Принципы построения систем управления предприятием
ОГЛАВЛЕНИЕ
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность исследования в том, что совершенствование управления невозможно без изучения, систематизации и обобщения опыта развития общественных отношений в экономике в целом.
При любых экономических формах развития общественного производства большое значение имеют социальные вопросы. В рыночной экономике они получают новый импульс, так как в связи с самофинансированием производственной деятельности строительных предприятий обеспечение рентабельности их работы находится в руках самих трудовых коллективов. Именно в рыночных условиях трудовые коллективы имеют возможность направлять заработанные средства на строительство жилья, объектов социального назначения, внедрение трудосберегающей технологии и в целом на улучшение условий трудовой деятельности.
Надо иметь в виду, что динамизм - основная особенность рыночной экономики и только при учете этого обстоятельства будет обеспечено эффективное соответствие форм и методов управления строительством.
В рыночных условиях руководитель должен быть профессионалом и человеком, психологически подготовленным к работе в такой экономике. Эти условия усложняют взаимоотношения между строительным предприятием и заказчиками, требуют от руководителей активного мышления.
Организационно-правовые формы предпринимательской деятельности установлены Гражданским кодексом РФ, а механизм создания и функционирования отдельных из них - федеральными законами. К организационно-правовым формам предпринимательской деятельности относятся следующие виды коммерческих организаций: хозяйственные товарищества и общества, производственные кооперативы, государственные и муниципальные унитарные предприятия. К малым и совместным предприятиям, которые могут создаваться в различных организационно-правовых формах, относятся коммерческие организации по установленным законодательством критериям (признакам).
Большое значение имеет способность малого предпринимательства расширять сферу приложения труда, создавать новые возможности не только для трудоустройства, но и для предпринимательской деятельности населения, развёртывания его творческих сил и использования производственных мощностей.
Цель исследования состоит в том, чтобы на основе изучения и обобщения, существующих теоретических и практических подходов к проблеме проектирования системы управления предприятием, разработать конкретные рекомендации по совершенствованию управления предприятием.
Реализация поставленной
цели предполагает решение
- Определить сущность и принципы проектирования системы управления предприятиями различных организационно-правовых форм хозяйствования;
- Рассмотреть факторы, определяющие систему управления предприятием;
- Исследовать типы систем управления и их развитие с учетом оптимизации масштаба управляемости;
- Разработать основные направления совершенствования системы управления;
- Выявить пути оптимизации количества руководящих должностей и масштаба управляемости в структуре управления.
В качестве объекта исследования выбрано коммерческое предприятие ООО «А.С.- проект».
Предмет исследования – финансово-экономическая деятельность коммерческого предприятия.
1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ
1.1. Принципы построения систем управления предприятием
Различают две группы принципов построения системы управления в организации: принципы, характеризующие требования к формированию системы управления персоналом, и принципы, определяющие направления развития системы управления предприятием (табл. 1)[6,c.102-108]. Все принципы построения реализуются во взаимодействии. Их сочетание зависит от конкретных условий функционирования системы управления персоналом организации.
