбор, изучение, систематизацию, пополнение и сохранность информационных материалов по маркетингу, характеризующих экономическую деятельность организации, иностранных организаций (фирм), с которыми установлены связи (заключены договоры о сотрудничестве).

6. Производит оценку бизнес-состояния изучаемых организаций, их производственного (технологического), финансового потенциала, перспектив развития, а также оценку степени возможного риска при совершении сделок в сфере внешнеэкономических отношений.

7. Выявляет наиболее эффективные секторы рынка продаж товаров (работ, услуг), разрабатывает комплекс мероприятий по использованию возможностей рынка товаров (работ, услуг).

8. Принимает участие в решении вопросов формирования и изменения ассортимента товаров, видов выполняемых работ, оказываемых услуг.

9. Разрабатывает и обеспечивает реализацию мероприятий по организации и созданию товаропроводящей сети за рубежом (разработка и построение каналов движения товаров (работ, услуг) к потребителям; построение отношений с оптовыми и розничными торговыми организациями, иными посредниками; развитие дилерских отношений; создание собственных товаропроводящих структур.

10. Проводит анализ импортных закупок, определяет наиболее выгодных поставщиков.

11. Анализирует использование импортного сырья, материалов и комплектующих изделий, готовит предложения руководству по применению определенных законодательством мер при установлении фактов нарушения условий добросовестной конкуренции на внутреннем рынке или импорте товаров (работ, услуг).

12. Осуществляет работу по наращиванию и диверсификации экспорта, вовлечению в экспорт новых товаров, ресурсов, работ, услуг.

13. Анализирует поступление валютной выручки от экспорта товаров (работ, услуг).

14. Готовит необходимые исходные документы и материалы для составления и заключения договоров с зарубежными партнерами, участвует в их заключении и сопровождении.

15. Контролирует выполнение заключенных договоров с иностранными партнерами по поставкам продукции (выполнению работ, оказанию услуг), своевременность оплаты покупателями товаров, выполнению иных условий договоров.

16. Организует работу по участию в международных выставочно-ярмарочных мероприятиях, тендерах.

17. Участвует в подготовке и организации проведения переговоров, встреч, совещаний, семинаров, приемов и пр. с представителями органов государственного управления, зарубежных партнеров по вопросам, входящим в его компетенцию.

18. Участвует в проведении рекламных кампаний, анализирует их эффективность, осуществляет разработку рекламных материалов, контролирует пополнение запасов этих материалов.

19. Взаимодействует со сторонними организациями (органами государственного управления, таможенными органами, органами сертификации, торгово-промышленной палатой и пр.) при решении вопросов в области внешнеэкономической деятельности. Оказывает консультационные услуги по вопросам выполняемой работы.

20. Вносит предложения по совершенствованию нормативной правовой базы в области внешнеэкономической деятельности.

21. Готовит предложения по совершенствованию работы организации (структурного подразделения) по внешнеэкономической деятельности в пределах своей компетенции.

22. Анализирует выполнение установленных руководством задач и показателей в области внешнеэкономической деятельности.

23. Ведет соответствующую отчетность.

3. Основные группы внешнеэкономических функций экспортоориентированных предприятий и их содержание

Процесс ВЭД включает совокупность элементов в составе внешнеэкономических функций экспортоориентированных предприятий, которые тесно взаимосвязаны в процессе реализации экспортной стратегии.

Внешнеэкономические функции – основные направления деятельности предприятия, направленные на достижение общей цели по выходу на внешнеэкономический рынок и заключению контрактов с иностранными паартнерами.

Все внешнеэкономические функции экспортноориентированных предприятий делятся на три группы:

• производственно-хозяйственные;

• организационно-экономические;

• оперативно-коммерческие.

Производственно-хозяйственные функции нацелены на:

• поиск и создание экспортного продукта

• оценка конкурентоспособности экспортного продукта;

• обеспечение технико-экономических параметров и требований экспортного производства;