Таблица 1. Принципы построения системы управления предприятием
Принципы |
Содержание принципа |
Принципы, характеризующие требования к формированию системы управления | |
Обусловленности функций управления персоналом целям производства |
Функции управления персоналом формируются и изменяются не произвольно, а в соответствии с потребностями и целями производства. |
Первичности функций управления персоналом |
Состав подсистем системы управления, организационная структура, требования к работникам и их численность зависят от содержания, количества и трудоемкости функций управления персоналом. |
Оптимальности соотношения интра-и инфрафункций управления персоналом |
Определяет пропорции между функциями по организации системы управления (интрафункции) и функциями собственно управления (инфрафункций). |
Оптимального соотношения управленческих ориентации |
Приоритет функций управления, ориентированных на развитие производства, по сравнению с функциями, направленными на поддержание производства. |
Потенциальных имитаций |
Временное выбытие отдельных работников не должно сказываться на управлении. Для этого каждый работник системы управления персоналом должен уметь имитировать функции вышестоящего, нижестоящего сотрудника и одного-двух работников своего уровня. |
Продолжение таблицы 1
Экономичности |
Предполагает наиболее эффективную организацию системы управления, снижение доли затрат на управление в общих затратах на единицу выпускаемой продукции. |
Прогрессивности |
Соответствие системы управления передовым зарубежным и отечественным аналогам. |
Перспективности |
При формировании системы управления следует учитывать перспективы развития организации. |
Комплексности |
При формировании системы управления необходимо учитывать все факторы, воздействующие на систему управления (связи с вышестоящими органами, договорные связи, состояние объекта управления и т. д.). |
Оперативности |
Своевременное принятие решений по анализу и совершенствованию системы управления, предупреждающих или оперативно устраняющих отклонения. |
Оптимальности |
Многовариантная проработка предложений по формированию системы управления и выбор наиболее рационального варианта для конкретных условий производства. |
Простоты |
Чем проще система управления персоналом, тем лучше она работает. Безусловно, это исключает упрощение системы управления персоналом в ущерб деятельности организации. |
Научности |
Разработка мероприятий по формированию системы управления должна основываться на достижениях науки в области управления и с учетом работы в рыночных условиях. |
Иерархичности |
В любых вертикальных разрезах системы управления должно обеспечиваться иерархическое взаимодействие между звеньями управления (структурными подразделениями или отдельными руководителями), принципиальной характеристикой которого является несимметричная передача информации "вниз" (дезагрегирование, детализация) и "вверх" (агрегирование) по системе управления. |
Автономности |
В любых горизонтальных и вертикальных разрезах системы управления должна обеспечиваться рациональная автономность структурных подразделений или отдельных руководителей. |
Согласованности |
Взаимодействия между иерархическими звеньями по вертикали, а также между относительно автономными звеньями системы должны быть в целом согласованы с основными целями организации и синхронизированы по времени. |
Устойчивости |
Для обеспечения устойчивого функционирования системы управления необходимо предусматривать специальные "локальные регуляторы", которые при отклонении от заданной цели организации ставят того или иного работника или подразделение в невыгодное положение и побуждают их к регулированию системы управления предприятием. |
Многоаспектное |
Управление предприятием как
по вертикали, так и по горизонтали может
происходить по различным каналам: административно- |
Прозрачности |
Система управления предприятием должна обладать концептуальным единством, содержать единую доступную терминологию. Деятельность всех подразделений и руководителей должна строиться на единых "несущих конструкциях" (этапах, фазах, функциях) для различных по экономическому содержанию процессов управления. |
продолжение таблицы 1
Комфортности |
Система управления предприятием должна обеспечить максимум условий для творчества в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации решений сотрудником. |
Принципы, определяющие направления развития системы управления предприятием | |
Концентрации |
Рассматривается в двух направлениях: концентрация усилий работников отдельного подразделения или всей системы управления предприятием на решение основных задач или как концентрация однородных функций в одном подразделении системы управления персоналом, что устраняет дублирование. |
Специализации |
Разделение труда в системе управления предприятием (выделяется труд руководителей, специалистов и служащих). Формируются отдельные подразделения, специализирующиеся на выполнении групп однородных функций. |
Параллельности |
Предполагает одновременное выполнение отдельных управленческих решений, повышает оперативность управления преприятием. |
Адаптивности (гибкости) |
Означает приспособляемость системы управления к изменяющимся целям объекта управления и условиям его работы. |
Преемственности |
Предполагает общую методическую основу проведения работ по совершенствованию системы управления на разных ее уровнях и разными специалистами, их стандартное оформление. |
Непрерывности |
Отсутствие перерывов в работе работников системы управления предприятием или подразделений, уменьшение времени пролеживания документов, простоев технических средств управления и т. п. |
Ритмичности |
Выполнение одинакового объема работ в равные промежутки времени и регулярность повторения функций управления. |
Прямоточности |
Упорядоченность и целенаправленность необходимой информации по выработке определенного решения. Она бывает горизонтальная и вертикальная (взаимосвязи между функциональными подразделениями и взаимосвязи между различными уровнями управления). |
1.2. Рационализация системы управления предприятиями
Важнейшими факторами, вызывающими необходимость проведения структурной перестройки предприятия, являются следующие:
- ускорение разработки
новых видов продуктов под
воздействием научно-
- интенсивное внедрение наиболее передовых технологий;
- систематическое внедрение новых методов организации и управления производством на базе активного использования компьютерной техники.
Можно выделить следующие основные направления перестройки организационных структур управления на современном этапе.
В принципах управления: периодическое изменение соотношения между централизацией и децентрализацией в управлении в связи с изменением стратегических приоритетов, активизацией или ослаблением эффективности взаимодействия между подразделениями; усиление программно-целевого управления для консолидации ресурсов фирмы на наиболее передовых направлениях научно-технических исследований или на разработке и выполнении крупномасштабных проектов, требующих объединения специалистов одного профиля в одном подразделении[12,c.100].
В аппарате управления: перегруппировка подразделений, изменение взаимосвязей между ними, характера взаимодействия, распределения полномочий и ответственности; реорганизация внутренних структур в результате поглощения других фирм или продажи производственных предприятий, в нее не вписывающихся; выделение в самостоятельные хозяйственные подразделения программно-целевых проектных групп венчурного характера или создание на их базе новых подразделений; изменение характера межфирменных связей путем частичного взаимопроникновения многоотраслевых концернов в структуру управления путем участия в акционерном капитале; усиление интеграции формально независимых небольших фирм в научно-производственные комплексы крупных корпораций; усиление активности в реорганизации научно-производственных комплексов наукоемких отраслей; создание в аппарате управления все большего числа промежуточных управленческих звеньев - специализированных подразделений, курирующих производственные подразделения, в которых не растет объем продаж продукции и прибыль и у которых возникают проблемы взаимодействия с другими хозяйственными подразделениями и административными службами[17,c.81.
В функциях управления: усиление стратегического планирования и прогнозирования, опирающихся на разработку долгосрочной экономической и технической политики; усиление контроля за качеством продукции на всех этапах от разработки продукта до его серийного выпуска; придание приоритетного значения информатике и экономическому анализу деятельности фирмы на основе совершенствования учета и отчетности на базе всестороннего применения вычислительной техники; придание большего, чем раньше, значения вопросам производства и управления персоналом; привлечение работников к участию в акционерном капитале фирмы путем приобретения акций, участия в решении вопросов на заседании совета директоров и правления; поощрение работников за разработку новых идей в области совершенствования технологии производства, создания и внедрения новой продукции, усиления внимания к социально-психологическим аспектам управления; усиление внимания к маркетинговой деятельности, к разработке мероприятий, форм и методов для достижения конечных результатов, намечаемых в программе маркетинга по продукту и по производственному отделению, к укреплению хозяйственных взаимосвязей с другими подразделениями компании и с функциональными службами; повышение эффективности затрат на проведение маркетинговой деятельности[12,c.106].
В хозяйственной деятельности: изменение технологического процесса; применение гибких автоматизированных технологий, широкое использование роботов, станков с числовым программным управлением; углубление межфирменного сотрудничества на международном уровне в области специализации и кооперирования производства, выполнение крупных совместных программ и соглашений об экономическом и научно-техническом сотрудничестве; создание совместных производственных предприятий не только в области разработки природных ресурсов развивающихся стран, но, в особенности, в наукоемких перспективных отраслях развитых стран.
Отсутствие гибкости в иерархических (бюрократических) структурах управления ослабляет внешние связи и координацию внутренних подразделений, а упор на строгое соблюдение правил ведет к полному нарушению способности организации генерировать новые идеи и быстро откликаться на изменения как внешней рыночной, так и внутренней ситуации.
Если в условиях индустриальной эры, с присущим ей сравнительно медленным эволюционным развитием, с этим можно было еще как-то мириться, то в информационную эру, когда чуть ли не ежедневно происходят революционные изменения в технике и технологии производства, в рыночной конъюнктуре, бюрократические структуры управления стали оковами прогресса.
Нужно было искать выход, чтобы фирмы получили возможность оперативно реагировать на изменения окружающей среды, внедрять новую технику и технологию, успешно отвечать на вызов, бросаемый конкурентами на рынке. Так появились адаптивные организационные структуры, которые можно было легко модифицировать в соответствии с изменением внутренних и внешних условий. Поскольку по своей приспособляемости они оказались в чем-то похожими на живые организмы, то получили второе название - органические[12,c.108].
2. АНАЛИЗ
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
2.1. Характеристика деятельности предприятия
ООО «А.С. - проект» зарегистрировано постановление № 2925/10 от 27.10.95 г. № 5260 Автозаводского района г.Тольятти.
Органами управления ООО «А.С. - проект» являются:
- Общее собрание участников
- Наблюдательный совет
- Директор.
Общество является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и иные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
Основные виды деятельности общества, определенные его Уставом:
- Общестроительные работы;
- Строительно-монтажные работы;
- Ремонтно-отделочные работы;
- Электромонтажные работы;
- Изготовление товаров народного потребления;
- Производство, закупка, транспортировка, хранение, реализация промышленных и продовольственных товаров, ГСМ.
- Осуществление торгово-закупочных и посреднических услуг;
- Выполнение бытовых и других услуг и пр.
Основной вид деятельности ООО «А.С. - проект» на данный момент – общестроительные и строительно-монтажные работы.
ООО «А.С. - проект» представляет собой единый производственно-хозяйственный комплекс взаимосвязанных производственных единиц.
В производственную структуру предприятия входят:
- основное производство: цехи,
- складское хозяйство: склад сырья, инструментальный склад; склад готовой продукции;
- обслуживающее хозяйство: ремонтное хозяйства.
В структуру ООО «А.С. – проект» входят несколько участков: участок контроля доступа и сигнализации, ремонтный участок, участок благоустройства и озеленения, жилищные участки, диспетчерская служба и административно-управленческий аппарат.
Каждый из них выполняет определённые функции: участок контроля доступа и сигнализации занимается обслуживанием и монтажом систем контроля доступа в подъезды и автостоянки (домофоны, видеонаблюдение, кодовые замки) и организацией пропускного режима. Ремонтный участок выполняет текущий ремонт и дополнительные услуги по строительным работам. Участок благоустройства и озеленения работает над созданием индивидуального образа придомовой территории.
2.2. Анализ организационной структуры управления
Главные задачи, которые ставятся при управлении предприятием ООО «А.С. - проект» заключаются в том, чтобы оказывать услуги высокого качества, в объемах и ассортименте соответствующую рыночному спросу, по приемлемым для целевой группы потребителей ценам, экономически выгодную для предприятия.
В Приложении 1 показана структура аппарата управления «А.С. – проект», в котором имеются 3 заместителя начальника управления. Первый заместитель занимается производственной и технической деятельностью, отвечает за организацию труда и его безопасность. Ему подчиняются отделы:
производственно-технический (ПТО), организации труда и заработной платы (ОТЗ), главного механика, старшего инженера по технике безопасности.
ПТО получает из треста или непосредственно от заказчиков проектно-сметную документацию на планируемые к строительству объекты, организует ее изучение, при наличии замечаний оформляет претензии, выдает документацию исполнителю, организует (в случае отсутствия) разработку ППР.
ПТО принадлежит основная роль в разработке (на базе представленных прорабами данных об объемах запланированных на оперативный период работ) планов потребности в материалах, изделиях и конструкциях, а также в машинах и механизмах.
ПТО способствует лучшей организации производства СиМР на объектах и в подсобных производствах; участвует в определении производственных заданий и доведении их до исполнителей, контролирует в ходе производства соответствие выполняемых работ проектно-сметной документации и требованиям строительных норм и правил; проверяет соответствие фактического расхода материалов и труда нормам; следит за соблюдением на строительных площадках требований безопасности при выполнении работ и производственной санитарии.
Производственно-технический отдел организует и контролирует ведение исполнительной документации, организует и проводит техническую учебу инженерно-технических работников, а также профессиональную подготовку рабочих.
Главный механик участвует в определении потребности в строительных машинах и механизмах для строящихся объектов и в разработке планов механизации работ. Он организует обеспечение объектов электроэнергией, сжатым воздухом, кислородом и ацетиленом.
К задачам отдела ОТЗ относятся: оказание помощи производителямработ в подготовке плановых заданий бригадам, подготовка нормативной базы по организации труда, ведение отчетности по затратам труда на выполнение СиМР.
Старший инженер по технике безопасности обучает работников безопасным методам производства работ, проводит инструктаж, контролирует соблюдение требований безопасности. Главный экономист отвечает за плановую работу и экономический анализ производственной и коммерческой деятельности предприятия. Ему подчинены плановый отдел и бухгалтерия.
Плановый отдел при участии ПТО с привлечением начальников участков разрабатывает годовые и оперативно-производственные планы работы предприятия и производственных подразделений, подводит итоги по истечении плановых периодов, совместно с бухгалтерией ведет учет выполнения плановых заданий и затрат на производство, составляет статистическую отчетность, осуществляет анализ производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
Бухгалтерия осуществляет учет затрат на производство, анализирует производственно-хозяйственную деятельность подразделений, составляет бухгалтерский баланс, организует внутрипроизводственный хозрасчет, контролирует правильность расходования материальных затрат на техническое обслуживание и денежных средств, ведет расчеты за выполненные работы, оплачивает заработную плату.
Заместитель начальника по снабжению организует работу по обеспечению строительства объектов материальными ресурсами, для чего ведет маркетинговую работу и заключает договора на поставку материальных ресурсов через отдел снабжения и группу маркетинга. Отдел снабжения совместно с ПТО определяет потребность в строительных материалах, изделиях и конструкциях, инструменте, инвентаре, спецодежде и спецобуви; данные о потребности передает в отдел снабжения треста, частично сам заключает договора на поставку ресурсов на стройки. В обязанности отдела снабжения также входит обеспечение быта работников, поэтому этот отдел часто называют отделом материально-технического обеспечения (МТО).
Инженер по кадрам осуществляет (через биржу труда и рекламу) набор рабочих, оформляет документы по приему (увольнению) работников, участвует в повышении квалификации кадров.
Как и все производства исследуемое предприятие имеет свою организационную структуру управления – которая регламентирует состав, размещение, профиль деятельности, ответственность, подчиненность производственных и обслуживающих подразделений, объединяемых общим аппаратом управления для достижения поставленных целей.
В составе ООО «А.С. – проект» организуются участки старшего производителя работ - строительные участки. В подчинении начальника строительного участка находятся производители работ, осуществляющие руководство бригадами непосредственно или через мастеров.
Успешная работа участков возможна только при своевременном проведении организационно-технической подготовки. Для этого инженерно-технические работники участков после получения в ПТО проектно-сметной документации тщательно изучают ее, определяют организационно-технологические варианты производства работ на объектах и вырабатывают решения.
В ходе возведения объектов и выполнения очередных СиМР готовится фронт для выполнения последующих СиМР, обеспечивается эффективное использование возможностей строительных машин. Должностные лица участка обеспечивают охрану труда рабочих на объектах и в подсобных производствах, проводят мероприятия по охране природы и пожарной безопасности.
На участках ведется первичная исполнительная техническая и производственно-хозяйственная документация, в которой фиксируются результаты производственной деятельности. По окончании строительства объекты готовят к вводу в эксплуатацию, для чего создают условия для работы рабочей и государственной комиссий .
Персонал строительного участка наделяется соответствующими правами. Линейные работники вносят предложения по устранению недостатков в проектно-сметной документации, участвуют в разработке организационно-технологических решений по порученным им объектам строительства; формируют подчиненные им коллективы бригад и распределяют их в соответствии с ППР по объектам и видам СиМР;участвуют в планировании производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
2.3. Анализ коммуникационной система управления предприятием
Основные функции информационных систем в производственной деятельности ООО «А.С.- проект» - сбор данных, их анализ, хранение и передача заинтересованным лицам.
С помощью информационной
Сама информационная
Рис. 2. Информационная система управления ООО «А.С.-проект»
В январе 2014 года в ООО «А.С.- проект» была внедрена новая информационная система по управлению взаимоотношениями с заказчиками (Customer Relationship Management - CRM) - современное направление в сфере автоматизации корпоративного управления
Данная система направлены на создание обширной базы заказчикаов, которая является для предприятия долгосрочным конкурентным преимуществом.
Термином CRM обозначают, не только информационные системы, содержащие функции управления взаимоотношениями с клиентами, но и саму стратегию ориентации на заказчика. Суть этой стратегии заключается в том, чтобы объединить разные источники информации о клиентах, продажах, откликах на мероприятия, рыночных тенденциях для выстраивания наиболее тесных отношений с клиентами-заказсиками.
Для характеристики информационных технологий, поддерживающих CRM-стратегию, приведем основные принципы, лежащие в ее основе:
Наличие единого хранилища информации, в которое мгновенно помещаются и из которого мгновенно оказываются доступны все сведения о всех случаях взаимодействия с клиентами.
Синхронизированость управления множеством каналов взаимодействия. Очевидно, что независимо от способа связи с клиентом - по e-mail или по телефону - менеджер продаж должен получить исчерпывающую информацию о нем.
